Ujawnienie prywatnej korespondencji z przełożonym

Wiadomości prywatne jako dobra osobiste

Indywidualna korespondencja prowadzona przez e-dziennik, pocztę elektroniczną, komunikator służbowy albo inny system teleinformatyczny może korzystać z ochrony prawnej. Nie decyduje o tym wyłącznie techniczny kanał komunikacji, ale przede wszystkim to, czy wiadomość była skierowana do oznaczonego adresata i czy jej treść nie była przeznaczona do szerszego rozpowszechniania.

Podstawą ochrony jest art. 23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, który wymienia tajemnicę korespondencji wśród dóbr osobistych człowieka. Przepis ten chroni również takie dobra, jak cześć, nazwisko, wizerunek, prywatność czy nietykalność mieszkania. Katalog dóbr osobistych jest otwarty, dlatego w konkretnych okolicznościach naruszone może być nie tylko samo prawo do tajemnicy korespondencji, ale także dobre imię, autorytet zawodowy albo prywatność przełożonego. Ochrona tajemnicy korespondencji działa także poza relacją zawodową; osobno omawiamy naruszenie tajemnicy korespondencji w rodzinie i możliwą odpowiedzialność.

Art. 24 § 1 Kodeksu cywilnego stanowi, że osoba, której dobro osobiste zostało zagrożone cudzym działaniem, może żądać zaniechania tego działania, chyba że nie jest ono bezprawne. W razie naruszenia może żądać także usunięcia skutków naruszenia, w szczególności złożenia oświadczenia odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie. Na zasadach przewidzianych w Kodeksie cywilnym może również żądać zadośćuczynienia pieniężnego albo zapłaty odpowiedniej sumy na wskazany cel społeczny.

Ochrona tajemnicy komunikowania się ma także rangę konstytucyjną. Art. 49 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. zapewnia wolność i ochronę tajemnicy komunikowania się, a jej ograniczenie może nastąpić jedynie w przypadkach określonych w ustawie i w sposób w niej wskazany.

W praktyce oznacza to, że pracownik nie powinien samodzielnie przesyłać do wszystkich nauczycieli korespondencji, którą otrzymał indywidualnie od przełożonego, jeżeli nie miał do tego wyraźnej podstawy służbowej, zgody nadawcy albo innego usprawiedliwionego celu. Podobne problemy pojawiają się przy ochronie reputacji i relacji zawodowych, dlatego warto porównać także sprawy dotyczące dóbr osobistych w pracy.

Czy przekazanie korespondencji innym nauczycielom zawsze jest bezprawne?

Nie każda sytuacja wygląda tak samo. Przy ocenie trzeba ustalić kilka elementów: kto był nadawcą i adresatem wiadomości, czy korespondencja miała charakter służbowy czy prywatny, czy zawierała dane osobowe lub informacje poufne, komu została przekazana, w jakim celu i czy istniała podstawa do jej dalszego udostępnienia.

Jeżeli wiadomość była kierowana do jednego pracownika jako indywidualna wypowiedź przełożonego i nie wynikało z niej, że może być rozesłana dalej, to jej przekazanie całemu gronu pedagogicznemu może być oceniane jako naruszenie tajemnicy korespondencji oraz zasad lojalności pracowniczej. Nie ma przy tym znaczenia, że korespondencja była prowadzona w systemie e-dziennika, jeżeli wiadomość miała konkretnego adresata.

Inaczej można oceniać wiadomość, która z samej treści była komunikatem organizacyjnym przeznaczonym dla większej grupy, dotyczyła spraw jawnych w zakładzie pracy albo musiała zostać przekazana dalej w celu wykonania obowiązków służbowych. Bezprawność naruszenia dóbr osobistych wyłącza się wtedy, gdy działanie mieści się w porządku prawnym, wynika z uzasadnionego interesu, zgody uprawnionego albo z wykonywania prawa podmiotowego. Ciężar wykazania braku bezprawności spoczywa co do zasady na osobie, która naruszyła dobro osobiste, co wynika z konstrukcji art. 24 § 1 Kodeksu cywilnego.

Jakich roszczeń można dochodzić po ujawnieniu korespondencji?

Jeżeli doszło do naruszenia dóbr osobistych, osoba poszkodowana może skorzystać z roszczeń przewidzianych w art. 24 § 1 i § 2 Kodeksu cywilnego. Dobór roszczeń zależy od skutków naruszenia i od tego, czy sprawę chce się rozwiązać polubownie, wewnątrz zakładu pracy, czy przed sądem.

W pierwszej kolejności warto zabezpieczyć dowody: kopię wiadomości, datę wysłania, listę odbiorców, zrzuty ekranu z systemu, ewentualne odpowiedzi osób trzecich oraz informację, w jaki sposób poszkodowany dowiedział się o ujawnieniu. Dowody powinny być pozyskane legalnie i w możliwie nieinwazyjny sposób.

Tajemnica korespondencji a prawo autorskie

W starszych opracowaniach często przywołuje się art. 82 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Przepis ten stanowi, że jeżeli osoba, do której korespondencja jest skierowana, nie wyraziła innej woli, rozpowszechnianie korespondencji w okresie dwudziestu lat od jej śmierci wymaga zezwolenia małżonka, a w jego braku kolejno zstępnych, rodziców lub rodzeństwa.

W sprawach pracowniczych najczęściej podstawowe znaczenie mają jednak art. 23 i art. 24 Kodeksu cywilnego, a nie art. 82 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Art. 82 tej ustawy jest ważny zwłaszcza przy rozpowszechnianiu korespondencji w rozumieniu prawa autorskiego, natomiast bieżący spór między pracownikiem a przełożonym zwykle ocenia się przede wszystkim przez pryzmat dóbr osobistych, prywatności, obowiązków pracowniczych oraz ewentualnie ochrony danych osobowych.

Jeżeli udostępniona korespondencja zawierała elementy dotyczące życia osobistego, ocen, zarzutów, informacji o zdrowiu, sytuacji rodzinnej albo reputacji zawodowej, ryzyko naruszenia prywatności jest większe. Podobny mechanizm ochrony pojawia się w sprawach o naruszenie prywatności w pracy, gdzie kluczowe znaczenie ma zakres zgody i cel wykorzystania informacji o pracowniku.

Czy ujawnienie korespondencji może być przestępstwem?

Najczęściej przy tajemnicy korespondencji wskazuje się art. 267 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny. Zgodnie z art. 267 § 1 Kodeksu karnego karze podlega ten, kto bez uprawnienia uzyskuje dostęp do informacji dla niego nieprzeznaczonej, między innymi przez otwarcie zamkniętego pisma, podłączenie się do sieci telekomunikacyjnej albo przełamanie lub ominięcie zabezpieczenia elektronicznego, magnetycznego, informatycznego lub innego szczególnego zabezpieczenia. Art. 267 § 4 Kodeksu karnego penalizuje ujawnienie innej osobie informacji uzyskanej w sposób określony w art. 267 § 1-3 Kodeksu karnego. Zgodnie z art. 267 § 5 Kodeksu karnego ściganie następuje na wniosek pokrzywdzonego.

W opisanej sytuacji pracownik był adresatem wiadomości, więc nie uzyskał jej przez włamanie, obejście zabezpieczeń ani dostęp do informacji dla niego nieprzeznaczonej. Dlatego samo przesłanie dalej wiadomości otrzymanej jako adresat z reguły nie wypełnia znamion art. 267 Kodeksu karnego. Inaczej byłoby, gdyby pracownik wszedł na cudze konto, uzyskał dostęp do nie swojej skrzynki, ominął zabezpieczenia e-dziennika albo ujawnił informację uzyskaną właśnie w taki nieuprawniony sposób.

W niektórych stanach faktycznych można rozważać także art. 266 § 1 Kodeksu karnego. Przepis ten dotyczy osoby, która wbrew przepisom ustawy lub przyjętemu na siebie zobowiązaniu ujawnia albo wykorzystuje informację, z którą zapoznała się w związku z pełnioną funkcją, wykonywaną pracą, działalnością publiczną, społeczną, gospodarczą lub naukową. Dla zastosowania tego przepisu nie wystarczy jednak samo poczucie, że korespondencja była nieprzyjemnie ujawniona. Trzeba wykazać konkretny obowiązek zachowania informacji w tajemnicy oraz charakter informacji objętej tym obowiązkiem.

Ochrona danych osobowych i obowiązki szkoły

Jeżeli ujawniona korespondencja zawierała dane osobowe, trzeba uwzględnić rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., czyli RODO. Zgodnie z art. 4 pkt 1 RODO danymi osobowymi są informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Może to być imię i nazwisko, stanowisko, adres e-mail, informacje o uczniu, rodzicu, pracowniku, ocenach, zachowaniu, zdrowiu albo sytuacji rodzinnej.

Art. 4 pkt 12 RODO definiuje naruszenie ochrony danych osobowych jako naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych albo w inny sposób przetwarzanych. Rozesłanie wiadomości do nieuprawnionych odbiorców może więc stanowić naruszenie ochrony danych osobowych.

Art. 33 ust. 1 RODO nakłada na administratora obowiązek zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu bez zbędnej zwłoki, w miarę możliwości nie później niż w ciągu 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia, chyba że jest mało prawdopodobne, aby naruszenie skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Art. 34 ust. 1 RODO przewiduje natomiast obowiązek zawiadomienia osoby, której dane dotyczą, jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko naruszenia jej praw lub wolności.

W praktyce dyrekcja szkoły powinna ustalić, czy odbiorcy wiadomości byli uprawnieni do zapoznania się z jej treścią, jakie dane zostały ujawnione, ilu osób dotyczyły, czy dane są wrażliwe w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO oraz jakie działania ograniczające skutki naruszenia należy podjąć.

Naruszenie obowiązków pracowniczych

Pracownik ma obowiązek wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych dotyczących pracy, jeżeli nie są sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Wynika to z art. 100 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.

W opisanej sprawie istotne mogą być zwłaszcza art. 100 § 2 pkt 4, pkt 5 i pkt 6 Kodeksu pracy. Zgodnie z tymi przepisami pracownik jest obowiązany dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, przestrzegać tajemnicy określonej w odrębnych przepisach oraz przestrzegać w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego.

Jeżeli osoba, która ujawniła korespondencję, jest nauczycielem, trzeba uwzględnić również ustawę z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela. Art. 6 Karty Nauczyciela wskazuje podstawowe obowiązki nauczyciela, w tym rzetelne realizowanie zadań związanych z powierzonym stanowiskiem oraz wspieranie każdego ucznia w jego rozwoju. Art. 75 ust. 1 Karty Nauczyciela stanowi, że nauczyciele podlegają odpowiedzialności dyscyplinarnej za uchybienia godności zawodu nauczyciela lub obowiązkom, o których mowa w art. 6 tej ustawy.

Nie każda nieprawidłowość musi od razu prowadzić do odpowiedzialności dyscyplinarnej. Dyrekcja powinna ocenić wagę naruszenia, zamiar pracownika, skutki dla szkoły, treść korespondencji, liczbę odbiorców oraz dotychczasową postawę pracownika. Jeżeli pracownik nie jest nauczycielem, zastosowanie będą miały przede wszystkim przepisy Kodeksu pracy i regulacje wewnętrzne obowiązujące u pracodawcy.

Kara porządkowa: terminy i procedura

Pracodawca może stosować kary porządkowe tylko w przypadkach i trybie określonych w Kodeksie pracy. Art. 108 § 1 Kodeksu pracy przewiduje karę upomnienia albo nagany za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Kara pieniężna, zgodnie z art. 108 § 2 Kodeksu pracy, dotyczy tylko wybranych naruszeń, takich jak nieprzestrzeganie przepisów BHP lub przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy.

Art. 109 § 1 Kodeksu pracy wprowadza dwa terminy: kara nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Art. 109 § 2 Kodeksu pracy stanowi, że kara może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika.

Zgodnie z art. 110 Kodeksu pracy o zastosowanej karze pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie, wskazując rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, datę naruszenia oraz informując o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia. Art. 112 § 1 Kodeksu pracy przewiduje, że pracownik może wnieść sprzeciw w ciągu 7 dni od zawiadomienia o ukaraniu.

Jeżeli sprawa dotyczy szkoły, osoba zawiadamiająca dyrekcję nie powinna samodzielnie przesądzać o karze. W piśmie warto opisać zdarzenie, wskazać dowody i przepisy, a decyzję o ewentualnej karze lub skierowaniu sprawy do właściwego trybu pozostawić pracodawcy.

Jak napisać zawiadomienie do dyrekcji?

Zawiadomienie najlepiej złożyć na piśmie lub drogą służbową przyjętą w danej szkole. Pismo powinno być rzeczowe i pozbawione emocjonalnych ocen. Warto wskazać, że celem jest wyjaśnienie naruszenia, ograniczenie jego skutków i zabezpieczenie prawidłowego funkcjonowania szkoły.

W piśmie można ująć następujące elementy:

• datę i miejsce sporządzenia pisma,
• dane osoby zawiadamiającej i adresata, czyli dyrektora szkoły lub innej właściwej osoby,
• dokładny opis korespondencji: data, temat, kanał komunikacji, nadawca, adresat,
• informację, komu i kiedy wiadomość została udostępniona,
• wskazanie, że korespondencja była kierowana indywidualnie i nie obejmowała zgody na dalsze rozpowszechnianie,
• opis skutków ujawnienia, np. podważenie autorytetu, konflikt w zespole, naruszenie prywatności, ryzyko ujawnienia danych osobowych,
• podstawy prawne: art. 23 i art. 24 Kodeksu cywilnego, art. 100 § 1 oraz art. 100 § 2 pkt 4-6 Kodeksu pracy, a w razie potrzeby art. 4 pkt 12, art. 33 i art. 34 RODO oraz art. 75 ust. 1 Karty Nauczyciela,
• wniosek o wyjaśnienie sprawy, zabezpieczenie dowodów, zobowiązanie pracownika do zaprzestania dalszego rozpowszechniania korespondencji i rozważenie działań przewidzianych prawem.

Jeżeli chce Pan domagać się przeprosin, można wskazać oczekiwaną formę, np. pisemne przeprosiny skierowane do Pana i do osób, które otrzymały wiadomość. Forma przeprosin powinna być proporcjonalna do skali naruszenia. Przy poważnym naruszeniu dóbr osobistych możliwe jest również odrębne wezwanie pracownika do usunięcia skutków naruszenia, a w dalszej kolejności pozew cywilny.

Podsumowanie

Jeżeli korespondencja była indywidualna i nie było podstawy do jej rozesłania wszystkim nauczycielom, mogło dojść do naruszenia tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych chronionych przez art. 23 i art. 24 Kodeksu cywilnego. Najrozsądniejszym pierwszym krokiem jest pisemne zawiadomienie dyrekcji, zabezpieczenie dowodów oraz wskazanie, jakich działań Pan oczekuje: wyjaśnienia sprawy, zaprzestania dalszego rozpowszechniania, przeprosin, oceny naruszenia obowiązków pracowniczych i ewentualnie oceny naruszenia ochrony danych osobowych.

Nie należy jednak automatycznie zakładać odpowiedzialności karnej. Art. 267 Kodeksu karnego dotyczy przede wszystkim bezprawnego uzyskania dostępu do informacji lub ujawnienia informacji pozyskanej w taki sposób. Jeżeli pracownik był legalnym adresatem wiadomości, punkt ciężkości sprawy zwykle leży w ochronie dóbr osobistych, prawie pracy, regulacjach szkolnych i przepisach o danych osobowych.

FAQ

Źródła

• Art. 23, art. 24, art. 415 i art. 448 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.
• Art. 49 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r.
• Art. 100, art. 108, art. 109, art. 110 i art. 112 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
• Art. 267 i art. 266 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny.
• Art. 6 i art. 75 ust. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela.
• Art. 4 pkt 1, art. 4 pkt 12, art. 9 ust. 1, art. 33 ust. 1 i art. 34 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. RODO.
• Art. 82 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.