Zmiana zarządu wspólnoty a umowa z zarządcą dewelopera

Czy zmiana zarządu automatycznie unieważnia umowę zawartą przez dewelopera?

Nie. Jeżeli deweloper i kolejni właściciele przyjęli określony sposób zarządu nieruchomością wspólną w trybie art. 18 ust. 1 i 2 ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, to taki sposób zarządu wiąże także kolejnych nabywców lokali. Wynika to wprost z art. 18 ust. 2 ustawy o własności lokali.

To oznacza, że jeśli zarząd nieruchomością wspólną został powierzony konkretnej osobie prawnej albo fizycznej w umowie notarialnej, to późniejszy wybór zarządu spośród właścicieli nie powoduje sam przez się wygaśnięcia wcześniejszego modelu zarządzania. Najpierw trzeba skutecznie zmienić sposób zarządu.

Zgodnie z art. 18 ust. 2a ustawy o własności lokali zmiana sposobu zarządu ustalonego na podstawie art. 18 ust. 1 może nastąpić na podstawie uchwały właścicieli lokali zaprotokołowanej przez notariusza. Taka uchwała stanowi następnie podstawę wpisu do księgi wieczystej.

Jeżeli więc u Państwa najpierw istniało notarialne powierzenie zarządu zewnętrznej firmie, to sam fakt powołania nowego zarządu właścicielskiego nie wystarcza, aby uznać wcześniejszą umowę za zakończoną.

Jak prawidłowo zmienić sposób zarządu we wspólnocie?

Jeżeli wspólnota chce odejść od zarządu powierzonego i przejść na zarząd właścicielski albo powierzyć zarządzanie innej firmie, należy przeprowadzić dwa odrębne kroki, jeśli wynika to z dokumentów obowiązujących we wspólnocie:

1. podjąć uchwałę zmieniającą sposób zarządu w trybie art. 18 ust. 2a ustawy o własności lokali, czyli z protokołem notarialnym,
2. rozwiązać albo wypowiedzieć dotychczasową umowę z zarządcą zgodnie z jej treścią, o ile nadal obowiązuje.

W praktyce trzeba bardzo dokładnie sprawdzić treść aktu notarialnego i samej umowy z firmą zarządzającą. Czasem uchwała notarialna i wypowiedzenie umowy powinny być skoordynowane czasowo tak, aby nie doszło do sporu o to, kto faktycznie reprezentuje wspólnotę w okresie przejściowym.

Czy trzeba zachować 3-miesięczny okres wypowiedzenia?

Najczęściej tak, jeżeli taki termin wynika z ważnie zawartej umowy i brak jest podstaw do jej natychmiastowego rozwiązania. Umowa obowiązuje strony na zasadzie art. 353¹ ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, a skutki wypowiedzenia ocenia się według jej postanowień oraz odpowiednich przepisów Kodeksu cywilnego.

Jeżeli umowa przewiduje 3-miesięczny okres wypowiedzenia, wspólnota co do zasady powinna ten okres zachować. Wyjątkiem może być:

• rozwiązanie umowy za porozumieniem stron,
• natychmiastowe rozwiązanie, jeśli sama umowa przewiduje taką możliwość w określonych przypadkach,
• rozwiązanie z powodu istotnego naruszenia obowiązków przez zarządcę, ale tylko wtedy, gdy istnieje ku temu wyraźna podstawa umowna albo ustawowa i da się ją wykazać w konkretnym stanie faktycznym.

Jeżeli zarządca nie zgadza się z twierdzeniem, że umowa już wygasła, przedwczesne odsunięcie go od zarządzania może prowadzić do sporu o wynagrodzenie, odpowiedzialność odszkodowawczą albo ważność podejmowanych czynności.

Czy nowy zarząd może od razu podpisać umowę z inną firmą?

Nie powinien tego robić, dopóki nie zostanie skutecznie zmieniony sposób zarządu i nie zakończy się obowiązywanie wcześniejszej umowy. W przeciwnym razie wspólnota może znaleźć się w sytuacji, w której równolegle istnieją roszczenia dwóch podmiotów do wykonywania zarządu lub pobierania wynagrodzenia.

Jeżeli natomiast dotychczasowy model zarządu został już skutecznie zmieniony, zawarcie nowej umowy z firmą zewnętrzną co do zasady jest dopuszczalne, ale najlepiej poprzedzić je uchwałą właścicieli lokali.

Czy zawarcie umowy z nową firmą to czynność przekraczająca zwykły zarząd?

W praktyce należy przyjąć podejście ostrożne: tak. Ustawa o własności lokali rozróżnia czynności zwykłego zarządu i czynności przekraczające zwykły zarząd. Zgodnie z art. 22 ust. 2 ustawy o własności lokali do podjęcia czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu potrzebna jest uchwała właścicieli lokali wyrażająca zgodę na dokonanie tej czynności oraz udzielająca zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów stanowiących czynności przekraczające zwykły zarząd.

W art. 22 ust. 3 pkt 1 ustawy o własności lokali jako czynność przekraczającą zwykły zarząd wskazano m.in. ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy nieruchomości wspólnej. Dodatkowo art. 22 ust. 3 pkt 10 ustawy o własności lokali zalicza do tej kategorii określenie zakresu i sposobu prowadzenia ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek i rozliczeń.

Skoro umowa z firmą zarządzającą zwykle obejmuje wynagrodzenie, zakres obowiązków, zasady rozliczeń i reprezentacji wspólnoty, bezpieczne prawnie jest uznanie jej zawarcia za czynność przekraczającą zwykły zarząd.

Takie stanowisko wspiera orzecznictwo. W wyroku Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 10 września 2002 r., sygn. I ACa 384/02, wskazano, że zawarcie umowy z zarządcą stanowi czynność przekraczającą zwykły zarząd, podobnie jak ustalenie jego wynagrodzenia.

W efekcie nowy zarząd, działający bez uchwały właścicieli, naraża się na zarzut przekroczenia umocowania. W zależności od stanu faktycznego może to prowadzić do podważania ważności czynności albo odpowiedzialności wobec wspólnoty.

Jakie uchwały warto podjąć, aby uniknąć sporu?

W praktyce bezpieczny wariant obejmuje zwykle następujące działania:

Jakie mogą być skutki błędnej zmiany zarządu?

Jeżeli wspólnota pominie wymogi formalne, mogą pojawić się następujące problemy:

• spór o to, kto jest uprawniony do reprezentowania wspólnoty,
• roszczenia dotychczasowego zarządcy o wynagrodzenie za okres wypowiedzenia,
• kwestionowanie ważności uchwał lub umów podpisanych przez osoby nieumocowane,
• konieczność prowadzenia postępowania sądowego o uchylenie albo ustalenie nieważności uchwały.

Właściciel lokalu może zaskarżyć uchwałę wspólnoty na zasadach z art. 25 ust. 1 ustawy o własności lokali, jeżeli jest ona niezgodna z przepisami prawa, z umową właścicieli lokali albo narusza zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną lub jego interesy. Termin na wniesienie powództwa wynosi 6 tygodni od dnia podjęcia uchwały na zebraniu ogółu właścicieli albo od dnia powiadomienia o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów, zgodnie z art. 25 ust. 1a ustawy o własności lokali.

Praktyczny wniosek dla opisanej sytuacji

W opisanym stanie faktycznym najbardziej prawdopodobny wniosek jest taki, że:

• pierwotna umowa z firmą zarządzającą nie uległa automatycznemu anulowaniu tylko dlatego, że wybrano nowy zarząd,
• jeżeli obowiązuje zarząd powierzony ustanowiony notarialnie, najpierw trzeba było skutecznie zmienić sposób zarządu zgodnie z art. 18 ust. 2a ustawy o własności lokali,
• jeżeli umowa przewiduje 3-miesięczny okres wypowiedzenia, co do zasady należy go dotrzymać, chyba że strony uzgodnią wcześniejsze rozwiązanie,
• zawarcie nowej umowy z dawną lub nową firmą powinno zostać poprzedzone uchwałą właścicieli, aby uniknąć zarzutu przekroczenia uprawnień przez zarząd.

Ostateczna ocena zależy jednak od treści aktu notarialnego, samej umowy o zarządzanie, uchwał wspólnoty oraz sposobu ich podjęcia.

FAQ

Czy uchwała o wyborze nowego zarządu wystarczy, aby usunąć firmę wybraną wcześniej przez dewelopera?

Nie zawsze. Jeżeli zarząd został powierzony notarialnie na podstawie art. 18 ust. 1 ustawy o własności lokali, trzeba zmienić sposób zarządu w trybie art. 18 ust. 2a tej ustawy, a zwykle także rozwiązać lub wypowiedzieć dotychczasową umowę.

Czy wspólnota może rozwiązać umowę szybciej niż przewiduje to kontrakt?

Tak, ale najbezpieczniej za porozumieniem stron. Jednostronne skrócenie okresu wypowiedzenia jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy daje taką możliwość umowa albo istnieje konkretna podstawa prawna wynikająca ze stanu faktycznego.

Czy podpisanie umowy z nowym zarządcą wymaga uchwały właścicieli?

W praktyce należy przyjąć, że tak. Wynika to z art. 22 ust. 2 oraz ust. 3 ustawy o własności lokali, zwłaszcza gdy umowa obejmuje wynagrodzenie zarządcy i zasady rozliczeń wspólnoty.

Czy można jednocześnie mieć zarząd właścicielski i zarządcę powierzonego?

Nie w tym samym zakresie jako dwa równoległe źródła pełnej reprezentacji wspólnoty. Taka sytuacja prowadzi do konfliktu kompetencyjnego i sporów o skuteczność podejmowanych czynności.

Ile czasu jest na zaskarżenie uchwały wspólnoty?

Co do zasady 6 tygodni od dnia podjęcia uchwały na zebraniu albo od dnia zawiadomienia o uchwale podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów, zgodnie z art. 25 ust. 1a ustawy o własności lokali.

Źródła

• Ustawa z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, w szczególności art. 18, art. 20, art. 21, art. 22 i art. 25.
• Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 353¹.
• Wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 10 września 2002 r., sygn. I ACa 384/02.