Zmiana stanowiska pracy bez aneksu do umowy – co wolno pracodawcy

Kiedy pracodawca może powierzyć inną pracę bez aneksu?

Pracodawca nie może dowolnie zmieniać istotnych warunków zatrudnienia, dlatego zmiana stanowiska pracy bez aneksu wymaga oceny w świetle umowy, zakresu obowiązków i przepisów o wypowiedzeniu zmieniającym. Podstawowa zasada jest taka, że rodzaj pracy jest elementem umowy o pracę. Wynika to z art. 29 § 1 pkt 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Jeżeli więc pracownik ma w umowie wpisane stanowisko lub rodzaj pracy odpowiadający pracy programisty, to trwała zmiana na inne stanowisko nie powinna następować „nieformalnie”. Podobnej oceny wymaga sytuacja, gdy nazwa stanowiska się nie zmienia, ale pracownikowi trwale dokłada się inne zadania; dotyczy to zmiany zakresu obowiązków bez aneksu.

Wyjątek przewiduje art. 42 § 4 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi – w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy – innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.

To oznacza, że bez aneksu i bez wypowiedzenia zmieniającego można zlecić inną pracę tylko wtedy, gdy łącznie są spełnione 4 warunki:

Jeżeli choć jeden z tych warunków nie jest spełniony, pracodawca nie powinien opierać zmiany wyłącznie na art. 42 § 4 Kodeksu pracy.

Zmiana stanowiska trwająca dłużej niż 3 miesiące

Jeżeli pracownik wykonuje inną pracę przez wiele miesięcy, a nawet ponad rok, to co do zasady nie mieści się to już w czasowym powierzeniu z art. 42 § 4 Kodeksu pracy. W praktyce trwała zmiana warunków pracy powinna zostać dokonana albo przez porozumienie stron, albo przez wypowiedzenie zmieniające.

Porozumienie zmieniające nie jest szczegółowo uregulowane w jednym przepisie Kodeksu pracy, ale wynika z zasady swobody zmiany treści stosunku pracy za zgodą obu stron. Dla celów dowodowych powinno mieć formę pisemną. W praktyce najczęściej przybiera formę aneksu do umowy o pracę.

Z kolei wypowiedzenie zmieniające jest uregulowane w art. 42 § 1–3 Kodeksu pracy. Pracodawca musi zaproponować na piśmie nowe warunki pracy lub płacy. Jeżeli pracownik ich nie przyjmie, umowa rozwiązuje się z upływem okresu wypowiedzenia – art. 42 § 3 Kodeksu pracy.

Czy wiadomość SMS wystarcza do zmiany stanowiska?

Sama wiadomość SMS może mieć znaczenie dowodowe jako informacja o poleceniu służbowym, ale nie zastępuje prawidłowej zmiany warunków umowy o pracę, jeżeli doszło do trwałej zmiany rodzaju pracy. W szczególności art. 42 § 2 Kodeksu pracy wymaga, aby wypowiedzenie warunków pracy lub płacy było dokonane przez zaproponowanie pracownikowi na piśmie nowych warunków.

Jeżeli więc zmiana miała charakter trwały, a pracownik nie otrzymał pisemnego porozumienia ani wypowiedzenia zmieniającego, to sposób działania pracodawcy budzi poważne zastrzeżenia prawne. Ocena końcowa zawsze zależy jednak od treści samej umowy o pracę, zakresu rodzaju pracy wpisanego do umowy oraz tego, czy nowe obowiązki faktycznie różniły się od dotychczasowych.

Co powinno być wpisane w świadectwie pracy?

Świadectwo pracy wystawia się na podstawie art. 97 § 1 Kodeksu pracy, w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Zgodnie z art. 97 § 2 Kodeksu pracy w świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczenia społecznego.

Szczegółowy zakres danych określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy. Przepisy nie przewidują obowiązkowego wpisywania każdego faktycznie wykonywanego stanowiska w dowolnej formie, ale dokument powinien być zgodny z przebiegiem zatrudnienia i dokumentacją pracowniczą.

W praktyce najczęściej w świadectwie pracy podaje się okres zatrudnienia, wymiar etatu, tryb rozwiązania umowy, wykorzystane urlopy, okresy nieskładkowe i inne dane wskazane w rozporządzeniu. Jeżeli jednak w dokumentacji pracowniczej stanowisko zostało formalnie zmienione, to pominięcie tej zmiany może prowadzić do niezgodności świadectwa z aktami osobowymi.

Jeżeli pracownik uważa, że świadectwo pracy jest błędne, może wystąpić o jego sprostowanie. Zgodnie z art. 97 § 2¹ Kodeksu pracy pracownik w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie. Jeżeli pracodawca odmówi, pracownik może w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie wystąpić z żądaniem sprostowania do sądu pracy – art. 97 § 2¹ Kodeksu pracy.

Czy pracownik musi szkolić nowych pracowników?

Zgodnie z art. 100 § 1 Kodeksu pracy pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę.

To oznacza, że polecenie szkolenia innej osoby może być wiążące, jeżeli:

• dotyczy pracy i organizacji pracy w zakładzie,
• nie narusza przepisów prawa,
• nie jest sprzeczne z umową o pracę,
• mieści się w granicach rodzaju pracy i zasad współżycia społecznego.

Nie ma przepisu, który automatycznie zwalniałby pracownika z obowiązku wdrożenia nowej osoby tylko dlatego, że sam uważa zmianę stanowiska za nieprawidłową. Jednocześnie, jeżeli polecenie szkolenia faktycznie wykracza poza umówiony rodzaj pracy albo wiąże się z odpowiedzialnością, do której pracownik nie został właściwie przygotowany, sprawę trzeba oceniać indywidualnie.

Warto też pamiętać o art. 94 pkt 4 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca ma obowiązek organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników – przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji – wysokiej wydajności i należytej jakości pracy. To daje pracodawcy pewną swobodę organizacyjną, ale nie pozwala dowolnie zmieniać istotnych warunków zatrudnienia.

Jakie roszczenia może rozważyć pracownik?

Jeżeli pracodawca przez długi czas powierzał inną pracę bez zachowania wymogów z art. 42 § 4 Kodeksu pracy, pracownik może rozważyć w szczególności:

• wniosek o sprostowanie świadectwa pracy – art. 97 § 2¹ Kodeksu pracy,
• wystąpienie do Państwowej Inspekcji Pracy o kontrolę prawidłowości stosowania przepisów prawa pracy,
• powództwo do sądu pracy, jeżeli powstał spór co do treści stosunku pracy, wynagrodzenia lub naruszenia przepisów przy zmianie warunków zatrudnienia.

Zakres roszczeń zależy od konkretnego stanu faktycznego: treści umowy, regulaminów, sposobu wykonywania pracy, okresu zmiany i ewentualnej szkody po stronie pracownika. Nie w każdej sprawie samo faktyczne wykonywanie innych zadań oznacza automatycznie, że pracownik wygra spór o „ustalenie stanowiska”.

Zobacz również:

• odmowa przyjęcia nowych warunków pracy i płacy
• zmiana stanowiska po przerwie w zatrudnieniu a aneks

Co zrobić w praktyce krok po kroku?

Jeżeli jesteś w podobnej sytuacji, rozsądna kolejność działań wygląda zwykle tak:

1. Sprawdź umowę o pracę i ewentualne aneksy – najważniejsze jest to, jak określono rodzaj pracy.
2. Zbierz dowody wykonywania innej pracy: grafiki, maile, SMS-y, polecenia przełożonych, szkolenia BHP, skierowania na badania.
3. Po otrzymaniu świadectwa pracy porównaj jego treść z dokumentacją i przebiegiem zatrudnienia.
4. Jeżeli świadectwo zawiera błędy, złóż wniosek o sprostowanie w terminie 14 dni od otrzymania dokumentu – art. 97 § 2¹ Kodeksu pracy.
5. Jeżeli pracodawca odmówi, rozważ pozew do sądu pracy albo zawiadomienie PIP.

Podsumowanie

W opisanym stanie faktycznym najważniejsze jest to, że długotrwałe wykonywanie pracy na innym stanowisku bez formalnej zmiany warunków zatrudnienia nie powinno być traktowane jako prawidłowe zastosowanie art. 42 § 4 Kodeksu pracy. Przepis ten dotyczy tylko czasowego, wyjątkowego powierzenia innej pracy, najwyżej na 3 miesiące w roku kalendarzowym.

Jeżeli zmiana miała charakter stały, pracodawca powinien był zastosować porozumienie stron albo wypowiedzenie zmieniające. Obowiązek szkolenia nowych pracowników może natomiast istnieć, ale tylko wtedy, gdy takie polecenie mieści się w granicach dopuszczalnego podporządkowania pracowniczego i nie narusza umowy ani prawa.

FAQ

Czy pracodawca może zmienić stanowisko pracy bez mojej zgody?

Na stałe – co do zasady nie. Bez zgody pracownika możliwe jest czasowe powierzenie innej pracy tylko na warunkach z art. 42 § 4 Kodeksu pracy. Trwała zmiana zwykle wymaga porozumienia albo wypowiedzenia zmieniającego.

Czy 3 miesiące liczy się od dnia zmiany stanowiska?

Nie zawsze. Art. 42 § 4 Kodeksu pracy mówi o okresie nieprzekraczającym 3 miesięcy w roku kalendarzowym, a więc limit odnosi się do danego roku od 1 stycznia do 31 grudnia.

Czy brak aneksu oznacza automatycznie naruszenie prawa?

Nie w każdej sytuacji. Jeżeli chodziło tylko o czasowe powierzenie innej pracy zgodne z art. 42 § 4 Kodeksu pracy, aneks nie był konieczny. Jeżeli jednak zmiana była trwała, brak formalnej zmiany warunków zatrudnienia może oznaczać naruszenie przepisów.

Czy w świadectwie pracy musi być wpisane każde stanowisko?

Świadectwo pracy ma zawierać informacje wymagane przez art. 97 Kodeksu pracy i rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy. Nie zawsze wpisuje się w nim pełną historię wszystkich funkcji, ale dokument nie może być niezgodny z formalnym przebiegiem zatrudnienia.

Co zrobić, jeśli świadectwo pracy jest błędne?

W ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy należy złożyć do pracodawcy wniosek o sprostowanie. Jeżeli pracodawca odmówi, w ciągu kolejnych 14 dni można skierować sprawę do sądu pracy – art. 97 § 2¹ Kodeksu pracy.

Czy mogę odmówić szkolenia nowych pracowników?

Tylko wtedy, gdy polecenie jest sprzeczne z prawem lub umową o pracę, ewentualnie wyraźnie wykracza poza dopuszczalne obowiązki. Zasadniczo pracownik powinien stosować się do poleceń dotyczących pracy na podstawie art. 100 § 1 Kodeksu pracy.

Źródła

• art. 29 § 1 pkt 1, art. 42 § 1–4, art. 94 pkt 4, art. 97 § 1, § 2 i § 2¹, art. 100 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277)
• rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1016)