Zastępstwo głównej księgowej bez dodatku – jakie masz prawa?

Kiedy można powierzyć inną pracę w jednostce samorządowej?

Podstawowym przepisem jest art. 21 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli wymagają tego potrzeby jednostki, pracownikowi samorządowemu można powierzyć, na okres do 3 miesięcy w roku kalendarzowym, wykonywanie innej pracy niż określona w umowie o pracę, zgodnej z jego kwalifikacjami. W tym okresie przysługuje wynagrodzenie stosowne do wykonywanej pracy, ale nie niższe od dotychczasowego.

Przepis ten jest zbliżony do art. 42 § 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, ale w przypadku pracowników samorządowych pierwszeństwo ma regulacja szczególna z art. 21 ustawy o pracownikach samorządowych.

To oznacza, że aby mówić o prawie do wynagrodzenia odpowiadającego innej pracy, zwykle trzeba wykazać, że pracodawca rzeczywiście skorzystał z mechanizmu przewidzianego w art. 21, a nie tylko polecił doraźne wykonywanie części cudzych zadań.

Czy wpisane w zakresie czynności zastępstwo wystarcza?

Nie zawsze. Jeżeli w zakresie czynności wpisano, że podczas nieobecności głównej księgowej wykonuje Pani jej obowiązki, to taki zapis może uzasadniać krótkotrwałe, organizacyjne zastępstwo, np. w czasie urlopu lub kilku dni choroby. Co do zasady nie powinien on jednak służyć do wielomiesięcznego przerzucania pełnych obowiązków innego stanowiska bez odpowiedniego uregulowania sytuacji pracowniczej.

W praktyce trzeba odróżnić dwie sytuacje:

Jeżeli więc przez wiele tygodni albo miesięcy wykonuje Pani faktycznie obowiązki głównej księgowej, sam zapis o zastępstwie w zakresie czynności jest zwykle niewystarczający jako trwała podstawa organizacyjna.

Czy pracodawca powinien wydać pisemne powierzenie obowiązków?

Przepisy nie zawierają wprost wymogu szczególnej formy pod rygorem nieważności dla powierzenia innej pracy na podstawie art. 21 ustawy o pracownikach samorządowych. Z punktu widzenia dowodowego i organizacyjnego takie powierzenie powinno jednak mieć formę pisemną albo przynajmniej być jednoznacznie potwierdzone dokumentem pracodawcy.

Jest to istotne z kilku powodów:

• pozwala ustalić, od kiedy i do kiedy powierzono inną pracę,
• umożliwia ocenę, czy nie przekroczono limitu 3 miesięcy w roku kalendarzowym z art. 21 ustawy,
• ułatwia określenie należnego wynagrodzenia,
• porządkuje odpowiedzialność za czynności związane z finansami jednostki.

W przypadku głównej księgowej ma to dodatkowe znaczenie praktyczne, ponieważ funkcja ta wiąże się z odpowiedzialnością wynikającą z art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Główny księgowy jednostki sektora finansów publicznych odpowiada m.in. za prowadzenie rachunkowości jednostki, wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi oraz dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów.

Jeżeli więc pracownik ma faktycznie wykonywać obowiązki głównej księgowej w szerszym zakresie, warto, aby zakres powierzonych czynności został opisany jasno i na piśmie.

Czy przysługuje wynagrodzenie jak głównej księgowej?

Nie można odpowiedzieć automatycznie „tak” albo „nie” bez analizy dokumentów i realnie wykonywanych czynności.

Jeżeli pracodawca formalnie powierzył Pani inną pracę na podstawie art. 21 ustawy o pracownikach samorządowych, to za ten okres przysługuje wynagrodzenie stosowne do wykonywanej pracy. Tak wynika wprost z art. 21 tej ustawy.

Jeżeli natomiast formalnego powierzenia nie było, a Pani jedynie wykonywała część obowiązków w ramach ogólnego zapisu o zastępstwie, dochodzenie wynagrodzenia jak za stanowisko głównej księgowej jest trudniejsze. W takim przypadku spór dotyczy zwykle tego, czy doszło do faktycznego powierzenia innej pracy, czy tylko do czasowego rozszerzenia bieżących obowiązków.

Znaczenie mają tu zwłaszcza:

• treść umowy o pracę,
• zakres czynności,
• ewentualne zarządzenia kierownika jednostki,
• podpisywane dokumenty,
• okres zastępstwa,
• to, czy wykonywała Pani całość obowiązków głównej księgowej, czy tylko ich część.

Jeżeli zastępstwo trwało dłużej niż 3 miesiące w danym roku kalendarzowym, sam art. 21 nie daje podstawy do nieograniczonego przedłużania takiego stanu. Wtedy pracodawca powinien rozważyć inne rozwiązanie, np. zmianę warunków pracy i płacy albo reorganizację obowiązków.

Dodatek specjalny zamiast wyższego wynagrodzenia

W praktyce samorządowej częstym rozwiązaniem jest dodatek specjalny za okresowe zwiększenie obowiązków lub powierzenie dodatkowych zadań.

Podstawą jest art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych, zgodnie z którym pracownikowi samorządowemu może zostać przyznany dodatek specjalny z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań. Szczegółowe warunki wynagradzania określają też przepisy wykonawcze i regulacje wewnętrzne obowiązujące u danego pracodawcy.

To oznacza, że nawet jeśli brak podstaw do automatycznego żądania pensji dokładnie takiej jak na stanowisku głównej księgowej, może istnieć podstawa do domagania się dodatku specjalnego za realnie zwiększony zakres pracy i odpowiedzialności.

Dodatek specjalny nie jest jednak świadczeniem przyznawanym zawsze z mocy prawa w każdej podobnej sytuacji. Zależy od okoliczności sprawy, regulaminu wynagradzania, praktyki jednostki oraz decyzji pracodawcy. Jeżeli jednak pracodawca odmawia jego przyznania mimo długotrwałego i znacznego rozszerzenia obowiązków, warto przeanalizować możliwość dalszych kroków prawnych.

W kontekście praktyki samorządowej warto też zobaczyć materiał o sytuacji, gdy pojawia się dodatek specjalny i jego zmiana w czasie zatrudnienia.

Co można zrobić w praktyce?

W opisanej sytuacji najrozsądniej działać etapami:

1. Złożyć pisemny wniosek do kierownika jednostki o wyjaśnienie podstawy wykonywania obowiązków głównej księgowej, wskazanie okresu zastępstwa oraz uregulowanie kwestii wynagrodzenia.
2. Wystąpić o dodatek specjalny na podstawie art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych, opisując konkretne dodatkowe zadania i okres ich wykonywania.
3. Zażądać pisemnego potwierdzenia powierzenia obowiązków, jeżeli nadal ma Pani wykonywać tę pracę.
4. Zabezpieczyć dowody wykonywania obowiązków głównej księgowej.
5. Rozważyć wezwanie do zapłaty lub dalsze kroki przed sądem pracy, jeśli z dokumentów wynika, że doszło do faktycznego powierzenia innej pracy albo do bezpodstawnego pomijania należnych składników wynagrodzenia.

W tle może pojawić się też kwestia formalnej zmiana stanowiska, jeżeli zastępstwo przestaje mieć charakter przejściowy i w rzeczywistości oznacza wykonywanie innej pracy przez dłuższy okres.

Czy można dochodzić roszczeń przed sądem pracy?

Tak, ale powodzenie sprawy zależy od tego, co da się udowodnić. Sąd będzie oceniał nie tylko nazwę stanowiska w umowie, ale również to, jakie obowiązki były rzeczywiście wykonywane, jak długo trwała sytuacja oraz jakie polecenia wydawał pracodawca.

Podstawą dochodzenia roszczeń może być przykładowo:

• żądanie zapłaty należnego składnika wynagrodzenia, jeżeli wynikał z formalnego powierzenia innej pracy,
• spór o dodatek specjalny, jeżeli jego odmowa była sprzeczna z regulacjami obowiązującymi w jednostce lub z zasadą równego traktowania z art. 112 i art. 183a ustawy – Kodeks pracy,
• roszczenie o ustalenie warunków zatrudnienia odpowiadających rzeczywiście wykonywanej pracy – w zależności od stanu faktycznego.

W sprawach pracowniczych bardzo ważne są terminy przedawnienia. Zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne.

Przykłady

Poniższe sytuacje pokazują, jak podobne zasady działają w praktyce, ale każda sprawa wymaga oceny konkretnych dokumentów i rzeczywistego zakresu pracy.

FAQ

Czy samo zastępowanie głównej księgowej daje prawo do wyższej pensji?

Nie automatycznie. Decyduje to, czy doszło do formalnego powierzenia innej pracy na podstawie art. 21 ustawy o pracownikach samorządowych oraz jaki był rzeczywisty zakres obowiązków.

Czy art. 21 ustawy o pracownikach samorządowych działa bez pisma?

Przepis nie wymaga wprost formy pisemnej pod rygorem nieważności, ale bez dokumentu dużo trudniej udowodnić okres powierzenia, zakres pracy i należne wynagrodzenie.

Ile może trwać powierzenie innej pracy?

Maksymalnie 3 miesiące w roku kalendarzowym – tak stanowi art. 21 ustawy o pracownikach samorządowych.

Czy mogę żądać dodatku specjalnego?

Tak, można o niego wystąpić, jeżeli doszło do okresowego zwiększenia obowiązków lub powierzenia dodatkowych zadań. Podstawą jest art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych.

Jak długo mogę dochodzić roszczeń płacowych?

Co do zasady 3 lata od wymagalności roszczenia, zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy.

Podsumowanie

Jeżeli zastępowała Pani główną księgową przez dłuższy czas, a wynagrodzenie pozostało bez zmian, sytuacja wymaga oceny nie tylko samego zakresu czynności, ale też tego, czy faktycznie powierzono Pani inną pracę. Art. 21 ustawy o pracownikach samorządowych daje podstawę do wyższego wynagrodzenia tylko przy czasowym powierzeniu innej pracy, maksymalnie na 3 miesiące w roku kalendarzowym. Przy długotrwałym rozszerzeniu obowiązków często bardziej realnym kierunkiem jest wniosek o dodatek specjalny oraz żądanie pisemnego uporządkowania sytuacji.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych – Dz.U. 2008 nr 223 poz. 1458
2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
3. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych – Dz.U. 2009 nr 157 poz. 1240