Podpisałem aneks dwa razy, czy mogę usłyszeć zarzut fałszerstwa?

Czy dwa podpisy to już przerobienie dokumentu?

Zgodnie z art. 270 § 1 Kodeksu karnego (K.k.) (fałszerstwo dokumentu):

§ 1. Kto, w celu użycia za autentyczny, podrabia lub przerabia dokument lub takiego dokumentu jako autentycznego używa, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.

Liczy się zamiar, nie kolor długopisu

Kluczowe znaczenie ma cel działania. W opisanym stanie faktycznym:

• podpis nie został złożony w celu zmiany treści dokumentu ani w celu wprowadzenia kogokolwiek w błąd;
• dokument zawiera już podpis autentyczny z dnia zawarcia aneksu;
• drugi podpis jest identyczny i został złożony wyłącznie dla potrzeb technicznych – tj. dla łatwiejszego udowodnienia autentyczności dokumentu przed urzędami, które niekiedy wymagają podpisów kolorem niebieskim.

W doktrynie i orzecznictwie uznaje się co do zasady, że nie stanowi przerobienia dokumentu samo dodanie podpisu, jeśli nie towarzyszy mu zamiar wprowadzenia w błąd co do daty, treści lub stron dokumentu.

Generalnie zatem złożenie drugiego podpisu nie stanowi przerobienia dokumentu, o ile nie zmienia to treści aneksu i nie służyło nadaniu mu pozorów, że podpis został złożony wcześniej.

Poświadczenie nieprawdy? Nie w tym przypadku

Zgodnie z art. 271 K.k.:

§ 1. Funkcjonariusz publiczny lub inna osoba uprawniona do wystawienia dokumentu, która poświadcza w nim nieprawdę co do okoliczności mającej znaczenie prawne, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5. (…)

Przepis ten dotyczy funkcjonariuszy publicznych lub innych osób uprawnionych do wystawienia dokumentu, a nie prywatnych stron umowy. Pańskie działanie – jako strony umowy – nie może być kwalifikowane jako poświadczenie nieprawdy w rozumieniu ww. art. 271 K.k. 

Jak postąpić, żeby nie mieć kłopotów?

Mimo wszystko zalecałabym zachować ostrożność w posługiwaniu się tym drugim (z dwoma podpisami) dokumentem i zapewnić pełną przejrzystość. Skoro druga strona tą wersją nie dysponuje, lecz tylko Pan, to aby uniknąć wątpliwości, sugeruję:

• załączyć wyjaśnienie (np. w formie pisemnego oświadczenia), że drugi podpis został złożony wyłącznie dla celów formalnych (czytelność koloru) i że druga strona tej wersji nie posiada;
• a jeszcze bezpieczniej – nie przedstawiać dokumentu w wersji z dwoma podpisami jako egzemplarza podpisanego pierwotnie w tej postaci, lecz wyłącznie pierwszą wersję, którą posiadają obie strony.

Podpis powinien być bowiem z dnia umowy, bo wszelkie zmiany czynione tylko przez jedną ze stron nie są formalnie wiążące. Sama nazwa wskazuje: aneks = akceptacja dwóch stron i posiadanie identycznej wersji przez obie strony.

Samowolne zmiany na swojej wersji nie są wiążące i zawsze istnieje ryzyko zarzutów w przypadku wprowadzania takiego dokumentu do obiegu i posługiwania się nim jak oryginałem.

Bezpieczniej jest po prostu aneksować aneks jeszcze raz, podpisać kolorem, jaki urząd bez wątpliwości akceptuje, i posługiwać się wersją, którą mają obie strony.

Kopia też dowód, ale nie zawsze wystarczy

W relacjach prywatnych strony często uznają kopie za wystarczające, o ile obie dysponują identyczną wersją dokumentu. Kopia jest również dowodem w postępowaniu cywilnym, ale jej wartość dowodowa może być niższa niż oryginału – i organ (w tym sąd) ma prawo żądać okazania oryginału.

Zgodnie z zasadą równorzędności stron, jeśli posługuje się Pan kopią, strona przeciwna również powinna mieć identyczny egzemplarz (czyli kopię tego samego dokumentu podpisanego w tym samym dniu). Można zatem posługiwać się kopią z pierwszym podpisem, o ile druga strona również ją posiada.

Dlaczego oryginał może być potrzebny?

W kontekście obrotu prawnego i obowiązków wynikających np. z umowy najmu posiadanie oryginału aneksu może być istotne m.in. dla:

• ewidencji księgowej (zwłaszcza gdy najem jest ze spółką lub przedsiębiorcą),
• kontroli skarbowej,
• sporów sądowych (np. o zakres najmu lub wysokość opłat).

Brak oryginału może być negatywnie oceniony. Należy dołożyć wszelkich starań, aby zachować oryginał aneksu.

Jeśli dysponuje Pan jedynie kopią – wskazane jest sporządzenie poświadczonej kopii (np. przez notariusza) lub odtworzenie dokumentu w trybie uzgodnienia z drugą stroną.

Kolor nie ma znaczenia — prawo stoi po stronie rozsądku

Zalecam wszędzie posługiwać się wersją pierwotną i wskazywać, że żaden przepis nie nakazuje, jakiego koloru długopisu należy używać. Proszę pamiętać, że oryginał może zawsze okazać druga strona na żądanie organu.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny - Dz.U. 1997 nr 88 poz. 553
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93