Praca w służbie cywilnej a własna działalność gospodarcza

Dodatkowe zatrudnienie a służba cywilna

Na aktualnym stanie prawnym nie ma jednej prostej zasady, że każda osoba zatrudniona w służbie cywilnej musi zlikwidować firmę. Punktem wyjścia jest art. 80 ustawy o służbie cywilnej. Zgodnie z tym przepisem członek korpusu służby cywilnej nie może podejmować dodatkowego zatrudnienia bez pisemnej zgody dyrektora generalnego urzędu ani wykonywać czynności lub zajęć sprzecznych z obowiązkami wynikającymi z ustawy albo podważających zaufanie do służby cywilnej.

Trzeba odróżnić dodatkowe zatrudnienie od prowadzenia własnej działalności. Dodatkowe zatrudnienie to co do zasady druga umowa o pracę. Jednoosobowa działalność gospodarcza nie jest zatrudnieniem, ale może być zajęciem zarobkowym albo aktywnością podważającą zaufanie do służby cywilnej, zwłaszcza gdy dotyczy branży nadzorowanej przez urząd, podmiotów obsługiwanych przez urząd albo spraw, w których pracownik ma dostęp do informacji niepublicznych.

Inaczej wygląda sytuacja urzędnika służby cywilnej zatrudnionego na podstawie mianowania oraz osoby zajmującej wyższe stanowisko w służbie cywilnej. Te osoby nie mogą podejmować zajęć zarobkowych bez pisemnej zgody dyrektora generalnego urzędu. Jeżeli chodzi o dyrektora generalnego urzędu, zgody udziela Szef Służby Cywilnej, a do wniosku dołącza się pisemną opinię kierownika urzędu.

Kiedy ustawa antykorupcyjna zakazuje prowadzenia firmy?

Drugim ważnym aktem prawnym jest ustawa o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne. Nie obejmuje ona automatycznie każdego pracownika administracji, ale obejmuje między innymi wskazane w ustawie osoby zajmujące stanowiska kierownicze w urzędach państwowych, w tym członków korpusu służby cywilnej, osoby na stanowiskach równorzędnych pod względem płacowym, a także określonych członków korpusu służby cywilnej zatrudnionych w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw finansów publicznych oraz w jednostkach organizacyjnych Krajowej Administracji Skarbowej.

Osoby objęte tą ustawą nie mogą w okresie zajmowania stanowiska prowadzić działalności gospodarczej na własny rachunek ani wspólnie z innymi osobami. Nie mogą także zarządzać taką działalnością, być przedstawicielem ani pełnomocnikiem w jej prowadzeniu. Ustawa przewiduje wyjątek dla działalności wytwórczej w rolnictwie w zakresie produkcji roślinnej i zwierzęcej, w formie i zakresie gospodarstwa rodzinnego, oraz odrębny wyjątek dotyczący pełnienia funkcji członka zarządu na podstawie szczególnej umowy o świadczenie usług zarządzania.

Jeżeli kandydat ma objąć stanowisko objęte ustawą antykorupcyjną, nie wystarczy zwykłe zapewnienie, że firma nie koliduje z obowiązkami. Trzeba faktycznie zaprzestać prowadzenia działalności. W praktyce najczęściej oznacza to co najmniej zawieszenie działalności w CEIDG, a w niektórych stanach faktycznych także uporządkowanie pełnomocnictw, zawartych umów, strony internetowej, wystawiania faktur i kontaktów z klientami.

Naruszenie zakazów z ustawy antykorupcyjnej może być traktowane jako przewinienie służbowe, skutkować odpowiedzialnością dyscyplinarną albo stanowić podstawę do rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika. Dlatego przy stanowiskach objętych tymi przepisami nie warto opierać się wyłącznie na ustnych informacjach z rekrutacji.

Czy wystarczy zawiesić działalność gospodarczą?

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej wpisanej do CEIDG samo wykreślenie firmy nie zawsze jest konieczne. Prawo przedsiębiorców pozwala przedsiębiorcy wpisanemu do CEIDG zawiesić wykonywanie działalności na czas nieokreślony albo określony, ale nie krótszy niż 30 dni. Zawieszenie następuje na wniosek przedsiębiorcy i zaczyna się od dnia wskazanego we wniosku.

Co do zasady z zawieszenia może skorzystać przedsiębiorca niezatrudniający pracowników. Wyjątek dotyczy między innymi sytuacji, w której przedsiębiorca zatrudnia wyłącznie pracowników przebywających na urlopach wskazanych w Prawie przedsiębiorców, np. macierzyńskim, rodzicielskim, wychowawczym albo opiekuńczym, i osoby te nie łączą urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u tego pracodawcy.

W czasie zawieszenia przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej ani osiągać bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Może natomiast wykonywać czynności potrzebne do zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, przyjmować należności powstałe przed zawieszeniem, regulować wcześniejsze zobowiązania, zbywać środki trwałe, uczestniczyć w postępowaniach dotyczących wcześniejszej działalności i wykonywać obowiązki nakazane przepisami prawa.

To oznacza, że zawieszenie firmy może być wystarczające tylko wtedy, gdy jest realne. Nie powinno się w tym czasie przyjmować nowych zleceń, świadczyć usług, reklamować bieżącej obsługi, wystawiać faktur za nowe czynności ani pozostawiać pełnomocnika, który faktycznie prowadzi działalność za przedsiębiorcę. Jeżeli przedsiębiorca ma zawarte umowy stałej obsługi, powinien je rozwiązać, wypowiedzieć albo co najmniej skutecznie wstrzymać ich wykonywanie przed objęciem stanowiska.

Warto też pamiętać, że zawieszenie nie znosi wpisu w CEIDG. Dla wielu urzędów sam wpis nie przesądza o prowadzeniu działalności, ale może wymagać wyjaśnienia. Dlatego najlepiej przed rozpoczęciem pracy przedstawić wydruk z CEIDG potwierdzający zawieszenie oraz krótkie oświadczenie, że działalność nie jest wykonywana i nie będzie wykonywana w okresie zatrudnienia na stanowisku objętym ograniczeniami.

Objęcie stanowiska w służbie cywilnej a zamknięcie albo zawieszenie firmy

Jeżeli osoba obejmuje zwykłe stanowisko pracownika służby cywilnej i nie jest objęta ustawą antykorupcyjną, zasadnicze pytanie brzmi, czy działalność gospodarcza będzie sprzeczna z obowiązkami pracownika albo podważy zaufanie do służby cywilnej. Problem może powstać zwłaszcza przy usługach doradczych, księgowych, prawnych, szkoleniowych, pośrednictwie, działalności dla podmiotów kontrolowanych przez urząd albo przy współpracy z kontrahentami, którzy mają sprawy w tym urzędzie.

Jeżeli osoba jest urzędnikiem służby cywilnej, zajmuje wyższe stanowisko albo urząd stosuje procedurę zgłaszania działalności ubocznej, bezpiecznym rozwiązaniem jest złożenie pisemnego wniosku o zgodę lub pisemnego zawiadomienia jeszcze przed rozpoczęciem pracy. W piśmie warto wskazać, czy działalność jest aktywna czy zawieszona, jaki ma kod PKD, czy są zawarte aktywne umowy, czy występują klienci powiązani z zakresem działania urzędu oraz czy działalność będzie przynosiła bieżące przychody.

Jeżeli działalność ma zostać zawieszona, warto zrobić to przed dniem objęcia stanowiska, a nie dopiero po rozpoczęciu pracy. W sytuacjach objętych ustawą antykorupcyjną zawieszenie powinno być połączone z faktycznym zaprzestaniem czynności gospodarczych. Samo kliknięcie w CEIDG nie wystarczy, jeżeli po tej dacie przedsiębiorca nadal przyjmuje klientów i wykonuje usługi.

Kiedy zawieszenie może nie wystarczyć?

Zawieszenie działalności może nie rozwiązać problemu, jeżeli mimo zawieszenia przedsiębiorca faktycznie wykonuje działalność, zarządza działalnością innej osoby, działa jako pełnomocnik w prowadzeniu firmy albo zachowuje aktywny wpływ na obsługę klientów. Ryzyko powstaje również wtedy, gdy działalność dotyczy spraw, w których urząd prowadzi kontrole, wydaje decyzje, przyznaje środki publiczne albo ma dostęp do informacji, które mogłyby zostać wykorzystane w działalności prywatnej.

Osobno należy ocenić sytuację wspólnika spółki cywilnej. Prawo przedsiębiorców przewiduje, że w przypadku wykonywania działalności w spółce cywilnej zawieszenie jest skuteczne pod warunkiem jej zawieszenia przez wszystkich wspólników. Jeżeli tylko jeden wspólnik chce zaprzestać aktywności, trzeba sprawdzić, czy możliwe jest zakończenie jego udziału w spółce albo odpowiednia zmiana umowy.

W spółkach prawa handlowego problemem może być nie tylko sama działalność, ale też pełnienie funkcji w zarządzie, radzie nadzorczej, komisji rewizyjnej, posiadanie udziałów przekraczających ustawowy próg albo wykonywanie pracy w spółce, która może wywoływać podejrzenie stronniczości lub interesowności. Te kwestie należy oceniać osobno, bo ustawa antykorupcyjna zawiera kilka niezależnych zakazów.

FAQ

Czy pracownik służby cywilnej może mieć własną firmę?

Tak, ale nie zawsze. Zależy to od stanowiska, statusu pracownika, rodzaju działalności i ewentualnego objęcia ustawą antykorupcyjną. Zwykły pracownik służby cywilnej nie ma automatycznego zakazu posiadania firmy, ale nie może wykonywać czynności sprzecznych z obowiązkami ani podważających zaufanie do służby cywilnej.

Czy trzeba zlikwidować działalność przed rozpoczęciem pracy w służbie cywilnej?

Nie zawsze. Jeżeli problemem jest samo prowadzenie działalności, często wystarczające może być jej skuteczne zawieszenie i faktyczne zaprzestanie wykonywania usług. Likwidacja może być potrzebna wtedy, gdy wymaga tego konkretny stan faktyczny, odrębne przepisy albo urząd wskazuje, że samo zawieszenie nie usuwa konfliktu interesów.

Czy zawieszona firma nadal jest działalnością gospodarczą?

Wpis w CEIDG nadal istnieje, ale przedsiębiorca w okresie zawieszenia nie może wykonywać działalności i osiągać bieżących przychodów z tej działalności. Może wykonywać tylko czynności dopuszczone przez Prawo przedsiębiorców, na przykład przyjmować wcześniejsze należności, regulować dawne zobowiązania albo zabezpieczać źródło przychodów.

Kiedy potrzebna jest zgoda dyrektora generalnego urzędu?

Członek korpusu służby cywilnej potrzebuje pisemnej zgody na dodatkowe zatrudnienie. Urzędnik służby cywilnej oraz osoba zajmująca wyższe stanowisko w służbie cywilnej potrzebuje pisemnej zgody także na zajęcia zarobkowe. W praktyce warto uzyskać pisemne stanowisko również wtedy, gdy działalność gospodarcza może być oceniona jako konflikt interesów.

Czy urząd może odmówić zgody na dodatkową działalność?

Tak. Jeżeli dodatkowa aktywność koliduje z obowiązkami, może wpływać na bezstronność, rodzi podejrzenie interesowności albo podważa zaufanie do służby cywilnej, urząd może odmówić zgody albo oczekiwać zakończenia lub zawieszenia tej aktywności.

Czy działalność nierejestrowa jest bezpieczniejsza niż firma?

Niekoniecznie. Działalność nierejestrowa może nie być działalnością gospodarczą w rozumieniu Prawa przedsiębiorców, ale nadal może być zajęciem zarobkowym albo aktywnością sprzeczną z obowiązkami członka korpusu służby cywilnej. Trzeba ją ocenić tak samo jak inne formy dodatkowego zarobkowania.

Podsumowanie

Jeżeli planuje Pan objęcie stanowiska w służbie cywilnej i prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, najpierw trzeba ustalić, czy stanowisko jest objęte ustawą antykorupcyjną oraz czy będzie Pan zwykłym pracownikiem służby cywilnej, urzędnikiem służby cywilnej czy osobą zajmującą wyższe stanowisko. Od tego zależy, czy wystarczy brak konfliktu interesów, czy potrzebna będzie pisemna zgoda, czy też obowiązuje zakaz prowadzenia działalności.

W typowej jednoosobowej działalności wpisanej do CEIDG zawieszenie firmy może być wystarczające, jeżeli po zawieszeniu nie wykonuje Pan usług, nie przyjmuje nowych zleceń i nie osiąga bieżących przychodów z działalności. W sprawach granicznych warto wystąpić do urzędu z pisemnym pytaniem albo wnioskiem o zgodę, zamiast opierać się na nieformalnej rozmowie.

Jeżeli chodzi o szerszy problem zgody pracodawcy na dodatkową działalność, znaczenie ma nie tylko sama forma zarobkowania, ale także zakres obowiązków, ryzyko konfliktu interesów i wewnętrzne procedury danego pracodawcy.

Źródła

• Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej, w szczególności art. 78-80, t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 590.
• Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne, w szczególności art. 2, art. 4 i art. 5, t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 499 ze zm.
• Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców, w szczególności art. 22-25, t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1480 ze zm.