Pozbawienie dodatku funkcyjnego pracownika przed emeryturą

Czy można odebrać dodatek funkcyjny pracownikowi szkoły?

W przypadku publicznej szkoły prowadzonej przez jednostkę samorządu terytorialnego pracownicy administracji i obsługi są najczęściej zatrudniani jako pracownicy samorządowi. Wtedy podstawowe znaczenie ma ustawa o pracownikach samorządowych, zgodnie z którą pracownik samorządowy może mieć przyznany dodatek funkcyjny. Szczegółowe zasady jego przyznawania i wypłacania powinny wynikać z regulaminu wynagradzania oraz dokumentów płacowych pracownika.

Dodatek funkcyjny nie jest dodatkiem bezwzględnie należnym każdemu pracownikowi. Jeżeli jednak został przyznany konkretnej osobie i jest wypłacany w związku z pełnieniem funkcji kierownika administracyjnego, to w praktyce stanowi element jej warunków wynagradzania. Odebranie dodatku albo obniżenie jego wysokości jest więc zmianą na niekorzyść pracownika, jeżeli nie wynika automatycznie z utraty funkcji na podstawie przepisów wewnętrznych i dotychczasowych warunków zatrudnienia.

Najpierw należy sprawdzić trzy dokumenty: umowę o pracę albo ostatni angaż, zakres czynności oraz regulamin wynagradzania obowiązujący w szkole lub jednostce prowadzącej. Jeżeli z tych dokumentów wynika, że dodatek przysługuje za pełnienie określonej funkcji, a pracodawca chce tę funkcję odebrać lub istotnie ograniczyć, zwykle nie wystarczy jednostronna informacja o zmianie.

Porozumienie zmieniające czy wypowiedzenie zmieniające?

Jeżeli pracownik zgadza się na odebranie funkcji, zmianę zakresu obowiązków i nową strukturę wynagrodzenia, najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest porozumienie zmieniające. Powinno ono jasno wskazywać datę zmiany, nowe stanowisko lub funkcję, nowy zakres obowiązków, składniki wynagrodzenia oraz sposób zrekompensowania ewentualnej różnicy.

Jeżeli pracownik nie wyraża zgody, pracodawca zasadniczo musi zastosować wypowiedzenie zmieniające. Zgodnie z art. 42 Kodeksu pracy przepisy o wypowiedzeniu umowy o pracę stosuje się odpowiednio do wypowiedzenia warunków pracy i płacy. Pismo powinno proponować nowe warunki, zawierać wymagane pouczenia, a w razie potrzeby także wskazywać rzeczywistą i konkretną przyczynę zmiany.

Odmowa przyjęcia zaproponowanych warunków powoduje co do zasady rozwiązanie umowy z upływem okresu wypowiedzenia. Jeżeli pracodawca nie pouczy pracownika o terminie na odmowę, pracownik może odmówić aż do końca okresu wypowiedzenia. Dlatego przy osobie chronionej przed emeryturą błędne zastosowanie tej procedury może prowadzić do poważnego sporu przed sądem pracy.

Nie każda korekta zakresu czynności wymaga wypowiedzenia zmieniającego. Pracodawca może doprecyzować obowiązki albo przesunąć zadania mieszczące się w ustalonym rodzaju pracy. Granica zostaje przekroczona wtedy, gdy zmiana faktycznie odbiera funkcję kierowniczą, zmienia istotę stanowiska, obniża wynagrodzenie albo nakłada obowiązki wykraczające poza umówiony rodzaj pracy.

Ochrona przedemerytalna a zmiana dodatku funkcyjnego

Jeżeli pracownikowi brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, a okres zatrudnienia umożliwia mu uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku, działa przedemerytalna ochrona z art. 39 Kodeksu pracy. Ponieważ art. 42 Kodeksu pracy każe stosować przepisy o wypowiedzeniu także do wypowiedzenia warunków pracy i płacy, ochrona ta obejmuje również niekorzystne wypowiedzenie zmieniające.

W praktyce oznacza to, że pracodawca nie może swobodnie odebrać dodatku funkcyjnego pracownikowi chronionemu tylko dlatego, że chce inaczej podzielić zadania w szkole. Jeżeli pracownik nie podpisze porozumienia, wypowiedzenie zmieniające będzie dopuszczalne tylko wtedy, gdy zachodzi ustawowy wyjątek.

Najważniejsze wyjątki wynikają z art. 43 Kodeksu pracy. Pracodawca może wypowiedzieć warunki pracy lub płacy osobie chronionej, jeżeli stało się to konieczne z powodu wprowadzenia nowych zasad wynagradzania dotyczących ogółu pracowników albo grupy, do której pracownik należy, albo z powodu stwierdzonej orzeczeniem lekarskim utraty zdolności do dotychczasowej pracy bądź niezawinionej utraty uprawnień koniecznych do jej wykonywania.

Osobne zasady mogą mieć znaczenie przy zwolnieniach z przyczyn niedotyczących pracowników, jeżeli pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników. W takim trybie ustawa dopuszcza wobec osób szczególnie chronionych przede wszystkim wypowiedzenie warunków pracy i płacy, a przy obniżeniu wynagrodzenia przewiduje dodatek wyrównawczy na zasadach zależnych od zastosowanego trybu.

Czy można zrekompensować odebrany dodatek innym składnikiem wynagrodzenia?

Zastąpienie dodatku funkcyjnego innym składnikiem wynagrodzenia bywa możliwe, ale nie rozwiązuje automatycznie problemu formalnego. Jeżeli pracownik ma nadal otrzymywać tę samą kwotę miesięcznie, ryzyko sporu o obniżenie wynagrodzenia jest mniejsze. Nadal jednak może dojść do zmiany warunków płacy, bo zmienia się struktura wynagrodzenia oraz podstawa wypłaty poszczególnych składników.

Jeżeli razem z odebraniem dodatku zmienia się zakres obowiązków, funkcja albo odpowiedzialność pracownika, należy ocenić, czy mamy do czynienia ze zmianą istotnych warunków pracy. Przykładowo, odebranie zadań kierownika administracyjnego i pozostawienie pracownika na zwykłym stanowisku administracyjnym zwykle wymaga formalnej zmiany warunków zatrudnienia.

Najbezpieczniejsze rozwiązanie to opisanie całego pakietu zmian w jednym dokumencie: jakie obowiązki zostają, jakie odpadają, jaki składnik wynagrodzenia zastępuje dodatek funkcyjny i od kiedy nowe warunki obowiązują. Przy pracowniku chronionym przed emeryturą taki dokument powinien mieć przede wszystkim formę porozumienia, o ile nie zachodzi ustawowy wyjątek pozwalający na wypowiedzenie zmieniające.

Reorganizacja stanowiska kierownika administracyjnego

Reorganizacja szkoły może uzasadniać zmianę zakresu obowiązków, ale nie jest automatycznym uprawnieniem do odebrania dodatku funkcyjnego osobie chronionej. Trzeba wykazać, że zmiana jest rzeczywista, celowa i dotyczy stanowiska albo grupy stanowisk, a nie jest jedynie pretekstem do pogorszenia sytuacji konkretnego pracownika.

Jeżeli stanowisko kierownika administracyjnego nadal istnieje, lecz pracodawca chce tylko odebrać dodatek jednej osobie, ryzyko sporu jest wysokie. Inaczej wygląda sytuacja, gdy faktycznie likwiduje się funkcję, łączy zadania, zmienia regulamin organizacyjny albo wprowadza nowe zasady wynagradzania dla całej grupy pracowników administracji.

W przypadku likwidacji stanowiska lub głębszej reorganizacji należy dodatkowo sprawdzić, czy nie mają zastosowania przepisy o zwolnieniach z przyczyn niedotyczących pracowników. Wtedy znaczenie mają m.in. liczba zatrudnionych pracowników, skala zmian, konsultacje ze związkami zawodowymi albo przedstawicielami pracowników oraz ewentualny obowiązek wypłaty dodatku wyrównawczego.

Jak bezpiecznie przeprowadzić zmianę?

Pracodawca powinien zacząć od ustalenia, czy pracownik rzeczywiście jest objęty ochroną przedemerytalną. Nie wystarczy sam wiek. Trzeba jeszcze sprawdzić, czy okres zatrudnienia umożliwia uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem wieku emerytalnego.

Następnie należy ocenić podstawę dodatku funkcyjnego. Jeżeli dodatek wynika z regulaminu wynagradzania i dokumentu przyznającego dodatek za pełnienie funkcji, trzeba rozstrzygnąć, czy funkcja faktycznie ma zostać odebrana. Jeżeli dodatek został wpisany jako stały składnik wynagrodzenia w umowie lub angażu, jego usunięcie wymaga szczególnej ostrożności.

Przy braku zgody pracownika chronionego najpierw należy sprawdzić, czy zachodzi jeden z wyjątków przewidzianych w Kodeksie pracy lub w ustawie o zwolnieniach z przyczyn niedotyczących pracowników. Jeżeli takiego wyjątku nie ma, jednostronne odebranie dodatku funkcyjnego będzie co do zasady wadliwe.

FAQ

Czy dodatek funkcyjny można odebrać bez zgody pracownika?

Co do zasady nie, jeżeli dodatek został przyznany jako element warunków wynagrodzenia. Wtedy potrzebne jest porozumienie zmieniające albo wypowiedzenie zmieniające, chyba że z dokumentów jasno wynika, że dodatek przysługuje wyłącznie przez czas pełnienia funkcji, a funkcja ustała zgodnie z prawem i bez zmiany istotnych warunków zatrudnienia.

Czy pracownik przed emeryturą może dostać wypowiedzenie zmieniające?

Może tylko w wyjątkowych sytuacjach przewidzianych w przepisach. Ochrona przedemerytalna obejmuje także wypowiedzenie warunków pracy i płacy. Wyjątkiem mogą być m.in. nowe zasady wynagradzania dla całej grupy pracowników, utrata zdolności lub uprawnień do pracy albo szczególne przypadki zmian z przyczyn niedotyczących pracownika.

Czy samo wyrównanie wynagrodzenia innym dodatkiem wystarczy?

Nie zawsze. Jeżeli pracownik ma otrzymywać taką samą kwotę, zmniejsza się ryzyko zarzutu obniżenia wynagrodzenia, ale nadal może dojść do zmiany struktury płacy i zakresu odpowiedzialności. Dlatego zmianę należy ująć w porozumieniu albo w prawidłowo przygotowanym wypowiedzeniu zmieniającym, jeżeli jest ono dopuszczalne.

Czy można zmienić zakres obowiązków bez wypowiedzenia?

Tak, ale tylko wtedy, gdy zmiana mieści się w dotychczasowym rodzaju pracy, odpowiada kwalifikacjom pracownika i nie pogarsza istotnych warunków zatrudnienia. Odebranie funkcji kierowniczej, obniżenie odpowiedzialności połączone z odebraniem dodatku albo przesunięcie na inny typ stanowiska zwykle wymaga formalnej zmiany warunków pracy.

Co grozi pracodawcy za wadliwe odebranie dodatku?

Pracownik może kwestionować zmianę przed sądem pracy, żądać przywrócenia poprzednich warunków, wyrównania wynagrodzenia albo odszkodowania. Przy pracowniku objętym szczególną ochroną ryzyko przegrania sporu jest większe, jeżeli pracodawca nie wykaże ustawowej podstawy zmiany.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - art. 39, art. 41¹, art. 42 i art. 43.
• Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych - art. 36 i art. 39.
• Ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników - art. 5 i art. 10.