Wynagrodzenie urlopowe przy nadgodzinach i 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym

Czy pracodawca może odejść od średniej z 3 miesięcy?

Co do zasady nie dowolnie. Zasady liczenia wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy wynikają z art. 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy oraz z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Z art. 172 Kodeksu pracy wynika, że za czas urlopu pracownikowi przysługuje takie wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Przepis dodaje, że zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a w razie znacznych wahań – z okresu do 12 miesięcy.

Oznacza to, że sama zmiana wewnętrznej praktyki firmy nie może prowadzić do pominięcia składników, które zgodnie z przepisami powinny wejść do podstawy urlopowej. Jednocześnie nie każda wypłata związana z nadgodzinami musi być uwzględniana od razu.

12-miesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy – co to zmienia?

Standardowo czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym – tak stanowi art. 129 § 1 Kodeksu pracy. Z kolei art. 129 § 2 Kodeksu pracy dopuszcza przedłużenie okresu rozliczeniowego, nie więcej niż do 12 miesięcy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi, technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy, z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i ochrony zdrowia pracowników.

W praktyce oznacza to, że w jednych miesiącach pracownik może pracować więcej godzin, a w innych mniej, bez automatycznego powstania nadgodzin średniotygodniowych. Dopiero po zamknięciu całego okresu rozliczeniowego można ostatecznie ocenić, czy doszło do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, o której mowa w art. 151 § 1 Kodeksu pracy.

To właśnie dlatego część składników związanych z nadgodzinami jest znana i wypłacana na bieżąco, a część dopiero po zakończeniu całego okresu rozliczeniowego.

Jakie składniki wchodzą do wynagrodzenia urlopowego?

Najpierw trzeba odróżnić składniki stałe od zmiennych.

Zgodnie z § 7 rozporządzenia urlopowego składniki wynagrodzenia określone w stałej stawce miesięcznej uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu korzystania z urlopu. Chodzi np. o pensję zasadniczą określoną miesięcznie.

Natomiast zgodnie z § 8 ust. 1 rozporządzenia urlopowego składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, z wyjątkiem składników wskazanych w przepisach wyłączających, uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w przeciętnej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Jeżeli składniki te znacznie się wahają, stosuje się § 8 ust. 2 rozporządzenia urlopowego, który pozwala przyjąć okres nieprzekraczający 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

W praktyce do zmiennych składników mogą należeć m.in. dodatki za pracę nadliczbową dobową, prowizje czy niektóre składniki akordowe. Jeżeli w zakładzie występuje nauczyciel, sposób liczenia niektórych składników może wynikać z odrębnych regulacji dla tej grupy zawodowej.

Czy nadgodziny wlicza się do średniej urlopowej?

Tak, ale nie wszystkie i nie zawsze w ten sam sposób.

Jeżeli pracownik otrzymuje składniki zmienne należne za okresy nie dłuższe niż miesiąc, to co do zasady wchodzą one do podstawy wynagrodzenia urlopowego. Dotyczy to przede wszystkim takich elementów, które są ustalane i wypłacane miesięcznie.

W przypadku nadgodzin trzeba rozdzielić:

• wynagrodzenie i dodatki za nadgodziny dobowe – jeśli są ustalane i wypłacane za dany miesiąc, zwykle stanowią zmienny składnik miesięczny i powinny być objęte średnią urlopową zgodnie z § 8 ust. 1 rozporządzenia urlopowego;
• dodatki za przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy – przy długim okresie rozliczeniowym ich istnienie i wysokość ustala się zasadniczo dopiero po zakończeniu tego okresu, więc nie są typowym składnikiem miesięcznym.

To rozróżnienie jest kluczowe przy ocenie, czy wyliczenie pracodawcy jest prawidłowe.

Składniki wypłacane po zakończeniu okresu rozliczeniowego

Zgodnie z § 12 rozporządzenia urlopowego składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc wypłaca się w przyjętych terminach wypłaty tych składników, a okres urlopu traktuje się na równi z okresem wykonywania pracy.

Jeżeli więc w firmie część należności związanych z czasem pracy jest rozliczana dopiero po upływie 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego, to taka wypłata co do zasady nie wchodzi do średniej urlopowej z 3 miesięcy. Nie oznacza to jednak, że pracownik traci do niej prawo – po prostu nie jest ona doliczana przy obliczaniu wynagrodzenia za sam urlop, tylko wypłacana później według zasad obowiązujących dla tego składnika.

To właśnie odróżnia składniki miesięczne od składników należnych za okres dłuższy niż miesiąc.

Czy w opisanej sytuacji stawka tylko „za dzień urlopu” może być zaniżona?

Może być zaniżona, jeżeli pracodawca pomija składniki zmienne, które zgodnie z przepisami powinny wejść do podstawy urlopowej. Sama okoliczność, że firma stosuje 12-miesięczny okres rozliczeniowy, nie uzasadnia jeszcze wyłączenia wszystkich nadgodzin z wynagrodzenia urlopowego.

Jeżeli pracownik w miesiącach poprzedzających urlop regularnie otrzymywał miesięcznie wypłacane składniki za nadgodziny dobowe lub inne zmienne elementy płacy, to co do zasady powinny one zostać uwzględnione zgodnie z art. 172 Kodeksu pracy oraz § 8 ust. 1–2 rozporządzenia urlopowego.

Inaczej należy ocenić składniki, które są należne dopiero po zakończeniu całego okresu rozliczeniowego, bo wtedy zastosowanie ma § 12 rozporządzenia urlopowego.

Odpowiedź zależy więc od konkretnego stanu faktycznego: jak dokładnie opisano składniki w regulaminie wynagradzania, kiedy stają się wymagalne i kiedy są rzeczywiście wypłacane.

Jak sprawdzić, czy wyliczenie pracodawcy jest prawidłowe?

Warto porównać dokumenty i dane z kilku miesięcy przed urlopem. Najlepiej sprawdzić:

• umowę o pracę i ewentualny aneks dotyczący wynagrodzenia,
• regulamin wynagradzania lub układ zbiorowy,
• regulamin pracy albo zasady rozliczania czasu pracy,
• harmonogramy czasu pracy,
• ewidencję czasu pracy,
• paski płacowe z 3 lub 12 miesięcy przed urlopem.

Jeżeli z dokumentów wynika, że określony składnik był wypłacany co miesiąc i przysługiwał za okres nie dłuższy niż miesiąc, pracodawca powinien co do zasady ująć go przy liczeniu urlopu. Przy zagadnieniu „Średnia urlopowa” pomocne może być też porównanie zasad, według których ustala się ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

Co może zrobić pracownik, gdy ma wątpliwości?

Pracownik może:

• zwrócić się do pracodawcy lub działu kadr o pisemne wyjaśnienie sposobu obliczenia wynagrodzenia urlopowego,
• zażądać wglądu do ewidencji czasu pracy i sposobu rozliczenia składników zmiennych,
• wystąpić z roszczeniem o wyrównanie wynagrodzenia, jeśli doszło do zaniżenia,
• złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy, która może skontrolować prawidłowość stosowania przepisów o wynagrodzeniu,
• dochodzić należności przed sądem pracy.

Roszczenia ze stosunku pracy co do zasady przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne – zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy.

Podsumowanie

W opisanym modelu pracy prawidłowe jest to, że składniki należne dopiero po zakończeniu 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego nie muszą być ujmowane w średniej urlopowej. Nieprawidłowe może być natomiast pomijanie miesięcznie wypłacanych zmiennych składników wynagrodzenia, jeśli przysługiwały za okres nie dłuższy niż miesiąc.

Dlatego ocena, czy wynagrodzenie za dzień urlopu zostało policzone zgodnie z prawem, wymaga sprawdzenia, jakie dokładnie składniki były wypłacane co miesiąc, a jakie dopiero po zamknięciu całego okresu rozliczeniowego.

FAQ

Czy wynagrodzenie za urlop zawsze liczy się ze średniej z 3 miesięcy?

Nie. Średnia z 3 miesięcy dotyczy zmiennych składników wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc. Stałe składniki miesięczne przyjmuje się w wysokości należnej w miesiącu urlopu, a przy dużych wahaniach składników zmiennych można sięgnąć do 12 miesięcy.

Czy wszystkie nadgodziny wchodzą do podstawy urlopowej?

Nie. Co do zasady wchodzą te składniki, które są zmienne i przysługują za okres nie dłuższy niż miesiąc. Składniki ustalane i wypłacane dopiero po zakończeniu dłuższego okresu rozliczeniowego rozlicza się odrębnie.

Czy pracodawca może przyjąć tylko stawkę zasadniczą i pominąć dodatki miesięczne?

Nie, jeśli dodatki mają charakter zmiennych składników wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż miesiąc i nie są wyłączone przez przepisy. Wtedy powinny być uwzględnione w podstawie wynagrodzenia urlopowego.

Czy można żądać wyrównania zaniżonego wynagrodzenia urlopowego?

Tak. Jeżeli wynagrodzenie urlopowe zostało obliczone nieprawidłowo, pracownik może żądać wyrównania od pracodawcy, a w razie sporu dochodzić roszczenia przed sądem pracy. Co do zasady obowiązuje 3-letni termin przedawnienia.

Źródła

• art. 129 § 1–2, art. 151 § 1, art. 172, art. 291 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 277)
• § 7, § 8 ust. 1–2, § 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (t.j. Dz.U. z 1997 r. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.)