Urlop na obronę pracy licencjackiej – szkoleniowy czy okolicznościowy?

Czy obrona pracy licencjackiej daje prawo do urlopu okolicznościowego?

Nie. Obrona pracy licencjackiej nie jest zdarzeniem, z którym przepisy wiążą prawo do urlopu okolicznościowego. Urlop okolicznościowy dotyczy przede wszystkim określonych zdarzeń rodzinnych i osobistych, takich jak ślub, urodzenie dziecka albo śmierć osoby bliskiej. Dlatego przy obronie pracy dyplomowej należy ocenić nie urlop okolicznościowy, lecz urlop szkoleniowy albo inne formy usprawiedliwionej nieobecności.

W praktyce te pojęcia bywają mylone. Jeżeli chcesz porównać zasady dotyczące innego rodzaju zwolnienia od pracy, zobacz także opracowanie o tym, kiedy przysługuje urlop okolicznościowy.

Kiedy przysługuje urlop szkoleniowy na obronę pracy licencjackiej?

Zgodnie z art. 103¹ Kodeksu pracy podnoszeniem kwalifikacji zawodowych jest zdobywanie albo uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Dopiero spełnienie tego warunku otwiera drogę do uprawnień przewidzianych w Kodeksie pracy.

Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługują przede wszystkim:

1. urlop szkoleniowy,
2. zwolnienie z całości albo części dnia pracy na czas niezbędny, aby punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.

Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas takiego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

W przypadku studiów licencjackich najważniejszy jest art. 103² Kodeksu pracy. Przewiduje on 21 dni urlopu szkoleniowego w ostatnim roku studiów na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego. Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy zgodnie z jego rozkładem czasu pracy.

Zgoda pracodawcy na studia – czy musi być pisemna?

Kodeks pracy nie wymaga wprost, aby sama zgoda pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji zawodowych zawsze miała formę pisemną. W praktyce jednak forma pisemna, e-mail, wniosek zaakceptowany przez przełożonego, skierowanie na studia, refundacja czesnego albo wcześniejsze udzielanie zwolnień na zajęcia są bardzo ważne dowodowo.

Sama ustna deklaracja pracodawcy może nie wystarczyć, jeżeli nowy pracodawca albo dział kadr zakwestionuje fakt zgody. W razie sporu trzeba wykazać, że pracodawca rzeczywiście zainicjował naukę albo ją zaakceptował jako podnoszenie kwalifikacji zawodowych, a nie jedynie wiedział o prywatnych studiach pracownika.

Znaczenie ma również to, czy studia pozostają w związku z pracą. Nie zawsze musi to być związek bardzo wąski, ale kwalifikacje powinny być przydatne w aktualnej albo przewidywanej pracy u danego pracodawcy. Podobne problemy pojawiają się przy ocenie, czy pracownik ma obowiązek uczestniczyć w określonych formach kształcenia albo szkoleniach w pracy.

Zmiana pracodawcy a prawo do urlopu szkoleniowego

Jeżeli doszło do przejścia zakładu pracy albo jego części na innego pracodawcę w rozumieniu art. 23¹ Kodeksu pracy, nowy pracodawca co do zasady wstępuje w prawa i obowiązki poprzedniego pracodawcy wynikające ze stosunku pracy. W takim przypadku warto powołać się na dokumenty potwierdzające wcześniejszą zgodę na studia, wnioski urlopowe, korespondencję z przełożonymi oraz ewentualną umowę szkoleniową.

Inaczej należy ocenić sytuację, w której pracownik po prostu rozwiązał poprzednią umowę i rozpoczął pracę u innego pracodawcy. Wtedy zgoda poprzedniego pracodawcy zasadniczo nie wiąże nowego pracodawcy. Nowy pracodawca może wyrazić własną zgodę na kontynuowanie nauki jako podnoszenie kwalifikacji zawodowych, ale jeżeli tego nie zrobi, pracownik nie uzyska z tego tytułu roszczenia o urlop szkoleniowy.

Przy zmianie pracy trzeba dodatkowo sprawdzić, czy nie istnieje umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych przewidująca zwrot kosztów szkolenia po odejściu z pracy. Taka umowa nie może być mniej korzystna dla pracownika niż przepisy Kodeksu pracy, a ewentualny obowiązek zwrotu kosztów dotyczy tylko świadczeń dodatkowych, np. czesnego, przejazdów, podręczników czy zakwaterowania.

Co zrobić, gdy nie ma zgody pracodawcy na studia?

Jeżeli pracownik uczy się z własnej inicjatywy i bez zgody pracodawcy, nie korzysta z ustawowego urlopu szkoleniowego. Może natomiast wnioskować o:

• urlop wypoczynkowy, jeżeli ma niewykorzystany wymiar urlopu i pracodawca udzieli go w danym terminie,
• urlop bezpłatny,
• zwolnienie z całości albo części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia.

W dwóch ostatnich przypadkach wymiar wolnego ustala się w porozumieniu między pracownikiem a pracodawcą. Pracodawca nie ma obowiązku automatycznie zaakceptować takiego wniosku, dlatego najlepiej złożyć go z wyprzedzeniem i dołączyć informację o terminie obrony.

Czy pracodawca może odmówić urlopu szkoleniowego?

Jeżeli pracownik spełnia warunki z art. 103¹ Kodeksu pracy, a obrona pracy dyplomowej przypada w ostatnim roku studiów, pracodawca nie powinien dowolnie odmawiać ustawowego urlopu szkoleniowego. Może natomiast oczekiwać złożenia wniosku i dokumentów potwierdzających termin egzaminu dyplomowego oraz status studiów.

Urlop szkoleniowy nie jest dodatkowym urlopem wypoczynkowym. Jest związany z konkretnym celem: przygotowaniem pracy dyplomowej oraz przygotowaniem się i przystąpieniem do egzaminu dyplomowego. Jeżeli pracownik wykorzystał już przysługujący wymiar 21 dni w ostatnim roku studiów, nie przysługuje mu kolejna pula wyłącznie z powodu zmiany terminu obrony.

Umowa szkoleniowa i obowiązek pozostawania w zatrudnieniu

Pracodawca może przyznać pracownikowi dodatkowe świadczenia związane z nauką, np. pokryć opłaty za studia, przejazdy, podręczniki lub zakwaterowanie. Jeżeli chce zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu nauki albo uregulować zwrot takich kosztów, powinien zawrzeć z pracownikiem pisemną umowę o podnoszenie kwalifikacji zawodowych.

Okres, w którym pracownik zobowiązuje się pozostać w zatrudnieniu po ukończeniu nauki, nie może przekroczyć 3 lat. Zwrot kosztów jest możliwy tylko w przypadkach określonych w Kodeksie pracy i w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu nauki albo w czasie jej trwania. Pracodawca nie może żądać zwrotu wynagrodzenia wypłaconego za urlop szkoleniowy lub ustawowe zwolnienie od pracy na zajęcia.

Podsumowanie

Na obronę pracy licencjackiej nie przysługuje urlop okolicznościowy. Jeżeli jednak studia stanowią podnoszenie kwalifikacji zawodowych z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą, pracownik może skorzystać z urlopu szkoleniowego. W ostatnim roku studiów wymiar tego urlopu wynosi 21 dni i obejmuje przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Najważniejsze w sporze z pracodawcą jest ustalenie, czy zgoda na studia została udzielona i czy można ją udowodnić. Przy zmianie pracodawcy trzeba dodatkowo sprawdzić, czy była to kontynuacja zatrudnienia w ramach przejścia zakładu pracy, czy zawarcie nowej umowy z zupełnie innym podmiotem. Jeżeli pracodawca finansował naukę, znaczenie może mieć także umowa lojalnościowa i zasady ewentualnego zwrotu kosztów.

FAQ

Czy obrona pracy licencjackiej jest podstawą do urlopu okolicznościowego?

Nie. Obrona pracy licencjackiej nie jest zdarzeniem objętym urlopem okolicznościowym. Można natomiast rozważyć urlop szkoleniowy, urlop wypoczynkowy, urlop bezpłatny albo niepłatne zwolnienie od pracy.

Ile dni urlopu szkoleniowego przysługuje na studiach?

W ostatnim roku studiów pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługuje 21 dni urlopu szkoleniowego na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Czy zgoda ustna pracodawcy wystarczy do urlopu szkoleniowego?

Przepisy nie wymagają wprost pisemnej formy samej zgody, ale zgoda ustna jest trudna do udowodnienia. Dla bezpieczeństwa warto mieć pisemną akceptację, e-mail, zaakceptowany wniosek albo inne dokumenty potwierdzające stanowisko pracodawcy.

Czy nowy pracodawca musi honorować zgodę poprzedniego pracodawcy?

To zależy od rodzaju zmiany. Jeżeli doszło do przejścia zakładu pracy na nowego pracodawcę, nowy pracodawca co do zasady przejmuje prawa i obowiązki ze stosunku pracy. Jeżeli pracownik zawarł po prostu nową umowę z innym pracodawcą, wcześniejsza zgoda zwykle nie wiąże nowego pracodawcy.

Czy za urlop szkoleniowy przysługuje wynagrodzenie?

Tak. Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości albo części dnia pracy na obowiązkowe zajęcia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Co można zrobić, jeśli pracodawca nie zgodził się na studia?

Pracownik może złożyć wniosek o urlop wypoczynkowy, urlop bezpłatny albo niepłatne zwolnienie od pracy. Nie ma jednak roszczenia o urlop szkoleniowy, jeżeli nauka odbywa się bez inicjatywy lub zgody pracodawcy.

Czy pracownik musi zwrócić koszty studiów po odejściu z pracy?

Zwrot kosztów może wchodzić w grę tylko w przypadkach określonych w Kodeksie pracy i zwykle wtedy, gdy pracodawca przyznał dodatkowe świadczenia, np. opłacił czesne. Obowiązek zwrotu powinien wynikać z umowy szkoleniowej i nie może być mniej korzystny dla pracownika niż przepisy prawa pracy.

Źródła

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 23¹ oraz art. 103¹–103⁶ - tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 277.
2. Art. 103¹ Kodeksu pracy - podnoszenie kwalifikacji zawodowych.
3. Art. 103² Kodeksu pracy - wymiar urlopu szkoleniowego.