Opłata za przedłużenie terminu oddania pracy dyplomowej

Kiedy uczelnia może pobierać opłaty od studenta?

Relacja między studentem a uczelnią, zwłaszcza uczelnią niepubliczną, ma w dużej części charakter umowny. O wysokości i rodzaju opłat nie może więc decydować samo przekonanie dziekanatu, że dana sytuacja powinna być płatna. Podstawą żądania zapłaty powinny być dokumenty, które wiążą studenta: umowa o kształcenie, regulamin studiów, statut, regulamin opłat, cennik albo inne akty uczelni skutecznie wprowadzone i udostępnione studentom.

Obecnie trzeba uwzględniać ustawę Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Zgodnie z art. 75 tej ustawy organizację studiów oraz prawa i obowiązki studenta określa regulamin studiów. Z art. 80 wynika natomiast, że uczelnia przed rozpoczęciem rekrutacji ustala opłaty pobierane od studentów oraz ich wysokość, a do czasu ukończenia studiów przez osoby przyjęte na dany rok akademicki nie może wprowadzić dla nich nowych opłat. Podwyższenie już ustalonych opłat jest ograniczone ustawowo.

Jeżeli więc student rozpoczął studia na podstawie określonych warunków finansowych, a w dokumentach nie ma opłaty za przedłużenie terminu oddania pracy dyplomowej, uczelnia nie powinna po czasie tworzyć takiej należności tylko przez praktykę dziekanatu, wewnętrzne pismo albo ustne wyjaśnienie pracownika.

Przedłużenie terminu złożenia pracy dyplomowej a cennik opłat

Najważniejsze jest ustalenie, jaką dokładnie podstawę uczelnia wskazuje dla żądanej opłaty. Inaczej należy ocenić opłatę za powtarzanie seminarium dyplomowego, inaczej opłatę za powtarzanie semestru, a jeszcze inaczej opłatę nazwaną wprost opłatą za przedłużenie terminu złożenia pracy dyplomowej. Nie można automatycznie utożsamiać tych sytuacji.

Jeżeli student nie powtarza semestru, nie realizuje ponownie przedmiotu i nie korzysta z dodatkowych zajęć, a jedynie uzyskał zgodę na późniejsze złożenie pracy, uczelnia powinna wykazać, dlaczego konkretna pozycja cennika obejmuje właśnie tę sytuację. Samo podobieństwo do innej opłaty nie wystarcza, szczególnie gdy chodzi o znaczną kwotę.

W praktyce dokumenty uczelni bywają nieprecyzyjne. Cennik może przewidywać opłatę za powtarzanie przedmiotu, powtarzanie semestru, dodatkowy termin egzaminu albo przedłużenie rozliczenia semestru, lecz nie wskazywać opłaty za kilkumiesięczne przedłużenie terminu pracy dyplomowej. W takim przypadku student ma mocny argument, że opłata nie została ustalona w sposób jasny.

Student jako konsument i znaczenie wzorca umowy

Umowa zawierana przez studenta z uczelnią niepubliczną jest zwykle oparta na wzorcu przygotowanym przez uczelnię. Takim wzorcem mogą być również regulamin studiów, regulamin opłat i cennik. Zgodnie z art. 384 Kodeksu cywilnego wzorzec wiąże drugą stronę co do zasady wtedy, gdy został jej doręczony przed zawarciem umowy, a w relacji z konsumentem wymogi doręczenia i jasności wzorca mają szczególne znaczenie.

Student, który zawiera umowę z uczelnią poza działalnością gospodarczą lub zawodową, co do zasady występuje jako konsument. Dlatego zastosowanie ma również art. 385 Kodeksu cywilnego: wzorzec powinien być sformułowany jednoznacznie i w sposób zrozumiały, a postanowienia niejednoznaczne tłumaczy się na korzyść konsumenta. Jeżeli więc uczelnia twierdzi, że ogólna pozycja cennika obejmuje także opłatę za przedłużenie terminu pracy dyplomowej, ciężar przekonującego wykazania takiej podstawy spoczywa na uczelni.

Znaczenie ma także art. 385¹ Kodeksu cywilnego o niedozwolonych postanowieniach umownych. Postanowienie nieuzgodnione indywidualnie ze studentem może nie wiązać go, jeżeli kształtuje jego prawa i obowiązki sprzecznie z dobrymi obyczajami i rażąco narusza jego interesy. Dotyczy to zwłaszcza postanowień pozwalających uczelni jednostronnie, niejasno albo po czasie ustalać dodatkowe opłaty.

Niezłożenie pracy dyplomowej w terminie i ryzyko skreślenia z listy studentów

Trzeba odróżnić dwie kwestie: prawo uczelni do skreślenia studenta oraz prawo do pobrania konkretnej opłaty. Zgodnie z art. 108 ust. 1 pkt 3 Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce studenta skreśla się z listy studentów w przypadku niezłożenia w terminie pracy dyplomowej lub egzaminu dyplomowego. Skreślenie następuje w drodze decyzji administracyjnej.

Regulamin studiów może jednak przewidywać rozwiązania łagodniejsze, np. przedłużenie terminu złożenia pracy, powtarzanie seminarium, powtarzanie semestru, wznowienie studiów albo ponowną rejestrację. Każde z tych rozwiązań ma własne skutki. Dopiero gdy regulamin i cennik jasno przewidują daną opłatę, uczelnia może jej skutecznie dochodzić.

Jeżeli student nie złożył pracy z powodu choroby, niepełnosprawności, wypadku losowego albo problemów organizacyjnych po stronie uczelni, powinien powołać te okoliczności we wniosku o przedłużenie terminu lub w odwołaniu od decyzji o skreśleniu. Same względy zdrowotne nie tworzą automatycznie zwolnienia z opłaty, ale mogą mieć znaczenie przy ocenie wniosku o ulgę, rozłożenie opłaty na raty, odstąpienie od opłaty albo przy ocenie zgodności działania uczelni z zasadami współżycia społecznego.

Jak sprawdzić, czy opłata za przedłużenie pracy dyplomowej jest zasadna?

Student powinien zebrać dokumenty obowiązujące w chwili zawierania umowy i w toku studiów. W szczególności należy sprawdzić umowę o kształcenie, aneksy, regulamin studiów, regulamin opłat, cennik opłat, uchwały lub zarządzenia dotyczące opłat oraz korespondencję z uczelnią. Istotne jest nie tylko to, czy dokument istnieje, lecz także czy został prawidłowo ogłoszony, doręczony albo udostępniony studentowi.

W piśmie do uczelni warto zażądać: wskazania dokładnej podstawy opłaty, podania daty wejścia w życie cennika, wyjaśnienia sposobu obliczenia kwoty, informacji, czy opłata była ustalona przed rozpoczęciem rekrutacji, oraz kopii dokumentu, z którego wynika obowiązek zapłaty. Jeżeli uczelnia powołuje się na wewnętrzne pismo dziekanatu lub praktykę uczelni, należy wskazać, że taki dokument nie zastępuje regulaminu ani cennika wiążącego studenta.

Gdy uczelnia wyda decyzję administracyjną o skreśleniu z listy studentów, trzeba pilnować terminów odwoławczych wskazanych w pouczeniu decyzji. Gdy natomiast uczelnia wyłącznie dochodzi zapłaty, spór ma zwykle charakter cywilny i może dotyczyć istnienia długu, abuzywności postanowień umowy albo braku skutecznego związania studenta cennikiem.

Co zrobić, gdy uczelnia odmawia zwolnienia z opłaty?

Odmowa zwolnienia z opłaty nie przesądza jeszcze, że sama opłata jest należna. Najpierw trzeba ustalić, czy uczelnia ma podstawę do jej naliczenia. Jeżeli opłata została prawidłowo przewidziana, student może wnioskować o zwolnienie, obniżenie, raty albo odroczenie terminu płatności, powołując się na sytuację zdrowotną, rodzinną lub majątkową. Jeżeli jednak opłata w ogóle nie wynika z wiążących dokumentów, zasadniczym argumentem powinien być brak podstawy prawnej do jej naliczenia.

W razie dalszego sporu można rozważyć skargę do władz uczelni, rzecznika praw studenta lub samorządu studenckiego, zawiadomienie Prezesa UOKiK, jeżeli problem dotyczy praktyk wobec większej grupy studentów, a także obronę przed roszczeniem uczelni w postępowaniu sądowym. W sprawach indywidualnych najczęściej kluczowe są dokumenty konkretnej uczelni i historia korespondencji ze studentem.

FAQ

Czy uczelnia może pobrać opłatę za przedłużenie terminu pracy dyplomowej?

Tak, ale tylko wtedy, gdy taka opłata ma jasną podstawę w dokumentach wiążących studenta, np. w umowie, regulaminie opłat lub cenniku. Jeżeli dokumenty nie przewidują takiej opłaty, student może ją kwestionować.

Czy opłatę można ukryć pod opłatą za powtarzanie semestru?

Nie powinno się tego robić automatycznie. Jeżeli student faktycznie powtarza semestr lub przedmiot, opłata może wynikać z cennika. Jeżeli jednak tylko przedłużono termin złożenia pracy, uczelnia powinna wykazać, że dana pozycja cennika obejmuje dokładnie tę sytuację.

Co zrobić, gdy uczelnia nie wskazuje podstawy opłaty?

Należy złożyć pisemny wniosek o wskazanie podstawy prawnej, dokumentu, daty jego wejścia w życie oraz sposobu wyliczenia opłaty. Warto zachować kopię pisma i odpowiedź uczelni, ponieważ mogą być potrzebne w dalszym sporze.

Czy choroba studenta zwalnia z opłaty?

Choroba sama w sobie nie zawsze automatycznie zwalnia z opłaty. Może jednak uzasadniać przedłużenie terminu, odroczenie płatności, rozłożenie opłaty na raty albo indywidualne zwolnienie, jeżeli regulamin lub decyzja władz uczelni to dopuszcza.

Czy za niezłożenie pracy w terminie uczelnia może skreślić studenta?

Tak. Ustawa przewiduje skreślenie z listy studentów w przypadku niezłożenia w terminie pracy dyplomowej lub egzaminu dyplomowego. Skreślenie następuje w drodze decyzji administracyjnej, od której przysługuje środek zaskarżenia zgodnie z pouczeniem.

Podsumowanie

Uczelnia nie może dowolnie naliczać studentowi opłaty za przedłużenie terminu oddania pracy dyplomowej. Opłata powinna wynikać z jasnej podstawy: umowy, regulaminu, cennika albo prawidłowo ustalonych opłat. Jeżeli dokumenty uczelni nie przewidują takiej należności albo są niejednoznaczne, student może żądać wyjaśnień i kwestionować obowiązek zapłaty. Odrębnie należy ocenić ryzyko skreślenia z listy studentów, ponieważ niezłożenie pracy w terminie może wywoływać skutki administracyjne niezależnie od sporu o opłatę.

Źródła

• Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, w szczególności art. 75, art. 76, art. 79, art. 80 i art. 108: tekst ustawy w systemie Sejmu.
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, w szczególności art. 384, art. 384¹, art. 385 i art. 385¹: tekst jednolity w systemie Sejmu.