Odstąpienie od umowy z nierzetelnym wykonawcą

Kiedy opóźnienie wykonawcy daje podstawę do odstąpienia od umowy?

Umowa o wykonanie mebli na wymiar, szafy wnękowej, zabudowy kuchennej albo robót montażowych jest zwykle umową wzajemną: zamawiający płaci wynagrodzenie, a wykonawca ma wykonać oznaczone prace w umówionym terminie. Jeżeli wykonawca nie wykonuje świadczenia w terminie z przyczyn, za które odpowiada, mówimy o zwłoce, a nie tylko o zwykłym opóźnieniu.

Podstawowe znaczenie ma art. 491 § 1 Kodeksu cywilnego. Jeżeli jedna ze stron dopuszcza się zwłoki w wykonaniu zobowiązania z umowy wzajemnej, druga strona może wyznaczyć jej odpowiedni dodatkowy termin do wykonania z zagrożeniem, że po jego bezskutecznym upływie będzie uprawniona do odstąpienia od umowy. Może także żądać wykonania umowy i naprawienia szkody wynikłej ze zwłoki.

W praktyce oznacza to, że samo niedotrzymanie pierwszego terminu nie zawsze wystarczy do natychmiastowego odstąpienia. Najbezpieczniej wysłać wykonawcy pisemne lub dokumentowe wezwanie do spełnienia świadczenia, wskazać konkretny dodatkowy termin oraz jasno napisać, że brak wykonania prac w tym terminie spowoduje odstąpienie od umowy i dochodzenie roszczeń.

Termin dodatkowy powinien być realny. Nie musi być długi, ale powinien umożliwiać wykonawcy dokończenie prac w normalnym toku działania. Przy meblach na wymiar kilka dni może być wystarczające, jeżeli brakuje tylko drobnych elementów, natomiast przy większym zakresie robót potrzebny może być termin dłuższy.

Kiedy można odstąpić bez wyznaczania dodatkowego terminu?

Od zasady wyznaczania dodatkowego terminu są ważne wyjątki. Zgodnie z art. 492 Kodeksu cywilnego, jeżeli prawo odstąpienia zostało zastrzeżone na wypadek niewykonania zobowiązania w terminie ściśle określonym, strona uprawniona może odstąpić od umowy bez wyznaczania terminu dodatkowego. Podobnie jest wtedy, gdy wykonanie po terminie nie miałoby dla zamawiającego znaczenia ze względu na właściwości zobowiązania albo cel umowy znany wykonawcy.

Przykładem może być zabudowa zamówiona na konkretną datę otwarcia lokalu, montaż konieczny przed przekazaniem mieszkania albo usługa, która po danym terminie traci sens gospodarczy. Trzeba jednak zachować ostrożność: sam fakt, że opóźnienie jest uciążliwe, nie zawsze oznacza, że wykonanie po terminie utraciło znaczenie.

Art. 492¹ Kodeksu cywilnego pozwala odstąpić od umowy bez terminu dodatkowego także wtedy, gdy strona zobowiązana do spełnienia świadczenia oświadczy, że go nie spełni. Jeżeli więc wykonawca wprost informuje, że nie wykona mebli albo nie dokończy montażu, zamawiający może skorzystać z tego przepisu, najlepiej zachowując dowód takiego oświadczenia.

Zadatek, zaliczka i zwrot pieniędzy po odstąpieniu

W opisanej sytuacji istotne jest, czy wpłacona kwota była zadatkiem, czy zaliczką. Zadatek ma szczególną funkcję zabezpieczającą. Jeżeli umowa nie stanowi inaczej, a do niewykonania umowy doszło z winy strony, która zadatek otrzymała, druga strona może odstąpić od umowy i żądać sumy dwukrotnie wyższej. Wynika to z art. 394 Kodeksu cywilnego.

Jeżeli natomiast wpłata była tylko zaliczką, po odstąpieniu od umowy zamawiający może domagać się jej zwrotu, ale nie automatycznie w podwójnej wysokości. Dlatego nazwa użyta w umowie, potwierdzeniu przelewu i korespondencji ma duże znaczenie, choć sąd bada również rzeczywistą treść ustaleń stron.

Po odstąpieniu od umowy wzajemnej zastosowanie ma art. 494 Kodeksu cywilnego. Strona odstępująca może żądać zwrotu tego, co świadczyła, a także na zasadach ogólnych naprawienia szkody wynikłej z niewykonania zobowiązania. Jeżeli wykonawca zamontował część elementów, trzeba ustalić, czy należy je zwrócić, czy rozliczyć ich wartość, oraz czy częściowe wykonanie ma dla zamawiającego realne znaczenie.

Jeżeli wykonawca nie oddaje pieniędzy dobrowolnie, dalszym krokiem może być odzyskanie pieniędzy za niewykonane zlecenie poprzez wezwanie do zapłaty, reklamację, mediację albo pozew.

Odszkodowanie za koszty spowodowane zwłoką

Art. 471 Kodeksu cywilnego przewiduje odpowiedzialność kontraktową dłużnika za szkodę wynikłą z niewykonania albo nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że wykaże on, że naruszenie nastąpiło wskutek okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności. Wykonawca odpowiada także za osoby, którymi posługuje się przy wykonywaniu umowy, co wynika z art. 474 Kodeksu cywilnego.

Typowym przykładem niewykonania zobowiązania przez wykonawcę jest niewykonanie remontu i brak zwrotu zaliczki.

Można więc żądać naprawienia szkody wynikającej ze zwłoki lub niewykonania umowy, ale trzeba ją udowodnić. W praktyce przydatne są potwierdzenia przelewów, faktury, rachunki za hotel, umowy z opiekunką, korespondencja z wykonawcą, potwierdzenia umówionych terminów montażu, zdjęcia oraz notatki z rozmów.

Nie każdy koszt zostanie automatycznie uznany przez sąd. Wydatki na hotel, opiekę nad dzieckiem czy transport mogą być dochodzone, jeżeli były normalnym następstwem zachowania wykonawcy i były racjonalne. Samo wykorzystanie urlopu wypoczynkowego bywa trudniejsze do przeliczenia na szkodę, chyba że klient wykaże konkretną stratę majątkową, na przykład utracone wynagrodzenie przy urlopie bezpłatnym albo inne udokumentowane koszty.

Jeżeli w umowie przewidziano karę umowną za opóźnienie albo zwłokę, można jej dochodzić zgodnie z umową. Jeżeli nie ma takiego postanowienia, żądanie określonego procentowego zwrotu, na przykład 5%, musi mieć inną podstawę, np. uzgodniony rabat, uznanie reklamacji albo wykazaną szkodę.

Jak napisać wezwanie i oświadczenie o odstąpieniu?

Najpierw warto wysłać wykonawcy ostateczne ponaglenie wykonawcy. Pismo powinno zawierać dane stron, oznaczenie umowy, opis niewykonanych prac, wskazanie dodatkowego terminu oraz ostrzeżenie, że po jego bezskutecznym upływie zamawiający odstąpi od umowy i zażąda zwrotu pieniędzy oraz naprawienia szkody.

Po bezskutecznym upływie terminu należy złożyć osobne oświadczenie o odstąpieniu. Dla celów dowodowych najlepiej zrobić to pisemnie lub co najmniej w formie dokumentowej, np. e-mailem pozwalającym ustalić nadawcę i treść oświadczenia. Zgodnie z art. 77 Kodeksu cywilnego, jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, odstąpienie wymaga co najmniej formy dokumentowej, chyba że ustawa albo umowa zastrzega inną formę. Jeżeli umowa była zawarta w innej formie szczególnej, odstąpienie powinno być stwierdzone pismem.

W oświadczeniu trzeba wyraźnie wskazać, że zamawiający odstępuje od umowy, a nie tylko rezygnuje z dalszej współpracy. Dobrze jest od razu zażądać zwrotu określonej kwoty w konkretnym terminie, wskazać numer rachunku bankowego oraz zastrzec dochodzenie odszkodowania.

Jeżeli zamawiający chce jeszcze doprowadzić do wykonania prac, a nie od razu kończyć umowę, właściwą drogą może być żądanie wykonania zobowiązania i naprawienia szkody wynikłej ze zwłoki. W takim wariancie pomocny może być tekst o tym, czym jest opóźnienie usługi - zmuszenie wykonawcy.

Częściowe wykonanie mebli lub usługi

Jeżeli wykonawca rozpoczął prace i zamontował część elementów, sytuacja wymaga dokładniejszej analizy. Art. 491 § 2 Kodeksu cywilnego pozwala w razie zwłoki co do części świadczenia odstąpić od umowy tylko w tej części albo co do całej reszty niespełnionego świadczenia. Odstąpienie od całej umowy może być uzasadnione, gdy częściowe wykonanie nie ma dla zamawiającego znaczenia ze względu na właściwości zobowiązania albo cel umowy znany wykonawcy.

Przy meblach kuchennych na wymiar częściowa zabudowa często nie spełnia funkcji użytkowej, zwłaszcza gdy brakuje frontów, blatów, sprzętu lub elementów konstrukcyjnych. Wtedy można argumentować, że zamawiający nie otrzymał świadczenia, dla którego zawarł umowę. Jeżeli jednak część prac jest kompletna i użyteczna, wykonawca może domagać się rozliczenia jej wartości.

W razie sporu sąd będzie badał umowę, stopień wykonania, jakość prac, możliwość demontażu oraz to, czy zamontowane elementy można wykorzystać. Dlatego przed demontażem albo zleceniem prac innej ekipie warto wykonać dokumentację zdjęciową i wezwać wykonawcę do protokolarnego rozliczenia.

Proces sądowy i koszty pozwu

Jeżeli wykonawca nie zwraca pieniędzy i nie uznaje roszczeń, pozostaje pozew o zapłatę. Wartość przedmiotu sporu zależy od tego, czego zamawiający żąda: zwrotu zaliczki, podwójnego zadatku, odszkodowania, kary umownej albo kilku roszczeń łącznie.

Aktualnie w sprawach o prawa majątkowe do 20 000 zł pobiera się opłatę stałą zależną od przedziału wartości sporu, od 30 zł do 1000 zł. Przy wartości przedmiotu sporu powyżej 20 000 zł opłata od pozwu wynosi 5% tej wartości, ale nie więcej niż 100 000 zł. Osoba, która nie jest w stanie ponieść kosztów bez uszczerbku dla koniecznego utrzymania siebie i rodziny, może złożyć wniosek o zwolnienie od kosztów sądowych.

Roszczenia związane z wadliwym lub nierzetelnym wykonaniem usług mogą dotyczyć różnych branż. Podobne zasady odpowiedzialności kontraktowej pojawiają się także wtedy, gdy analizowana jest odpowiedzialność biura rachunkowego za błędy w wykonaniu powierzonych czynności.

FAQ

Czy mogę odstąpić od umowy od razu po pierwszym opóźnieniu wykonawcy?

Najczęściej trzeba najpierw wyznaczyć wykonawcy odpowiedni dodatkowy termin i uprzedzić go, że po jego bezskutecznym upływie odstąpisz od umowy. Bez takiego terminu można odstąpić m.in. wtedy, gdy prawo odstąpienia zastrzeżono na wypadek niewykonania w ściśle określonym terminie, wykonanie po terminie nie ma już znaczenia albo wykonawca oświadczył, że świadczenia nie spełni.

Czy po odstąpieniu wykonawca musi zwrócić całą wpłatę?

Co do zasady strony powinny zwrócić sobie to, co otrzymały. Jeżeli część prac została wykonana i ma dla zamawiającego wartość, może powstać spór o rozliczenie tej części. Jeżeli wpłata była zadatkiem, a niewykonanie obciąża wykonawcę, można rozważyć żądanie podwójnego zadatku.

Czy należy mi się odszkodowanie za urlop, hotel i opiekunkę?

Takie roszczenia są możliwe, ale nie są automatyczne. Trzeba wykazać, że koszty były normalnym następstwem zwłoki wykonawcy, były racjonalne i zostały rzeczywiście poniesione. Pomagają rachunki, potwierdzenia przelewów, korespondencja z wykonawcą i dowody umówionych terminów.

Czy e-mail wystarczy do odstąpienia od umowy?

Często e-mail może spełnić formę dokumentową, jeżeli pozwala ustalić osobę składającą oświadczenie. Trzeba jednak sprawdzić umowę i przepisy, bo strony mogły zastrzec inną formę. Dla bezpieczeństwa przy większych kwotach warto wysłać także pismo listem poleconym albo doręczyć je za potwierdzeniem.

Co zrobić, gdy wykonawca odmawia zwrotu pieniędzy?

Należy zebrać dokumenty, wysłać wezwanie do zapłaty z terminem i numerem rachunku, a następnie rozważyć pozew o zapłatę. W pozwie trzeba jasno wskazać podstawę żądania: zwrot zaliczki, podwójny zadatek, odszkodowanie, karę umowną albo inne roszczenie wynikające z umowy.

Podsumowanie

W przypadku nierzetelnego wykonawcy kluczowe jest prawidłowe rozróżnienie między opóźnieniem, zwłoką i definitywnym niewykonaniem umowy. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest pisemne wezwanie do dokończenia prac w dodatkowym terminie, z wyraźnym zastrzeżeniem prawa odstąpienia.

Po skutecznym odstąpieniu można domagać się zwrotu świadczeń, a w przypadku zadatku nawet podwójnej kwoty, jeżeli spełnione są przesłanki z art. 394 Kodeksu cywilnego. Odszkodowanie za koszty dodatkowe wymaga natomiast udowodnienia szkody, jej wysokości i związku przyczynowego z działaniem wykonawcy.

Źródła

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, Dz.U. 2026 poz. 795 t.j., w szczególności art. 77, art. 361, art. 394, art. 471, art. 472, art. 474, art. 477, art. 491, art. 492, art. 492¹ i art. 494 - tekst jednolity w systemie ELI.
2. Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, Dz.U. 2025 poz. 1228 t.j., w szczególności art. 13 - tekst jednolity w systemie ELI.
3. Uchwała składu 7 sędziów Sądu Najwyższego z dnia 27 lutego 2003 r., III CZP 80/02.