Nagana dla pracownika a możliwość zwolnienia z pracy

Co oznacza nagana dla pracownika?

Nagana jest jedną z kar porządkowych przewidzianych w art. 108 Kodeksu pracy. Pracodawca może ją zastosować obok upomnienia, a w niektórych przypadkach także obok kary pieniężnej. Nie jest to jednak kara dowolna ani środek, który można nałożyć za każde niezadowolenie z pracy pracownika.

Nagana może dotyczyć przede wszystkim nieprzestrzegania ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów BHP, przepisów przeciwpożarowych, sposobu potwierdzania obecności w pracy albo zasad usprawiedliwiania nieobecności. Kara pieniężna może dojść w sytuacjach wyraźnie wskazanych w Kodeksie pracy, między innymi przy naruszeniu przepisów BHP lub przeciwpożarowych, nieusprawiedliwionym opuszczeniu pracy albo stawieniu się do pracy pod wpływem alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu.

Podpis pracownika na piśmie o ukaraniu najczęściej potwierdza odbiór zawiadomienia, a nie automatyczne przyznanie się do winy. Jeżeli pracownik nie zgadza się z naganą, powinien pilnować terminu na sprzeciw, ponieważ późniejsze kwestionowanie kary może być znacznie trudniejsze.

Kiedy pracodawca może nałożyć naganę?

Pracodawca nie może zastosować nagany w dowolnym czasie. Zgodnie z art. 109 Kodeksu pracy kara nie może być nałożona po upływie 2 tygodni od dnia, w którym pracodawca dowiedział się o naruszeniu obowiązku pracowniczego, ani po upływie 3 miesięcy od dnia samego naruszenia.

Przed zastosowaniem kary pracodawca musi wysłuchać pracownika. Jeżeli pracownik jest nieobecny w zakładzie pracy i z tego powodu nie można go wysłuchać, bieg dwutygodniowego terminu nie rozpoczyna się, a rozpoczęty termin ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy. Ma to praktyczne znaczenie przy dłuższych nieobecnościach, w tym przy chorobie.

O zastosowanej karze pracodawca powinien zawiadomić pracownika na piśmie. W zawiadomieniu trzeba wskazać rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, datę naruszenia oraz pouczenie o prawie wniesienia sprzeciwu i terminie jego wniesienia. Przy wyborze kary pracodawca powinien brać pod uwagę rodzaj naruszenia, stopień winy pracownika i jego dotychczasowy stosunek do pracy.

Sprzeciw od nagany

Jeżeli nagana została zastosowana z naruszeniem przepisów prawa, pracownik może wnieść sprzeciw w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu. Sprzeciw warto złożyć na piśmie i zachować potwierdzenie jego doręczenia.

W sprzeciwie można powołać się między innymi na brak wysłuchania pracownika, przekroczenie terminów, nieprawidłowe wskazanie zarzutu, nieproporcjonalność kary, brak winy albo nieuwzględnienie dotychczasowego przebiegu pracy. Jeżeli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa, pracodawca rozpatruje jej stanowisko.

Nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia oznacza uwzględnienie sprzeciwu. Jeżeli pracodawca odrzuci sprzeciw, pracownik ma 14 dni od zawiadomienia o odrzuceniu sprzeciwu na wystąpienie do sądu pracy o uchylenie kary.

Kara porządkowa a rozwiązanie umowy o pracę

Nagana nie jest wypowiedzeniem ani rozwiązaniem umowy o pracę. Nie działa też automatycznie tak, że po jej otrzymaniu pracodawca może w dowolnym momencie zwolnić pracownika tylko dlatego, że kara znajduje się w aktach osobowych.

Trzeba jednak odróżnić samą karę od zdarzenia, które było jej podstawą. Jeżeli zachowanie pracownika było poważne, powtarzalne albo spowodowało istotne naruszenie obowiązków pracowniczych, pracodawca może próbować powołać się na te konkretne okoliczności przy wypowiedzeniu umowy. W przypadku umowy na czas określony i nieokreślony oświadczenie pracodawcy powinno wskazywać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie albo rozwiązanie bez wypowiedzenia.

Sama informacja, że pracownik otrzymał naganę, może być zbyt ogólna. W praktyce znaczenie ma to, za co dokładnie nagana została nałożona, czy pracownik złożył sprzeciw, czy kara została utrzymana, czy doszło do kolejnych naruszeń oraz czy przyczyna rozwiązania umowy jest rzeczywista, konkretna i aktualna.

Jeżeli pracodawca rozważa rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika, musi wykazać przesłanki z art. 52 Kodeksu pracy, na przykład ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. W takim przypadku obowiązuje miesięczny termin od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej dyscyplinarkę oraz procedura konsultacji z reprezentującą pracownika organizacją związkową, jeżeli taka organizacja działa.

W razie sporu warto odróżnić zwykłe naruszenie porządkowe od zachowania, które rzeczywiście może uzasadniać konsekwencje zwolnienia dyscyplinarnego. Nie każde uchybienie, za które można zastosować naganę, automatycznie spełnia wymogi zwolnienia dyscyplinarnego. Jeżeli pracodawca zapowiada zastosowanie takiego trybu rozwiązania umowy, praktyczne działania pracownika opisujemy w materiale o tym, jak bronić się przed groźbą zwolnienia dyscyplinarnego.

Zwolnienie lekarskie po otrzymaniu nagany

Zwolnienie lekarskie nie powoduje, że nagana znika z akt osobowych, i nie unieważnia automatycznie rozpoczętej procedury kary porządkowej. Jeżeli pracownik został już prawidłowo zawiadomiony o ukaraniu, termin na sprzeciw należy liczyć od dnia zawiadomienia, a nie od zakończenia choroby.

Choroba ma natomiast znaczenie przy wypowiedzeniu umowy. Zgodnie z art. 41 Kodeksu pracy pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika ani innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres pozwalający na rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia. Ochrona ta nie oznacza jednak pełnej nietykalności: w szczególnych sytuacjach mogą mieć zastosowanie przepisy o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika albo z powodu długotrwałej niezdolności do pracy.

Jeżeli pracownik idzie na zwolnienie lekarskie po otrzymaniu nagany, pracodawca nie powinien traktować samego L4 jako powodu zwolnienia. Trzeba jednak uważać na prawidłowe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego, ponieważ nadużycia w tym zakresie mogą prowadzić do odrębnych konsekwencji.

Ciąża pracownicy a nagana i zwolnienie

Ciąża nie wyklucza samego zastosowania kary porządkowej, jeżeli pracownica rzeczywiście naruszyła obowiązki i pracodawca dochował procedury. Ochrona pracownicy w ciąży dotyczy przede wszystkim trwałości stosunku pracy, a nie zwolnienia z odpowiedzialności porządkowej za naruszenia pracownicze.

Zgodnie z art. 177 Kodeksu pracy w okresie ciąży pracodawca co do zasady nie może prowadzić przygotowań do wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia stosunku pracy, nie może wypowiedzieć umowy ani jej rozwiązać. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownicy i reprezentująca ją zakładowa organizacja związkowa wyrazi zgodę na rozwiązanie umowy. W razie wypowiedzenia w okresie ciąży istotne znaczenie mogą mieć także przepisy dotyczące upadłości lub likwidacji pracodawcy.

Ochrona działa od początku ciąży, a nie dopiero od 12. tygodnia. Trzeci miesiąc ciąży ma szczególne znaczenie przede wszystkim przy przedłużeniu niektórych umów terminowych do dnia porodu, gdy umowa na czas określony albo okres próbny przekraczający jeden miesiąc miałaby się rozwiązać po upływie trzeciego miesiąca ciąży. Nie dotyczy to między innymi umowy zawartej na zastępstwo pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności.

Kiedy nagana staje się niebyła?

Po roku nienagannej pracy karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych pracownika. Pracodawca może uznać karę za niebyłą wcześniej z własnej inicjatywy albo na wniosek reprezentującej pracownika organizacji związkowej.

Ten sam skutek następuje, gdy pracodawca uwzględni sprzeciw pracownika albo gdy sąd pracy uchyli karę. Wtedy kara nie powinna dalej obciążać pracownika w aktach osobowych.

FAQ

Czy nagana oznacza, że pracodawca może mnie zwolnić?

Nie. Nagana sama w sobie nie rozwiązuje umowy i nie daje pracodawcy automatycznego prawa do zwolnienia pracownika. Pracodawca musiałby wskazać konkretną, rzeczywistą i zgodną z prawem przyczynę wypowiedzenia albo rozwiązania umowy.

Czy podpisanie nagany oznacza zgodę z zarzutami?

Zwykle nie. Podpis najczęściej potwierdza odbiór pisma. Jeżeli pracownik nie zgadza się z karą, powinien złożyć sprzeciw w ustawowym terminie i opisać, dlaczego kara jest nieprawidłowa.

Ile mam czasu na sprzeciw od nagany?

Pracownik ma 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu. Jeżeli pracodawca odrzuci sprzeciw, pracownik może w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odrzuceniu sprzeciwu wystąpić do sądu pracy o uchylenie kary.

Czy nagana wpisuje się do świadectwa pracy?

Co do zasady kara nagany nie jest informacją wpisywaną do świadectwa pracy. Odpis zawiadomienia o ukaraniu trafia do akt osobowych pracownika i powinien zostać usunięty po uznaniu kary za niebyłą, po uwzględnieniu sprzeciwu albo po uchyleniu kary przez sąd.

Czy zwolnienie lekarskie chroni przed zwolnieniem po naganie?

W czasie usprawiedliwionej nieobecności z powodu choroby pracodawca zasadniczo nie może wypowiedzieć umowy, o ile nie upłynął okres pozwalający na rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia. Zwolnienie lekarskie nie blokuje jednak wszystkich możliwych trybów rozwiązania umowy, zwłaszcza w sytuacjach wyjątkowych.

Czy pracownica w ciąży może dostać naganę?

Tak, jeżeli naruszyła obowiązki pracownicze i pracodawca zachował procedurę. Ciąża nie wyłącza odpowiedzialności porządkowej, ale znacząco wzmacnia ochronę przed wypowiedzeniem i rozwiązaniem stosunku pracy.

Po jakim czasie nagana znika z akt osobowych?

Po roku nienagannej pracy karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych. Może to nastąpić wcześniej, jeżeli pracodawca tak postanowi albo gdy kara zostanie skutecznie zakwestionowana.

Podsumowanie

Nagana jest formalną karą porządkową, ale nie jest równoznaczna ze zwolnieniem z pracy. Może mieć znaczenie przy późniejszej ocenie zachowania pracownika, zwłaszcza gdy naruszenia się powtarzają albo są poważne, ale pracodawca nadal musi wykazać konkretną podstawę wypowiedzenia lub rozwiązania umowy.

Najważniejsze jest szybkie sprawdzenie, czy pracodawca dochował terminów, wysłuchał pracownika, prawidłowo opisał zarzut i pouczył o sprzeciwie. Jeżeli sprawa dotyczy szerszych obowiązków pracowniczych, warto przeanalizować także zasady, jakie obejmuje dyscyplina pracownika.

Źródła

• Kodeks pracy – tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 277, w szczególności art. 108–113, art. 30, art. 38, art. 41, art. 52, art. 53 i art. 177.
• Państwowa Inspekcja Pracy – kara porządkowa za naruszenie przepisów BHP.
• Państwowa Inspekcja Pracy – ochrona pracownicy w ciąży przed wypowiedzeniem.