Nadużywanie władzy przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej

Czy odwołany zarząd wspólnoty może dalej działać?

Jeżeli we wspólnocie mieszkaniowej właściciele lokali podjęli uchwałę o odwołaniu zarządu, trzeba w pierwszej kolejności ustalić trzy rzeczy: czy uchwała została prawidłowo podjęta, czy jednocześnie wybrano nowy zarząd oraz czy sąd wstrzymał wykonanie uchwały. To ostatnie jest bardzo ważne, ponieważ samo wniesienie pozwu o uchylenie uchwały nie oznacza automatycznie, że uchwały nie wolno wykonywać.

Zgodnie z art. 25 ustawy o własności lokali właściciel może zaskarżyć uchwałę wspólnoty do sądu, jeżeli jest ona niezgodna z prawem lub umową właścicieli lokali, narusza zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną albo w inny sposób narusza jego interesy. Termin na zaskarżenie wynosi 6 tygodni: od dnia podjęcia uchwały na zebraniu albo od dnia powiadomienia właściciela o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów.

Kluczowa zasada jest taka: zaskarżona uchwała podlega wykonaniu, chyba że sąd wstrzyma jej wykonanie do czasu zakończenia sprawy. Dlatego odwołany zarząd nie może powoływać się wyłącznie na sam fakt złożenia pozwu i dalej prowadzić spraw wspólnoty, jeżeli uchwała została skutecznie podjęta, a sąd nie wydał postanowienia o wstrzymaniu jej wykonania.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy właściciele odwołali dotychczasowy zarząd, ale nie wybrali nowego. Wtedy może powstać praktyczny problem reprezentacji wspólnoty, podpisywania umów, obsługi rachunku bankowego i prowadzenia sporów sądowych. W takiej sytuacji trzeba jak najszybciej wybrać nowy zarząd albo rozważyć wniosek o ustanowienie zarządcy przymusowego.

Jak prawidłowo odwołać zarząd wspólnoty mieszkaniowej?

W dużej wspólnocie mieszkaniowej, czyli co do zasady wtedy, gdy lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych jest więcej niż trzy, właściciele wybierają jednoosobowy albo wieloosobowy zarząd. Zarząd można odwołać uchwałą właścicieli lokali. Uchwała nie musi szczegółowo wykazywać winy członków zarządu, ale musi zostać podjęta zgodnie z ustawą, umową właścicieli i zasadami głosowania obowiązującymi we wspólnocie.

Uchwały właścicieli zapadają zasadniczo większością głosów liczoną według wielkości udziałów w nieruchomości wspólnej, chyba że ustawa lub umowa przewiduje inne rozwiązanie albo właściciele skutecznie postanowili o głosowaniu według zasady jeden właściciel - jeden głos. W praktyce trzeba więc sprawdzić listę właścicieli, udziały, sposób liczenia głosów oraz to, czy wszyscy zostali prawidłowo zawiadomieni o zebraniu albo o indywidualnym zbieraniu głosów.

Po podjęciu uchwały warto od razu zabezpieczyć dokumenty: protokół zebrania, listę obecności, karty do głosowania, treść uchwały, potwierdzenia zawiadomień oraz informację o wyniku głosowania. Jeżeli uchwałę zaprotokołował notariusz, jest to mocny dowód przebiegu czynności, ale nie zwalnia wspólnoty z obowiązku wykazania prawidłowego zawiadomienia właścicieli i prawidłowego liczenia głosów.

Jeżeli dotychczasowy zarząd próbuje blokować zebranie, nie dopuszcza projektów uchwał pod głosowanie albo odmawia przekazania dokumentów, problem trzeba dokumentować na bieżąco. Właściciele często pytają także o blokowanie głosowania uchwały przez zarząd wspólnoty; w takich sprawach istotne są dowody, terminy i prawidłowe sformułowanie żądań właścicieli.

Wniosek o ustanowienie zarządcy przymusowego

Jeżeli zarząd nie został powołany, nie wypełnia swoich obowiązków albo narusza zasady prawidłowej gospodarki, każdy właściciel lokalu może żądać ustanowienia zarządcy przymusowego przez sąd. Podstawą jest art. 26 ust. 1 ustawy o własności lokali. Sąd określa zakres uprawnień zarządcy i należne mu wynagrodzenie, a gdy ustaną przyczyny powołania zarządcy - powinien go odwołać.

Wniosek składa się do sądu rejonowego, wydziału cywilnego, właściwego ze względu na położenie nieruchomości. We wniosku nie wystarczy napisać, że zarząd jest konfliktowy albo nie odpowiada właścicielom. Trzeba wskazać konkretne naruszenia, np. brak rozliczeń, odmowę udostępnienia dokumentów, zawieranie umów bez uchwał wymaganych przez ustawę, wydatkowanie pieniędzy bez podstawy, ignorowanie uchwał właścicieli albo dalsze działanie przez osoby skutecznie odwołane z zarządu.

Do wniosku warto dołączyć m.in. uchwały, protokoły zebrań, korespondencję, wezwania do wydania dokumentów, potwierdzenia przelewów, faktury, zestawienia kosztów, opinie techniczne, zawiadomienia kierowane do zarządu i odpowiedzi zarządu. Jeżeli sprawa jest pilna, można rozważyć także wniosek o zabezpieczenie, np. czasowe uregulowanie sposobu reprezentacji wspólnoty albo zakaz podejmowania określonych czynności do czasu rozpoznania sprawy. O zasadności zabezpieczenia decyduje sąd na podstawie konkretnego stanu faktycznego.

Opłata sądowa od wniosku o ustanowienie zarządcy rzeczy wspólnej wynosi obecnie 100 zł, zgodnie z ustawą o kosztach sądowych w sprawach cywilnych. Do wniosku należy załączyć dowód uiszczenia opłaty oraz odpisy pisma i załączników dla uczestników postępowania albo uzupełnić je zgodnie z wezwaniem sądu.

Co zrobić, gdy dawny zarząd reprezentuje wspólnotę mimo odwołania?

Jeżeli uchwała o odwołaniu zarządu jest wykonalna, a sąd nie wstrzymał jej wykonania, dawni członkowie zarządu powinni powstrzymać się od dalszego reprezentowania wspólnoty. Właściciele powinni pisemnie wezwać ich do przekazania dokumentów, pieczęci, dostępu do rachunków bankowych, haseł do systemów rozliczeniowych i korespondencji wspólnoty. Wezwanie najlepiej wysłać w sposób pozwalający wykazać doręczenie.

Nowy zarząd powinien zawiadomić administratora, bank, księgowość, dostawców mediów, ubezpieczyciela i stałych kontrahentów o zmianie reprezentacji. W praktyce warto przekazać im kopię uchwały, protokołu i listy głosowania, a także wskazać osoby uprawnione do działania w imieniu wspólnoty.

Jeżeli dawny zarząd dalej podpisuje umowy, zaciąga zobowiązania albo dysponuje pieniędzmi wspólnoty, trzeba działać szybko. W zależności od sytuacji wchodzą w grę: powództwo cywilne, wniosek o zabezpieczenie, wniosek o zarządcę przymusowego, zawiadomienie banku o sporze dotyczącym reprezentacji oraz zawiadomienie organów ścigania, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa.

Nadużycia finansowe, nepotyzm i nierzetelne dokumenty

Właściciel lokalu ma prawo kontrolować działalność zarządu wspólnoty. Wynika to z art. 29 ust. 3 ustawy o własności lokali. W praktyce oznacza to możliwość żądania wglądu do dokumentów dotyczących nieruchomości wspólnej: umów, faktur, rozliczeń, wyciągów, dokumentacji technicznej, protokołów i uchwał. Zakres wglądu może zależeć od rodzaju dokumentu i ochrony danych osobowych, ale zarząd nie może zasłaniać się dowolnie tajemnicą tylko po to, aby uniemożliwić właścicielom kontrolę.

Nie każde powiązanie rodzinne członka zarządu z wykonawcą oznacza automatycznie przestępstwo. Jeżeli jednak zarząd zleca prace firmie powiązanej, ceny są zawyżone, jakość prac jest zła, nie ma konkurencyjnych ofert albo dokumenty są nierzetelne, może to świadczyć o naruszeniu zasad prawidłowej gospodarki. Takie okoliczności mogą uzasadniać odwołanie zarządu, odmowę absolutorium, żądanie zwrotu nienależnie wydanych środków albo wniosek o zarządcę przymusowego.

Wspólnota powinna szczególnie reagować na sytuacje, w których zarząd ukrywa zadłużenie, wywiesza publicznie informacje naruszające dobra osobiste właścicieli albo stosuje presję zamiast formalnych wezwań. Podobne problemy omawia sprawa dotycząca tego, czy dopuszczalne jest wezwanie do zapłaty na tablicy ogłoszeń wspólnoty mieszkaniowej.

Odpowiedzialność karna członków zarządu wspólnoty

Nadużywanie funkcji w zarządzie wspólnoty może mieć konsekwencje cywilne, organizacyjne, a w poważniejszych przypadkach także karne. Nie należy jednak automatycznie zakładać, że każda niegospodarność albo każda niekorzystna decyzja zarządu jest przestępstwem. Dla odpowiedzialności karnej konieczne jest spełnienie znamion konkretnego czynu zabronionego.

W sprawach finansowych najczęściej rozważa się art. 296 Kodeksu karnego, czyli nadużycie uprawnień lub niedopełnienie obowiązku przez osobę zobowiązaną do zajmowania się sprawami majątkowymi innego podmiotu. Podstawowy typ z art. 296 § 1 wymaga wyrządzenia znacznej szkody majątkowej, a w niektórych sytuacjach znaczenie może mieć także sprowadzenie bezpośredniego niebezpieczeństwa takiej szkody. Jeżeli sprawa dotyczy innych zachowań, mogą wchodzić w grę odmienne przepisy, zależnie od okoliczności, np. przywłaszczenie, oszustwo, podrobienie lub przerobienie dokumentu albo posługiwanie się takim dokumentem.

Znaczenie może mieć również art. 303 § 1 Kodeksu karnego, który dotyczy wyrządzenia szkody majątkowej przez nieprowadzenie dokumentacji działalności gospodarczej albo prowadzenie jej nierzetelnie lub niezgodnie z prawdą, w szczególności przez niszczenie, usuwanie, ukrywanie, przerabianie lub podrabianie dokumentów. W praktyce ten przepis może być analizowany wtedy, gdy problem dotyczy fikcyjnych faktur, ukrywania dokumentacji albo celowego fałszowania rozliczeń.

Zawiadomienie do prokuratury lub policji powinno być rzeczowe. Najlepiej opisać konkretne zdarzenia, daty, osoby, kwoty, dokumenty i świadków. Warto unikać ogólnych określeń typu nepotyzm albo mafia zarządu, jeżeli nie stoją za nimi fakty i dokumenty. Zawiadomienie powinno pokazywać, na czym polegała szkoda wspólnoty i kto mógł za nią odpowiadać.

Jak działać krok po kroku?

1. Ustal status uchwały. Sprawdź, czy uchwała o odwołaniu zarządu została skutecznie podjęta, czy upłynął termin na jej zaskarżenie i czy sąd wstrzymał jej wykonanie.
2. Sprawdź, kto reprezentuje wspólnotę. Jeżeli wybrano nowy zarząd, powinien on niezwłocznie przejąć dokumenty i zawiadomić bank, administratora oraz kontrahentów.
3. Wezwij dawny zarząd do przekazania dokumentów. Wezwanie powinno być pisemne, konkretne i obejmować dokumentację finansową, techniczną, umowy, dostęp do rachunków i korespondencję.
4. Zabezpiecz dowody nadużyć. Zbieraj faktury, rozliczenia, protokoły, uchwały, korespondencję, zdjęcia, opinie techniczne i oświadczenia świadków.
5. Rozważ wniosek o zarządcę przymusowego. To właściwa droga, gdy wspólnota nie ma realnej reprezentacji, zarząd ignoruje obowiązki albo narusza zasady prawidłowej gospodarki.
6. Oddziel spór cywilny od karnego. Sąd cywilny może uporządkować zarządzanie, ale zawiadomienie karne ma sens przede wszystkim wtedy, gdy są konkretne dowody szkody, przywłaszczenia, fałszowania dokumentów albo innego czynu zabronionego.

Warto pamiętać, że spory we wspólnocie nie dotyczą wyłącznie odwołania zarządu. Często chodzi także o korzystanie z części wspólnych, zgody właścicieli, inwestycje albo remonty. Dlatego w sprawach dotyczących nieruchomości wspólnej trzeba patrzeć szerzej: na treść uchwał, interes wszystkich właścicieli i zasady prawidłowego zarządu.

FAQ

Czy odwołany zarząd może zaskarżyć uchwałę o swoim odwołaniu?

Jeżeli członek zarządu jest właścicielem lokalu, może zaskarżyć uchwałę na zasadach z art. 25 ustawy o własności lokali. Musi jednak wykazać ustawowe podstawy zaskarżenia i zachować termin 6 tygodni. Sam pozew nie wstrzymuje wykonania uchwały, chyba że sąd wyda postanowienie o wstrzymaniu jej wykonania.

Czy uchwała o odwołaniu zarządu musi mieć uzasadnienie?

Co do zasady uchwała o odwołaniu zarządu nie musi szczegółowo opisywać winy członków zarządu. Ważniejsze jest to, aby była prawidłowo podjęta: przez uprawnionych właścicieli, właściwą większością i z prawidłowo policzonymi głosami.

Kiedy warto składać wniosek o zarządcę przymusowego?

Wniosek warto rozważyć, gdy wspólnota nie ma zarządu, zarząd nie wykonuje podstawowych obowiązków, ignoruje uchwały, nie prowadzi rozliczeń, ukrywa dokumenty albo działa w sposób zagrażający majątkowi wspólnoty. To środek poważny, więc trzeba przygotować konkretne dowody.

Czy właściciel ma prawo żądać faktur i umów wspólnoty?

Tak. Każdy właściciel ma prawo kontroli działalności zarządu. W praktyce może żądać wglądu do dokumentów dotyczących nieruchomości wspólnej, choć sposób udostępnienia dokumentów powinien uwzględniać ochronę danych osobowych i interes wspólnoty.

Czy nepotyzm w zarządzie wspólnoty jest przestępstwem?

Samo zlecenie prac firmie osoby spokrewnionej z członkiem zarządu nie zawsze jest przestępstwem. Problem powstaje wtedy, gdy dochodzi do szkody, zawyżania kosztów, fikcyjnych faktur, ukrywania dokumentów, konfliktu interesów albo działania sprzecznego z zasadami prawidłowej gospodarki.

Czy trzeba najpierw odwołać zarząd, zanim zawiadomi się prokuraturę?

Nie. Jeżeli są konkretne dowody przestępstwa, zawiadomienie można złożyć niezależnie od procedury odwołania zarządu. W praktyce często równolegle prowadzi się działania cywilne we wspólnocie i zawiadamia organy ścigania o podejrzeniu popełnienia przestępstwa.

Co zrobić, gdy wspólnota nie ma nikogo do reprezentacji w sądzie?

Jeżeli brak zarządu uniemożliwia reprezentację wspólnoty, trzeba rozważyć wniosek o ustanowienie zarządcy przymusowego. W toczącym się procesie sąd może także ustanowić kuratora procesowego, jeżeli zachodzą przesłanki z Kodeksu postępowania cywilnego. Wybór właściwego rozwiązania zależy od etapu sprawy i przyczyny braku reprezentacji.

Podsumowanie

Nadużywanie władzy przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej nie powinno być traktowane jako zwykły konflikt sąsiedzki, jeżeli za działaniami zarządu stoją realne szkody, blokowanie uchwał, ukrywanie dokumentów albo dalsze działanie mimo skutecznego odwołania. Właściciele mają narzędzia prawne: mogą odwołać zarząd, żądać dokumentów, zaskarżać wadliwe uchwały, wnioskować o zarządcę przymusowego, a w razie podejrzenia przestępstwa zawiadomić policję lub prokuraturę.

Najważniejsze jest uporządkowanie dowodów i szybkie ustalenie, czy uchwała o odwołaniu zarządu jest wykonalna. Dopiero wtedy można dobrać właściwe działanie: przejęcie dokumentów przez nowy zarząd, wniosek do sądu, zabezpieczenie, kontrolę finansów albo zawiadomienie organów ścigania.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali - Dz.U. 1994 nr 85 poz. 388
2. Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny - Dz.U. 1997 nr 88 poz. 553
3. Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych - Dz.U. 2005 nr 167 poz. 1398
4. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego - Dz.U. 1964 nr 43 poz. 296