Nadpłata we wspólnocie mieszkaniowej – zwrot czy fundusz remontowy?

Jakie opłaty ponosi właściciel lokalu we wspólnocie?

Właściciel lokalu ponosi dwa podstawowe rodzaje wydatków. Po pierwsze są to koszty związane z utrzymaniem jego lokalu, np. zużycie wody, ciepła, gazu lub innych mediów przypisanych do danego mieszkania. Po drugie są to koszty zarządu nieruchomością wspólną, czyli koszty dotyczące gruntu, części budynku i urządzeń, które nie służą wyłącznie do użytku właścicieli poszczególnych lokali.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o własności lokali właściciel ma obowiązek utrzymywać swój lokal w należytym stanie, przestrzegać porządku domowego, uczestniczyć w kosztach zarządu nieruchomością wspólną i współdziałać z innymi właścicielami w ochronie wspólnego dobra. Na pokrycie kosztów zarządu właściciele wpłacają zaliczki w formie bieżących opłat, płatnych z góry do 10. dnia każdego miesiąca.

Okresem rozliczeniowym wspólnoty mieszkaniowej jest rok kalendarzowy. Oznacza to, że po zakończeniu roku należy porównać pobrane zaliczki z rzeczywistymi kosztami i rozliczyć różnicę. W zależności od wyniku rozliczenia może powstać dopłata albo nadpłata.

Koszty lokalu a koszty nieruchomości wspólnej

Rozróżnienie tych dwóch kategorii ma kluczowe znaczenie przy rozliczaniu nadpłat. Jeżeli wspólnota pobiera od właścicieli środki tylko po to, aby rozliczyć koszty przypisane do ich lokali, działa w praktyce jako pośrednik między dostawcą mediów a właścicielami. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których zużycie jest opomiarowane lub da się je przypisać do konkretnego lokalu zgodnie z regulaminem rozliczeń.

Inaczej wygląda sytuacja przy kosztach nieruchomości wspólnej. Art. 14 ustawy o własności lokali wymienia przykładowo wydatki na remonty i bieżącą konserwację, opłaty za energię elektryczną, cieplną, gaz i wodę w części dotyczącej nieruchomości wspólnej, ubezpieczenia, podatki i inne opłaty publicznoprawne, utrzymanie porządku i czystości oraz wynagrodzenie zarządu lub zarządcy. Katalog ten jest otwarty, więc do kosztów zarządu mogą należeć także inne wydatki, o ile rzeczywiście służą utrzymaniu nieruchomości wspólnej.

W praktyce problematyczne bywa centralne ogrzewanie. Jeżeli lokal ma własne, wiarygodne opomiarowanie i nadpłata wynika z indywidualnego rozliczenia zużycia, właściciel powinien móc żądać zwrotu albo zaliczenia kwoty na przyszłe płatności. Jeżeli jednak instalacja cieplna jest wspólnym urządzeniem budynku, lokale nie mają odrębnych mierników albo ciepło rozlicza się według zasad uchwalonych dla całej wspólnoty, opłaty mogą być traktowane jako element kosztów zarządu nieruchomością wspólną.

Nadpłata za media przypisana do konkretnego lokalu

Jeżeli nadpłata dotyczy wydatków na utrzymanie konkretnego lokalu, np. rozliczenia wody, ogrzewania albo ścieków przypisanego do danego właściciela, środki nie powinny być dowolnie przesuwane uchwałą na inny cel. Co do zasady właściciel może oczekiwać zwrotu albo zaliczenia nadpłaty na poczet przyszłych opłat tego samego rodzaju.

W takim przypadku wspólnota nie powinna większością głosów decydować o majątku konkretnego właściciela. Z orzecznictwa wynika, że uchwała przeznaczająca nadpłaty właścicieli z kosztów przypisanych do lokali na fundusz remontowy może być oceniona jako naruszająca prawo, jeżeli właściciele, których środki dotyczą, nie wyrazili na to zgody.

Praktycznie oznacza to, że przed podjęciem uchwały trzeba ustalić, czy kwota nadpłaty jest wspólną nadwyżką z kosztów zarządu, czy sumą indywidualnych nadpłat poszczególnych właścicieli. Sama nazwa konta księgowego, np. „eksploatacja” albo „media”, nie przesądza sprawy. Decydują rzeczywisty charakter kosztu, regulamin rozliczeń i sposób przypisania wydatku do właścicieli.

Nadwyżka zaliczek na koszty zarządu nieruchomością wspólną

Jeżeli nadwyżka powstała na zaliczkach przeznaczonych na koszty zarządu nieruchomością wspólną, sytuacja jest inna. Wspólnota może podjąć uchwałę określającą sposób rozliczenia takiej nadwyżki. Może to być zwrot właścicielom, zaliczenie na przyszłe opłaty, pozostawienie środków na rachunku wspólnoty albo przeznaczenie ich na fundusz remontowy, jeżeli cel jest związany z utrzymaniem nieruchomości wspólnej.

Takie rozwiązanie bywa uzasadnione zwłaszcza wtedy, gdy wspólnota planuje remonty, modernizacje albo chce zbudować rezerwę na nieprzewidziane awarie. Zasilenie funduszu remontowego może sprzyjać płynności finansowej wspólnoty i ograniczyć potrzebę późniejszego pobierania jednorazowych dopłat.

Nie oznacza to jednak pełnej dowolności. Uchwała musi mieścić się w granicach zarządu nieruchomością wspólną, nie może przerzucać kosztów w sposób sprzeczny z ustawą i nie może naruszać interesów właścicieli. Jeżeli nadwyżka pochodzi z wpłat właścicieli w różnych proporcjach, rozliczenie powinno umożliwiać ustalenie, czy każdy właściciel partycypuje w kosztach zgodnie z właściwą podstawą.

Czy nadpłatę za centralne ogrzewanie można przeznaczyć na fundusz remontowy?

Odpowiedź zależy od tego, jak we wspólnocie rozliczane jest centralne ogrzewanie. Jeżeli nadpłata wynika z indywidualnego rozliczenia kosztów ogrzewania konkretnego lokalu, bezpiecznym rozwiązaniem jest zwrot właścicielowi albo zaliczenie jej na przyszłe opłaty. Przeznaczenie takiej kwoty na fundusz remontowy wymagałoby zgody właściciela, którego nadpłata dotyczy.

Jeżeli jednak opłaty za ogrzewanie są elementem kosztów zarządu nieruchomością wspólną, np. z powodu wspólnej instalacji cieplnej, braku indywidualnego opomiarowania albo zasad rozliczenia przyjętych uchwałą, właściciele mogą uchwałą zdecydować o pozostawieniu nadwyżki we wspólnocie i przeznaczeniu jej na fundusz remontowy.

Warto pamiętać, że w orzecznictwie dopuszcza się traktowanie instalacji cieplnej jako elementu nieruchomości wspólnej, jeżeli nie służy ona wyłącznie do użytku poszczególnych lokali. Nie można jednak automatycznie przyjąć, że każda nadpłata za c.o. jest majątkiem wspólnoty. Każdorazowo trzeba sprawdzić regulamin rozliczeń, opomiarowanie, uchwały i faktyczny charakter kosztu.

Jak rozliczać nadpłatę: według udziałów czy powierzchni lokalu?

Przy kosztach zarządu nieruchomością wspólną podstawową zasadą jest rozliczanie według udziałów właścicieli w nieruchomości wspólnej. Wynika to z art. 12 ust. 2 ustawy o własności lokali: pożytki i inne przychody z nieruchomości wspólnej służą pokrywaniu wydatków związanych z jej utrzymaniem, a nadwyżka ponad te potrzeby przypada właścicielom w stosunku do ich udziałów; w takim samym stosunku właściciele ponoszą wydatki i ciężary.

Rozliczanie według powierzchni użytkowej może być w praktyce zbliżone do rozliczenia według udziałów, ale nie zawsze jest z nim identyczne. Jeżeli udziały w nieruchomości wspólnej nie odpowiadają dokładnie powierzchni lokali, automatyczne stosowanie powierzchni może prowadzić do błędnego obciążenia właścicieli. W takich sytuacjach uchwała ustalająca zaliczki lub rozliczenie nadwyżki według powierzchni może być kwestionowana.

Wyjątkiem są opłaty, które z natury rzeczy mogą być ustalane według innych kryteriów, jeżeli wynika to z przepisów, regulaminu albo uchwały zgodnej z prawem, np. według wskazań liczników, liczby osób, rzeczywistego zużycia albo innej racjonalnej metody rozliczenia danego kosztu. Dotyczy to zwłaszcza mediów przypisanych do lokali.

Dodatkowe opłaty na czystość, drogi dojazdowe i inne części wspólne

Wspólnota może pobierać dodatkowe opłaty, jeżeli dotyczą one nieruchomości wspólnej i zostały prawidłowo uchwalone. Utrzymanie czystości części wspólnych, koszty porządku na osiedlu, oświetlenie, konserwacja, remonty, drogi dojazdowe należące do wspólnoty albo urządzenia wspólne mogą uzasadniać dodatkową zaliczkę.

Ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu jest czynnością przekraczającą zakres zwykłego zarządu. Wymaga więc uchwały właścicieli. Uchwały zapadają co do zasady większością głosów liczoną według udziałów, chyba że w umowie właścicieli albo w prawidłowo podjętej uchwale przewidziano w konkretnej sprawie głosowanie według zasady, że na każdego właściciela przypada jeden głos.

Samodzielne sprzątanie swojej klatki schodowej przez właściciela nie zwalnia go automatycznie z opłaty na utrzymanie czystości nieruchomości wspólnej. Jeżeli koszt dotyczy części wspólnych i został prawidłowo uchwalony, właściciel powinien go ponosić. Inaczej będzie, gdy opłata nie ma podstawy w uchwale, dotyczy majątku nienależącego do wspólnoty albo została ustalona w sposób sprzeczny z ustawą.

Podatek od nadpłaty i zwrotu właścicielom

Wspólnota mieszkaniowa jest podatnikiem CIT jako jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej. Nie oznacza to jednak, że każda nadpłata zwracana właścicielom powoduje obowiązek zapłaty podatku.

Jeżeli zwracana właścicielom nadwyżka jest tylko rozliczeniem wcześniej wpłaconych zaliczek, co do zasady nie powinna być traktowana jako dochód wspólnoty podlegający opodatkowaniu. Aktualna praktyka interpretacyjna wskazuje, że zwrot nadpłat powstałych z rocznego rozliczenia zaliczek na koszty utrzymania części wspólnych powinien skutkować zmniejszeniem przychodów, a kwoty przeznaczone do zwrotu nie stanowią dochodu wspólnoty.

Jeżeli natomiast wspólnota osiąga dochody z gospodarki zasobami mieszkaniowymi i przeznacza je na cele związane z utrzymaniem tych zasobów, może korzystać ze zwolnienia z art. 17 ust. 1 pkt 44 ustawy o CIT. Zwolnienie nie obejmuje dochodów z innej działalności gospodarczej niż gospodarka zasobami mieszkaniowymi, nawet gdy później zostaną wydane na utrzymanie zasobów.

W praktyce podatkowej trzeba osobno ocenić źródło środków, rodzaj lokali, cel przeznaczenia nadwyżki i sposób księgowego rozliczenia. Jeżeli chodzi o większe kwoty albo nietypową sytuację, najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest wystąpienie o interpretację indywidualną.

Jak zaskarżyć uchwałę o nadpłacie albo dodatkowej opłacie?

Właściciel lokalu może zaskarżyć uchwałę wspólnoty do sądu, jeżeli jest ona niezgodna z prawem, z umową właścicieli, narusza zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną albo w inny sposób narusza jego interesy. Podstawą jest art. 25 ust. 1 ustawy o własności lokali.

Termin na wniesienie pozwu wynosi 6 tygodni. Liczy się go od dnia podjęcia uchwały na zebraniu ogółu właścicieli albo od dnia powiadomienia właściciela o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów. Pozew kieruje się przeciwko wspólnocie mieszkaniowej.

Przed zaskarżeniem uchwały warto zebrać dokumenty: treść uchwały, zawiadomienie o zebraniu albo wynikach głosowania, plan gospodarczy, regulamin rozliczeń mediów, roczne rozliczenie kosztów, kartotekę właściciela i korespondencję z zarządem lub zarządcą. To właściciel kwestionujący uchwałę musi wykazać, że zachodzi jedna z ustawowych podstaw jej uchylenia.

FAQ

Źródła

• Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, w szczególności art. 3, 6, 12, 13, 14, 15, 22, 25 i 29 – ISAP.
• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, w szczególności art. 7 i art. 17 ust. 1 pkt 44 – ISAP.
• Ministerstwo Finansów, poradnik „Wspólnota mieszkaniowa” – podatki.gov.pl.
• Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 13 września 2024 r., sygn. 0111-KDIB2-1.4010.324.2024.2.AR.
• Uchwała Sądu Najwyższego z 19 maja 2006 r., III CZP 28/06.
• Uchwała składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z 21 grudnia 2007 r., III CZP 65/07.
• Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 15 kwietnia 2004 r., I ACa 1382/03.
• Wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 2 października 2009 r., I ACa 514/09.
• Wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 12 grudnia 2012 r., I ACa 641/12.