Zatrudnienie studentki do pomocy w domu – umowa, ZUS i PIT

Zatrudnienie studenta przez osobę fizyczną

Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej może zatrudnić inną osobę do pomocy w domu. W praktyce najczęściej rozważa się dwie podstawy: umowę o pracę albo umowę-zlecenie. Sama zgoda stron nie przesądza jednak jeszcze o tym, że można wybrać dowolną formę.

Kluczowe znaczenie ma art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Zgodnie z tym przepisem przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Dodatkowo art. 22 § 1¹ Kodeksu pracy stanowi, że zatrudnienie w takich warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy bez względu na nazwę zawartej umowy.

To oznacza, że jeśli pomoc domowa miałaby przychodzić stale w ściśle określone dni i godziny, wykonywać polecenia co do sposobu pracy, działać osobiście i pod bieżącym nadzorem, to ryzyko zakwalifikowania takiej relacji jako umowy o pracę jest realne. Jeżeli natomiast współpraca ma być bardziej elastyczna i usługowa, zwykle można rozważyć umowę-zlecenie.

Zobacz również: zatrudnienie przez os. fizyczną

Kiedy umowa-zlecenie jest bezpiecznym rozwiązaniem?

Umowa-zlecenie jest uregulowana w art. 734 i nast. ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny. Sprawdza się wtedy, gdy strony umawiają się na wykonywanie określonych czynności z większą swobodą co do organizacji pracy. W przypadku pomocy w domu może to dotyczyć np. prasowania, porządków, okazjonalnej pomocy przy dziecku czy zakupach, jeżeli współpraca nie ma pełnych cech podporządkowania pracowniczego.

W treści umowy warto wyraźnie opisać:

• zakres czynności,
• sposób ustalania terminów wykonywania usług,
• stawkę godzinową albo zasady wynagrodzenia,
• sposób potwierdzania liczby przepracowanych godzin,
• okres obowiązywania umowy i zasady jej wypowiedzenia.

Przy umowie-zleceniu ważne jest, aby praktyka odpowiadała treści dokumentu. Jeżeli w umowie wpisze się elastyczność, ale w rzeczywistości zleceniobiorczyni będzie codziennie wykonywać polecenia jak pracownik, sama umowa nie ochroni przed zakwestionowaniem jej charakteru.

Student do 26. roku życia a ZUS przy umowie-zleceniu

Największa praktyczna różnica dotyczy ZUS. Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 4 oraz art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych zleceniobiorca co do zasady podlega ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu, a dobrowolnie może przystąpić do ubezpieczenia chorobowego. Jednak wyjątek dla uczniów i studentów wynika z art. 6 ust. 4 tej ustawy.

Zgodnie z art. 6 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych osoby będące uczniami szkół ponadpodstawowych lub studentami do ukończenia 26 lat, wykonujące umowę agencyjną lub umowę-zlecenie, nie podlegają ubezpieczeniom społecznym z tego tytułu. W konsekwencji nie opłaca się też za nie składki zdrowotnej z tej umowy. Szczegółowe zasady ubezpieczeń dla takiej umowy opisujemy w materiale o umowie-zleceniu studenta i składkach ZUS.

W praktyce oznacza to, że przy klasycznej umowie-zleceniu ze studentką do 26 lat wynagrodzenie brutto często będzie równe wynagrodzeniu netto, jeśli dodatkowo mieści się ona w zwolnieniu podatkowym dla młodych. Trzeba jednak pamiętać, że status studenta musi istnieć rzeczywiście w dacie wykonywania zlecenia. Sam wiek nie wystarcza – potrzebny jest również status studenta.

Zmiana sytuacji następuje po ukończeniu 26 lat. Wtedy co do zasady zleceniobiorca przestaje korzystać z wyłączenia z art. 6 ust. 4 ustawy systemowej i trzeba analizować obowiązki ZUS jak przy zwykłej umowie-zleceniu. Warto tu porównać zasady dla student >26 lat.

Jeżeli zleceniobiorczyni nie ma już zwolnienia studenckiego, trzeba dodatkowo ocenić zbieg tytułów do ubezpieczeń. W praktyce pomocne może być także porównanie relacji zlecenie a etat.

Podatek PIT przy zatrudnieniu studentki

Zwolnienie dla młodych wynika z art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Obejmuje ono przychody m.in. ze stosunku pracy oraz z umów-zleceń otrzymane przez podatnika do ukończenia 26. roku życia – do wysokości rocznego limitu określonego w tym przepisie. Obecnie limit ten wynosi 85 528 zł rocznie.

Jeżeli przychody mieszczą się w limicie i pochodzą ze źródeł objętych ulgą, zaliczka na PIT co do zasady nie wystąpi. Nie oznacza to jednak, że zawsze nie ma żadnych obowiązków formalnych po stronie płatnika. Sposób rozliczenia zależy od rodzaju umowy, statusu płatnika i konkretnych danych podatnika. W razie przekroczenia limitu albo braku prawa do ulgi trzeba pobierać zaliczki według aktualnych zasad podatkowych.

Warto też pamiętać, że zwolnienie „dla młodych” nie dotyczy wszystkich rodzajów umów cywilnoprawnych – obejmuje m.in. umowę-zlecenie, ale nie obejmuje np. umowy o dzieło.

Minimalna stawka godzinowa przy umowie-zleceniu

Przy umowie-zleceniu trzeba stosować przepisy o minimalnej stawce godzinowej. Wynika to z art. 8a ust. 1 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Przepis ten obejmuje przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi, o których mowa w art. 734 i art. 750 Kodeksu cywilnego.

Stawka godzinowa zmienia się co roku. Dlatego przed podpisaniem umowy trzeba sprawdzić aktualną wysokość obowiązującą w danym roku kalendarzowym. Dodatkowo art. 8b ust. 1 tej samej ustawy wymaga określenia sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług.

Dla przejrzystości najlepiej prowadzić prostą miesięczną ewidencję godzin – np. tabelę podpisywaną przez obie strony.

Kiedy trzeba zawrzeć umowę o pracę?

Jeżeli współpraca ma wyglądać jak typowe zatrudnienie pracownicze, bezpieczniej jest zawrzeć umowę o pracę. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy:

• godziny pracy są z góry ustalone i stałe,
• miejsce wykonywania obowiązków jest narzucone,
• praca ma charakter ciągły i powtarzalny,
• zatrudniona osoba wykonuje polecenia pod bieżącym nadzorem,
• nie może swobodnie organizować sposobu wykonywania pracy.

Wtedy wchodzą w grę wszystkie obowiązki pracodawcy wynikające z Kodeksu pracy i przepisów ubezpieczeniowych. Należą do nich m.in. zgłoszenie do ZUS, prowadzenie dokumentacji pracowniczej, wypłata co najmniej minimalnego wynagrodzenia, ewidencja czasu pracy, urlop wypoczynkowy, badania wstępne, szkolenie BHP oraz obowiązki informacyjne.

Obowiązek zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego wynika z art. 36 ust. 1, 2 i 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych – zgłoszenia dokonuje się w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia.

Jakie formalności ma osoba fizyczna jako płatnik?

Jeżeli zatrudnienie rodzi obowiązki ZUS, osoba fizyczna staje się płatnikiem składek. W zależności od sytuacji konieczne mogą być m.in. zgłoszenie płatnika, zgłoszenie osoby ubezpieczonej i rozliczenia miesięczne. Konkretne formularze zależą od tytułu ubezpieczenia i zakresu zgłoszenia, dlatego przed wysyłką dokumentów warto sprawdzić aktualne instrukcje ZUS.

Najczęściej w praktyce pojawiają się:

• ZUS ZFA – zgłoszenie / zmiana danych płatnika składek będącego osobą fizyczną,
• ZUS ZUA – zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego,
• ZUS ZZA – zgłoszenie tylko do ubezpieczenia zdrowotnego, jeśli dany przypadek tego wymaga,
• dokumenty rozliczeniowe, np. ZUS DRA i raporty imienne.

Po stronie podatkowej osoba wypłacająca wynagrodzenie może pełnić funkcję płatnika zaliczek na PIT. Zakres tych obowiązków zależy od rodzaju umowy i od tego, czy w danym przypadku stosuje się zwolnienie dla młodych.

Zobacz również: umowa o usługi opiekuńcze

Jaką umowę wybrać w opisanej sytuacji?

Jeżeli chodzi o pomoc w domu średnio 8 godzin tygodniowo, najczęściej praktycznym rozwiązaniem jest umowa-zlecenie – pod warunkiem, że sposób wykonywania usług będzie rzeczywiście elastyczny i nieprzypominający etatu. Warto ustalać dni i godziny z wyprzedzeniem, ale nie wpisywać sztywnego harmonogramu typowego dla stosunku pracy. Dobrze też opisać, że zleceniobiorczyni samodzielnie organizuje sposób wykonania powierzonych czynności.

Jeżeli jednak potrzebuje Pani stałej dyspozycyjności w określone dni i godziny oraz bieżącego podporządkowania, bezpieczniejsza będzie umowa o pracę – choć będzie to rozwiązanie bardziej sformalizowane i kosztowniejsze.

FAQ

Czy osoba prywatna może legalnie zatrudnić studentkę bez firmy?

Tak. Osoba fizyczna nieprowadząca działalności może zawrzeć zarówno umowę-zlecenie, jak i umowę o pracę. Trzeba jednak dobrać właściwy typ umowy do realnych warunków współpracy i w razie potrzeby dopełnić obowiązków wobec ZUS i urzędu skarbowego.

Czy studentka do 26 lat na zleceniu zawsze jest zwolniona z ZUS?

Co do zasady tak, jeśli rzeczywiście ma status studenta i nie ukończyła 26 lat – wynika to z art. 6 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Każdy przypadek warto jednak sprawdzić pod kątem dat, statusu studenta i ewentualnego zbiegu tytułów do ubezpieczeń.

Czy przy umowie-zleceniu trzeba prowadzić ewidencję godzin?

Tak, trzeba mieć sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia, ponieważ zleceniobiorcę co do zasady chroni minimalna stawka godzinowa na podstawie art. 8a i 8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

Czy umowa-zlecenie zawsze będzie lepsza niż umowa o pracę?

Nie. Jest prostsza i często tańsza, ale tylko wtedy, gdy odpowiada rzeczywistemu modelowi współpracy. Jeśli praca ma cechy podporządkowanego, stałego zatrudnienia, właściwa może być umowa o pracę.

Czy studentka do 26 lat nie składa w ogóle PIT?

Niekoniecznie. Zwolnienie dla młodych oznacza brak podatku do limitu dla określonych przychodów, ale nie w każdym przypadku eliminuje wszystkie kwestie rozliczeniowe. Ostateczne rozliczenie zależy od konkretnych danych i przebiegu roku podatkowego.

Źródła

• art. 22 § 1 i § 1¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
• art. 734 i nast. ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
• art. 6 ust. 1 pkt 4, art. 6 ust. 4, art. 12 ust. 1, art. 36 ust. 1, 2 i 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
• art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
• art. 8a ust. 1 oraz art. 8b ust. 1 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę