Karta zgonu do banku po śmierci bliskiego – jak uzyskać kopię?

Karta zgonu a akt zgonu – co trzeba odróżnić?

Akt zgonu jest aktem stanu cywilnego sporządzanym przez kierownika urzędu stanu cywilnego. To odpis aktu zgonu najczęściej służy do spraw spadkowych, bankowych, ubezpieczeniowych i urzędowych.

Karta zgonu jest natomiast dokumentem sporządzanym przez lekarza albo inną osobę uprawnioną do stwierdzenia zgonu. Na jej podstawie USC rejestruje zgon. Karta zawiera części przeznaczone do rejestracji zgonu, dla administracji cmentarza oraz dla potrzeb statystyki publicznej i co do zasady jest wydawana w jednym egzemplarzu.

Bank nie zawsze precyzyjnie posługuje się nazwą dokumentu. Może chodzić o odpis aktu zgonu, o kopię dokumentu z akt zbiorowych USC albo o informacje dotyczące przyczyny zgonu potrzebne ubezpieczycielowi. Dlatego przed składaniem kolejnych wniosków warto uzyskać od banku pisemną odpowiedź, jaki dokument jest wymagany, kto go żąda i w jakim celu.

Czy USC może wydać kopię karty zgonu?

Tak, jeżeli dokument znajduje się w aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego i wnioskodawca spełnia warunki dostępu do tych akt. Nie chodzi o wydanie drugiego oryginału karty zgonu, lecz o kopię, wydruk albo odwzorowanie dokumentu poświadczone za zgodność z oryginałem. Zgodnie z art. 26 ust. 4 Prawa o aktach stanu cywilnego dokument z akt zbiorowych może otrzymać między innymi osoba, która wykaże interes prawny.

Interes prawny powinien wynikać z konkretnego prawa lub obowiązku wnioskodawcy, na przykład z konieczności ustalenia odpowiedzialności spadkobiercy za zobowiązanie, realizacji praw związanych z ubezpieczeniem kredytu albo prowadzonego postępowania sądowego lub spadkowego. Pismo banku lub ubezpieczyciela może potwierdzać, po co dokument jest potrzebny, ale samo żądanie banku nie jest jeszcze samodzielnym źródłem interesu prawnego.

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 10 października 2017 r., sygn. II OSK 952/16, wskazał na konieczność zbadania interesu prawnego osoby żądającej dokumentu z akt zbiorowych. USC powinien więc ocenić konkretną sytuację wnioskodawcy, a nie poprzestawać na ogólnym stwierdzeniu, że dokument zawiera dane chronione.

Jeżeli USC odmawia wydania dokumentu, warto złożyć wniosek na piśmie i domagać się formalnego rozstrzygnięcia z uzasadnieniem. Od decyzji odmownej co do zasady przysługuje odwołanie do wojewody, składane za pośrednictwem kierownika USC w terminie 14 dni od doręczenia decyzji.

Czy trzeba występować do GUS?

W starszych poradach można spotkać zalecenie, aby o „statystyczną kartę zgonu” występować do GUS. Nie jest to jednak zwykłe archiwum wydające rodzinie dokumenty na potrzeby banku czy ubezpieczenia. Zgodnie z art. 10 ustawy o statystyce publicznej dane jednostkowe identyfikowalne zebrane w badaniach statystycznych podlegają tajemnicy statystycznej i nie mogą być wykorzystywane do innych celów niż wskazane w ustawie.

Jeżeli bank używa określenia „statystyczna karta zgonu”, najpierw trzeba ustalić, jakiej informacji rzeczywiście potrzebuje. Gdy chodzi o potwierdzenie śmierci, może wystarczyć odpis aktu zgonu. Gdy potrzebna jest informacja do oceny odpowiedzialności z polisy, sprawę należy skierować do zakładu ubezpieczeń i ustalić, czy to on powinien wystąpić o potrzebne materiały na podstawie własnych uprawnień.

Jak napisać wniosek do USC?

Wniosek powinien wyjaśniać nie tylko, że dokument jest potrzebny „do banku”, lecz przede wszystkim jakie konkretne prawo lub obowiązek wnioskodawcy uzasadnia dostęp do akt. Jeżeli zmarły miał kredyt objęty ubezpieczeniem, należy opisać związek dokumentu z rozliczeniem zobowiązania albo realizacją praw z ubezpieczenia i dołączyć dokumenty, które tę potrzebę potwierdzają.

We wniosku warto wskazać:

• dane osoby zmarłej oraz datę i miejsce zgonu,
• numer aktu zgonu, jeżeli jest znany,
• jakiego dokładnie dokumentu z akt zbiorowych dotyczy wniosek,
• z jakiego konkretnego prawa lub obowiązku wynika interes prawny,
• jakie dokumenty potwierdzają cel wniosku, np. pismo banku lub ubezpieczyciela, dokument dotyczący spadku albo prowadzonego postępowania,
• żądanie wydania formalnego rozstrzygnięcia w razie odmowy.

Jeżeli równolegle pojawiają się roszczenia wierzycieli, trzeba oddzielić uzyskanie dokumentów po zmarłym od odpowiedzialności spadkobierców za długi. Pomocne mogą być materiały o odrzuceniu spadku przez osobę z komornikiem oraz o długach po zmarłym.

Co zrobić, gdy bank nadal żąda karty zgonu?

Jeżeli bank nie chce rozliczyć sprawy bez karty zgonu, najlepiej uporządkować dalsze działania w następującej kolejności:

1. Ustal, kto rzeczywiście żąda dokumentu – bank jako wierzyciel czy zakład ubezpieczeń w związku z polisą.
2. Ustal, jakiej informacji potrzeba – samego potwierdzenia zgonu, kopii dokumentu z akt zbiorowych czy informacji o przyczynie zgonu.
3. Jeżeli chodzi tylko o potwierdzenie śmierci, poproś o wskazanie, czy wystarczy odpis aktu zgonu.
4. Jeżeli chodzi o ocenę odpowiedzialności z ubezpieczenia, poproś o przekazanie sprawy do ubezpieczyciela i ustalenie, czy to zakład ubezpieczeń powinien wystąpić o potrzebne materiały na podstawie art. 42 ust. 1 ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej.

Bank powinien wskazać pełną nazwę żądanego dokumentu, podstawę żądania oraz informację, czy dopuszcza dokument zastępczy. Sam status banku nie daje mu automatycznie takiego samego uprawnienia do uzyskiwania materiałów jak zakładowi ubezpieczeń; jeżeli bank chce wystąpić do USC we własnym imieniu, musi mieć odpowiednią podstawę prawną lub wykazać własny interes prawny.

W sprawach bankowych po śmierci posiadacza rachunku mogą pojawić się także odrębne problemy, takie jak wypłata z konta po śmierci albo pozostawione zlecenie stałe po śmierci właściciela rachunku.

Odmowa z USC – jak reagować?

Jeżeli USC odmawia wydania kopii lub poświadczonego odwzorowania dokumentu z akt zbiorowych, nie warto poprzestawać na ustnej informacji. Pisemny wniosek powinien wskazywać interes prawny i załączniki, które go potwierdzają, a w razie odmowy pozwolić na uzyskanie formalnego rozstrzygnięcia i jego zaskarżenie.

W odwołaniu trzeba odnieść się do przyczyn odmowy i wykazać związek między żądanym dokumentem a konkretnym prawem lub obowiązkiem wnioskodawcy. Jeżeli dokument jest potrzebny ubezpieczycielowi, warto równolegle sprawdzić, czy zakład ubezpieczeń może sam wystąpić o niego w trybie art. 42 ust. 1 ustawy ubezpieczeniowej, zamiast przerzucać ten obowiązek na rodzinę.

FAQ

Czy odpis aktu zgonu wystarczy zamiast karty zgonu?

Często tak, jeżeli potrzebne jest wyłącznie urzędowe potwierdzenie śmierci. Gdy ubezpieczyciel musi ustalić okoliczności lub przyczynę zgonu dla oceny odpowiedzialności z polisy, może być potrzebny inny dokument lub materiał.

Czy rodzina może dostać drugi egzemplarz karty zgonu?

Co do zasady karta zgonu jest wydawana w jednym egzemplarzu. Jeżeli dokument znajduje się w aktach zbiorowych USC, można wnioskować o kopię, wydruk lub poświadczone odwzorowanie, wykazując interes prawny.

Czy USC może odmówić z powodu RODO?

USC może odmówić dostępu, jeżeli nie są spełnione ustawowe przesłanki, ale nie powinien poprzestawać na ogólnym powołaniu się na ochronę danych. Powinien zbadać podstawę żądania i wykazany interes prawny oraz wydać właściwe rozstrzygnięcie.

Czy GUS wyda rodzinie statystyczną kartę zgonu?

Co do zasady nie jest to właściwa droga do uzyskania jednostkowych danych na potrzeby prywatnej sprawy bankowej lub ubezpieczeniowej. Dane jednostkowe identyfikowalne zebrane w badaniach statystycznych są objęte tajemnicą statystyczną.

Czy bank może sam wystąpić o kartę zgonu?

Bank nie ma tylko z racji statusu banku szczególnego uprawnienia odpowiadającego art. 42 ust. 1 ustawy ubezpieczeniowej. Może wystąpić o dokument, jeżeli ma właściwą podstawę prawną lub wykaże własny interes prawny; gdy dokument jest potrzebny do likwidacji szkody z polisy, szczególne uprawnienie ma zakład ubezpieczeń.

Co dołączyć do wniosku o kopię karty zgonu?

Należy dołączyć dokumenty, które pokazują konkretny interes prawny, np. pismo banku lub ubezpieczyciela, dokumenty dotyczące spadku albo toczącego się postępowania. Samo pokrewieństwo ze zmarłym nie zawsze przesądza o prawie do uzyskania dokumentu z akt zbiorowych.

Czy od odmowy USC można się odwołać?

Tak, jeżeli odmowa została wydana w formie decyzji administracyjnej. Odwołanie wnosi się do wojewody za pośrednictwem kierownika USC, co do zasady w terminie 14 dni od doręczenia decyzji.

Podsumowanie

Gdy bank żąda karty zgonu, najpierw ustal, kto faktycznie potrzebuje dokumentu i do czego ma on służyć. Jeżeli wystarcza potwierdzenie zgonu, zwykle właściwy będzie odpis aktu zgonu; jeżeli potrzebna jest kopia dokumentu z akt zbiorowych USC, wnioskodawca powinien wykazać konkretny interes prawny. Gdy chodzi o ocenę odpowiedzialności z ubezpieczenia kredytu, trzeba odróżnić bank od zakładu ubezpieczeń, który ma szczególne uprawnienie z art. 42 ust. 1 ustawy ubezpieczeniowej. W razie odmowy USC należy uzyskać formalne rozstrzygnięcie i rozważyć odwołanie.

Źródła

1. Ustawa z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych, w szczególności art. 10 i art. 11 – ISAP.

2. Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego, w szczególności art. 26, art. 45 i art. 92 – ISAP.

3. Ustawa z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej, w szczególności art. 10, art. 38 i art. 54 – ELI.

4. Ustawa z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, w szczególności art. 42 ust. 1 – ELI.

5. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 10 października 2017 r., sygn. II OSK 952/16.

6. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 29 września 2022 r., sygn. II OSK 3051/19.