Dorabianie po etacie bez firmy – umowa, ZUS i podatek

Czy można dorabiać po etacie bez zakładania działalności?

Tak, samo zatrudnienie na podstawie umowy o pracę nie zabrania dodatkowego zarobkowania. Trzeba jednak odróżnić pojedyncze lub okazjonalne umowy cywilnoprawne od działalności, która spełnia cechy działalności gospodarczej.

Zgodnie z art. 3 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców działalnością gospodarczą jest zorganizowana działalność zarobkowa wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły. Jeżeli więc dodatkowe zlecenia zaczną mieć charakter powtarzalny, zorganizowany, nastawiony na stały zarobek i wykonywany na własne ryzyko, może powstać obowiązek rejestracji działalności.

W praktyce duże znaczenie ma rzeczywisty sposób działania, a nie sama nazwa zawieranych umów. Samo podpisywanie wielu umów o dzieło nie chroni automatycznie przed uznaniem aktywności za działalność gospodarczą, jeżeli stan faktyczny wskazuje na stałe świadczenie usług.

W części przypadków warto też rozważyć nierejestrowana formę wykonywania drobnej aktywności zarobkowej, ale tylko wtedy, gdy spełnione są warunki z art. 5 ust. 1 Prawa przedsiębiorców.

Umowa o dzieło czy umowa-zlecenie?

Wybór umowy powinien zależeć od tego, co faktycznie ma być wykonane, a nie od tego, która forma jest tańsza podatkowo lub składkowo.

Umowa o dzieło, uregulowana w art. 627 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, polega na zobowiązaniu do osiągnięcia oznaczonego rezultatu. Chodzi więc o konkretny, sprawdzalny efekt, np. kompletne opracowanie, projekt, dokumentację, raport, schemat lub inną indywidualnie oznaczoną pracę.

Umowa-zlecenie, oparta na art. 734 § 1 Kodeksu cywilnego, a często także umowy o świadczenie usług, do których stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu na podstawie art. 750 Kodeksu cywilnego, dotyczy starannego działania, a nie osiągnięcia konkretnego rezultatu. Będzie właściwa np. wtedy, gdy ktoś ma wykonywać powtarzalne czynności, konsultacje, nadzór, koordynację, bieżące poprawki lub wsparcie techniczne.

Jeżeli przygotowuje Pan odrębne, końcowe opracowania dokumentacyjne, które da się odebrać i zweryfikować jako efekt końcowy, umowa o dzieło może być właściwa. Jeżeli jednak współpraca polega głównie na bieżącym wykonywaniu czynności, poprawkach, konsultowaniu i obsłudze procesu, bez wyraźnie oznaczonego rezultatu, bezpieczniejsza prawnie będzie umowa-zlecenie albo umowa o świadczenie usług.

ZUS przy umowie o dzieło i przy zleceniu

To jedna z najważniejszych różnic.

Umowa o dzieło co do zasady nie stanowi tytułu do ubezpieczeń społecznych ani zdrowotnego. Wynika to z art. 6 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, który nie wymienia wykonawcy dzieła jako osoby obowiązkowo objętej ubezpieczeniami. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy umowa o dzieło została zawarta z własnym pracodawcą albo jest wykonywana na rzecz własnego pracodawcy – wtedy, na podstawie art. 8 ust. 2a tej ustawy, skutki składkowe są zbliżone do pracowniczych.

Umowa-zlecenie jest co do zasady tytułem do ubezpieczeń społecznych na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Jeżeli zleceniobiorca równocześnie pracuje na etacie i z umowy o pracę osiąga co najmniej minimalne wynagrodzenie, to z umowy-zlecenia ubezpieczenia emerytalne i rentowe mogą nie być obowiązkowe, co wynika z art. 9 ust. 1 i ust. 1a tej ustawy. Trzeba jednak każdorazowo sprawdzić konkretny stan faktyczny, w tym wysokość etatowego wynagrodzenia i to, czy zlecenie nie jest wykonywane dla własnego pracodawcy.

W zakresie składki zdrowotnej zasady wynikają obecnie z ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Przy umowie-zleceniu składka zdrowotna co do zasady występuje, jeżeli dana umowa stanowi tytuł do objęcia ubezpieczeniem zdrowotnym.

Czy urząd lub ZUS może zakwestionować umowę o dzieło?

Tak. Jeżeli podpisana umowa jest nazwana „o dzieło”, ale w rzeczywistości dotyczy starannego działania albo stałego świadczenia usług, ZUS lub organ podatkowy może badać jej rzeczywisty charakter. Liczy się treść zobowiązania, sposób wykonywania pracy, możliwość wyodrębnienia rezultatu, odbiór dzieła i odpowiedzialność za wynik.

Przy większej liczbie powtarzalnych kontraktów może powstać też problem kwalifikacji jako działalności gospodarczej. W sprawach podatkowych znaczenie ma art. 5a pkt 6 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, który definiuje pozarolniczą działalność gospodarczą, oraz art. 5b ust. 1 tej ustawy, który wskazuje, kiedy określonych czynności nie uznaje się za działalność gospodarczą.

Obowiązek zgłoszenia umowy o dzieło do ZUS

Obowiązek ten nadal istnieje. Zgodnie z art. 36 ust. 17 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych płatnik składek lub osoba fizyczna zlecająca dzieło informuje ZUS o zawarciu umowy o dzieło, jeżeli taka umowa została zawarta z osobą, z którą nie pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach tej umowy nie wykonuje ona pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.

Zgłoszenia dokonuje się na formularzu RUD w terminie 7 dni od zawarcia umowy. Wynika to z § 1 ust. 1 pkt 43 rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów.

Co do zasady nie zgłasza jej wykonawca dzieła, tylko zamawiający będący płatnikiem składek albo osoba fizyczna zlecająca dzieło.

Czy trzeba wystawiać rachunek?

Przepisy nie wymagają automatycznie wystawienia faktury przez osobę, która nie prowadzi działalności gospodarczej i wykonuje dzieło lub zlecenie prywatnie. W praktyce strony mogą rozliczyć się na podstawie umowy, protokołu odbioru, rachunku lub innego dokumentu potwierdzającego należność.

Jeżeli kontrahent oczekuje dokumentu rozliczeniowego, można wystawić zwykły rachunek cywilny zawierający co najmniej strony, datę, tytuł należności, kwotę i podpis. Nie jest to faktura VAT, o ile osoba wykonująca umowę nie działa jako podatnik VAT w ramach działalności gospodarczej.

Przy pracy dorywczej po etacie często pojawia się też pytanie, czy lepsza byłaby forma drobnej aktywności bez firmy czy jednak rejestracja. Zobacz także: etat + nierejestrowana.

Jak rozliczyć podatek od umowy o dzieło lub zlecenia?

Co do zasady przychody z umowy-zlecenia i z umowy o dzieło zawieranej poza działalnością gospodarczą są zaliczane do działalności wykonywanej osobiście na podstawie art. 13 pkt 8 ustawy o PIT, o ile umowa została zawarta z określonym podmiotem i nie jest realizowana w ramach własnej działalności gospodarczej.

Jeżeli zamawiającym jest przedsiębiorca, osoba prawna albo inna jednostka organizacyjna, to zwykle on działa jako płatnik zaliczek na PIT zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o PIT i przekazuje po roku informację PIT-11.

Jeżeli natomiast umowa jest zawarta z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, która nie pełni funkcji płatnika, rozliczenie podatku następuje samodzielnie w zeznaniu rocznym. Obowiązek wpłacania zaliczek w trakcie roku zależy od kwalifikacji przychodu i konkretnego modelu rozliczenia, dlatego przy większych kwotach warto sprawdzić to indywidualnie.

Najczęściej rozliczenie następuje w zeznaniu PIT-37, gdy był płatnik, albo PIT-36, gdy podatnik sam wykazuje dochody bez pośrednictwa płatnika. Właściwy formularz zależy od źródła i sposobu poboru zaliczek w danym roku podatkowym.

Koszty uzyskania przychodu – 20% czy koszty faktyczne?

Przy typowych umowach o dzieło i zlecenia stosuje się zryczałtowane koszty uzyskania przychodu. Zgodnie z art. 22 ust. 9 pkt 4 ustawy o PIT koszty uzyskania przychodów z tytułów określonych m.in. w art. 13 pkt 8 wynoszą 20% uzyskanego przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika składki na ubezpieczenia społeczne, jeśli zostały pobrane.

Oznacza to, że przy tak rozliczanych umowach co do zasady nie odlicza się osobno wydatków takich jak paliwo, wydruki, sprzęt czy zapłata podwykonawcy zamiast 20% kosztów. Mechanizm ustawowy opiera się na kosztach ryczałtowych.

Jeżeli więc planuje Pan większe, realne nakłady i stałe koszty prowadzenia pracy, może się okazać, że model cywilnoprawny przestaje być korzystny, a właściwsza staje się działalność gospodarcza.

Kiedy można zastosować 50% koszty uzyskania przychodu?

To możliwe tylko wtedy, gdy rezultat pracy jest utworem w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, a podatnik uzyskuje przychód z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich albo rozporządzania tymi prawami. Podstawą podatkową jest art. 22 ust. 9 pkt 1–3 ustawy o PIT.

Nie każda dokumentacja techniczna, schemat czy opracowanie automatycznie będzie utworem. Musi mieć cechę twórczości i indywidualności. Sama praca odtwórcza, techniczna, wykonywana według szablonu lub norm, bez indywidualnego wkładu twórczego, może nie spełniać wymagań prawa autorskiego.

Dodatkowo umowa powinna jasno wyodrębniać element autorski oraz przewidywać przeniesienie autorskich praw majątkowych albo udzielenie licencji. W praktyce warto też precyzyjnie określić pola eksploatacji zgodnie z art. 41 ust. 2 i art. 50 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Limit łącznych 50% kosztów uzyskania przychodów w roku podatkowym wynika z art. 22 ust. 9a ustawy o PIT. Jest on powiązany z górną granicą pierwszego przedziału skali podatkowej z art. 27 ust. 1 ustawy o PIT. Limit ten należy zawsze weryfikować według aktualnego stanu prawnego na dany rok podatkowy.

Porównanie najczęstszych rozwiązań

FAQ

Czy pracodawca musi wyrazić zgodę na dorabianie po etacie?

Zależy od umowy o pracę i regulacji wewnętrznych. Co do zasady pracownik może podejmować dodatkową aktywność, ale trzeba sprawdzić zakaz konkurencji, obowiązek dbałości o dobro zakładu pracy z art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy oraz ewentualne postanowienia umowne.

Czy duża liczba umów o dzieło jest zakazana?

Nie ma ustawowego limitu liczby takich umów. Problem pojawia się wtedy, gdy ich treść lub sposób wykonywania wskazują, że faktycznie są to usługi ciągłe albo działalność gospodarcza.

Czy wykonawca dzieła sam zgłasza umowę do ZUS?

Co do zasady nie. Obowiązek z art. 36 ust. 17 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych ciąży na zamawiającym dzieło lub płatniku składek.

Czy mogę odliczyć paliwo, wydruki i zlecenie części prac innym osobom?

Przy typowej umowie o dzieło lub zleceniu zwykle stosuje się koszty ryczałtowe 20%, więc takich wydatków nie rozlicza się osobno zamiast kosztów ustawowych. Inaczej może być przy działalności gospodarczej.

Czy każda dokumentacja techniczna daje prawo do 50% kosztów autorskich?

Nie. Musi być utworem w rozumieniu prawa autorskiego, a umowa musi obejmować korzystanie z praw autorskich albo ich przeniesienie. Sama techniczna lub odtwórcza praca nie wystarczy.

Źródła

• art. 3 i art. 5 ust. 1 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców
• art. 627, art. 734 § 1 i art. 750 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
• art. 6 ust. 1 pkt 4, art. 8 ust. 2a, art. 9 ust. 1 i 1a, art. 36 ust. 17 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
• ustawa z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych
• art. 5a pkt 6, art. 5b ust. 1, art. 13 pkt 8, art. 22 ust. 9 pkt 1–4, art. 22 ust. 9a, art. 27 ust. 1, art. 41 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
• art. 1 ust. 1, art. 41 ust. 2 i art. 50 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych
• art. 100 § 2 pkt 4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy