Czy główny księgowy w jednostce samorządowej może prowadzić biuro rachunkowe?

Czy główny księgowy może prowadzić własne biuro rachunkowe?

Co do zasady tak. Sama ustawa nie wprowadza ogólnego zakazu prowadzenia działalności gospodarczej przez głównego księgowego zatrudnionego w samorządowej jednostce budżetowej. Kluczowe znaczenie ma jednak to, czy stanowisko jest stanowiskiem urzędniczym w rozumieniu ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych oraz czy planowana działalność nie narusza ustawowych zakazów.

W praktyce główny księgowy jednostki budżetowej bardzo często jest pracownikiem samorządowym zatrudnionym na stanowisku urzędniczym albo kierowniczym stanowisku urzędniczym. W takim przypadku stosuje się ograniczenia z art. 30 i art. 31 ustawy o pracownikach samorządowych. Ocena zawsze zależy też od konkretnego zakresu obowiązków, struktury jednostki i kręgu klientów biura rachunkowego.

Jakie ograniczenia wynikają z ustawy o pracownikach samorządowych?

Zgodnie z art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych pracownik samorządowy zatrudniony na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, nie może wykonywać zajęć pozostających w sprzeczności lub związanych z zajęciami wykonywanymi w ramach obowiązków służbowych, wywołujących uzasadnione podejrzenie o stronniczość lub interesowność, ani zajęć sprzecznych z obowiązkami wynikającymi z ustawy.

To oznacza, że problemem nie jest samo założenie biura rachunkowego, lecz sposób prowadzenia tej działalności. Niedopuszczalne może być w szczególności:

• prowadzenie księgowości dla podmiotów, które zawierają umowy z jednostką, w której pracuje główny księgowy,
• obsługiwanie klientów ubiegających się o zamówienia, dotacje, refundacje lub inne świadczenia związane z daną JST,
• wykorzystywanie informacji uzyskanych w pracy do celów prywatnej działalności,
• świadczenie usług w godzinach pracy albo z użyciem sprzętu i zasobów pracodawcy.

Jeżeli dojdzie do naruszenia zakazu z art. 30 ust. 1, to zgodnie z art. 30 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych niezwłocznie rozwiązuje się z pracownikiem stosunek pracy bez wypowiedzenia w trybie art. 52 Kodeksu pracy albo odwołuje się go ze stanowiska.

Czy potrzebna jest zgoda pracodawcy?

Przepisy ustawy o pracownikach samorządowych nie przewidują ogólnego obowiązku uzyskania zgody pracodawcy na prowadzenie działalności gospodarczej przez pracownika samorządowego. Ustawa nakłada natomiast obowiązek złożenia oświadczenia o prowadzeniu działalności gospodarczej.

Inaczej mówiąc: co do zasady nie ma przepisu, który wprost mówiłby, że bez zgody kierownika jednostki nie wolno otworzyć biura rachunkowego. Mimo to w praktyce warto przed rozpoczęciem działalności:

• poinformować pracodawcę na piśmie o planowanym zakresie usług,
• wskazać, że działalność nie będzie dotyczyła klientów powiązanych z jednostką lub JST,
• poprosić o pisemne stanowisko albo potwierdzenie braku zastrzeżeń.

Takie działanie nie zastępuje przepisów ustawowych i nie uchyla odpowiedzialności za konflikt interesów, ale może ograniczyć późniejsze spory dowodowe. Jeżeli w regulaminie pracy, statucie jednostki albo w wewnętrznych procedurach antykorupcyjnych przewidziano obowiązek zgłoszenia dodatkowego zajęcia lub uzyskania zgody, trzeba zastosować także te regulacje wewnętrzne.

Zobacz również:

zatrudnienie w urzędzie gminy a dodatkowy etat

Czy ma zastosowanie ustawa antykorupcyjna?

Nie zawsze. Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne dotyczy zamkniętego katalogu osób wskazanych w art. 2 tej ustawy. Sam fakt bycia głównym księgowym jednostki budżetowej nie oznacza automatycznie objęcia tą ustawą.

Dlatego w wielu przypadkach główny księgowy zespołu szkół, ośrodka kultury czy innej jednostki organizacyjnej JST nie będzie podlegał zakazom z tej ustawy. Jednak ostateczna ocena zależy od rodzaju jednostki, podstawy zatrudnienia, pozycji organizacyjnej oraz tego, czy dana osoba mieści się w jednej z kategorii wymienionych w art. 2 ustawy antykorupcyjnej. Nie można więc przyjąć jednej odpowiedzi dla każdego stanu faktycznego.

Dla porównania podobne problemy pojawiają się także przy pytaniu, czy DG urzędnik może prowadzić obok pracy w administracji.

Obowiązek złożenia oświadczenia o działalności gospodarczej

Najważniejszy obowiązek formalny wynika z art. 31 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych.

Zgodnie z art. 31 ust. 1 tej ustawy pracownik samorządowy zatrudniony na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, jest obowiązany złożyć oświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej. Według art. 31 ust. 2 trzeba określić charakter tej działalności, a przy zmianie charakteru złożyć odrębne oświadczenie. Natomiast art. 31 ust. 3 przewiduje termin 30 dni od dnia podjęcia działalności gospodarczej albo zmiany jej charakteru.

Oświadczenie składa się kierownikowi jednostki, w której pracownik jest zatrudniony. W praktyce warto zachować potwierdzenie złożenia pisma, np. prezentatę na kopii albo potwierdzenie odbioru.

Jakie są konsekwencje braku oświadczenia lub konfliktu interesów?

Brak złożenia oświadczenia w terminie nie powoduje automatycznie nieważności działalności, ale naraża pracownika na karę porządkową. Zgodnie z art. 31 ust. 4 ustawy o pracownikach samorządowych może to być upomnienie albo nagana, przy odpowiednim stosowaniu art. 109 § 2 oraz art. 110-113 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

Znacznie poważniejsze skutki może mieć sam konflikt interesów. Jeżeli działalność jest sprzeczna z art. 30 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych, pracodawca może rozwiązać stosunek pracy bez wypowiedzenia. Dodatkowo, jeżeli pracownik poda nieprawdę lub zatai prawdę w oświadczeniu, art. 31 ust. 5 odsyła do odpowiedzialności z art. 233 § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny.

Niezależnie od tego mogą pojawić się także konsekwencje pracownicze związane z naruszeniem podstawowych obowiązków, zasad etyki, regulaminu pracy albo wewnętrznych procedur obowiązujących w jednostce.

Kiedy prowadzenie biura rachunkowego jest szczególnie ryzykowne?

Największe ryzyko występuje wtedy, gdy zakres prywatnej działalności styka się z zadaniami wykonywanymi w jednostce. W przypadku głównego księgowego będą to zwłaszcza sytuacje, w których:

• biuro rachunkowe obsługuje wykonawców, dostawców lub kontrahentów jednostki,
• klientem biura jest podmiot podległy tej samej JST lub powiązany z nią organizacyjnie,
• główny księgowy ma wpływ na obieg dokumentów, płatności, zamówienia lub ocenę rozliczeń dotyczących klienta biura,
• usługi rachunkowe są świadczone dla podmiotów, wobec których pracownik posiada wiedzę niedostępną publicznie.

Im bliższy związek między prywatną działalnością a obowiązkami służbowymi, tym większe ryzyko zarzutu stronniczości lub interesowności. W takich sytuacjach sama informacja dla pracodawcy może nie wystarczyć.

Zobacz również:

rodzina zatrudniona w urzędzie a ryzyko konfliktu interesów

Praktyczne wnioski dla głównego księgowego

Jeżeli chcesz prowadzić biuro rachunkowe obok pracy w jednostce samorządowej, najbezpieczniej postępować według kilku zasad:

• ustal, czy Twoje stanowisko jest stanowiskiem urzędniczym w rozumieniu ustawy o pracownikach samorządowych,
• złóż oświadczenie o działalności gospodarczej w terminie 30 dni,
• opisz w oświadczeniu rzeczywisty charakter działalności,
• unikaj obsługi klientów mających sprawy finansowe, organizacyjne lub kontraktowe z Twoją jednostką albo JST,
• nie korzystaj z danych, sprzętu, czasu pracy ani kontaktów służbowych do celów prywatnej działalności,
• sprawdź regulamin pracy i procedury wewnętrzne w swojej jednostce.

Jeżeli zakres planowanej działalności jest choć częściowo zbieżny z Twoimi obowiązkami służbowymi, ocena powinna być dokonana indywidualnie. Dotyczy to zwłaszcza głównych księgowych szkół, centrów usług wspólnych, jednostek kultury oraz jednostek intensywnie współpracujących z lokalnymi przedsiębiorcami.

FAQ

Czy samo założenie biura rachunkowego jest zakazane?

Nie. Zakazane może być dopiero prowadzenie działalności w sposób sprzeczny z art. 30 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych, czyli np. powodujący konflikt interesów albo podejrzenie stronniczości.

Czy trzeba uzyskać zgodę dyrektora lub kierownika jednostki?

Ustawa nie wprowadza ogólnego obowiązku uzyskania zgody. Trzeba natomiast złożyć oświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej. W praktyce warto też uzyskać pisemne stanowisko pracodawcy, zwłaszcza gdy działalność jest zbliżona do obowiązków służbowych.

W jakim terminie składa się oświadczenie?

W terminie 30 dni od dnia podjęcia działalności gospodarczej albo od zmiany jej charakteru, zgodnie z art. 31 ust. 3 ustawy o pracownikach samorządowych.

Co grozi za brak oświadczenia?

Zgodnie z art. 31 ust. 4 ustawy o pracownikach samorządowych może zostać nałożona kara upomnienia albo nagany. Jeżeli w oświadczeniu podano nieprawdę lub zatajono prawdę, wchodzi w grę także odpowiedzialność z art. 233 § 1 Kodeksu karnego.

Czy można prowadzić księgowość dla firm z tej samej gminy?

To zależy od konkretnego stanu faktycznego. Sama lokalizacja klienta nie przesądza o zakazie, ale jeżeli firma ma relacje finansowe, organizacyjne lub kontraktowe z jednostką albo JST, ryzyko konfliktu interesów może być zbyt duże.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych – Dz.U. 2008 nr 223 poz. 1458, w szczególności art. 30 i art. 31.
2. Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne – Dz.U. 1997 nr 106 poz. 679, w szczególności art. 2.
3. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141, w szczególności art. 52 oraz art. 109-113.
4. Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny, w szczególności art. 233 § 1.