Firma w Polsce i usługi w Holandii oraz delegowanie pracowników

Czy można mieć firmę w Polsce i wykonywać usługi w Holandii?

Co do zasady przedsiębiorca może zarejestrować działalność w Polsce i wykonywać usługi dla klientów z innych państw Unii Europejskiej, w tym w Holandii. Dotyczy to zarówno usług wykonywanych zdalnie z Polski, jak i usług realizowanych czasowo na miejscu u holenderskiego klienta. Polska rejestracja w CEIDG albo KRS nie oznacza jednak automatycznie, że wszystkie obowiązki pozostają wyłącznie w Polsce.

Najważniejsze jest ustalenie rzeczywistego modelu działania. Inaczej ocenia się jednorazowe zlecenie w Holandii, inaczej powtarzalne wyjazdy na kilka tygodni, a jeszcze inaczej stałą obecność przedsiębiorcy, biura, magazynu, warsztatu, zespołu pracowników albo osoby zawierającej umowy w Holandii. W praktyce trzeba sprawdzić równolegle cztery obszary: podatki dochodowe, VAT, ubezpieczenia społeczne oraz holenderskie obowiązki związane ze świadczeniem usług i delegowaniem.

Jeżeli działalność w Holandii ma być stała, zorganizowana lub wykonywana przez dłuższy czas z określonego miejsca, może pojawić się obowiązek rejestracji, rozliczeń albo kontaktu z holenderskimi organami. W zawodach regulowanych mogą dojść także wymogi dotyczące kwalifikacji, licencji lub zgłoszeń branżowych.

Rezydencja podatkowa przedsiębiorcy

Na gruncie polskiej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych osoba fizyczna mająca miejsce zamieszkania w Polsce podlega w Polsce opodatkowaniu od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów. Za osobę mającą miejsce zamieszkania w Polsce uważa się osobę, która posiada w Polsce centrum interesów osobistych lub gospodarczych, czyli ośrodek interesów życiowych, albo przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Ośrodek interesów życiowych to nie tylko meldunek. Liczą się przede wszystkim realne związki osobiste i gospodarcze: rodzina, miejsce stałego zamieszkania, centrum zarządzania majątkiem, główne źródła dochodu, miejsce prowadzenia spraw firmy, rachunki bankowe, aktywność zawodowa i zamiar stałego pobytu. W orzecznictwie podkreśla się, że przy ocenie centrum interesów należy badać całokształt powiązań danej osoby z państwem, a nie pojedynczy formalny element.

Jeżeli przedsiębiorca ma rezydencję podatkową w Polsce, zasadniczo rozlicza w Polsce dochody z całego świata, z uwzględnieniem umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania z Holandią. Jeżeli natomiast w konkretnym stanie faktycznym Holandia również uzna daną osobę za swojego rezydenta, trzeba zastosować reguły kolizyjne z umowy międzynarodowej. Wtedy znaczenie mają m.in. stałe miejsce zamieszkania, ściślejsze powiązania osobiste i gospodarcze, zwykłe miejsce pobytu oraz obywatelstwo.

Dochody z firmy a zakład podatkowy w Holandii

W relacjach polsko-holenderskich ważna jest konwencja o unikaniu podwójnego opodatkowania. Zgodnie z zasadą dotyczącą zysków przedsiębiorstw dochody polskiej firmy są co do zasady opodatkowane w Polsce, chyba że przedsiębiorstwo prowadzi działalność w Holandii przez położony tam zakład. Wtedy Holandia może opodatkować tę część zysków, którą można przypisać zakładowi.

Zakład może powstać zwłaszcza wtedy, gdy przedsiębiorca ma w Holandii stałą placówkę, przez którą całkowicie lub częściowo prowadzi działalność, np. biuro, warsztat, miejsce zarządu lub inne stałe miejsce wykonywania usług. W przypadku placu budowy albo prac budowlanych lub instalacyjnych konwencja przewiduje odrębną regułę czasową. Zakład może powstać także przez osobę działającą w Holandii w imieniu przedsiębiorcy, jeżeli zwyczajowo zawiera umowy albo odgrywa główną rolę w doprowadzaniu do ich zawarcia, a umowy są następnie zawierane bez istotnych zmian.

Jednorazowy lub okazjonalny wyjazd do klienta zwykle wygląda inaczej niż stała, powtarzalna obecność przedsiębiorcy i zespołu w Holandii. Dlatego przed rozpoczęciem świadczenia usług warto ustalić, czy w Holandii nie powstanie zakład, obowiązek rejestracji podatkowej, obowiązek prowadzenia dokumentacji albo obowiązek rozliczeń lokalnych.

VAT przy usługach dla klientów z Holandii

W VAT trzeba ustalić miejsce świadczenia usługi. Przy usługach świadczonych na rzecz podatnika, czyli najczęściej na rzecz firmy z Holandii, ogólna zasada jest taka, że miejscem świadczenia jest kraj nabywcy. W praktyce często oznacza to fakturę bez polskiego VAT, z rozliczeniem podatku przez nabywcę w Holandii, ale tylko wtedy, gdy nie ma zastosowania żaden wyjątek.

Przed rozpoczęciem świadczenia wewnątrzwspólnotowych usług, dla których miejscem rozliczenia jest kraj nabywcy, polski przedsiębiorca powinien zarejestrować się jako podatnik VAT-UE. Dotyczy to również podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego z VAT w Polsce, jeżeli wykonują takie usługi dla kontrahentów z UE. Po rejestracji trzeba posługiwać się numerem NIP z przedrostkiem PL i składać właściwe informacje podsumowujące, jeżeli przepisy tego wymagają.

Uwaga na wyjątki: inaczej mogą być opodatkowane m.in. usługi związane z nieruchomościami, usługi wstępu na wydarzenia, krótkoterminowy najem środków transportu, niektóre usługi transportowe, restauracyjne, elektroniczne oraz usługi świadczone na rzecz konsumentów. W takich przypadkach konieczna może być analiza przepisów holenderskich, rejestracja VAT w Holandii albo zastosowanie procedur szczególnych.

Usługi za granicą a składki w Polsce

W ubezpieczeniach społecznych w UE obowiązuje zasada jednego ustawodawstwa. Co do zasady składki płaci się w państwie, w którym faktycznie wykonywana jest praca, ale przepisy unijne przewidują wyjątki dla czasowego przeniesienia działalności, delegowania pracowników oraz pracy w dwóch lub więcej państwach członkowskich.

Jeżeli przedsiębiorca normalnie prowadzi działalność w Polsce i czasowo wykonuje podobną działalność w Holandii, może nadal podlegać polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych, o ile spełnia warunki z rozporządzenia 883/2004. Typowy limit dla czasowego przeniesienia działalności lub delegowania pracownika wynosi 24 miesiące. Nie jest to jednak automatyczna zgoda na wyjazd bez formalności.

Przy modelu, w którym przedsiębiorca regularnie wykonuje usługi za granicą i w Polsce, ZUS ocenia, czy jest to działalność w dwóch lub kilku państwach. Dla ustalenia właściwego ustawodawstwa znaczenie mają m.in. miejsce zamieszkania, czas pracy, liczba usług, obrót, dochód oraz miejsce, w którym znajduje się centrum działalności. W praktyce przy ocenie znacznej części działalności często przyjmuje się orientacyjne kryterium 25%, ale nie należy traktować go jako prostego i samodzielnego limitu.

Dokumentem potwierdzającym, że właściwe pozostaje polskie ustawodawstwo w zakresie ubezpieczeń społecznych, jest A1. Wniosek składa się do ZUS, zasadniczo przed rozpoczęciem pracy za granicą. A1 nie zastępuje jednak obowiązków podatkowych, VAT ani holenderskich zgłoszeń dotyczących delegowania lub świadczenia usług.

Zatrudnienie trzech pracowników i delegowanie do Holandii

Jeżeli polska firma zatrudni pracowników i wyśle ich czasowo do wykonania usługi w Holandii, mamy do czynienia z delegowaniem pracowników w ramach świadczenia usług. Pracodawcą pozostaje polska firma, ale część warunków pracy musi odpowiadać przepisom państwa przyjmującego.

Od początku delegowania pracownicy powinni mieć zapewnione podstawowe warunki obowiązujące w Holandii, jeżeli są korzystniejsze od polskich. Dotyczy to w szczególności wynagrodzenia, czasu pracy, odpoczynku, urlopów, bezpieczeństwa i higieny pracy, równego traktowania, ochrony kobiet w ciąży i młodocianych oraz wybranych świadczeń i dodatków związanych z delegowaniem. W niektórych branżach znaczenie mogą mieć powszechnie stosowane układy zbiorowe.

Holandia wymaga wcześniejszego zgłoszenia wielu przypadków czasowego świadczenia usług i delegowania pracowników przez portal postedworkers.nl. Obowiązek dotyczy pracodawców z EOG i Szwajcarii, a w niektórych sektorach również osób samozatrudnionych. Zgłoszenia dokonuje się przed rozpoczęciem pracy, a holenderski klient ma obowiązek sprawdzić poprawność zgłoszenia. Brak zgłoszenia albo błędne zgłoszenie może skutkować karami.

Przy dłuższym delegowaniu trzeba pamiętać o zasadzie 12 miesięcy. Po tym okresie pracownikowi przysługuje szerszy zakres holenderskich warunków zatrudnienia. Okres ten można w określonych przypadkach wydłużyć do 18 miesięcy po uzasadnionym powiadomieniu, ale nie zwalnia to z podstawowych obowiązków od pierwszego dnia pracy.

Ile dni można pracować w Holandii?

Nie istnieje jeden limit dni, który odpowiadałby na wszystkie pytania dotyczące firmy w Polsce i usług w Holandii. Limit 183 dni jest istotny przy ocenie rezydencji podatkowej oraz niektórych zasad opodatkowania dochodów, ale nie oznacza automatycznie, że do 182 dni nie ma żadnych obowiązków w Holandii.

Dla ubezpieczeń społecznych podstawowy limit przy czasowym delegowaniu pracownika albo czasowym przeniesieniu działalności osoby samozatrudnionej wynosi co do zasady 24 miesiące. Dla warunków zatrudnienia pracowników delegowanych istotne są progi 12 i 18 miesięcy. Dla powstania zakładu podatkowego znaczenie ma natomiast charakter działalności, stałość placówki, osoba zawierająca umowy oraz szczególne reguły dotyczące prac budowlanych lub instalacyjnych.

W praktyce przed przyjęciem pierwszego zlecenia w Holandii należy odpowiedzieć nie tylko na pytanie, ile dni ktoś będzie przebywał za granicą, lecz także kto jest klientem, gdzie zawierane są umowy, gdzie pracują osoby wykonujące usługę, czy firma ma zasoby w Polsce, czy praca w Holandii jest czasowa oraz czy konieczne jest zgłoszenie w holenderskim portalu.

Praktyczna lista działań przed pierwszym zleceniem

Przed rozpoczęciem świadczenia usług w Holandii warto przygotować prostą checklistę:

• ustalić, czy działalność w Polsce jest rzeczywista i czy firma ma tu zaplecze organizacyjne, klientów, dokumentację i zarządzanie;
• sprawdzić rezydencję podatkową przedsiębiorcy oraz ryzyko powstania zakładu podatkowego w Holandii;
• ustalić zasady VAT, w tym rejestrację VAT-UE i ewentualne wyjątki od ogólnej zasady miejsca świadczenia usług;
• wystąpić o A1 dla przedsiębiorcy lub pracowników, jeżeli mają pozostać w polskim systemie ubezpieczeń społecznych;
• przy delegowaniu pracowników przygotować zgłoszenie w Holandii, dokumenty pracownicze i zasady wynagrodzenia zgodne z minimalnymi warunkami holenderskimi;
• sprawdzić, czy branża nie wymaga dodatkowego zgłoszenia, uprawnień, certyfikatów, ubezpieczenia OC albo spełnienia holenderskich norm BHP;
• ustalić w umowach z pracownikami i klientami koszty przejazdów, zakwaterowania, diet, narzędzi, odpowiedzialności oraz prawa właściwego.

Podsumowanie

Założenie firmy w Polsce i świadczenie usług w Holandii jest możliwe, ale wymaga uporządkowania kilku obszarów. Najpierw należy ocenić rezydencję podatkową i ewentualny zakład w Holandii, następnie VAT, a osobno zasady ubezpieczeń społecznych i delegowania pracowników. Przy pracy wykonywanej fizycznie w Holandii szczególnie ważny jest druk A1, ponieważ potwierdza, któremu systemowi ubezpieczeń społecznych podlega dana osoba.

Największym błędem jest traktowanie sprawy wyłącznie jako polskiej działalności gospodarczej. Polska firma, polski NIP i polskie składki mogą być prawidłowym rozwiązaniem, ale tylko wtedy, gdy spełnione są warunki wynikające z prawa polskiego, unijnego oraz holenderskiego.

FAQ

Czy mogę założyć firmę w Polsce i nie rejestrować działalności w Holandii?

Tak, jest to możliwe przy rzeczywistym prowadzeniu firmy w Polsce i czasowym świadczeniu usług w Holandii. Jeżeli jednak działalność w Holandii staje się stała, zorganizowana albo wykonywana przez lokalną placówkę, może powstać obowiązek rejestracyjny lub podatkowy w Holandii.

Czy 183 dni to bezpieczny limit pracy w Holandii?

Nie należy tak tego traktować. 183 dni to ważna przesłanka podatkowa, ale nie rozstrzyga samodzielnie o VAT, A1, delegowaniu, zakładzie podatkowym ani holenderskich zgłoszeniach. Obowiązki mogą powstać nawet przy krótszym pobycie.

Kiedy potrzebny jest dokument A1?

A1 jest potrzebny, gdy przedsiębiorca lub pracownik ma wykonywać pracę w innym państwie UE, a ma pozostać objęty polskim systemem ubezpieczeń społecznych. Wniosek warto złożyć przed wyjazdem, ponieważ dokument potwierdza, że nie trzeba płacić składek w drugim państwie w zakresie objętym A1.

Czy pracownicy delegowani do Holandii muszą mieć holenderskie stawki?

Muszą mieć zapewnione co najmniej podstawowe holenderskie warunki zatrudnienia, jeżeli są korzystniejsze, w tym zasady wynagrodzenia, czasu pracy, odpoczynku i BHP. W określonych branżach znaczenie mogą mieć również holenderskie układy zbiorowe.

Czy A1 można uzyskać na dłużej niż 24 miesiące?

Standardowo delegowanie pracownika lub czasowe przeniesienie działalności osoby samozatrudnionej obejmuje okres do 24 miesięcy. Dłuższe sytuacje wymagają osobnej analizy i wyjątkowych rozwiązań, np. porozumienia instytucji państw członkowskich, więc nie należy planować ich bez wcześniejszej konsultacji.

Czy podatnik zwolniony z VAT w Polsce musi rejestrować VAT-UE?

Tak, jeżeli chce świadczyć wewnątrzwspólnotowe usługi, dla których miejscem rozliczenia VAT jest kraj nabywcy. Zwolnienie z VAT w Polsce nie zwalnia automatycznie z obowiązku rejestracji VAT-UE przy takich transakcjach.

Źródła i podstawa prawna

• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, w szczególności art. 3.
• Informacje Ministerstwa Finansów o miejscu świadczenia usług w VAT.
• Wykaz umów o unikaniu podwójnego opodatkowania Ministerstwa Finansów, w tym konwencja Polska–Niderlandy i protokół zmieniający.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 dotyczące wykonywania rozporządzenia nr 883/2004.
• Informacje ZUS o pracownikach delegowanych i zaświadczeniach A1.
• Informacje Biznes.gov.pl o delegowaniu pracowników do państw UE, EOG i Szwajcarii.
• Oficjalny holenderski portal Posted Workers dotyczący zgłaszania pracowników delegowanych i części osób samozatrudnionych.