Praca zdalna z Polski dla firmy z Hiszpanii – umowa czy działalność?

Polska jako miejsce opodatkowania

Jeżeli wykonuje Pan pracę zdalnie z Polski i ma Pan tutaj miejsce zamieszkania dla celów podatkowych, punktem wyjścia jest opodatkowanie dochodów w Polsce. Wynika to z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym osoby mające miejsce zamieszkania na terytorium RP podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów.

Za osobę mającą miejsce zamieszkania w Polsce uważa się osobę fizyczną, która spełnia co najmniej jeden z warunków z art. 3 ust. 1a ustawy o PIT, czyli: posiada w Polsce centrum interesów osobistych lub gospodarczych albo przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Ma to znaczenie zarówno przy umowie cywilnoprawnej, jak i przy własnej firmie. Jeżeli więc faktycznie mieszka Pan i pracuje z Polski, to co do zasady Polska pozostaje podstawowym miejscem rozliczenia podatku.

W praktyce podobne zasady omawia też artykuł o pracy zdalnej z UE, zwłaszcza gdy kluczowe jest ustalenie państwa rezydencji i miejsca opodatkowania.

Znaczenie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania z Hiszpanią

Przepisy krajowe stosuje się z uwzględnieniem umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, co wprost wynika z art. 4a ustawy o PIT. Dodatkowo art. 91 ust. 2 Konstytucji RP przewiduje pierwszeństwo ratyfikowanej umowy międzynarodowej przed ustawą, jeżeli nie da się ich pogodzić.

W relacji Polska–Hiszpania znaczenie ma Konwencja między Rzecząpospolitą Polską a Królestwem Hiszpanii w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i majątku, podpisana w Madrycie 15 listopada 1979 r., zmieniona Protokołem podpisanym w Warszawie 22 marca 2012 r.

To, który artykuł umowy należy zastosować, zależy od rzeczywistego modelu współpracy. Inaczej ocenia się klasyczny stosunek pracy, inaczej usługi wykonywane samodzielnie na podstawie umowy cywilnoprawnej, a jeszcze inaczej działalność gospodarczą.

Umowa-zlecenie z zagraniczną firmą

Jeżeli współpraca ma mieć formę umowy-zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze, a usługi wykonuje Pan osobiście z Polski, w pierwszej kolejności trzeba ustalić kwalifikację przychodu według ustawy o PIT. Co do zasady przychód z umowy-zlecenia może stanowić przychód z działalności wykonywanej osobiście na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 2 oraz art. 13 pkt 8 ustawy o PIT.

W takim modelu, gdy zagraniczny zleceniodawca nie jest polskim płatnikiem, najczęściej nie pobiera on polskich zaliczek na podatek. W praktyce oznacza to, że podatnik sam oblicza i wpłaca zaliczki na PIT na podstawie art. 44 ust. 1a pkt 3 ustawy o PIT, w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskał dochód. Roczne rozliczenie następuje co do zasady w zeznaniu PIT-36, składanym zgodnie z art. 45 ust. 1 ustawy o PIT.

Warto jednak zachować ostrożność z uproszczeniem, że zawsze stosuje się 20% kosztów uzyskania przychodu. Koszty ryczałtowe dla działalności wykonywanej osobiście wynikają z art. 22 ust. 9 pkt 4 ustawy o PIT, ale ich zastosowanie zależy od prawidłowej kwalifikacji przychodu i od tego, czy nie rozlicza Pan kosztów faktycznie poniesionych tam, gdzie jest to dopuszczalne. Przy wysokich wydatkach związanych z pracą zdalną działalność gospodarcza bywa korzystniejsza właśnie dlatego, że pozwala rozliczać rzeczywiste koszty.

Jeżeli model współpracy bardziej przypomina samodzielne świadczenie usług niż klasyczne zlecenie, warto porównać go z zasadami opisanymi przy pracy zdalnej z zagranicy.

ZUS przy umowie-zleceniu z podmiotem zagranicznym

Najwięcej praktycznych problemów pojawia się zwykle nie przy podatku, ale przy składkach. Jeżeli pracę wykonuje Pan fizycznie w Polsce, zasadą w koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego jest podleganie ustawodawstwu państwa wykonywania pracy. Wynika to z art. 11 ust. 3 lit. a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

Jeżeli równocześnie ma Pan już w Polsce etat i dodatkowo wykonuje zlecenie dla podmiotu z Hiszpanii, ocena składek może zależeć od zbiegu tytułów ubezpieczeniowych. W polskim systemie znaczenie mają tu przede wszystkim art. 6 ust. 1, art. 9 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz konkretne parametry Pana obecnego zatrudnienia, w tym wysokość wynagrodzenia z umowy o pracę.

Jeżeli wynagrodzenie z polskiego etatu jest co najmniej równe minimalnemu wynagrodzeniu za pracę, to przy typowym zbiegu etatu i zlecenia zakres oskładkowania zlecenia może być inny niż wtedy, gdy etat jest niżej opłacany. Tu potrzebna jest analiza konkretnego stanu faktycznego i dokumentów.

Trzeba też odróżnić dwie kwestie: podleganie polskim ubezpieczeniom oraz obowiązki płatnika. Sam fakt, że hiszpańska firma nie ma oddziału w Polsce, nie znosi automatycznie obowiązku składkowego. W praktyce zagraniczny podmiot może zostać płatnikiem w Polsce albo – w określonych przypadkach – obowiązki rozliczeniowe mogą zostać zorganizowane inaczej. To wymaga sprawdzenia modelu współpracy z ZUS i ewentualnego pełnomocnictwa lub rejestracji płatnika.

Działalność gospodarcza jako alternatywa

Jeżeli współpraca ma charakter stały, specjalistyczny i bardziej biznesowy niż osobisty, założenie działalności gospodarczej bywa rozwiązaniem praktyczniejszym. Wtedy przychód rozlicza się w źródle określonym w art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT, czyli jako pozarolniczą działalność gospodarczą, a definicję tej działalności zawiera art. 5a pkt 6 ustawy o PIT.

W relacji z Hiszpanią zastosowanie ma wtedy zasadniczo reguła dotycząca zysków przedsiębiorstw. Jeżeli przedsiębiorca będący polskim rezydentem wykonuje usługi z Polski i nie posiada w Hiszpanii zakładu w rozumieniu umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, zyski co do zasady podlegają opodatkowaniu w Polsce. Ocena, czy powstaje zakład, zależy od konkretnych okoliczności, w tym od istnienia stałej placówki lub uprawnień do zawierania umów w imieniu zagranicznego podmiotu.

Przy planowaniu takiego modelu pomocna może być także analiza zagadnienia DG transgraniczna, bo przy świadczeniu usług dla kontrahenta zagranicznego istotne są nie tylko podatki dochodowe, ale też VAT i dokumentacja.

Jaka forma opodatkowania działalności może być korzystna?

Nie da się uczciwie wskazać jednej najlepszej formy bez znajomości przychodów, kosztów, statusu VAT, innych dochodów oraz sytuacji rodzinnej. Do wyboru pozostają jednak najczęściej:

Podstawę wyboru formy opodatkowania stanowią przepisy ustawy o PIT oraz ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Przy usługach IT często rozważa się ryczałt, ale stawka zależy od rzeczywistego zakresu usług i ich klasyfikacji. Nie warto przyjmować stawki „z internetu” bez sprawdzenia PKWiU i aktualnej praktyki interpretacyjnej.

VAT przy usługach dla kontrahenta z Hiszpanii

Dawne uproszczenie, że „sprzedaż usług na Teneryfę jest zwolniona z VAT”, jest dzisiaj zbyt nieprecyzyjne. W usługach B2B kluczowe jest ustalenie miejsca świadczenia. Zgodnie z art. 28b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług miejscem świadczenia usług na rzecz podatnika jest co do zasady miejsce, w którym usługobiorca posiada siedzibę działalności gospodarczej.

Jeżeli więc świadczy Pan usługi na rzecz hiszpańskiej firmy jako podatnika VAT w rozumieniu przepisów unijnych, usługa co do zasady nie podlega opodatkowaniu polskim VAT, lecz jest rozliczana według zasad obowiązujących po stronie usługobiorcy. To nie jest jednak „zwolnienie z VAT”, lecz brak opodatkowania w Polsce z uwagi na miejsce świadczenia usługi.

W zależności od modelu współpracy mogą pojawić się także obowiązki rejestracyjne do VAT-UE oraz wykazywanie transakcji w informacji podsumowującej, jeżeli przepisy tego wymagają. Tutaj trzeba odrębnie ocenić, czy nabywcą jest podatnik, jaki jest rodzaj usługi i czy nie występują wyjątki od ogólnej reguły z art. 28b ustawy o VAT.

Ryzyko pozorności B2B i cech stosunku pracy

Przed wyborem działalności gospodarczej warto sprawdzić, czy współpraca nie będzie miała w praktyce cech stosunku pracy. Zgodnie z art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

Art. 22 § 1¹ Kodeksu pracy stanowi, że zatrudnienie w takich warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy bez względu na nazwę zawartej umowy. Jeżeli więc zagraniczny kontrahent narzucałby Panu sztywne godziny, pełne podporządkowanie, wyłączność i sposób wykonywania pracy jak w klasycznym etacie, działalność gospodarcza może nie odpowiadać rzeczywistej relacji.

Co zwykle jest korzystniejsze?

Umowa-zlecenie bywa prostsza na starcie, ale często okazuje się mniej elastyczna podatkowo i składkowo. Przy dodatkowym etacie w Polsce może być wygodna, jeśli zależy Panu na ograniczeniu formalności biznesowych, ale trzeba bardzo dokładnie ustalić zasady ZUS i sposób rozliczania zaliczek.

Działalność gospodarcza częściej sprawdza się przy stałej współpracy w branży IT, zwłaszcza gdy ma Pan koszty sprzętu, oprogramowania, internetu, szkoleń lub pracy podwykonawców. Daje większą kontrolę nad rozliczeniami i fakturowaniem, ale wymaga prawidłowego ustawienia PIT, VAT i ZUS.

W praktyce odpowiedź zależy głównie od:

• wysokości przychodów i kosztów,
• tego, czy ma Pan już etat z wynagrodzeniem co najmniej minimalnym,
• rodzaju usług IT,
• tego, czy kontrahent oczekuje faktur, czy umowy osobistej,
• ryzyka uznania relacji za stosunek pracy.

Przykłady

Poniższe sytuacje pokazują, jak różne mogą być skutki podatkowe i składkowe przy podobnej pracy zdalnej dla zagranicznego podmiotu.

FAQ

Czy przy pracy zdalnej z Polski dla firmy z Hiszpanii zawsze płacę podatek w Polsce?

Najczęściej tak, jeżeli jest Pan polskim rezydentem podatkowym i wykonuje pracę z Polski. Ostateczna ocena zależy jednak od rodzaju umowy i od tego, czy nie występują szczególne okoliczności wynikające z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Czy zagraniczna firma musi mieć oddział w Polsce, żebym zapłacił ZUS?

Nie. Brak oddziału w Polsce nie wyłącza automatycznie obowiązku ubezpieczeniowego. Trzeba oddzielnie ustalić, jakiemu ustawodawstwu podlega Pan w zakresie ubezpieczeń społecznych i kto wykonuje obowiązki płatnika.

Czy przy działalności gospodarczej usługi dla Hiszpanii są zwolnione z VAT?

Nie należy tego tak ujmować. W wielu usługach B2B miejsce świadczenia znajduje się poza Polską na podstawie art. 28b ustawy o VAT, więc usługa nie podlega opodatkowaniu polskim VAT. To nie to samo co zwolnienie.

Czy ryczałt dla usług IT zawsze będzie najlepszy?

Nie. To zależy od rzeczywistego rodzaju usług, stawki ryczałtu, wysokości kosztów i innych dochodów. Przy wyższych kosztach lepsza może być skala albo podatek liniowy.

Czy wystarczy certyfikat rezydencji, aby zagraniczna firma nie pobierała podatku?

Często jest to ważny dokument, ale samo jego posiadanie nie rozwiązuje wszystkiego. Trzeba jeszcze ocenić, jaki przepis umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania ma zastosowanie do konkretnej współpracy.

Źródła

• art. 3 ust. 1, art. 3 ust. 1a, art. 4a, art. 10 ust. 1 pkt 2 i 3, art. 13 pkt 8, art. 22 ust. 9 pkt 4, art. 44 ust. 1a pkt 3, art. 45 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
• art. 28b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
• art. 6 ust. 1 i art. 9 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
• art. 22 § 1 i art. 22 § 1¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
• art. 11 ust. 3 lit. a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego
• art. 91 ust. 2 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej
• Konwencja między Rzecząpospolitą Polską a Królestwem Hiszpanii w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i majątku, podpisana w Madrycie 15 listopada 1979 r., zmieniona Protokołem podpisanym w Warszawie 22 marca 2012 r.