Pracownik oddelegowany do pracy za granicą, pracownik w podróży służbowej – uprawnienia

W opisanym przez Pana przypadku musielibyśmy w pierwszym rzędzie odróżnić – co jest bardzo istotne – czy mamy tu do czynienia z kwalifikowaniem wyjazdu jako podróży służbowej, czy też oddelegowaniem do pracy za granicę. Ustalenie to ma znaczenie z uwagi na to, że od tego zależą uprawnienia pracownika, który albo wykonuje zadania służbowe poza siedzibą pracodawcy lub w swoim stałym miejsce pracy. Nie da się ukryć, że w praktyce bardzo trudno rozróżnić te dwie sytuacje, w szczególności gdy pobyt pracownika za granica trwa wiele miesięcy.

Delegacją zagraniczną (podróżą służbową) poza granice kraju jest wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika.

Definicję podróży służbowej zawiera art. 77⁵ Kodeks pracy (K.p.), wskazując, że jest nią wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Przepisy prawa pracy nie limitują przy tym czasu trwania takiej podróży.

Natomiast pracownik delegowany – jest to osoba wysłana przez swojego pracodawcę do innego państwa członkowskiego, w sytuacji gdy nadal istnieje bezpośredni związek pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Istnienie tego związku opiera się na takich kryteriach jak: odpowiedzialność za rekrutację, łącząca ich umowa o pracę, odpowiedzialność a wynagrodzenie, zwolnienie pracownika z pracy, określenie rodzaju pracy.

Kryterium rozróżniającym przy ocenie, z czym mamy do czynienia, jest to, czy zostało zmienione stałe miejsce wykonywania pracy, wskazane w umowie o pracę. Jeżeli Pana pracodawca zawarł z Panem porozumienie zmieniające (aneks do umowy o pracę), w którym wskazał jako miejsce pracy placówkę za granicą, to mamy do czynienia z Pańskim oddelegowaniem. Oddelegowanie wiąże się z tym, iż nie przysługują Panu diety i inne świadczenia związane z podróżą służbową. O ile pracodawca nie postanowi inaczej, co do zasady przysługuje tylko wynagrodzenie za pracę.

A zatem świadczenia, jakie otrzymywałby Pan przy oddelegowaniu (np. koszt wynajmu mieszkania w miejscu świadczenia pracy) mogą być przyznane przez pracodawcę wyłącznie na zasadzie dobrowolności. Przepisy wewnętrzne obowiązujące u danego pracodawcy (układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania) mogą bowiem przewidywać pewne świadczenia dla osób oddelegowanych (np. premię za pobyt za granicą, diety), co się w praktyce często zdarza. Wyjątkiem jest wypłata dodatku za rozłąkę na zasadach określonych w zarządzeniu w sprawie świadczeń dla pracowników czasowo przeniesionych (Mon. Pol. z 1990 r. Nr 32, poz. 258 ze zm.), które pracodawca w zasadzie winien w takich przypadkach uwzględnić.

Inny zakres Pana uprawnień wynikałby z faktu odbycia podróży służbowej. Czyli w sytuacji, gdy pracodawca nie podpisał z Panem porozumienia zmieniającego (aneks) wskazującego inne miejsce wykonywania pracy. W takim bowiem przypadku przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu podróży służbowej odbywanej poza granicami kraju określone mogą być w:

• rozporządzeniach regulujących uprawnienia pracownika odbywającego krajową lub zagraniczną podróż służbową – przepisy te są stosowane w sferze budżetowej (rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).
• aktach wewnątrzzakładowych (m.in. układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania) lub w umowie o pracę – w przypadku pracodawców pozabudżetowych.

Do świadczeń z tytułu podróży służbowej należą, oprócz diety, również ryczałty za nocleg i poruszanie się środkami komunikacji miejscowej, zwrot kosztów podróży własnym samochodem (tzw. kilometrówka) i pokrycie innych uzasadnionych wydatków.

Podróż służbową poprzedza wydanie przez pracodawcę polecenia wyjazdu. Sam wyjazd musi być związany z realizacją konkretnego zadana służbowego. Polecenia wyjazdu oraz późniejszego rozliczenia dokonuje się najczęściej na gotowym druku. Można też wypracować własne wzory dokumentacji. Najważniejsze, by na piśmie pojawiły się wszystkie wymagane elementy oraz by polecenie wyjazdu podpisał pracodawca, bądź upoważniona przez niego osoba.

Wysokość diety zależy od kraju, do którego odbywa się podróż i ustalona jest w rozporządzeniu MPiPS z 19 grudnia 2002 r.

Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady:

• za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości;
• za niepełną dobę: do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety;
• 8-12 godzin - przysługuje 1/2 diety;
• powyżej 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie, lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25% diety.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, należy odjąć od dziennej stawki odpowiednio:

• śniadanie – 15% diety;
• obiad – 30% diety;
• kolację – 30% diety;
• inne wydatki – 25% diety.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli jednak ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą pracownikowi przysługuje 25% diety. W razie choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków. Nie podlegają zwrotowi koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej, zabiegów kosmetycznych, oraz nabycie protez ortopedycznych, dentystycznych i zakup okularów.

Środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem stanowiącym własność pracownika – wówczas zwrot kosztów podróży odbywa się według stawek za jeden kilometr przebiegu, określonych przez pracodawcę na podstawie przepisów w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, niebędących własnością pracodawcy.

Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu.

Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej (ryczałty nie przysługują przy podróży samochodem, przy pokrywaniu kosztów przez stronę zagraniczną lub jeżeli nie zachodzi potrzeba dojazdu). Przy podróży samochodem obowiązują stawki za kilometr.

Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej.

A zatem poszczególne świadczenia zależą od tego, czy mamy do czynienia z podrożą służbową, czy z oddelegowaniem. Jeżeli z tym pierwszym, to zgodnie z prowadzoną ewidencją Pana czasu pracy należy się Panu zwrot świadczeń związanych z podróżą, ale musi Pan posiadać druk delegacji wystawiony przez pracodawcę, ponieważ to on stanowi podstawę rozliczenia według wskazanych wyżej przepisów rozporządzenia Ministra pracy i polityki socjalnej. Przy oddelegowaniu to, co Pan otrzyma, zależy od przepisów wewnętrznych, czyli dobrej woli pracodawcy.