Umowa lojalnościowa przy umowie-zleceniu – zwrot kosztów szkolenia

Potrącenie przez zleceniodawcę kosztów szkolenia od wynagrodzenia zleceniobiorcy

W opisanej sprawie zasadnicze znaczenie ma to, że strony zawarły umowę-zlecenie, a nie umowę o pracę. Zleceniodawca i zleceniobiorca nie są więc pracodawcą i pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy. Do takiej współpracy co do zasady stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego o zleceniu oraz, przy umowach o świadczenie usług, odpowiednio przepisy o zleceniu.

Oznacza to, że pracownicze przepisy o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, w tym zasady zawierania umowy szkoleniowej z pracownikiem i maksymalny okres odpracowania szkolenia przewidziany w Kodeksie pracy, nie mają bezpośredniego zastosowania do typowej umowy-zlecenia. Nie można więc mechanicznie przenosić na zleceniobiorcę rozwiązań znanych z prawa pracy.

Nie oznacza to jednak, że zleceniodawca jest pozbawiony ochrony. Na podstawie zasady swobody umów strony mogą ułożyć zasady finansowania szkolenia według własnych potrzeb, o ile treść albo cel umowy nie sprzeciwiają się ustawie, naturze stosunku prawnego ani zasadom współżycia społecznego. W praktyce można więc zawrzeć aneks do umowy-zlecenia albo osobną umowę regulującą koszt szkolenia, zasady dalszej współpracy i ewentualny zwrot kosztów.

Umowa-zlecenie, swoboda umów i granice „lojalki”

Przy zleceniu można ustalić, że zleceniodawca opłaci szkolenie, a zleceniobiorca będzie zobowiązany do zwrotu całości albo części kosztów, jeżeli nie podejmie szkolenia, przerwie je bez uzasadnionej przyczyny albo zakończy współpracę przed upływem uzgodnionego okresu. Takie postanowienie powinno być jednak precyzyjne. Sama ogólna informacja, że szkolenie jest „na koszt zleceniobiorcy”, może później okazać się niewystarczająca.

Najbezpieczniej zawrzeć porozumienie przed poniesieniem kosztu szkolenia. W umowie warto wskazać nazwę szkolenia, jego cenę, termin, kto dokonuje płatności, czy kwota obejmuje VAT, czy do kosztów zalicza się egzamin, materiały, dojazd albo nocleg, a także kiedy i w jakiej wysokości koszt podlega zwrotowi.

Ważne jest również to, aby umowa nie próbowała faktycznie pozbawić zleceniobiorcy prawa do wypowiedzenia zlecenia. Zlecenie można wypowiedzieć, a zrzeczenie się z góry uprawnienia do wypowiedzenia z ważnych powodów jest niedopuszczalne. Można natomiast uregulować skutki finansowe wcześniejszego zakończenia współpracy, zwłaszcza gdy zleceniodawca poniósł realny, udokumentowany koszt szkolenia.

Przy ustalaniu zasad finansowania warto odróżnić szkolenie konieczne do wykonania konkretnego zlecenia od szkolenia, które daje zleceniobiorcy szersze kwalifikacje także poza daną współpracą. Im bardziej szkolenie służy wyłącznie interesowi zleceniodawcy i bieżącemu wykonaniu zlecenia, tym ostrożniej należy konstruować obowiązek zwrotu kosztów.

Podobne znaczenie ma to, czy zleceniobiorca rzeczywiście ma swobodę działania typową dla zlecenia. Jeżeli współpraca ma cechy stosunku pracy, czyli jest wykonywana pod kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez zatrudniającego oraz za wynagrodzeniem, nazwanie jej umową-zleceniem nie przesądza o jej charakterze. W takim przypadku pojawia się ryzyko zakwalifikowania relacji jako stosunku pracy.

Jak uregulować zwrot kosztów szkolenia zleceniobiorcy?

Dobra umowa dotycząca szkolenia przy zleceniu powinna jasno odpowiadać na kilka pytań: jaki jest koszt szkolenia, czy koszt ma być zwracany zawsze, czy tylko w określonych sytuacjach, przez jaki okres zleceniobiorca ma współpracować po szkoleniu, jak liczyć kwotę zwrotu i kiedy staje się ona wymagalna.

W praktyce najczęściej stosuje się mechanizm proporcjonalny. Przykładowo, jeżeli szkolenie kosztuje 3600 zł, a strony uzgadniają 12 miesięcy dalszej współpracy, można przewidzieć, że za każdy pełny miesiąc wykonywania zlecenia po szkoleniu kwota do zwrotu zmniejsza się o 1/12. Jeżeli zleceniobiorca zakończy współpracę po 4 miesiącach, do zwrotu pozostanie 8/12 kosztu, czyli 2400 zł.

Takie rozwiązanie jest zwykle bezpieczniejsze niż sztywne żądanie zwrotu całej kwoty niezależnie od długości współpracy. Pełny zwrot po prawie całym okresie wykonywania zlecenia mógłby zostać oceniony jako nadmierny, zwłaszcza gdy zleceniodawca faktycznie korzystał już z efektów szkolenia.

Warto też odróżnić zwrot rzeczywiście poniesionych kosztów od kary umownej. Jeżeli celem jest odzyskanie ceny szkolenia, lepiej wskazać konkretny koszt i sposób jego proporcjonalnego rozliczenia. Wprowadzanie wysokiej, ryczałtowej sankcji oderwanej od faktycznego kosztu może prowadzić do sporu o ważność albo miarkowanie takiego postanowienia.

Czy można potrącać koszt szkolenia z wynagrodzenia zleceniobiorcy?

Potrącanie kosztów szkolenia z bieżącego wynagrodzenia zleceniobiorcy wymaga szczególnej ostrożności. W umowie można przewidzieć, że zleceniobiorca wyraża zgodę na rozliczanie części kosztów szkolenia przez potrącanie określonej raty z wynagrodzenia. Zgoda powinna być wyraźna, najlepiej pisemna, a harmonogram potrąceń powinien być jednoznaczny.

Trzeba jednak pamiętać, że cywilnoprawne potrącenie w ścisłym znaczeniu wymaga istnienia wzajemnych, wymagalnych wierzytelności tego samego rodzaju, które mogą być dochodzone przed sądem. Jeżeli roszczenie o zwrot kosztów szkolenia jeszcze nie jest wymagalne albo nie zostały spełnione warunki jego powstania, jednostronne potrącenie może być kwestionowane.

Osobnym ograniczeniem jest minimalna stawka godzinowa. W przypadku wielu umów-zleceń wynagrodzenie musi być ustalone tak, aby za każdą godzinę wykonania zlecenia nie było niższe niż minimalna stawka godzinowa. W 2026 r. wynosi ona 31,40 zł brutto. Rozliczenie kosztów szkolenia nie powinno prowadzić do obejścia tego obowiązku, np. przez takie potrącenia, które w praktyce pozbawiają zleceniobiorcę należnego minimalnego wynagrodzenia.

Jeżeli strony chcą rozliczać koszt w ratach, bezpieczniej jest jasno wskazać, czy rata jest odrębnym zobowiązaniem płatnym po wypłacie wynagrodzenia, czy ma być potrącana za zgodą zleceniobiorcy z konkretnych należności. Przy większych kwotach warto zadbać o dokumenty potwierdzające wysokość kosztu, fakturę za szkolenie i potwierdzenie, że zleceniobiorca znał warunki przed rozpoczęciem kursu.

Czy można zawrzeć ze zleceniobiorcą umowę pożyczki?

Umowa pożyczki jest możliwa, ale powinna odpowiadać rzeczywistej treści uzgodnień. Jeżeli zleceniodawca przekazuje zleceniobiorcy pieniądze na szkolenie albo opłaca szkolenie w jego imieniu jako kwotę, którą zleceniobiorca ma następnie zwrócić, można rozważyć pożyczkę z harmonogramem spłaty.

Pożyczka będzie jednak słabszym rozwiązaniem, jeżeli w rzeczywistości szkolenie jest organizowane wyłącznie na potrzeby zleceniodawcy, a zleceniobiorca nie otrzymuje swobody dysponowania środkami. Samo nazwanie dokumentu pożyczką nie przesądzi o charakterze zobowiązania. W razie sporu sąd będzie badał rzeczywisty cel i sposób wykonania umowy.

W wielu przypadkach lepsza będzie osobna umowa o finansowanie szkolenia i zwrot kosztów, a nie pożyczka. Taki dokument może precyzyjniej powiązać zwrot z konkretnymi zdarzeniami, np. nieukończeniem kursu, odmową przystąpienia do egzaminu, zakończeniem współpracy bez uzgodnionego okresu albo rozwiązaniem umowy z winy zleceniobiorcy.

Co powinna zawierać umowa lojalnościowa przy zleceniu?

W umowie albo aneksie warto uregulować przede wszystkim:

• dane stron i powiązanie dokumentu z konkretną umową-zleceniem,
• dokładny opis szkolenia, jego koszt i sposób dokumentowania wydatków,
• informację, kto płaci za szkolenie i czy zleceniobiorca otrzymuje dofinansowanie, pożyczkę czy warunkowe pokrycie kosztu,
• okres dalszej współpracy po szkoleniu, jeżeli strony go przewidują,
• proporcjonalny sposób zmniejszania kwoty do zwrotu,
• zdarzenia powodujące obowiązek zwrotu kosztów,
• sytuacje, w których zwrot nie będzie należny, np. rozwiązanie współpracy przez zleceniodawcę bez przyczyn leżących po stronie zleceniobiorcy,
• termin zapłaty, harmonogram rat i ewentualną zgodę na potrącenie,
• obowiązek przedstawienia dokumentów potwierdzających ukończenie szkolenia, jeżeli ma to znaczenie dla współpracy.

Nie należy opierać całego zabezpieczenia na jednym krótkim zdaniu w umowie-zleceniu. Im wyższy koszt szkolenia i im dłuższy okres współpracy ma zostać zabezpieczony, tym bardziej szczegółowy powinien być dokument.

FAQ

Czy przy umowie-zleceniu można podpisać lojalkę za szkolenie?

Tak, ale będzie to umowa cywilnoprawna, a nie pracownicza umowa szkoleniowa z Kodeksu pracy. Trzeba w niej jasno określić koszt szkolenia, warunki zwrotu i sytuacje, w których zwrot nie będzie należny.

Czy zleceniobiorca musi zwrócić koszt szkolenia, jeżeli nie ma umowy?

Nie zawsze. Jeżeli nie ma pisemnych ustaleń, zleceniodawca musi wykazać, że strony uzgodniły obowiązek zwrotu. Samo opłacenie kursu przez zleceniodawcę nie wystarcza automatycznie do żądania zwrotu pieniędzy.

Czy można potrącać 1/12 kosztu szkolenia co miesiąc?

Można przewidzieć taki mechanizm, ale powinien on wynikać z wyraźnej zgody zleceniobiorcy albo spełniać warunki potrącenia przewidziane w Kodeksie cywilnym. Trzeba też uważać, aby rozliczenie nie naruszało przepisów o minimalnej stawce godzinowej.

Czy lepsza jest umowa pożyczki czy umowa o zwrot kosztów szkolenia?

To zależy od celu stron. Pożyczka ma sens, gdy rzeczywiście przekazywane są środki albo finansowanie jest traktowane jak dług do spłaty. Jeżeli zwrot ma zależeć od ukończenia szkolenia i dalszej współpracy, zwykle bardziej przejrzysta jest osobna umowa o finansowanie szkolenia i zwrot kosztów.

Czy można zakazać zleceniobiorcy odejścia po szkoleniu?

Nie należy konstruować umowy jako bezwzględnego zakazu zakończenia współpracy. Zlecenie może być wypowiedziane, a zrzeczenie się z góry wypowiedzenia z ważnych powodów jest niedopuszczalne. Można natomiast przewidzieć rozsądne skutki finansowe wcześniejszego zakończenia współpracy.

Czy zasady z Kodeksu pracy o szkoleniu pracowników stosuje się do zleceniobiorcy?

Nie bezpośrednio. Przepisy o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych pracownika dotyczą stosunku pracy. Przy zleceniu można się nimi inspirować, ale podstawą zobowiązania jest umowa cywilna i przepisy Kodeksu cywilnego.

Podsumowanie

Przy umowie-zleceniu można zabezpieczyć koszt szkolenia, ale trzeba zrobić to inaczej niż w klasycznej pracowniczej lojalce. Najbezpieczniej zawrzeć pisemny aneks albo osobną umowę przed rozpoczęciem szkolenia, dokładnie opisać koszt, warunki zwrotu i zasady potrącania rat. W praktyce najlepiej sprawdza się proporcjonalny zwrot kosztów szkolenia, a nie sztywna sankcja za samo zakończenie współpracy.

Umowa pożyczki może być dopuszczalna, ale tylko wtedy, gdy odpowiada rzeczywistemu uzgodnieniu stron. Jeżeli chodzi o sfinansowanie kursu z warunkowym obowiązkiem zwrotu, zwykle lepsze będzie jasne porozumienie o finansowaniu szkolenia. Przy bieżących potrąceniach trzeba dodatkowo uwzględnić wymagalność roszczeń oraz przepisy o minimalnej stawce godzinowej.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny - Dz.U. 2025 poz. 1071, w szczególności art. 353¹, art. 498-505, art. 734 i nast. oraz art. 746.

2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 2025 poz. 277, w szczególności art. 22 i art. 103¹-103⁵.

3. Ustawa z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę - Dz.U. 2024 poz. 1773, w szczególności art. 8a.

4. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. - Dz.U. 2025 poz. 1242.