Długoterminowa współpraca na umowie o dzieło - sposób rozliczenia

Współpraca na zasadzie umów o dzieło

Umowa o dzieło jest umową rezultatu. Zgodnie z art. 627 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia. Oznacza to, że w umowie trzeba wskazać konkretny efekt, który ma powstać, np. projekt graficzny, tekst, raport, program, tłumaczenie, analiza, strona internetowa albo inny indywidualnie oznaczony rezultat.

Przy długoterminowej współpracy można zawierać kolejne umowy o dzieło albo jedną umowę ramową z odrębnymi zamówieniami, ale każdorazowo powinno być jasne, jakie dzieło ma powstać, kiedy ma zostać oddane i według jakich kryteriów zamawiający je odbierze. Jeżeli w praktyce chodzi o stałe wykonywanie takich samych czynności, dyspozycyjność, obsługę bieżących zadań albo pracę według poleceń zamawiającego, bez wyodrębnionego rezultatu, właściwsza może być umowa zlecenia, umowa o świadczenie usług albo nawet umowa o pracę.

Art. 734 § 1 Kodeksu cywilnego reguluje umowę zlecenia jako zobowiązanie do dokonania czynności prawnej, natomiast art. 750 Kodeksu cywilnego nakazuje odpowiednie stosowanie przepisów o zleceniu do umów o świadczenie usług, które nie są uregulowane innymi przepisami. To właśnie na tej podstawie ZUS często kwestionuje umowy nazwane przez strony umowami o dzieło, jeżeli z treści i sposobu wykonywania współpracy wynika świadczenie usług, a nie wykonanie dzieła.

W orzecznictwie podkreśla się, że przedmiot umowy o dzieło musi być określony na tyle precyzyjnie, aby nie było wątpliwości, jaki rezultat ma powstać. Sąd Apelacyjny w Gdańsku w wyroku z 19 listopada 2015 r., sygn. akt III AUa 944/15, wskazał, że samo wykonywanie określonych czynności, nawet staranne, nie wystarcza do uznania umowy za umowę o dzieło. Podobnie Sąd Apelacyjny w Lublinie w wyroku z 5 czerwca 2019 r., sygn. akt III AUa 909/18, stwierdził, że umowa o dzieło nie powinna polegać na wykonywaniu szeregu podobnych czynności powtarzających się w określonych jednostkach czasu.

Jeżeli więc firma proponuje Panu wielomiesięczną współpracę na podstawie umów o dzieło, najważniejsze jest nie to, ile będzie Pan zarabiał, lecz czy rzeczywiście każde zamówienie będzie prowadziło do samodzielnego i możliwego do odbioru rezultatu.

Kiedy umowa o dzieło jest bezpieczniejsza, a kiedy ryzykowna?

Nie ma zakazu długoterminowej współpracy na podstawie umów o dzieło. Ryzyko pojawia się wtedy, gdy forma prawna nie odpowiada rzeczywistości. Jeżeli strony podpisują umowę o dzieło, ale wykonawca codziennie wykonuje te same zadania, nie oddaje konkretnego rezultatu, pracuje pod bieżącym nadzorem i jest rozliczany za czas albo gotowość, taka umowa może zostać zakwalifikowana inaczej.

W umowie warto więc precyzyjnie opisać dzieło, termin wykonania, wynagrodzenie, sposób odbioru, zasady zgłaszania wad oraz ewentualne przeniesienie praw autorskich. Przydatne jest także sporządzanie protokołów odbioru albo przynajmniej potwierdzeń przekazania rezultatu.

ZUS przy umowie o dzieło

Samodzielna umowa o dzieło zawarta z osobą, która nie jest pracownikiem zamawiającego i nie wykonuje dzieła na rzecz własnego pracodawcy, co do zasady nie stanowi tytułu do ubezpieczeń społecznych. Wynika to z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, który wymienia tytuły do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, ale nie obejmuje typowej, samodzielnej umowy o dzieło.

Inaczej jest wtedy, gdy umowa o dzieło jest zawarta z własnym pracodawcą albo wykonywana na rzecz własnego pracodawcy. Zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych za pracownika uważa się także osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia, innej umowy o świadczenie usług albo umowy o dzieło, jeżeli umowę zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, albo jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz tego pracodawcy. W takim przypadku wynagrodzenie może być oskładkowane jak przychód pracowniczy.

Samodzielna umowa o dzieło nie daje również prawa do ubezpieczenia zdrowotnego, ponieważ art. 66 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych nie wymienia takiej umowy jako tytułu do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego. Jeżeli wykonawca nie ma innego tytułu do ubezpieczenia, powinien ustalić swoją sytuację osobno, np. przez ubezpieczenie jako członek rodziny, rejestrację jako bezrobotny, zatrudnienie, działalność gospodarczą albo dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne na podstawie art. 68 tej ustawy.

Od 1 stycznia 2021 r. obowiązuje zgłaszanie umów o dzieło do ZUS. Zgodnie z art. 36 ust. 17 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych płatnik składek albo osoba fizyczna zlecająca dzieło informuje ZUS o zawarciu każdej umowy o dzieło w terminie 7 dni od dnia jej zawarcia, jeżeli umowa jest zawarta z osobą, z którą nie pozostaje w stosunku pracy, albo jeżeli w ramach takiej umowy wykonawca nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu RUD. Samo zgłoszenie RUD nie oznacza jeszcze obowiązku zapłaty składek, ale ułatwia ZUS kontrolę rodzaju zawieranych umów.

Wynagrodzenie z umowy o dzieło i podatek

Jeżeli umowa o dzieło jest zawarta przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej z firmą, osobą prawną albo jednostką organizacyjną, przychód zwykle kwalifikuje się jako działalność wykonywana osobiście na podstawie art. 13 pkt 8 lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jeżeli w ramach umowy następuje przeniesienie autorskich praw majątkowych albo udzielenie licencji, przychód może być kwalifikowany także jako przychód z praw majątkowych na podstawie art. 18 tej ustawy.

Co do zasady to zamawiający, jako płatnik, pobiera zaliczkę na PIT. Obowiązek ten wynika z art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zaliczka jest obliczana według najniższej stawki skali podatkowej, która zgodnie z art. 27 ust. 1 tej ustawy wynosi 12% do wysokości pierwszego progu podatkowego. Po zakończeniu roku płatnik przekazuje informację PIT-11, a wykonawca wykazuje przychód w zeznaniu rocznym, najczęściej PIT-37, jeżeli rozlicza przychody za pośrednictwem płatników.

Przy typowej umowie o dzieło stosuje się 20% koszty uzyskania przychodu, o których mowa w art. 22 ust. 9 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jeżeli dzieło ma charakter utworu w rozumieniu prawa autorskiego i umowa przewiduje korzystanie z praw autorskich albo rozporządzenie nimi, możliwe może być zastosowanie 50% kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 22 ust. 9 pkt 1-3 tej ustawy. Limit takich 50% kosztów wynika z art. 22 ust. 9a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i odpowiada górnej granicy pierwszego przedziału skali podatkowej.

Przy wynagrodzeniu określonym w umowie na 2000 zł brutto i standardowych 20% kosztach uzyskania przychodu zaliczka na PIT bez dodatkowych oświadczeń wyniesie zasadniczo 12% od 1600 zł, czyli 192 zł, a wypłata netto około 1808 zł. Jeżeli spełnione są warunki do 50% kosztów autorskich, podstawa opodatkowania będzie niższa. Ostateczne rozliczenie zależy jednak od całorocznych dochodów, kwoty wolnej, złożonych oświadczeń podatkowych i innych źródeł przychodów.

Jeżeli kwota należności określona w pojedynczej umowie zawartej z osobą niebędącą pracownikiem płatnika nie przekracza 200 zł, może mieć zastosowanie zryczałtowany podatek na podstawie art. 30 ust. 1 pkt 5a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W takim wariancie przychód nie jest rozliczany w zeznaniu rocznym w taki sam sposób jak przychody objęte informacją PIT-11.

Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej nie wystawia faktury VAT, chyba że jest podatnikiem VAT w związku z prowadzoną działalnością. W praktyce przy umowie o dzieło często wystawia się rachunek albo zamawiający przygotowuje dokument rozliczeniowy do podpisu przez wykonawcę. Więcej o tym, jak wygląda rachunek do dzieła, omawia odrębny materiał.

Czy trzeba zakładać działalność gospodarczą?

Przepisy nie przewidują limitu, zgodnie z którym po przekroczeniu określonej kwoty z umów o dzieło automatycznie trzeba zarejestrować działalność gospodarczą. Może Pan więc uzyskać z umowy o dzieło 2000 zł netto albo więcej bez zakładania firmy, jeżeli rzeczywiście wykonuje Pan dzieła jako osoba fizyczna poza działalnością gospodarczą, a sposób współpracy nie ma cech działalności gospodarczej.

Definicja działalności gospodarczej znajduje się w art. 3 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców. Jest to zorganizowana działalność zarobkowa wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły. Jeżeli więc wykonawca stale, profesjonalnie, w sposób zorganizowany pozyskuje zamówienia, ponosi ryzyko gospodarcze, działa pod własną marką, ma wielu klientów i wykonuje powtarzalne usługi, organ może uznać, że w rzeczywistości prowadzi działalność gospodarczą, nawet jeżeli formalnie podpisuje umowy o dzieło.

Osobno funkcjonuje działalność nierejestrowana. Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców działalność wykonywana przez osobę fizyczną nie stanowi działalności gospodarczej, jeżeli przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę i osoba ta w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej. Po przekroczeniu limitu działalność staje się działalnością gospodarczą od dnia przekroczenia limitu, a art. 5 ust. 3 tej ustawy nakazuje złożyć wniosek o wpis do CEIDG w terminie 7 dni.

Limit działalności nierejestrowanej nie jest jednak prostym limitem dla każdej umowy o dzieło. Jeżeli zawiera Pan pojedyncze umowy o dzieło z firmą i nie działa Pan na rynku jako przedsiębiorca, sama wysokość wynagrodzenia z takiej umowy nie przesądza jeszcze o obowiązku rejestracji firmy. Jeżeli natomiast faktycznie prowadzi Pan ciągłą, zorganizowaną działalność zarobkową, trzeba ocenić obowiązek rejestracji niezależnie od nazwy podpisywanych umów.

Warto także pamiętać, że jeżeli wynagrodzenie nie zostanie zapłacone w terminie, wykonawca może dochodzić zapłaty na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego o zobowiązaniach. Praktyczne problemy związane z opóźnioną zapłatą omawia materiał dotyczący sytuacji, gdy wypłata z umowy o dzieło jest spóźniona.

Jak legalnie rozliczać długoterminową współpracę?

Najbezpieczniej zadbać o dokumenty już na początku współpracy. Umowa powinna określać strony, przedmiot dzieła, termin wykonania, wynagrodzenie, sposób odbioru, zasady poprawienia wad i odpowiedzialność za rezultat. Jeżeli dzieło jest utworem, trzeba wyraźnie wskazać, czy dochodzi do przeniesienia autorskich praw majątkowych, na jakich polach eksploatacji i za jakim wynagrodzeniem.

Z punktu widzenia wykonawcy praktyczny schemat wygląda następująco: podpisuje Pan umowę, wykonuje oznaczone dzieło, przekazuje rezultat, uzyskuje odbiór, wystawia rachunek albo podpisuje dokument przygotowany przez zamawiającego, otrzymuje wynagrodzenie pomniejszone o zaliczkę na PIT, a po zakończeniu roku otrzymuje PIT-11 i rozlicza przychody w zeznaniu rocznym.

Roszczenia wynikające z umowy o dzieło przedawniają się według szczególnej zasady. Art. 646 Kodeksu cywilnego stanowi, że roszczenia wynikające z umowy o dzieło przedawniają się z upływem 2 lat od dnia oddania dzieła, a jeżeli dzieło nie zostało oddane, od dnia, w którym zgodnie z treścią umowy miało być oddane. Warto więc przechowywać umowy, rachunki, potwierdzenia odbioru i korespondencję co najmniej przez okres potrzebny do ochrony swoich roszczeń oraz przez okres wymagany dla rozliczeń podatkowych.

Jeżeli nie jest Pan zarejestrowany jako bezrobotny, nie wpływa to samo w sobie na ważność umowy o dzieło. Rejestracja w urzędzie pracy może mieć znaczenie dla ubezpieczenia zdrowotnego i statusu osoby bezrobotnej, ale nie jest warunkiem zawarcia umowy o dzieło. Trzeba jednak pamiętać, że przychody z umowy mogą wpływać na możliwość posiadania statusu bezrobotnego według przepisów regulujących rynek pracy.

FAQ

Podsumowanie

Długoterminowa współpraca na podstawie umowy o dzieło jest legalna, ale tylko wtedy, gdy rzeczywiście dotyczy wykonywania konkretnych dzieł. Nie ma automatycznego limitu zarobków, który nakazywałby założenie działalności gospodarczej, jednak stała, zorganizowana i zarobkowa aktywność wykonywana we własnym imieniu może zostać oceniona jako działalność gospodarcza. Przy stałej współpracy trzeba też pamiętać o podatku, zgłoszeniu RUD do ZUS, dokumentowaniu odbioru dzieła i prawidłowej kwalifikacji umowy.

Jeżeli model współpracy obejmuje różne umowy cywilnoprawne, warto porównać skutki umowy o dzieło, zlecenia i umowy o świadczenie usług przed rozpoczęciem rozliczeń.

Źródła

• Art. 627, art. 646, art. 734 § 1 i art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.
• Art. 6 ust. 1, art. 8 ust. 2a i art. 36 ust. 17 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
• Art. 66 ust. 1 i art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.
• Art. 13 pkt 8 lit. a, art. 18, art. 22 ust. 9 pkt 1-4, art. 22 ust. 9a, art. 27 ust. 1, art. 30 ust. 1 pkt 5a i art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
• Art. 3 i art. 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców.
• Wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z 19 listopada 2015 r., sygn. akt III AUa 944/15.
• Wyrok Sądu Apelacyjnego w Lublinie z 5 czerwca 2019 r., sygn. akt III AUa 909/18.