Nowy druk A1 a brak wymaganych obrotów w Polsce

Dokumenty związane z drukiem A1

Może Pan złożyć wniosek o kolejne zaświadczenie A1, ale samo złożenie wniosku nie oznacza automatycznego przedłużenia podlegania polskim ubezpieczeniom społecznym. ZUS ocenia stan faktyczny na dzień wydawania zaświadczenia i może zażądać dokumentów potwierdzających, że nadal spełnia Pan warunki wynikające z prawa unijnego.

Podstawą wydania formularza A1 jest art. 19 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczącego wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004. Zgodnie z tym przepisem instytucja właściwa państwa członkowskiego poświadcza, na wniosek zainteresowanego lub pracodawcy, jakiemu ustawodawstwu dana osoba podlega oraz na jaki okres.

Kluczowe znaczenie ma więc nie sam formularz, lecz odpowiedź na pytanie, czy w Pana sytuacji nadal właściwe jest ustawodawstwo polskie według przepisów tytułu II rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

Jeżeli chodzi o osobę, która normalnie wykonuje pracę lub działalność w dwóch lub większej liczbie państw członkowskich, podstawą jest przede wszystkim art. 13 rozporządzenia (WE) nr 883/2004. Natomiast doprecyzowanie pojęcia „znacznej części działalności” zawiera art. 14 ust. 8 rozporządzenia (WE) nr 987/2009. Przepis ten wskazuje, że przy ocenie bierze się pod uwagę kryteria orientacyjne, takie jak czas pracy, wynagrodzenie, obrót, liczba świadczonych usług albo dochód, zależnie od charakteru aktywności.

To oznacza, że ZUS może sprawdzać Pana dochody lub obroty, ale nie dlatego, że istnieje jeden ustawowy próg „70% za granicą i 30% w Polsce”. Taki sztywny podział nie wynika wprost z przepisów. Organ ma ocenić, czy w Polsce wykonywana jest znaczna część działalności, a w przypadku działalności na własny rachunek także czy działalność w Polsce ma charakter rzeczywisty, a nie formalny.

Zobacz również: działalność transgraniczna

Czy trzeba mieć dokładnie 30% dochodu w Polsce?

Nie. W aktualnym stanie prawnym nie ma przepisu, który nakazywałby osiąganie dokładnie 30% dochodu albo obrotu w Polsce jako warunku wydania A1. W praktyce ZUS i instytucje innych państw korzystają z kryteriów pomocniczych wypracowanych na tle art. 14 ust. 8 rozporządzenia (WE) nr 987/2009 oraz wytycznych Komisji Administracyjnej ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego, ale są to wskaźniki orientacyjne, a nie automatyczne reguły.

Dla osób pracujących lub prowadzących działalność w kilku państwach ważne jest, czy w państwie miejsca zamieszkania wykonują „znaczną część” pracy lub działalności. W praktyce przyjmuje się często poziom około 25% jako wskaźnik pomocniczy, ale nie jest to próg ustawowy bezwzględnie rozstrzygający każdą sprawę. Jeżeli wynik jest niższy, ZUS nadal powinien ocenić wszystkie okoliczności indywidualnie.

Nie można więc uczciwie powiedzieć, że brak 30% dochodu w Polsce automatycznie powoduje utratę A1. Można natomiast powiedzieć, że im mniejsza realna aktywność w Polsce, tym trudniej wykazać dalsze podleganie polskiemu systemowi.

Obroty w Polsce a kontrola ZUS

ZUS może badać obroty, dochody i inne dokumenty, ponieważ musi ustalić, czy stan faktyczny uzasadnia dalsze stosowanie polskiego ustawodawstwa. Uprawnienie do prowadzenia postępowania dowodowego wynika z art. 75 § 1 i art. 77 § 1 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego, stosowanych w sprawach rozpoznawanych przez ZUS, a także z przepisów ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych regulujących kompetencje Zakładu.

W praktyce ZUS może poprosić m.in. o:

• faktury i rachunki z Polski oraz z zagranicy,
• ewidencję przychodów albo KPiR,
• umowy z kontrahentami,
• potwierdzenia wykonywania usług w Polsce,
• dane o miejscu zamieszkania i centrum aktywności życiowej,
• harmonogram lub zestawienie czasu pracy w poszczególnych państwach,
• dokumenty rejestrowe firmy, adres prowadzenia działalności, zaplecze techniczne i administracyjne.

Jeżeli pyta Pan, czy „czeka Pana kontrola dochodów”, najuczciwsza odpowiedź brzmi: kontrola nie jest automatyczna w każdej sprawie, ale jest realnie możliwa. ZUS bardzo często weryfikuje dokumenty przy kolejnym wniosku A1, zwłaszcza gdy aktywność w Polsce wydaje się niewielka albo gdy wcześniejsze A1 było wydane na podstawie deklarowanego modelu pracy, który mógł się później zmienić.

Zobacz również: rezydencja podatkowa

Czy można złożyć wniosek bez rocznego rozliczenia?

Tak, można złożyć wniosek o A1 także wtedy, gdy nie ma Pan jeszcze zamkniętego pełnego rozliczenia rocznego. Przepisy unijne nie uzależniają samego złożenia wniosku od wcześniejszego sporządzenia rocznego PIT. ZUS ocenia rzeczywisty stan wykonywania pracy lub działalności, a nie wyłącznie to, czy rozliczenie podatkowe za dany rok zostało już formalnie złożone.

Problem praktyczny polega jednak na tym, że jeśli ZUS zażąda danych finansowych, trzeba będzie je wykazać innymi dokumentami. Mogą to być np. bieżące zestawienia przychodów, faktury, umowy, wyciągi księgowe, ewidencje sprzedaży czy zaświadczenia od biura rachunkowego. Brak rocznego PIT nie przekreśla sprawy, ale nie zwalnia z obowiązku udowodnienia okoliczności, na które Pan się powołuje.

W postępowaniu administracyjnym strona powinna współdziałać z organem i przedstawiać dowody pozostające w jej dyspozycji. Wynika to z art. 79a § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego oraz z ogólnych zasad postępowania dowodowego.

Kiedy ZUS może odmówić wydania kolejnego A1?

ZUS może odmówić wydania kolejnego A1 przede wszystkim wtedy, gdy z zebranych dokumentów wynika, że:

• w Polsce nie wykonuje Pan znacznej części pracy lub działalności, o której mowa w art. 13 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 i art. 14 ust. 8 rozporządzenia (WE) nr 987/2009,
• działalność w Polsce ma charakter marginalny, incydentalny albo wyłącznie formalny,
• rzeczywiste centrum prowadzenia działalności znajduje się w innym państwie,
• dane podane we wniosku nie potwierdzają się w dokumentach,
• zmienił się model wykonywania pracy w stosunku do okresu objętego poprzednim A1.

W takich sytuacjach może się okazać, że właściwe będzie ustawodawstwo innego państwa, np. Szwecji, i to tam powinny być opłacane składki.

Czy ZUS może cofnąć wcześniejsze A1?

Jeżeli po wydaniu A1 okaże się, że dokument został uzyskany na podstawie niepełnych lub nieprawdziwych danych albo że rzeczywisty stan faktyczny był inny niż deklarowany, ZUS może podjąć działania zmierzające do zmiany ustaleń. W obrocie unijnym formularz A1 co do zasady wiąże instytucje innych państw, dopóki nie zostanie wycofany lub uznany za nieważny przez instytucję, która go wydała. Tę zasadę potwierdza utrwalone orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości UE dotyczące skutków formularza A1.

W praktyce oznacza to, że jeżeli ZUS stwierdzi brak podstaw do dalszego podlegania w Polsce, może odmówić wydania kolejnego dokumentu, a w określonych przypadkach także wzruszać wcześniejsze ustalenia. Skutki finansowe mogą być poważne, bo pojawia się ryzyko dopłaty składek w innym państwie albo sporów co do okresów ubezpieczenia.

Co warto przygotować przed złożeniem nowego wniosku?

Przed złożeniem kolejnego wniosku o A1 warto przygotować komplet dokumentów potwierdzających realne związki działalności z Polską. Najbezpieczniej zgromadzić:

• zestawienie obrotów lub przychodów z podziałem na Polskę i zagranicę,
• aktualne umowy z klientami,
• faktury z ostatnich miesięcy,
• dokumenty potwierdzające miejsce zamieszkania w Polsce,
• dokumenty pokazujące organizację działalności w Polsce, np. biuro, adres, obsługę administracyjną, narzędzia pracy,
• krótki opis modelu wykonywania pracy w kilku państwach.

Jeżeli Pana sytuacja dotyczy także pracy wykonywanej w różnych krajach Unii, pomocna może być również analiza, czy jest to klasyczne wielopaństwowe wykonywanie pracy, delegowanie, czy inny model praca w UE.

Praktyczny wniosek

Może Pan wystąpić o nowe A1 także na krótszy okres, np. pół roku, ale ZUS ma prawo zażądać dokumentów potwierdzających, że nadal powinien Pan podlegać polskiemu ustawodawstwu. Brak dokładnie 30% dochodu w Polsce nie przekreśla sprawy automatycznie, jednak przy bardzo niskich obrotach krajowych rośnie ryzyko odmowy.

Jeżeli nie ma Pan jeszcze końcowego rozliczenia podatkowego, proszę przygotować inne wiarygodne dowody przychodów i aktywności. W takich sprawach decyduje nie jeden wskaźnik, lecz cały obraz działalności.

FAQ

Czy brak 30% obrotu w Polsce automatycznie wyklucza A1?

Nie. Taki sztywny próg nie wynika wprost z przepisów. ZUS powinien ocenić całość okoliczności, a obrót jest tylko jednym z kryteriów pomocniczych.

Czy ZUS może zażądać rozliczenia dochodów?

Tak. ZUS może żądać dokumentów potrzebnych do ustalenia, czy nadal podlega Pan polskim ubezpieczeniom społecznym, w tym danych o przychodach, fakturach i umowach.

Czy mogę złożyć wniosek o A1 bez złożonego PIT?

Tak. Sam wniosek można złożyć bez rocznego PIT, ale trzeba być gotowym do wykazania swojej sytuacji innymi dokumentami finansowymi i organizacyjnymi.

Czy A1 można dostać tylko na pół roku?

Tak, okres zaświadczenia zależy od okoliczności sprawy i treści wniosku. ZUS wskazuje w A1, jak długo i na jakich warunkach stosuje się dane ustawodawstwo.

Co grozi, jeśli ZUS uzna, że działalność w Polsce jest pozorna?

Może odmówić wydania nowego A1, a w konsekwencji składki mogą być należne w innym państwie. W niektórych przypadkach może też dojść do sporów o wcześniejsze okresy ubezpieczenia.

Źródła

• art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego
• art. 14 ust. 8 oraz art. 19 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczącego wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004
• art. 75 § 1, art. 77 § 1 oraz art. 79a § 1 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego
• ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
• orzecznictwo TSUE dotyczące skutków formularza A1, w tym zasady związania instytucji innych państw wydanym zaświadczeniem do czasu jego wycofania lub unieważnienia przez instytucję wydającą