Praca zdalna z kraju Unii Europejskiej

Praca zdalna z Portugalii lub innego kraju UE — czy jest legalna?

Co do zasady pracownik zatrudniony przez polskiego pracodawcę może wykonywać pracę zdalnie z Portugalii albo z innego państwa Unii Europejskiej. Nie oznacza to jednak, że może samodzielnie wybrać dowolne miejsce pracy bez wiedzy pracodawcy. Zgodnie z aktualnym art. 67¹⁸ Kodeksu pracy praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

W praktyce oznacza to, że pracownik powinien poinformować pracodawcę, z jakiego kraju i najlepiej z jakiego adresu będzie wykonywał obowiązki, a pracodawca powinien takie miejsce zaakceptować. Uzgodnienie może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Dla celów dowodowych warto zrobić to pisemnie lub elektronicznie — na przykład w aneksie, porozumieniu, regulaminie pracy zdalnej albo indywidualnej zgodzie pracodawcy.

W starym stanie prawnym artykuły Kodeksu pracy dotyczące telepracy miały istotne znaczenie. Obecnie przepisy o telepracy zostały zastąpione regulacją pracy zdalnej. Dlatego przy ocenie sytuacji nie należy już opierać się na dawnych art. 67⁵–67¹⁷ Kodeksu pracy, lecz na aktualnych art. 67¹⁸–67³⁴ Kodeksu pracy.

Podobny temat omawiamy również w materiale dotyczącym tego, czy dopuszczalna jest praca zdalna z zagranicy.

Co powinno być uzgodnione z pracodawcą?

Przy pracy zdalnej wykonywanej z innego państwa samo ustne przyzwolenie przełożonego może okazać się niewystarczające. Najbezpieczniej ustalić co najmniej:

• państwo i adres wykonywania pracy zdalnej,
• okres pracy zdalnej za granicą,
• zasady dostępności pracownika, kontaktu i rozliczania czasu pracy,
• zasady ochrony danych, poufności i korzystania ze sprzętu służbowego,
• czy pracodawca wystąpi o dokument A1 albo inne potwierdzenie właściwego ustawodawstwa,
• kto ponosi koszty pracy zdalnej, w tym energii elektrycznej, internetu i ewentualnego serwisu sprzętu,
• czy wykonywanie pracy z danego miejsca nie tworzy ryzyk podatkowych dla pracodawcy, na przykład ryzyka zakładu podatkowego za granicą.

Polski pracodawca ma obowiązki związane z organizacją pracy zdalnej, w tym dotyczące materiałów i narzędzi pracy, kosztów, ochrony danych oraz BHP. Przy pracy zdalnej z zagranicy obowiązki te nie znikają, choć ich praktyczne wykonanie bywa trudniejsze. Pracodawca może więc odmówić pracy zdalnej z danego kraju, jeżeli uzna, że nie jest w stanie zapewnić zgodności z przepisami albo zaakceptować ryzyk podatkowych, ubezpieczeniowych lub organizacyjnych.

Praca zdalna okazjonalna a wyjazd za granicę

Kodeks pracy przewiduje także pracę zdalną okazjonalną, wykonywaną na wniosek pracownika w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Ten tryb może być pomocny przy krótkich, incydentalnych wyjazdach, ale nie rozwiązuje automatycznie kwestii podatków, ubezpieczeń społecznych, ochrony danych ani prawa pobytu w innym państwie.

Jeżeli pracownik regularnie wyjeżdża na kilka tygodni do Portugalii i wykonuje stamtąd normalne obowiązki, nie powinno się traktować sprawy wyłącznie jako kwestii technicznej. Warto przygotować stałą procedurę zatwierdzania takich wyjazdów, aby HR i przełożony dysponowali tymi samymi informacjami.

Praca zdalna z Portugalii a podatki

W sprawach podatkowych trzeba odróżnić dwie kwestie: polską rezydencję podatkową oraz opodatkowanie wynagrodzenia za pracę faktycznie wykonywaną w Portugalii. Zgodnie z polską ustawą o PIT osoba fizyczna jest polskim rezydentem podatkowym, jeżeli ma w Polsce centrum interesów osobistych lub gospodarczych albo przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym. To kryteria alternatywne, więc samo czasowe wykonywanie pracy w Portugalii nie musi oznaczać utraty polskiej rezydencji podatkowej.

Inaczej wygląda opodatkowanie wynagrodzenia z pracy najemnej. Zgodnie z art. 15 konwencji między Polską a Portugalią wynagrodzenie osoby mającej miejsce zamieszkania w jednym państwie podlega zasadniczo opodatkowaniu w tym państwie, chyba że praca jest wykonywana w drugim państwie. Jeżeli praca jest wykonywana w Portugalii, Portugalia może uzyskać prawo do opodatkowania tej części wynagrodzenia.

Wyjątek pozwalający opodatkować wynagrodzenie tylko w państwie rezydencji działa wtedy, gdy łącznie spełnione są trzy warunki: pobyt w Portugalii nie przekracza łącznie 183 dni w dwunastomiesięcznym okresie zaczynającym się lub kończącym w danym roku podatkowym, wynagrodzenie wypłaca pracodawca niemający siedziby ani miejsca zamieszkania w Portugalii, a koszt wynagrodzenia nie jest ponoszony przez zakład lub stałą placówkę pracodawcy w Portugalii.

Nie można więc uprościć zasady do stwierdzenia, że „do 183 dni zawsze płaci się podatek wyłącznie w Polsce”. Trzeba sprawdzić wszystkie warunki konwencji, sposób rozliczania wynagrodzenia, ewentualną obecność pracodawcy w Portugalii oraz okoliczności osobiste pracownika. Więcej o podobnych problemach omawia artykuł dotyczący tego, jak rezydencja podatkowa wpływa na rozliczenia osoby pracującej za granicą.

Składki ZUS i zaświadczenie A1

W Unii Europejskiej obowiązuje zasada, że dana osoba podlega ustawodawstwu tylko jednego państwa w zakresie zabezpieczenia społecznego. Przy pracy wykonywanej w kilku państwach albo przy czasowym wykonywaniu pracy zdalnej za granicą trzeba ustalić, czy nadal właściwe pozostają polskie przepisy i polski ZUS.

Podstawowym dokumentem potwierdzającym właściwe ustawodawstwo jest zaświadczenie A1. Może ono mieć znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy pracownik wykonuje część pracy w Portugalii, a część w Polsce, albo gdy czasowo wykonuje obowiązki z Portugalii za zgodą polskiego pracodawcy.

Od 1 lipca 2023 r. funkcjonuje także porozumienie ramowe dotyczące zwyczajowej telepracy transgranicznej. Pozwala ono, po spełnieniu warunków i po uzyskaniu właściwego potwierdzenia, zachować ustawodawstwo państwa siedziby pracodawcy, gdy pracownik wykonuje telepracę transgraniczną w państwie zamieszkania w wymiarze co najmniej 25%, ale poniżej 50% całkowitego czasu pracy. Polska i Portugalia należą do państw, dla których ten mechanizm może mieć praktyczne znaczenie, ale wymaga to analizy konkretnego modelu pracy oraz złożenia odpowiednich wniosków.

Jeżeli praca zdalna w Portugalii jest krótkotrwała, nieregularna i ma charakter incydentalny, sytuacja może być oceniana inaczej niż przy stałym modelu pracy z dwóch państw. Jeżeli natomiast pracownik faktycznie przenosi większość aktywności zawodowej do Portugalii, ryzyko przejścia pod portugalski system ubezpieczeń społecznych rośnie.

Czy potrzebne są dodatkowe ubezpieczenia?

Polskie przepisy nie nakładają wprost na pracownika obowiązku wykupienia prywatnego ubezpieczenia tylko dlatego, że wykonuje pracę zdalną z innego kraju UE. Nie oznacza to jednak, że temat ubezpieczeń można pominąć.

Po pierwsze, trzeba ustalić właściwy system zabezpieczenia społecznego i ewentualnie uzyskać A1. Po drugie, przy czasowym pobycie w Portugalii warto zadbać o Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego, a przy dłuższym pobycie sprawdzić zasady dostępu do świadczeń zdrowotnych w Portugalii. Po trzecie, pracodawca powinien zweryfikować, czy sprzęt służbowy jest objęty ubezpieczeniem także za granicą oraz jak będzie wyglądała procedura w razie wypadku przy pracy.

Przy wypadku podczas pracy zdalnej za granicą szczególnie ważne są dowody: godziny pracy, miejsce wykonywania obowiązków, opis zdarzenia, świadkowie, dokumentacja medyczna i potwierdzenie, że praca była wykonywana za zgodą pracodawcy w uzgodnionym miejscu.

Prawo pobytu w Portugalii

Obywatel Polski jako obywatel UE nie potrzebuje pozwolenia na pracę, aby przebywać w Portugalii. Przy pobytach krótkich problem zwykle nie dotyczy zezwoleń na pracę, lecz podatków, ZUS, BHP i organizacji pracy. Przy pobycie przekraczającym 3 miesiące mogą jednak pojawić się lokalne obowiązki rejestracyjne właściwe dla obywateli UE przebywających w Portugalii dłużej niż krótkoterminowo.

Dlatego przy dłuższych lub powtarzalnych pobytach warto sprawdzić nie tylko polskie przepisy, ale także portugalskie wymogi administracyjne i podatkowe.

Ryzyka dla pracodawcy

Z perspektywy pracodawcy praca zdalna z zagranicy może rodzić kilka ryzyk. Najczęściej dotyczą one podatków, składek, BHP, ochrony danych, poufności, czasu pracy oraz potencjalnego powstania zakładu podatkowego za granicą. Ryzyko zakładu będzie zależało między innymi od tego, jakie czynności wykonuje pracownik, czy reprezentuje pracodawcę wobec klientów, czy zawiera umowy, czy działa z miejsca mającego cechy stałej placówki oraz jak długo i w jakim modelu wykonuje obowiązki.

Przy typowej pracy biurowej wykonywanej przez kilka tygodni w roku ryzyko może być ograniczone, ale nie powinno być ignorowane. Przy stałej pracy z Portugalii, pracy sprzedażowej, decyzyjnej, menedżerskiej albo wykonywanej na rzecz lokalnych klientów ryzyko wymaga odrębnej analizy.

Podsumowanie

Praca zdalna z Portugalii dla polskiego pracodawcy jest możliwa, ale powinna być formalnie uzgodniona i poprzedzona oceną podatków oraz ubezpieczeń społecznych. Najbezpieczniejszy model to taki, w którym pracownik ma zgodę pracodawcy na konkretny kraj i okres pracy, pracodawca zna faktyczne miejsce wykonywania obowiązków, a strony wiedzą, czy potrzebny jest dokument A1 oraz czy spełnione są warunki z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Jeżeli pracownik pracuje dla podmiotu z innego państwa albo rozważa zmianę modelu współpracy, przydatny może być także artykuł o tym, jak wygląda współpraca, gdy po drugiej stronie jest zagraniczny pracodawca.

Największym błędem jest założenie, że skoro praca odbywa się przez laptop i internet, to miejsce jej wykonywania nie ma znaczenia. W prawie pracy, podatkach i ubezpieczeniach społecznych miejsce faktycznego wykonywania pracy nadal może mieć bardzo istotne skutki.

FAQ

Źródła

• Kodeks pracy, art. 67¹⁸–67³⁴ — przepisy o pracy zdalnej.
• Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 3 i art. 4a.
• Konwencja między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Portugalską w sprawie unikania podwójnego opodatkowania, w szczególności art. 4 i art. 15.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.
• Informacje ZUS dotyczące porozumienia ramowego w sprawie zwyczajowej telepracy transgranicznej oraz dokumentu A1.

Stan prawny uwzględniony w aktualizacji: 23 maja 2026 r.