Wypłata wynagrodzenia po śmierci pracownika – kto ma prawo do pieniędzy?

Śmierć pracownika a los wynagrodzenia

Zgodnie z art. 63¹ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa. Oznacza to, że pracodawca nie powinien już realizować wypłat tak, jakby pracownik nadal żył, w tym przelewać pieniędzy na jego rachunek jako zwykłego wynagrodzenia dla pracownika.

Najważniejszy jest jednak art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy. Przepis ten stanowi, że prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Jeżeli takich osób nie ma, prawa te wchodzą do spadku.

W praktyce oznacza to, że pracodawca może wstrzymać przelew na konto zmarłego, ale nie może zatrzymać pieniędzy bez podstawy. Musi ustalić, komu należy je wypłacić.

Kto jest uprawniony do pieniędzy po zmarłym pracowniku?

Trzeba odróżnić dwie sytuacje:

Krąg osób spełniających warunki do renty rodzinnej ustala się przede wszystkim na podstawie art. 67–71 ustawy o emeryturach i rentach z FUS. Zgodnie z art. 67 ust. 1 tej ustawy do renty rodzinnej mogą być uprawnieni m.in. dzieci, małżonek i rodzice, ale tylko wtedy, gdy spełniają dalsze ustawowe warunki.

Dla dzieci podstawowe zasady wynikają z art. 68 ust. 1 i 2 ustawy o emeryturach i rentach z FUS. Co do zasady prawo istnieje do ukończenia 16 lat, a jeśli dziecko się uczy – do ukończenia nauki, nie dłużej niż do 25 lat, z wyjątkiem wskazanym dla ostatniego roku studiów.

Jeżeli chcesz uporządkować dalsze formalności po zgonie, przydatna może być także sprawa spadkowa - przebieg i koszty, zwłaszcza gdy prawa majątkowe po pracowniku weszły już do spadku.

Czy partner życiowy ma prawo do wypłaty?

W opisanym stanie faktycznym to kluczowa kwestia. Sam fakt pozostawania w związku partnerskim nie daje takich samych praw jak małżeństwo.

Art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy wymienia wprost małżonka oraz inne osoby spełniające warunki do renty rodzinnej. Partner życiowy, który nie był małżonkiem, co do zasady nie mieści się w tym katalogu. Tak samo art. 93 § 4 Kodeksu pracy, regulujący odprawę pośmiertną, wskazuje małżonka i innych członków rodziny spełniających warunki do renty rodzinnej.

Dlatego partnerka lub partner zmarłego pracownika zwykle nie dostanie tych świadczeń bezpośrednio od pracodawcy tylko dlatego, że pozostawała z nim w związku. Może je otrzymać dopiero wtedy, gdy:

• brak jest osób uprawnionych z art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy, a prawa majątkowe weszły do spadku, oraz
• partner jest spadkobiercą ustawowym lub testamentowym i wykaże to odpowiednim dokumentem, np. aktem poświadczenia dziedziczenia albo prawomocnym postanowieniem o stwierdzeniu nabycia spadku.

To, czy taka sytuacja zachodzi, zależy od konkretnego stanu rodzinnego zmarłego: czy miał małżonka, dzieci, rodziców spełniających warunki z ustawy rentowej, a także czy pozostawił testament.

Jakie świadczenia mogą być należne po śmierci pracownika?

Do praw majątkowych ze stosunku pracy mogą należeć przede wszystkim:

• wynagrodzenie za pracę należne do dnia śmierci pracownika,
• dodatki do wynagrodzenia, jeżeli zostały nabyte zgodnie z przepisami i regulacjami zakładowymi,
• ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
• inne wymagalne świadczenia ze stosunku pracy o charakterze majątkowym.

Ekwiwalent za urlop wynika z art. 171 § 1 Kodeksu pracy. Jeżeli stosunek pracy wygasa, a pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu, powstaje prawo do ekwiwalentu pieniężnego.

Jeżeli zmarły przebywał na zwolnieniu lekarskim, trzeba oddzielić wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy od zwykłego wynagrodzenia za pracę. Wynagrodzenie chorobowe przewidziane w art. 92 Kodeksu pracy jest świadczeniem ze stosunku pracy. Z kolei zasiłek chorobowy jest świadczeniem z ubezpieczenia społecznego, wypłacanym na zasadach określonych w ustawie z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. To, kto i w jakiej części wypłaca należność za okres choroby, zależy więc od tego, czy za dany okres przysługiwało jeszcze wynagrodzenie chorobowe, czy już zasiłek.

W przedstawionej sytuacji pracodawca powinien więc rozliczyć należności przysługujące do dnia zgonu, a nie za okres późniejszy.

Odprawa pośmiertna – kiedy przysługuje i w jakiej wysokości?

Odprawa pośmiertna jest odrębnym świadczeniem od niewypłaconego wynagrodzenia. Reguluje ją art. 93 Kodeksu pracy.

Zgodnie z art. 93 § 1 Kodeksu pracy, w razie śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy lub w czasie pobierania po jego rozwiązaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby rodzinie przysługuje od pracodawcy odprawa pośmiertna.

Wysokość odprawy określa art. 93 § 2 Kodeksu pracy i zależy od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy:

• jednomiesięczne wynagrodzenie – przy zatrudnieniu krótszym niż 10 lat,
• trzymiesięczne wynagrodzenie – przy zatrudnieniu co najmniej 10 lat,
• sześciomiesięczne wynagrodzenie – przy zatrudnieniu co najmniej 15 lat.

Zgodnie z art. 93 § 4–6 Kodeksu pracy odprawa przysługuje małżonkowi oraz innym członkom rodziny spełniającym warunki do renty rodzinnej, jest dzielona po równo między uprawnionych, a gdy jest tylko jeden uprawniony członek rodziny – otrzymuje połowę należnej kwoty.

Trzeba też pamiętać o wyjątku z art. 93 § 7 Kodeksu pracy. Jeśli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie z polisy jest nie niższe od odprawy pośmiertnej, odprawa nie przysługuje. Jeżeli odszkodowanie jest niższe, pracodawca dopłaca różnicę.

Jakie dokumenty może żądać pracodawca?

Pracodawca ma prawo żądać dokumentów potrzebnych do ustalenia, komu wypłacić świadczenia. Zwykle są to:

• odpis aktu zgonu,
• dokumenty potwierdzające pokrewieństwo lub małżeństwo,
• dokumenty potwierdzające spełnianie warunków do renty rodzinnej, jeżeli ma to znaczenie,
• akt poświadczenia dziedziczenia albo prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku – gdy świadczenia weszły do spadku.

W zakresie świadectwa pracy zastosowanie ma § 5 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy. W razie wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych, a na wniosek osób wskazanych w tym przepisie wydaje je w terminie 7 dni.

Przepisy nie wskazują jednego sztywnego terminu wypłaty praw majątkowych ze stosunku pracy po śmierci pracownika, ale pracodawca powinien działać bez zbędnej zwłoki po wyjaśnieniu, kto jest uprawniony. Jeżeli istnieje spór albo brak pełnych dokumentów, wypłata może się przedłużyć do czasu ich przedstawienia.

Czy pracodawca mógł wstrzymać wypłatę za sierpień i wrzesień?

Co do zasady tak – o tyle, o ile chodzi o niewypłacenie pieniędzy na konto zmarłego i konieczność ponownego ustalenia osoby uprawnionej. Samo wstrzymanie technicznej wypłaty po uzyskaniu informacji o śmierci nie oznacza jeszcze naruszenia prawa.

Nieprawidłowe byłoby natomiast trwałe niewypłacenie należnych świadczeń mimo ustalenia kręgu uprawnionych i dostarczenia dokumentów.

W praktyce należy rozliczyć:

• wynagrodzenie należne do dnia zgonu,
• ewentualne wynagrodzenie chorobowe z art. 92 Kodeksu pracy – jeśli obejmowało okres do dnia śmierci,
• ekwiwalent za niewykorzystany urlop z art. 171 § 1 Kodeksu pracy,
• odprawę pośmiertną, jeśli są osoby uprawnione z art. 93 Kodeksu pracy.

Nie ma natomiast podstaw do wypłaty wynagrodzenia za okres po dniu śmierci, bo stosunek pracy wygasł z mocy prawa.

Co zrobić, gdy pracodawca nie wypłaca świadczeń?

Najpierw warto złożyć do pracodawcy pisemny wniosek o wypłatę, wskazując podstawę prawną i załączając dokumenty potwierdzające uprawnienie. W piśmie dobrze powołać art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy albo – jeśli chodzi o odprawę – art. 93 Kodeksu pracy.

Jeżeli pracodawca nadal odmawia albo bezpodstawnie milczy, możliwe jest dochodzenie roszczeń przed sądem pracy. W sprawach spadkowych pomocne bywa też wcześniejsze uporządkowanie statusu spadkobierców, np. przez poświadczenie dziedziczenia.

Przykłady

Poniższe sytuacje pokazują, jak w praktyce zmienia się sposób wypłaty świadczeń w zależności od tego, kto pozostał po zmarłym pracowniku.

FAQ

Czy pracodawca powinien przelać pensję na konto zmarłego?

Nie. Po śmierci pracownika stosunek pracy wygasa na podstawie art. 63¹ § 1 Kodeksu pracy, więc pracodawca powinien ustalić osoby uprawnione do świadczeń, zamiast wypłacać pieniądze na rachunek zmarłego.

Czy partnerka bez ślubu ma prawo do odprawy pośmiertnej?

Co do zasady nie. Art. 93 § 4 Kodeksu pracy obejmuje małżonka oraz innych członków rodziny spełniających warunki do renty rodzinnej, a partner życiowy nie jest tam wymieniony.

Czy ekwiwalent za niewykorzystany urlop też podlega wypłacie?

Tak. Jeżeli do dnia śmierci pracownik nie wykorzystał urlopu, prawo do ekwiwalentu pieniężnego wynika z art. 171 § 1 Kodeksu pracy.

Czy dzieci zmarłego muszą mieć postanowienie spadkowe, żeby dostać pieniądze od pracodawcy?

Nie zawsze. Jeśli należą do osób wskazanych w art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy jako spełniające warunki do renty rodzinnej, świadczenia mogą być wypłacone bez przeprowadzania sprawy spadkowej. Dokumenty spadkowe są potrzebne dopiero wtedy, gdy prawa weszły do spadku.

Co jeśli pracodawca nie wie, kto jest uprawniony?

Może żądać dokumentów potwierdzających zgon, pokrewieństwo i ewentualnie status spadkobiercy. Przy realnym sporze albo braku dokumentów wypłata zwykle następuje dopiero po wyjaśnieniu sytuacji.

Źródła

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141.

2. Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych – Dz.U. 1998 nr 162 poz. 1118.

3. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy – Dz.U. 2016 poz. 2292.

4. Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – Dz.U. 1999 nr 60 poz. 636.