Najem mieszkania z prowadzeniem działalności gospodarczej

Czy wystarczy umowa najmu mieszkania?

Najczęściej tak. Nie ma przepisu, który nakazywałby zawarcie osobnej umowy najmu lokalu użytkowego tylko dlatego, że najemca chce prowadzić działalność gospodarczą w części mieszkania. Zgodnie z art. 659 § 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania, a najemca zobowiązuje się płacić umówiony czynsz. Przepis ten pozwala stronom określić sposób używania lokalu w samej umowie.

Kluczowe jest to, aby cel i zakres korzystania z lokalu były jasno opisane. Jeżeli lokal ma nadal służyć głównie celom mieszkaniowym, a działalność ma być prowadzona tylko w wydzielonej części, zwykle wystarcza jedna umowa najmu mieszkania z odpowiednimi postanowieniami lub aneks do już zawartej umowy.

Jeżeli jednak działalność ma faktycznie zdominować sposób korzystania z lokalu, np. lokal ma służyć głównie klientom, pracownikom, magazynowaniu towarów albo świadczeniu usług powodujących zwiększony ruch, hałas lub zmianę sposobu użytkowania, warto przeanalizować, czy nie dochodzi do zmiany funkcji lokalu i czy nie są potrzebne dodatkowe zgody administracyjne lub wspólnotowe. To zależy od konkretnego stanu faktycznego.

Jedna umowa, aneks czy dwie odrębne umowy?

W praktyce są trzy rozwiązania:

Najbezpieczniejsze rozwiązanie praktyczne to jedna umowa lub aneks, w którym wprost wskazano zgodę właściciela na prowadzenie działalności gospodarczej w określonej części lokalu. Dwie umowy mają sens głównie wtedy, gdy strony chcą bardzo precyzyjnie rozdzielić czynsz i koszty części mieszkalnej oraz firmowej.

Co powinno znaleźć się w umowie lub aneksie?

Jeżeli działalność ma być prowadzona w mieszkaniu, warto wpisać co najmniej:

• wyraźną zgodę wynajmującego na prowadzenie działalności gospodarczej pod adresem lokalu,
• określenie rodzaju działalności, np. praca biurowa, usługi online, gabinet bez obsługi klientów albo z ograniczoną liczbą wizyt,
• wskazanie, jaka część lokalu będzie przeznaczona na działalność, np. jeden pokój o określonej powierzchni,
• zapis, że lokal nadal pełni przede wszystkim funkcję mieszkalną, jeżeli taki jest zamiar stron,
• zakaz zmiany sposobu używania lokalu ponad ustalony zakres bez pisemnej zgody właściciela,
• zasady rozliczania mediów i ewentualnych dodatkowych kosztów związanych z działalnością,
• obowiązek przywrócenia lokalu do stanu zgodnego z umową po zakończeniu najmu lub działalności, z uwzględnieniem art. 675 § 1 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym po zakończeniu najmu najemca obowiązany jest zwrócić rzecz w stanie niepogorszonym, z wyjątkiem zużycia będącego następstwem prawidłowego używania.

Warto też dodać, że bez zgody właściciela najemca nie może oddać lokalu lub jego części do bezpłatnego używania albo w podnajem, jeżeli umowa tego nie dopuszcza – wynika to z art. 688² Kodeksu cywilnego.

Jak zabezpieczyć właściciela przed pozostawieniem adresu firmy w rejestrach?

To jedna z najważniejszych kwestii praktycznych. Samo zakończenie najmu nie powoduje automatycznie, że adres zniknie z CEIDG, zgłoszeń podatkowych, umów z kontrahentami, stopki mailowej, strony internetowej czy wizytówek. Dlatego w umowie lub aneksie warto wprowadzić kilka zabezpieczeń.

Można wpisać obowiązek najemcy, aby w określonym terminie od ustania prawa do korzystania z lokalu:

• złożył wniosek o zmianę wpisu w CEIDG, jeżeli przedsiębiorca jest wpisany do CEIDG,
• zaktualizował dane identyfikacyjne dla celów podatkowych i ZUS, jeśli tego wymagają przepisy i dany stan faktyczny,
• usunął adres z materiałów reklamowych, strony internetowej, pieczątek, ogłoszeń i korespondencji handlowej,
• przedstawił właścicielowi potwierdzenie dokonanych zmian.

W przypadku przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG zmiana danych powinna być zgłoszona nie później niż w terminie 7 dni od dnia zmiany danych, zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt 1 ustawy z 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy.

Dodatkowo można przewidzieć karę umowną za niedopełnienie obowiązku usunięcia adresu po ustaniu najmu. Podstawą jest art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego, który pozwala zastrzec w umowie naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego przez zapłatę określonej sumy. Taka kara powinna być rozsądna i proporcjonalna, bo w razie sporu może podlegać miarkowaniu na podstawie art. 484 § 2 Kodeksu cywilnego.

Kto płaci podatek od nieruchomości?

Podatnikiem podatku od nieruchomości jest co do zasady właściciel nieruchomości, a nie najemca. Wynika to z art. 3 ust. 1 ustawy z 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych. Sam najem mieszkania na cele mieszkalne lub częściowo firmowe nie powoduje więc co do zasady, że najemca staje się podatnikiem tego podatku.

Trzeba jednak odróżnić podatnika od osoby, która ekonomicznie poniesie koszt. Strony mogą w umowie ustalić, że jeżeli z powodu sposobu używania części lokalu wzrośnie podatek od nieruchomości, najemca zwróci właścicielowi odpowiednią różnicę. To dopuszczalne kontraktowo na zasadzie swobody umów z art. 353¹ Kodeksu cywilnego.

W praktyce wysokość podatku i sposób kwalifikacji części lokalu zależą od konkretnego stanu faktycznego oraz aktualnej praktyki gminy. Szczególne znaczenie ma to, czy część mieszkania jest faktycznie zajęta na prowadzenie działalności gospodarczej. W sprawach granicznych warto wystąpić o indywidualną interpretację podatkową do właściwego organu podatkowego gminy.

Czy trzeba coś zgłaszać do urzędu lub zarządcy?

Co do samego wpisu działalności przedsiębiorca podaje adres wykonywania działalności zgodnie z danymi rejestrowymi. Jeżeli przedsiębiorca podlega wpisowi do CEIDG, aktualizacja adresu następuje przez wniosek CEIDG. Jak wyżej wskazano, termin na zgłoszenie zmiany danych to 7 dni od dnia zmiany – art. 15 ust. 1 pkt 1 ustawy o CEIDG.

Jeżeli przedsiębiorca jest podatnikiem VAT, zmiana danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym może wymagać dodatkowej aktualizacji na podstawie ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Zakres obowiązków zależy od formy działalności i rodzaju danych.

W odniesieniu do wspólnoty mieszkaniowej lub spółdzielni nie ma ogólnego przepisu, który zawsze nakazywałby najemcy osobne zgłoszenie prowadzenia działalności. W praktyce jednak trzeba sprawdzić regulamin porządku domowego, zasady dotyczące tabliczek, szyldów, zwiększonego ruchu klientów oraz ewentualnych zmian instalacyjnych. Jeżeli umowa lub regulacje wspólnoty przewidują obowiązek zgłoszenia, należy go dochować.

Jeżeli działalność wymaga zmiany sposobu użytkowania lokalu lub jego części, znaczenie może mieć art. 71 ust. 1 pkt 2 ustawy z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane. Zgłoszenie jest potrzebne wtedy, gdy podjęcie lub zaniechanie działalności w obiekcie lub jego części zmienia warunki bezpieczeństwa pożarowego, powodziowego, pracy, zdrowotne, higieniczno-sanitarne, ochrony środowiska bądź wielkość lub układ obciążeń. Nie każda działalność domowa wywołuje taki skutek, więc wymaga to oceny konkretnego przypadku.

Na co uważać przy działalności w mieszkaniu?

Najwięcej problemów pojawia się nie przy samej umowie, ale przy faktycznym sposobie używania lokalu. Właściciel i najemca powinni ustalić zwłaszcza:

• czy będą przyjmowani klienci i w jakich godzinach,
• czy w lokalu będą pracować inne osoby,
• czy będzie magazynowany towar albo sprzęt,
• czy potrzebne będą przeróbki, dodatkowe instalacje albo szyld,
• czy działalność może powodować uciążliwości dla sąsiadów.

Jeżeli sposób używania lokalu stanie się sprzeczny z umową albo z jego przeznaczeniem, wynajmujący może skorzystać z uprawnień przewidzianych w art. 667 § 2 Kodeksu cywilnego. Przepis ten stanowi, że jeżeli najemca używa rzeczy w sposób sprzeczny z umową lub z przeznaczeniem rzeczy i mimo upomnienia nie przestaje jej używać w taki sposób, wynajmujący może wypowiedzieć najem bez zachowania terminów wypowiedzenia.

Praktyczny wzór zapisów do aneksu

W aneksie można zawrzeć np. następujące elementy:

• wynajmujący wyraża zgodę na prowadzenie przez najemcę działalności gospodarczej pod adresem lokalu,
• działalność będzie prowadzona wyłącznie w pokoju o powierzchni ... m²,
• lokal zachowuje charakter mieszkalny, a działalność ma charakter biurowy i nie obejmuje stałej obsługi klientów, chyba że strony postanowią inaczej,
• najemca ponosi wobec wynajmującego koszty zwiększonego podatku od nieruchomości, jeżeli takie wystąpią i zostaną wykazane decyzją lub informacją podatkową,
• po ustaniu najmu albo zaprzestaniu działalności najemca w terminie ... dni usunie adres lokalu ze wszystkich rejestrów, ewidencji i materiałów firmowych oraz przedstawi potwierdzenia aktualizacji,
• za naruszenie tego obowiązku najemca zapłaci karę umowną w wysokości ... zł za każdy rozpoczęty miesiąc opóźnienia.

Taki zapis trzeba dopasować do konkretnej sytuacji. Inaczej konstruuje się postanowienia dla pracy zdalnej i usług online, a inaczej dla gabinetu, pracowni czy działalności z klientami.

FAQ

Czy właściciel musi wyrazić zgodę na wpisanie adresu mieszkania do CEIDG?

Tak, w praktyce najemca powinien dysponować tytułem prawnym do lokalu i zgodą właściciela na używanie adresu do działalności. Najlepiej, aby zgoda wynikała wprost z umowy lub aneksu.

Czy trzeba zawrzeć umowę najmu lokalu użytkowego?

Nie zawsze. Jeżeli lokal nadal pełni głównie funkcję mieszkalną, a firma działa tylko w części mieszkania, zwykle wystarcza umowa najmu mieszkania z odpowiednimi zapisami albo aneks.

Czy najemca płaci podatek od nieruchomości?

Co do zasady podatnikiem pozostaje właściciel. Strony mogą jednak umownie ustalić, że najemca zwraca właścicielowi dodatkowy koszt podatku związany z używaniem części lokalu na działalność.

Jak szybko trzeba usunąć adres firmy po wyprowadzce?

W CEIDG zmiana danych powinna zostać zgłoszona w terminie 7 dni od dnia zmiany danych. Dodatkowo trzeba zaktualizować inne miejsca, w których adres był używany, np. dokumenty firmowe i stronę internetową.

Czy można zastrzec karę umowną za nieusunięcie adresu?

Tak, jest to dopuszczalne przy obowiązku niepieniężnym na podstawie art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego. Kara powinna być rozsądna i jasno opisana w umowie.

Źródła

• art. 659 § 1, art. 667 § 2, art. 675 § 1, art. 688², art. 353¹, art. 483 § 1 i art. 484 § 2 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
• art. 3 ust. 1 ustawy z 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych
• art. 15 ust. 1 pkt 1 ustawy z 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy
• art. 71 ust. 1 pkt 2 ustawy z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane
• ustawa z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników