Wynajęcie pracowników a leasing pracowniczy

Czy spółka cywilna może „wynająć” pracowników wspólnikowi?

W praktyce często chodzi o sytuację, w której spółka cywilna zatrudnia przedstawicieli handlowych albo magazynierów, a jeden ze wspólników prowadzi dodatkowo jednoosobową działalność gospodarczą. Obie działalności mogą mieć ten sam adres, wspólny magazyn i podobny profil handlowy. Nie oznacza to jednak, że pracownicy spółki mogą być swobodnie przekazani do pracy w działalności wspólnika.

Pracodawcą w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników. Spółka cywilna może więc występować jako pracodawca w stosunkach pracy, mimo że w prawie cywilnym nie ma osobowości prawnej. Czynności w jej imieniu wykonują wspólnicy zgodnie z zasadami prowadzenia spraw i reprezentacji wynikającymi z art. 865 i art. 866 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny oraz z umowy spółki.

Jeżeli pracownicy mieliby wykonywać pracę na rzecz jednoosobowej działalności wspólnika, pod jego kierownictwem, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, należy odwołać się do art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Przepis ten określa podstawowe cechy stosunku pracy: wykonywanie pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, za wynagrodzeniem. Zgodnie z art. 22 § 1¹ Kodeksu pracy zatrudnienie w takich warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy bez względu na nazwę zawartej umowy.

Dlatego nie wystarczy nazwać porozumienia między firmami „wynajmem pracowników” albo „refakturowaniem kosztów pracy”. Trzeba ustalić, kto faktycznie organizuje pracę, wydaje polecenia, odpowiada za BHP, prowadzi ewidencję czasu pracy i ponosi ryzyko gospodarcze związane z wykonywaną usługą.

Trzy możliwe modele współpracy

W opisanej sytuacji trzeba odróżnić trzy rozwiązania, które mają różne skutki prawne.

Praca tymczasowa a zwykłe „wypożyczenie” pracowników

Ustawa z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych reguluje sytuację, w której agencja pracy tymczasowej zatrudnia pracownika tymczasowego i kieruje go do pracodawcy użytkownika. Zgodnie z art. 2 pkt 1 tej ustawy pracodawcą użytkownikiem jest pracodawca albo podmiot niebędący pracodawcą, wyznaczający pracownikowi skierowanemu przez agencję zadania i kontrolujący ich wykonanie.

Świadczenie usług pracy tymczasowej jest działalnością agencji zatrudnienia. Z art. 18 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy wynika, że prowadzenie działalności w zakresie pracy tymczasowej wymaga wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia. Jeżeli spółka cywilna nie jest taką agencją, nie powinna zawierać umowy, której rzeczywistym celem jest odpłatne kierowanie swoich pracowników do pracy pod nadzorem działalności jednoosobowej wspólnika.

Znaczenie ma nie nazwa umowy, ale jej rzeczywista treść. Jeżeli jednoosobowa działalność wydaje pracownikom spółki polecenia, planuje im grafik, rozlicza wyniki pracy i nadzoruje ich na bieżąco, organy kontrolne mogą uznać, że strony próbują obejść przepisy o pracy tymczasowej albo przepisy prawa pracy.

Warto też pamiętać o ograniczeniach czasowych. Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych agencja pracy tymczasowej może kierować danego pracownika tymczasowego do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz jednego pracodawcy użytkownika przez okres nieprzekraczający łącznie 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy. Szczególny wyjątek dotyczący zastępstwa nieobecnego pracownika wynika z art. 20 ust. 3 tej ustawy.

Na czym polega leasing pracowniczy z art. 174¹ Kodeksu pracy?

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem, gdy pracownik ma czasowo przejść do innego pracodawcy, jest tryb z art. 174¹ § 1 Kodeksu pracy. Przepis ten stanowi, że za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w porozumieniu zawartym między pracodawcami.

Art. 174¹ § 2 Kodeksu pracy przewiduje dodatkowo, że okres takiego urlopu bezpłatnego wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy. To odróżnia ten urlop od zwykłego urlopu bezpłatnego udzielanego na podstawie art. 174 Kodeksu pracy.

W praktyce potrzebne są trzy elementy:

• porozumienie między dotychczasowym pracodawcą i przyszłym pracodawcą, wskazujące okres oraz cel czasowego zatrudnienia,
• pisemna zgoda pracownika na urlop bezpłatny w celu pracy u konkretnego innego pracodawcy,
• odrębna umowa o pracę albo inna dopuszczalna podstawa zatrudnienia zawarta przez pracownika z nowym pracodawcą, jeżeli praca ma być wykonywana na jego rzecz i pod jego kierownictwem.

W czasie urlopu bezpłatnego u dotychczasowego pracodawcy podstawowe obowiązki stron tego stosunku pracy są zawieszone. Dotychczasowy pracodawca nie wypłaca wynagrodzenia za ten okres, a pracownik wykonuje pracę u nowego pracodawcy. Nowy pracodawca powinien spełnić obowiązki związane z zatrudnieniem, w tym dopuścić pracownika do pracy zgodnie z wymogami dotyczącymi badań lekarskich i szkoleń BHP. Wynikają one w szczególności z art. 229 Kodeksu pracy oraz art. 237³ Kodeksu pracy.

Czy pracownik musi wyrazić zgodę na przejście do innego pracodawcy?

Tak. Art. 174¹ § 1 Kodeksu pracy wymaga zgody pracownika wyrażonej na piśmie. Brak zgody oznacza, że dotychczasowy pracodawca nie może jednostronnie wysłać pracownika na urlop bezpłatny w celu pracy u innego pracodawcy.

Zgoda powinna być konkretna. Dobrze, aby wskazywała co najmniej: nazwę drugiego pracodawcy, planowany okres wykonywania pracy, rodzaj pracy oraz informację, że pracownik rozumie skutek w postaci urlopu bezpłatnego u dotychczasowego pracodawcy. Dokument należy przechowywać w dokumentacji pracowniczej.

Jeżeli pracownik ma zawrzeć umowę z jednoosobową działalnością wspólnika, powinien znać warunki tej umowy, w tym stanowisko, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i miejsce pracy. Nowy pracodawca nie może po prostu korzystać z pracownika bez zawarcia właściwej umowy. Dopuszczenie pracownika do pracy bez potwierdzenia na piśmie warunków umowy o pracę przed dopuszczeniem do pracy jest wykroczeniem z art. 281 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy, zagrożonym grzywną od 1000 zł do 30 000 zł.

Czy leasing pracowniczy ma limit czasu?

Art. 174¹ Kodeksu pracy nie wskazuje minimalnego ani maksymalnego okresu urlopu bezpłatnego udzielonego w celu pracy u innego pracodawcy. Okres ten ustalają pracodawcy w porozumieniu, a pracownik wyraża na niego zgodę.

Nie oznacza to jednak pełnej dowolności. Jeżeli mechanizm byłby stosowany stale, masowo i odpłatnie, a dotychczasowy pracodawca czerpałby zysk z przekazywania pracowników, powstaje ryzyko, że takie działanie zostanie uznane za obejście przepisów o pracy tymczasowej albo za prowadzenie działalności agencji zatrudnienia bez wymaganego wpisu. Zgodnie z art. 121 ust. 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy prowadzenie agencji zatrudnienia bez wymaganego wpisu może skutkować grzywną nie niższą niż 3000 zł.

W praktyce art. 174¹ Kodeksu pracy najlepiej stosować jako rozwiązanie czasowe i incydentalne, uzasadnione konkretną potrzebą organizacyjną. Jeżeli celem jest stałe korzystanie z tych samych osób w działalności jednoosobowej wspólnika, należy rozważyć bezpośrednie zatrudnienie tych pracowników przez tę działalność albo rzeczywistą umowę usługową.

Umowa o świadczenie usług zamiast „wynajmu pracowników”

Innym rozwiązaniem może być umowa między spółką cywilną a jednoosobową działalnością wspólnika, na podstawie której spółka świadczy określone usługi, np. magazynowe, logistyczne, sprzedażowe lub administracyjne. Taka umowa jest dopuszczalna, ale tylko wtedy, gdy jej przedmiotem jest rzeczywista usługa, a nie samo udostępnienie pracowników.

W tym modelu pracownicy pozostają zatrudnieni przez spółkę cywilną. To spółka organizuje ich pracę, wydaje polecenia, rozlicza czas pracy, odpowiada za wynagrodzenia, składki, zaliczki podatkowe, BHP i nadzór. Jednoosobowa działalność wspólnika odbiera rezultat usługi, np. obsługę magazynu lub sprzedaż określonego towaru, ale nie powinna bezpośrednio kierować pracownikami spółki tak, jak własnym personelem.

Jeżeli w związku z usługą trzeba czasowo zmienić zakres zadań pracownika spółki, zastosowanie może mieć art. 42 § 4 Kodeksu pracy. Przepis ten pozwala powierzyć pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, inną pracę niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.

Jeżeli jednak praca magazyniera lub przedstawiciela handlowego pozostaje co do rodzaju taka sama, a zmienia się jedynie kontrahent obsługiwany przez spółkę, nie zawsze będzie to powierzenie innej pracy w rozumieniu art. 42 § 4 Kodeksu pracy. Zależy to od treści umowy o pracę, zakresu obowiązków i realnej organizacji pracy.

Co powinna zawierać dokumentacja?

Przy leasingu pracowniczym z art. 174¹ Kodeksu pracy dokumentacja powinna obejmować przede wszystkim:

• porozumienie pracodawców określające okres, strony, cel i zasady czasowego zatrudnienia,
• pisemną zgodę pracownika,
• dokument potwierdzający udzielenie urlopu bezpłatnego u dotychczasowego pracodawcy,
• umowę zawartą przez pracownika z nowym pracodawcą, jeżeli praca ma być wykonywana na jego rzecz,
• dokumenty wymagane do dopuszczenia do pracy u nowego pracodawcy, w tym badania lekarskie i szkolenie BHP, jeżeli są wymagane w danym przypadku.

Przy umowie usługowej najważniejsze jest natomiast opisanie samej usługi, sposobu jej rozliczania, odpowiedzialności za organizację pracy, zasad dostępu do magazynu, obiegu dokumentów, odpowiedzialności za towar oraz zasad kontaktu z personelem. Im bardziej umowa koncentruje się na rezultacie lub zakresie usługi, a mniej na liczbie „udostępnianych” osób, tym mniejsze ryzyko zakwestionowania jej jako pozornego outsourcingu.

FAQ

Źródła

• Art. 3, art. 22 § 1 i § 1¹, art. 42 § 4, art. 174, art. 174¹ § 1–2, art. 229, art. 237³ oraz art. 281 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
• Art. 2 pkt 1 oraz art. 20 ust. 1 i ust. 3 ustawy z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.
• Art. 18 ust. 1 pkt 4 oraz art. 121 ust. 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.
• Art. 860, art. 865 i art. 866 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny.