Przechowywanie akt spraw sądowych – jak długo i gdzie?

Od czego zależy, jak długo sąd przechowuje akta?

Okres przechowywania akt sądowych nie wynika z jednego przepisu Kodeksu postępowania karnego. W praktyce decydują przede wszystkim przepisy archiwalne regulujące przechowywanie akt w sądach powszechnych oraz zasady kwalifikowania akt do odpowiednich kategorii archiwalnych.

W sprawach karnych podstawowe znaczenie ma nadal rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 5 marca 2004 r. w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia. To ono określa m.in. podział na kategorię A i B oraz minimalne okresy przechowywania poszczególnych rodzajów akt.

Trzeba też odróżnić trzy etapy: przechowywanie akt w sekretariacie, potem w archiwum zakładowym sądu, a dopiero na końcu ich przekazanie do archiwum państwowego albo brakowanie, czyli przeznaczenie do zniszczenia po przeprowadzeniu wymaganej procedury archiwalnej.

Kategoria A i B – co to oznacza?

Zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 5 marca 2004 r. do kategorii A zalicza się m.in. akta spraw o szczególnej wadze historycznej lub prawnej, w tym niektóre najpoważniejsze przestępstwa oraz sprawy, w których wymierzono karę dożywotniego pozbawienia wolności. Akta kategorii A mają wartość archiwalną i po upływie okresu przechowywania w sądzie są przekazywane do właściwego archiwum państwowego.

Na podstawie § 6 ust. 2 tego rozporządzenia akta niewymienione w ust. 1 zalicza się do kategorii B. Oznacza to, że nie mają one trwałej wartości archiwalnej i po upływie wymaganego okresu mogą zostać wybrakowane, czyli zniszczone, ale dopiero po zachowaniu procedury archiwalnej.

W praktyce zdecydowana większość zwykłych spraw karnych należy właśnie do kategorii B.

Jak kwalifikować akta sprawy o wypadek drogowy?

Przestępstwo spowodowania wypadku w ruchu lądowym z art. 177 § 1 ustawy z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny należy do rozdziału XXI Kodeksu karnego. Taka sprawa co do zasady nie mieści się w katalogu z § 6 ust. 1 rozporządzenia z 5 marca 2004 r., a więc zwykle trafia do kategorii B.

Nie można jednak całkowicie wykluczyć wyjątku. Zgodnie z § 7 rozporządzenia do kategorii A zalicza się z każdego sądu – poza aktami wskazanymi już w § 6 ust. 1 – po jednej sprawie typowej z okresu pięcioletniego z każdego rozdziału części szczególnej Kodeksu karnego oraz z ustaw szczególnych. Taka kwalifikacja ma charakter wyjątkowy i w indywidualnej sprawie zdarza się rzadko.

Jeżeli więc pytanie dotyczy standardowej sprawy o wypadek drogowy zakończonej wyrokiem skazującym, należy przyjąć, że akta najczęściej będą miały kategorię B, chyba że sąd zakwalifikował je wyjątkowo do kategorii A.

Ile wynosi okres przechowywania akt takiej sprawy?

Dla praktycznej odpowiedzi kluczowy jest § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 5 marca 2004 r., który przewiduje różne okresy przechowywania akt spraw karnych kategorii B – zależnie od rodzaju sprawy i orzeczenia.

W sprawie opisanej w pytaniu, czyli przy skazaniu za czyn z art. 177 § 1 Kodeksu karnego na rok pozbawienia wolności z warunkowym zawieszeniem wykonania kary na okres próby, grzywnę oraz zakaz prowadzenia pojazdów, przyjmuje się co do zasady 10-letni okres przechowywania akt przewidziany dla tego rodzaju spraw w § 8 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia.

To oznacza, że akta nie powinny zostać przeznaczone do brakowania wcześniej niż po upływie tego okresu, liczonego według zasad archiwalnych stosowanych przez sąd.

Czy po upływie 10 lat akta są niszczone automatycznie?

Nie. Upływ terminu przechowywania nie oznacza automatycznego zniszczenia akt następnego dnia. Po pierwsze, sąd musi przeprowadzić procedurę archiwalną. Po drugie, akta nie powinny zostać zniszczone, jeżeli istnieją podstawy do dalszego ich przechowywania.

W szczególności trzeba brać pod uwagę, czy akta nie są potrzebne do innych postępowań, np. wznowieniowych, odszkodowawczych albo wykonawczych. Znaczenie ma także zasada wskazana w praktyce stosowania przepisów archiwalnych, że akta sprawy karnej nie powinny zostać wybrakowane przed ustaniem przeszkód prawnych do ich zniszczenia.

Jeżeli chcesz ustalić, co realnie dzieje się z dokumentacją po wyroku, warto pamiętać, że samo zakończenie procesu nie oznacza natychmiastowego zamknięcia wszystkich czynności wykonawczych. Czasem istotne są także dane z repertoriów i urządzeń ewidencyjnych związanych z wykonaniem kary lub środka karnego. W tym kontekście pomocny może być materiał: po wyroku.

Gdzie znajdują się akta po zakończeniu sprawy?

Najpierw akta pozostają w sądzie prowadzącym sprawę. Następnie trafiają do archiwum zakładowego sądu. Dopiero po upływie okresu archiwizacji:

• akta kategorii A są przekazywane do właściwego archiwum państwowego,
• akta kategorii B są brakowane po uzyskaniu wymaganych zgód archiwalnych.

Dla osoby zainteresowanej ma to praktyczne znaczenie: nawet po wielu latach warto zacząć od zapytania w sądzie, który prowadził sprawę. Jeżeli akta zostały już przekazane, sąd wskaże zwykle, czy pozostają w archiwum zakładowym, czy trafiły do archiwum państwowego.

Czy można uzyskać wgląd do starych akt sprawy?

Co do zasady tak, ale nie każda osoba i nie w każdym zakresie. Prawo wglądu do akt w postępowaniu karnym wynika przede wszystkim z przepisów ustawy z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego, zwłaszcza z art. 156 Kodeksu postępowania karnego. Zakres uprawnień zależy jednak od tego, czy postępowanie nadal się toczy, czy zostało prawomocnie zakończone, oraz od tego, kim jest wnioskodawca.

Strony, obrońcy, pełnomocnicy i przedstawiciele ustawowi mają najszersze uprawnienia. Inne osoby muszą wykazać interes oraz uzyskać zgodę przewidzianą przepisami lub praktyką sądu. Jeżeli akta są już w archiwum zakładowym, dostęp technicznie może być wolniejszy, ale nadal jest możliwy po złożeniu odpowiedniego wniosku.

Wniosek o wgląd lub wydanie kopii najlepiej złożyć pisemnie do prezesa sądu albo do właściwego wydziału, podając sygnaturę sprawy, dane stron i zakres żądania.

Jak złożyć wniosek o odnalezienie akt lub wydanie kopii?

Najbezpieczniej wskazać we wniosku:

• oznaczenie sądu i wydziału, jeśli są znane,
• sygnaturę akt,
• imię i nazwisko oskarżonego lub stron,
• przybliżoną datę wyroku,
• rodzaj sprawy,
• konkretne żądanie: wgląd, kserokopie, odpis wyroku, zaświadczenie o toczącym się lub zakończonym postępowaniu.

Jeżeli nie znasz sygnatury, podaj jak najwięcej danych identyfikujących sprawę. W praktyce im starsza sprawa, tym większe znaczenie mają dokładne dane: data wyroku, nazwiska uczestników, jednostka sądu i rodzaj czynu.

W niektórych sytuacjach pomocne jest wcześniejsze ustalenie, czy sprawa rzeczywiście była prowadzona w danym sądzie albo czy nie została przekazana do innej jednostki. Znaczenie może mieć także to, czy chodzi o akta główne, czy np. o akta wykonawcze.

Czy zatarcie skazania wpływa na przechowywanie akt?

Nie wprost. Zatarcie skazania powoduje skutki określone w prawie karnym materialnym, w szczególności uznanie skazania za niebyłe na zasadach wynikających z art. 106 ustawy z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny. Nie oznacza to jednak automatycznego zniszczenia akt sądowych.

Przechowywanie akt rządzi się odrębnymi przepisami archiwalnymi. Dlatego nawet po zatarciu skazania dokumentacja może być jeszcze przez pewien czas przechowywana w sądzie albo w archiwum zakładowym.

Tabela: co dzieje się z aktami po zakończeniu sprawy?

Przykłady

Poniższe przykłady pokazują, jak te zasady działają w praktyce w różnych stanach faktycznych.

FAQ

Czy akta sprawy karnej są przechowywane bezterminowo?

Nie. Większość zwykłych spraw karnych ma kategorię B, co oznacza przechowywanie przez określony czas, a potem możliwość brakowania. Bezterminowo zachowuje się zasadniczo akta kategorii A.

Czy akta za wypadek drogowy trafiają do archiwum państwowego?

Zwykle nie. Typowa sprawa z art. 177 § 1 Kodeksu karnego należy do kategorii B. Do archiwum państwowego trafiają przede wszystkim akta kategorii A albo wyjątkowo sprawy wytypowane zgodnie z § 7 rozporządzenia.

Czy po 10 latach akta na pewno już nie istnieją?

Niekoniecznie. Termin 10 lat nie oznacza automatycznego zniszczenia. Akta mogą nadal znajdować się w archiwum zakładowym albo oczekiwać na procedurę brakowania.

Czy można dostać kopię starego wyroku?

Tak, ale trzeba złożyć wniosek do sądu i wykazać uprawnienie do otrzymania odpisu lub kopii. Znaczenie ma to, czy jesteś stroną, pełnomocnikiem albo inną osobą mającą interes prawny.

Czy zatarcie skazania oznacza zniszczenie akt?

Nie. Zatarcie skazania z art. 106 Kodeksu karnego wywołuje skutki w sferze prawa karnego materialnego, ale samo przez się nie przesądza o archiwizacji lub zniszczeniu akt.

Źródła

• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia.
• Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny, w szczególności art. 177 § 1 i art. 106.
• Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego, w szczególności art. 156.
• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.