Gdzie szukać dokumentów adopcyjnych z lat 50.?

Gdzie szukać postanowienia o adopcji z lat 50.?

Sprawy o adopcję, czyli w języku prawnym o przysposobienie, były rozpoznawane przez sąd opiekuńczy. Jeżeli chodzi o dokumenty z lat 50., poszukiwania zwykle trzeba prowadzić dwutorowo: w sądzie, który mógł wydać postanowienie o przysposobieniu, oraz w archiwum państwowym właściwym dla tego sądu.

Samo sprawdzenie repertorium w sądzie, w którym obecnie toczy się sprawa spadkowa, może nie wystarczyć. Sprawa adopcyjna mogła być prowadzona w innym sądzie, według dawnego podziału właściwości miejscowej, a akta po wielu latach mogły zostać przekazane do archiwum państwowego. W pierwszej kolejności warto ustalić sąd właściwy dla miejsca zamieszkania dziecka, rodziców adopcyjnych albo rodziców naturalnych w okresie, w którym mogło dojść do adopcji. Przy poszukiwaniu starszej sprawy warto więc najpierw sprawdzić jak długo i gdzie przechowuje się akta spraw sądowych.

Do sądu warto skierować pisemny wniosek o sprawdzenie dawnych repertoriów, skorowidzów i wykazów akt przekazanych do archiwum. We wniosku dobrze podać: imię i nazwisko osoby przysposobionej przed adopcją i po adopcji, datę oraz miejsce urodzenia, dane rodziców naturalnych i adopcyjnych, możliwy rok orzeczenia, dawny adres zamieszkania oraz informację, że dokument jest potrzebny w sprawie spadkowej.

Czy akta adopcyjne mogły zostać zniszczone?

Obecnie przechowywanie akt spraw sądowych reguluje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 5 marca 2004 r. w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia. Rozporządzenie dzieli akta na kategorię A, czyli materiały archiwalne, oraz kategorię B, czyli akta niestanowiące materiałów archiwalnych.

Akta spraw o przysposobienie należą do kategorii A. Wynika to z § 16 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia, który obejmuje między innymi sprawy o przysposobienie, rozwiązanie przysposobienia oraz sporządzenie nowego aktu urodzenia dziecka na podstawie orzeczenia sądu opiekuńczego. Zgodnie z § 18 ust. 1 pkt 1 te akta przechowuje się w sądzie przez 50 lat.

Po upływie okresu przechowywania w sądzie akta kategorii A przekazuje się do właściwego archiwum państwowego. Dlatego w typowej sytuacji akta sprawy adopcyjnej z lat 50. nie powinny zostać zniszczone tylko dlatego, że są bardzo stare. Trzeba jednak liczyć się z problemami praktycznymi: zmianą nazw sądów, reorganizacją właściwości, niepełnymi skorowidzami, dawną pisownią nazwisk albo fizycznym zagubieniem części dokumentacji.

Jak ustalić właściwe archiwum państwowe?

Najbezpieczniejsza kolejność działania jest następująca. Najpierw należy zwrócić się do sądu, który mógł prowadzić sprawę o przysposobienie, z prośbą o sprawdzenie dawnych urządzeń ewidencyjnych. Jeżeli sąd nie posiada już akt, powinien wskazać, czy i do jakiego archiwum państwowego akta zostały przekazane.

Jeżeli sąd nie odnajdzie sprawy po nazwisku, warto poprosić o sprawdzenie także dawnych repertoriów rodzinnych, skorowidzów alfabetycznych oraz wykazów akt przekazanych do archiwum. Przy sprawach sprzed kilkudziesięciu lat sygnatura może być ustalona dopiero po takim sprawdzeniu.

Drugim krokiem jest kontakt z archiwum państwowym właściwym dla dawnej siedziby sądu. W piśmie do archiwum trzeba opisać, że chodzi o akta sądu opiekuńczego dotyczące przysposobienia, podać możliwy zakres lat i dane osób. Archiwum może odpowiedzieć, czy posiada zespół akt danego sądu i czy zachowały się pomoce ewidencyjne umożliwiające wyszukanie sprawy.

Znaczenie urzędu stanu cywilnego przy adopcji

W sprawach adopcyjnych ważne mogą być także akta stanu cywilnego. W zależności od rodzaju przysposobienia i obowiązujących wtedy przepisów w akcie urodzenia mogła zostać umieszczona wzmianka o przysposobieniu albo mógł zostać sporządzony nowy akt urodzenia. W takim przypadku dotychczasowy akt urodzenia może mieć ograniczoną dostępność.

Obecne Prawo o aktach stanu cywilnego przewiduje, że jeżeli w wyniku przysposobienia sporządzono nowy akt urodzenia, dotychczasowy akt urodzenia co do zasady nie podlega ujawnieniu. Na żądanie sądu wydaje się wyłącznie odpis zupełny dotychczasowego aktu urodzenia. Pełnoletni przysposobiony ma natomiast szczególne uprawnienia do uzyskania określonych dokumentów dotyczących własnego aktu.

Dla strony sprawy spadkowej praktyczny wniosek jest prosty: jeżeli USC nie może udostępnić dokumentu bezpośrednio, można złożyć wniosek, aby to sąd spadkowy zwrócił się do właściwego USC o odpis zupełny aktu albo informację potrzebną do ustalenia kręgu spadkobierców.

Adopcja a sprawa spadkowa

Informacja o adopcji może mieć istotne znaczenie dla dziedziczenia ustawowego. W przysposobieniu pełnym przysposobiony dziedziczy po przysposabiającym i jego krewnych tak jak dziecko przysposabiającego. Co do zasady nie dziedziczy natomiast po swoich wstępnych naturalnych i ich krewnych, a osoby te nie dziedziczą po nim. Wynika to z art. 936 Kodeksu cywilnego.

Nie każda sytuacja jest jednak identyczna. Znaczenie może mieć rodzaj przysposobienia, data orzeczenia, treść postanowienia, a także szczególne regulacje dotyczące przysposobienia dziecka małżonka. Dlatego w sprawie spadkowej nie wystarczy samo twierdzenie, że ktoś był adoptowany. Potrzebny jest dokument albo urzędowa informacja pozwalająca sądowi ustalić skutki prawne adopcji.

Jeżeli jedna z osób uczestniczących w sprawie spadkowej zataja fakt adopcji, warto złożyć formalny wniosek dowodowy. Można w nim wskazać, że okoliczność przysposobienia ma znaczenie dla ustalenia kręgu spadkobierców, a następnie wnieść o zwrócenie się przez sąd do właściwego sądu rodzinnego, archiwum państwowego lub USC.

Jak sformułować wniosek dowodowy w sprawie spadkowej?

We wniosku do sądu spadkowego można napisać, że uczestnik postępowania powziął informację o przysposobieniu konkretnej osoby i że okoliczność ta może wpływać na krąg spadkobierców ustawowych. Następnie należy wskazać możliwe źródła dokumentów.

Przykładowo można wnieść o zobowiązanie właściwego sądu rodzinnego do udzielenia informacji, czy w określonych latach była prowadzona sprawa o przysposobienie danej osoby, a jeżeli tak, o nadesłanie odpisu prawomocnego postanowienia albo informacji o miejscu przechowywania akt. Jeżeli znane jest archiwum państwowe, można wnieść o zwrócenie się bezpośrednio do tego archiwum.

Warto dołączyć wszystko, co ułatwia identyfikację sprawy: odpisy aktów stanu cywilnego, korespondencję z sądem lub archiwum, rodzinne dokumenty, stare zaświadczenia, wypisy z ksiąg meldunkowych, a także własne pismo, w którym opisano dotychczasowe próby odnalezienia sygnatury.

FAQ

Źródła

• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia, tekst jednolity Dz.U. 2022 poz. 1697, w szczególności § 16, § 18, § 22, § 23 i § 24: tekst aktu prawnego.
• Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego, w szczególności przepisy dotyczące aktu urodzenia po przysposobieniu: tekst aktu prawnego.
• Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy, w szczególności art. 121 i art. 121¹: tekst aktu prawnego.
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, w szczególności art. 936: tekst aktu prawnego.