Odroczenie rozprawy sądowej – kiedy sąd zmieni termin?

Sprawa pani Amelii toczyła się już od dłuższego czasu. Sąd wyznaczył kolejny termin rozprawy, który kolidował z jej nową pracą w Niemczech. Pani Amelia obawiała się, że jednodniowa nieobecność w pracy utrudni jej uzyskanie stałej umowy, dlatego chciała poprosić sąd o zmianę terminu rozprawy. W takiej sytuacji najważniejsze jest nie samo przekonanie strony, że termin jest niewygodny, lecz wykazanie sądowi, że przeszkoda jest konkretna, niezawiniona, poważna i udokumentowana.

Kiedy sąd może odroczyć rozprawę?

W postępowaniu cywilnym obowiązuje zasada sprawnego prowadzenia sprawy. Zgodnie z art. 6 Kodeksu postępowania cywilnego sąd powinien przeciwdziałać przewlekaniu postępowania i dążyć do szybkiego rozstrzygnięcia sprawy. Dlatego samo złożenie wniosku o odroczenie rozprawy nie oznacza jeszcze, że termin zostanie przesunięty.

Jednym z częstych powodów kolizji terminu jest wcześniej zaplanowany wyjazd; osobno omawiamy odroczenie rozprawy z powodu wczasów.

Podstawowa zasada wynika z art. 156 K.p.c.: sąd nawet na zgodny wniosek stron może odroczyć posiedzenie tylko z ważnej przyczyny. Oznacza to, że sąd bada nie tylko treść wniosku, lecz także wpływ odroczenia na przebieg całego postępowania, prawa drugiej strony, zaplanowane dowody oraz dotychczasową długość procesu.

W praktyce ważną przyczyną może być np. nagła choroba, hospitalizacja, nieprawidłowe doręczenie wezwania, zdarzenie losowe, poważna przeszkoda rodzinna, nieusuwalna kolizja z obowiązkami zawodowymi albo sytuacja, w której obecność strony jest potrzebna do obrony jej praw. Nie każda przeszkoda zawodowa będzie jednak wystarczająca. Sąd może uznać, że strona powinna zorganizować zastępstwo, skorzystać z urlopu, ustanowić pełnomocnika albo zawnioskować o udział zdalny.

Kiedy rozprawa powinna zostać odroczona?

Zgodnie z art. 214 § 1 K.p.c. rozprawa ulega odroczeniu, jeżeli sąd stwierdzi nieprawidłowość w doręczeniu wezwania albo gdy nieobecność strony jest wywołana nadzwyczajnym wydarzeniem lub inną znaną sądowi przeszkodą, której nie można przezwyciężyć. Wniosek strony powinien więc pokazywać nie tylko samą przyczynę nieobecności, ale także to, dlaczego przeszkody nie dało się usunąć w rozsądny sposób.

Przykładowo inaczej będzie oceniana zaplanowana od dawna delegacja, o której strona wiedziała wcześniej, a inaczej nagły wyjazd służbowy narzucony przez pracodawcę i niemożliwy do przełożenia. Podobnie sąd może inaczej spojrzeć na zwykłą trudność z dojazdem, a inaczej na awarię, wypadek, nagłą chorobę dziecka albo zdarzenie uniemożliwiające realny udział w rozprawie.

Choroba strony lub uczestnika postępowania

Choroba jest jedną z najczęstszych przyczyn usprawiedliwiania niestawiennictwa, ale w sprawie cywilnej trzeba pamiętać o szczególnym wymogu formalnym. Art. 214¹ § 1 K.p.c. stanowi, że usprawiedliwienie niestawiennictwa z powodu choroby strony, jej przedstawiciela ustawowego, pełnomocnika, świadka lub innego uczestnika postępowania wymaga przedstawienia zaświadczenia potwierdzającego niemożność stawienia się na wezwanie albo zawiadomienie sądu, wystawionego przez lekarza sądowego.

Zwykłe zwolnienie lekarskie, wydruk z Internetowego Konta Pacjenta albo zaświadczenie od lekarza rodzinnego może nie wystarczyć, jeżeli nie jest to zaświadczenie lekarza sądowego. Wyjątek dotyczy osób pozbawionych wolności, których usprawiedliwianie niestawiennictwa z powodu choroby regulują odrębne przepisy.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego podkreślano, że choroba strony potwierdzona wymaganym zaświadczeniem i realnie uniemożliwiająca stawiennictwo powinna prowadzić do odroczenia rozprawy, zwłaszcza gdy strona nie jest reprezentowana przez pełnomocnika i jej udział ma znaczenie dla obrony praw. Wskazywano na to m.in. w wyroku SN z 28 stycznia 1997 r., sygn. akt I CKU 175/97, oraz w wyroku SN z 15 stycznia 2004 r., sygn. akt II CK 343/02.

Czy nowa praca albo wyjazd za granicę uzasadnia zmianę terminu?

Nowa praca, wyjazd służbowy lub praca za granicą mogą być ważną przyczyną, ale nie działają automatycznie. Sąd będzie oceniał, czy strona mogła rozsądnie usunąć przeszkodę, np. uzyskać urlop, zamienić dyżur, uczestniczyć zdalnie, ustanowić pełnomocnika albo złożyć wyjaśnienia na piśmie. Im bardziej strona wykaże, że jej obecność jest potrzebna i że przeszkoda jest obiektywna, tym większa szansa na pozytywne rozpoznanie wniosku.

W sprawie pani Amelii warto byłoby podkreślić, że praca dopiero się rozpoczęła, że nieobecność mogłaby realnie narazić ją na utratę możliwości dalszego zatrudnienia, a jednocześnie że jej osobisty udział w rozprawie jest ważny dla przedstawienia stanowiska lub złożenia zeznań. Do wniosku należałoby dołączyć dokumenty potwierdzające zatrudnienie, grafik, pismo pracodawcy, korespondencję dotyczącą braku możliwości zwolnienia z pracy albo inne dowody pokazujące, że przeszkoda nie jest pozorna.

Wniosek o udział zdalny zamiast odroczenia

W wielu sprawach alternatywą dla odroczenia może być wniosek o przeprowadzenie posiedzenia zdalnego albo o dopuszczenie udziału w posiedzeniu zdalnym. Zgodnie z art. 151 K.p.c. przewodniczący może zarządzić przeprowadzenie posiedzenia zdalnego z urzędu lub na wniosek osoby, która ma uczestniczyć w posiedzeniu i wskazała adres poczty elektronicznej. Wniosek o posiedzenie zdalne składa się co do zasady w terminie 7 dni od doręczenia zawiadomienia albo wezwania na posiedzenie.

Jeżeli więc strona przebywa za granicą, ma daleki dojazd lub nie może opuścić pracy na cały dzień, warto rozważyć dwa warianty: wniosek o zmianę terminu oraz ewentualny wniosek alternatywny o dopuszczenie udziału zdalnego. Trzeba jednak pamiętać, że ostateczna decyzja należy do przewodniczącego, a udział zdalny wymaga spełnienia warunków technicznych i organizacyjnych.

Jak napisać wniosek o odroczenie rozprawy?

Wniosek powinien zostać złożony niezwłocznie po powstaniu albo ujawnieniu przeszkody. Najbezpieczniej zrobić to na piśmie: osobiście w biurze podawczym sądu, listem poleconym albo przez dopuszczony w danej sprawie kanał elektroniczny. Telefon do sekretariatu może pomóc w ustaleniu, czy pismo dotarło, ale nie zastępuje formalnego wniosku.

W piśmie warto zamieścić:

• oznaczenie sądu, sygnaturę akt i dane stron,
• wskazanie terminu rozprawy, którego dotyczy wniosek,
• żądanie odroczenia rozprawy i wyznaczenia nowego terminu,
• krótkie, rzeczowe uzasadnienie przyczyny nieobecności,
• wyjaśnienie, dlaczego przeszkody nie można przezwyciężyć,
• informację, dlaczego osobisty udział strony jest istotny dla sprawy,
• wniosek alternatywny o udział zdalny, jeżeli jest to możliwe,
• listę załączników potwierdzających opisane okoliczności,
• podpis strony albo pełnomocnika.

Jeżeli w sprawie działa profesjonalny pełnomocnik, trzeba z nim niezwłocznie uzgodnić treść i sposób złożenia pisma. Warto też pamiętać, że sama obecność pełnomocnika nie zawsze wyklucza odroczenie, ale sąd będzie oceniał, czy obecność strony jest rzeczywiście konieczna. Przy sporach o kontakt z prawnikiem pomocny może być także materiał: odmowa pokazania pisma przez prawnika.

Co zrobić po złożeniu wniosku?

Po wysłaniu wniosku nie należy zakładać, że termin został automatycznie odwołany. Dopóki sąd nie wyda decyzji o odroczeniu albo nie przekaże informacji o zmianie terminu, rozprawa pozostaje aktualna. W praktyce warto skontaktować się z sekretariatem wydziału, sprawdzić portal informacyjny, a gdy działa pełnomocnik – poprosić go o weryfikację, czy sąd rozpoznał wniosek.

We wniosku można poprosić o pilne poinformowanie o decyzji telefonicznie lub e-mailem, ale taka prośba nie zastępuje formalnego doręczenia ani nie gwarantuje, że sąd odpowie w żądany sposób. Przy terminach bliskich rozprawie warto złożyć pismo tak, aby sąd realnie zdążył je przeczytać i podjąć decyzję.

Konsekwencje nieobecności na rozprawie

Jeżeli strona nie stawi się na rozprawę, a sąd nie uzna przyczyny za wystarczającą, sprawa może toczyć się dalej pod jej nieobecność. W zależności od rodzaju sprawy może to oznaczać utratę możliwości osobistego przedstawienia stanowiska, zadania pytań, odniesienia się do twierdzeń drugiej strony albo złożenia zeznań w danym terminie.

Trzeba też pamiętać o art. 214 § 2 K.p.c. Sąd może skazać na grzywnę stronę, jeżeli w złej wierze powołała się na nieprawdziwe okoliczności, które skutkowały odroczeniem rozprawy. Jeżeli takie nieprawdziwe okoliczności powołał w złej wierze pełnomocnik strony, grzywna może dotyczyć pełnomocnika. Wniosek o odroczenie powinien więc opierać się wyłącznie na faktach, które można uczciwie wykazać.

Przykłady

Poniższe przykłady pokazują, jak sąd może oceniać różne przyczyny wniosku o zmianę terminu rozprawy. Ostateczna decyzja zawsze zależy od konkretnego stanu faktycznego, rodzaju sprawy i przedstawionych dowodów.

FAQ

Podsumowanie

Odroczenie rozprawy sądowej jest możliwe, ale wymaga konkretnego i udokumentowanego uzasadnienia. Najsilniejsze podstawy to nieprawidłowe doręczenie wezwania, nagłe zdarzenia losowe, choroba potwierdzona zaświadczeniem lekarza sądowego oraz inne przeszkody, których obiektywnie nie można przezwyciężyć. W przypadku pracy, wyjazdu zagranicznego albo obowiązków rodzinnych trzeba wykazać, że przeszkoda nie jest zwykłą niedogodnością.

Wniosek należy złożyć jak najszybciej, dołączyć dowody i samodzielnie sprawdzić, czy sąd faktycznie odroczył rozprawę. W wielu sprawach warto rozważyć również wniosek alternatywny o udział zdalny, zwłaszcza gdy problemem jest odległość, pobyt za granicą lub niemożność dojazdu do sądu.

Źródła

1. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego, Dz.U. 2026 poz. 468 t.j. - Internetowy System Aktów Prawnych
2. Art. 156 Kodeksu postępowania cywilnego - odroczenie posiedzenia z ważnej przyczyny
3. Art. 214 Kodeksu postępowania cywilnego - przyczyny odroczenia rozprawy i grzywna za nieprawdziwe okoliczności
4. Art. 214¹ Kodeksu postępowania cywilnego - usprawiedliwienie niestawiennictwa z powodu choroby
5. Art. 151 Kodeksu postępowania cywilnego - posiedzenie zdalne
6. Wyrok Sądu Najwyższego z 28 stycznia 1997 r., sygn. akt I CKU 175/97
7. Wyrok Sądu Najwyższego z 15 stycznia 2004 r., sygn. akt II CK 343/02
8. Wyrok Sądu Najwyższego z 28 marca 2014 r., sygn. akt III CSK 155/13