Budowa domu a koszty firmy i VAT

Czy wydatki na budowę domu można zaliczyć bezpośrednio do kosztów firmy?

Co do zasady nie. Wydatki ponoszone na wybudowanie domu są nakładami na wytworzenie składnika majątku. Nie są więc bieżącym kosztem uzyskania przychodów w miesiącu zakupu materiałów lub zapłaty wykonawcy. Nawet jeżeli podatnik od początku planuje przeznaczyć część powierzchni domu na gabinet, biuro, pracownię albo inne miejsce wykonywania działalności, same nakłady budowlane trzeba rozliczać według zasad dotyczących środków trwałych, a nie jak zwykłe zakupy firmowe.

W stanie prawnym obowiązującym obecnie kluczowa jest jednak zmiana, której nie uwzględniały starsze porady podatkowe. Od 2023 r. ustawa o PIT wyłącza z amortyzacji budynki mieszkalne, lokale mieszkalne stanowiące odrębną nieruchomość, spółdzielcze własnościowe prawa do lokali mieszkalnych oraz prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, nawet wtedy, gdy służą prowadzonej działalności gospodarczej albo są wynajmowane.

W praktyce oznacza to, że jeżeli powstaje typowy dom mieszkalny jednorodzinny, a tylko 10, 15 czy 20% jego powierzchni ma być używane na potrzeby firmy, podatnik nie powinien automatycznie zakładać, że będzie mógł amortyzować odpowiednią część wartości domu i zaliczać odpisy do kosztów. Dziś takie rozliczenie jest bardzo ryzykowne, a w wielu przypadkach niedopuszczalne.

Kiedy część budynku może być rozliczana podatkowo?

Inaczej można oceniać sytuację, w której już na etapie projektu i dokumentacji powstaje rzeczywiście wyodrębniona część użytkowa albo lokal niemieszkalny, który spełnia warunki środka trwałego i nie jest objęty zakazem amortyzacji budynków oraz lokali mieszkalnych. Wtedy znaczenie ma nie tylko procent powierzchni, lecz także klasyfikacja obiektu, sposób użytkowania, dokumentacja budowlana i faktyczne przeznaczenie tej części.

Jeżeli podatnik nie tworzy odrębnej części użytkowej, ale jedynie używa jednego pokoju w domu jako biura, najbezpieczniej rozdzielić nakłady budowlane od bieżących kosztów prowadzenia działalności. Sam koszt wytworzenia budynku mieszkalnego zwykle nie da podatkowej amortyzacji w PIT, natomiast część wydatków eksploatacyjnych może być kosztem, jeżeli jest racjonalnie związana z działalnością i dobrze udokumentowana.

Zobacz również:wydatki na budowęorazbudowa i kosztyw rozliczeniach podatkowych.

Jak rozliczyć bieżące koszty domowego biura?

Jeżeli część domu jest faktycznie wykorzystywana do działalności, do kosztów podatkowych mogą trafić wydatki bieżące przypadające na część firmową, na przykład część kosztów energii, ogrzewania, internetu, czynszu administracyjnego, ochrony, usług porządkowych czy podatku od nieruchomości, o ile mają realny związek z działalnością. Najczęściej stosuje się proporcję powierzchni firmowej do całkowitej powierzchni domu, ale proporcja musi odpowiadać rzeczywistemu używaniu nieruchomości.

Oddzielnie należy traktować wyposażenie używane w działalności, takie jak biurko, regał, komputer, drukarka, telefon, oświetlenie stanowiska pracy czy urządzenia potrzebne do wykonywania usług. Jeżeli dany zakup służy firmie, może być rozliczony bezpośrednio albo przez amortyzację, zależnie od jego rodzaju, wartości i przewidywanego okresu używania. Wydatki osobiste, reprezentacyjne albo dotyczące prywatnej części domu nie powinny obciążać kosztów firmy.

Co z podatkiem VAT od materiałów i usług budowlanych?

W VAT podstawowa zasada jest inna niż w PIT. Czynny podatnik VAT może odliczyć podatek naliczony tylko w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi służą czynnościom opodatkowanym VAT. Jeżeli część domu ma służyć działalności opodatkowanej, a część celom prywatnym, trzeba przypisać zakupy bezpośrednio do odpowiedniej części albo ustalić obiektywny udział procentowy wykorzystania nieruchomości do działalności gospodarczej.

VAT od wydatków dotyczących wyłącznie części prywatnej nie podlega odliczeniu. VAT od wydatków dotyczących wyłącznie części firmowej może podlegać odliczeniu, jeżeli spełnione są ogólne warunki odliczenia, podatnik wykonuje czynności opodatkowane i posiada prawidłowe faktury. Gdy faktury dotyczą całego domu, a nie da się ich jednoznacznie przypisać, stosuje się proporcję odpowiadającą wykorzystaniu nieruchomości do działalności.

Trzeba również pamiętać o korekcie VAT. Jeżeli w ciągu 120 miesięcy od oddania nieruchomości do użytkowania zmieni się stopień wykorzystania domu do działalności gospodarczej, podatnik może być zobowiązany do korekty wcześniej odliczonego podatku. Korekta może działać zarówno na niekorzyść podatnika, jak i na jego korzyść, zależnie od tego, czy udział firmowy się zmniejszył, czy zwiększył.

Zwrot VAT za materiały budowlane a odliczenie VAT w firmie

Fragment starej porady odnoszący się do ustawy z 29 sierpnia 2005 r. o zwrocie osobom fizycznym niektórych wydatków związanych z budownictwem mieszkaniowym wymaga aktualizacji. Ten dawny, powszechny mechanizm zwrotu VAT za materiały budowlane nie funkcjonuje już dla nowych zakupów tak jak przed 2014 r.

Obecnie można spotkać jedynie ograniczony zwrot części wydatków związany z budową pierwszego własnego mieszkania na podstawie przepisów ustawy o pomocy państwa w nabyciu pierwszego mieszkania przez młodych ludzi. Dotyczy on jednak bardzo konkretnych sytuacji: materiałów kupionych od 2 stycznia 2014 r. do 30 września 2018 r., budowy realizowanej na podstawie pozwolenia wydanego po 1 stycznia 2014 r. albo zgłoszenia budowy, limitów powierzchni, warunku wieku oraz braku innego mieszkania lub domu, z wyjątkami dla osób wychowujących co najmniej troje dzieci.

Dla bieżącej budowy prowadzonej obecnie, z fakturami wystawianymi po 30 września 2018 r., nie ma co do zasady prawa do takiego zwrotu VAT za materiały budowlane. Nie można też dublować rozliczeń: ta sama część wydatku nie powinna jednocześnie służyć odliczeniu VAT w działalności gospodarczej i prywatnemu zwrotowi przewidzianemu dla osoby fizycznej. Jeżeli wydatek jest rozliczany jako zakup firmowy dla czynności opodatkowanych VAT, należy go traktować w reżimie VAT właściwym dla działalności, a nie jako prywatny wydatek mieszkaniowy.

Jak przygotować bezpieczne rozliczenie?

Przed rozpoczęciem rozliczania budowy w firmie warto ustalić kilka kwestii: czy dom będzie budynkiem mieszkalnym, czy powstanie część użytkowa, jaka powierzchnia będzie faktycznie wykorzystywana w działalności, czy podatnik jest czynnym podatnikiem VAT, czy działalność jest opodatkowana VAT, czy faktury są wystawione prawidłowo oraz czy dany wydatek ma związek z przychodem.

W sprawach granicznych, zwłaszcza gdy podatnik chce odliczać VAT od istotnej części kosztów budowy albo rozliczać część budynku jako użytkową, warto rozważyć wystąpienie o interpretację indywidualną. Pozwala to ograniczyć ryzyko, że urząd zakwestionuje proporcję, klasyfikację budynku albo związek wydatku z działalnością.

FAQ

Źródła

• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, w szczególności art. 22, art. 22a, art. 22c, art. 22d, art. 22f i art. 22g: tekst aktu w ISAP.
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w szczególności art. 86, art. 86 ust. 7b, art. 90, art. 90a i art. 91: podstawa prawna VAT na podatki.gov.pl.
• Ustawa z dnia 27 września 2013 r. o pomocy państwa w nabyciu pierwszego mieszkania przez młodych ludzi, w szczególności art. 20-24: tekst jednolity aktu.
• Informacja Ministerstwa Rozwoju i Technologii o zwrocie części wydatków na materiały budowlane: gov.pl.