Podpisanie umowy o pracę przed rozpoczęciem pracy

Umowa podpisana wcześniej a dzień rozpoczęcia pracy

Pracodawca może zaproponować podpisanie umowy o pracę kilka miesięcy przed planowanym rozpoczęciem zatrudnienia. Nie ma przepisu, który zakazywałby zawarcia umowy w czerwcu z dniem rozpoczęcia pracy wskazanym na 1 października. W takiej sytuacji trzeba jednak odróżnić dwie daty: datę zawarcia umowy oraz dzień rozpoczęcia pracy.

Zgodnie z art. 29 § 1 Kodeksu pracy umowa o pracę określa m.in. datę jej zawarcia oraz dzień rozpoczęcia pracy. Natomiast art. 26 Kodeksu pracy stanowi, że stosunek pracy nawiązuje się w dniu określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli takiego dnia nie wskazano – w dniu zawarcia umowy.

Oznacza to, że w dokumentach umowy data podpisania i data rozpoczęcia pracy powinny być zapisane precyzyjnie. Jeżeli umowę podpisano w czerwcu, a jako dzień rozpoczęcia pracy wskazano 1 października, to sama umowa jest już zawarta i wiąże strony, ale podstawowe obowiązki pracownicze zaczynają się co do zasady od dnia rozpoczęcia pracy.

Czy można wypowiedzieć umowę przed pierwszym dniem pracy?

Tak, co do zasady można wypowiedzieć umowę o pracę jeszcze przed dniem wskazanym jako dzień rozpoczęcia pracy. Potwierdza to orzecznictwo Sądu Najwyższego, zgodnie z którym możliwość wypowiedzenia umowy o pracę nie jest uzależniona od tego, czy pracownik faktycznie rozpoczął wykonywanie pracy.

Nie należy więc zakładać, że podpisaną umowę można po prostu zignorować. Jeżeli pracownik znalazł lepszą ofertę albo zmienił decyzję, powinien doprowadzić do formalnego zakończenia umowy. Samo niestawienie się do pracy w ustalonym dniu może wywołać spór z pracodawcą, zwłaszcza gdy pracodawca poniósł konkretne koszty organizacyjne albo twierdzi, że doznał szkody.

W praktyce są trzy możliwe rozwiązania:

• porozumienie stron – najlepsze i najczystsze rozwiązanie, bo strony mogą ustalić dowolny dzień zakończenia umowy, nawet natychmiast;
• wypowiedzenie umowy przez pracownika – jednostronne oświadczenie, które nie wymaga zgody pracodawcy, ale musi zostać skutecznie doręczone;
• rozwiązanie bez wypowiedzenia – możliwe tylko wtedy, gdy istnieje ustawowa podstawa, dlatego nie jest zwykłym sposobem rezygnacji z podpisanej oferty.

Warto odróżnić taką sytuację od przypadku, w którym umowy jeszcze nie podpisano, a strony prowadziły tylko rozmowy rekrutacyjne albo uzgodniły wstępne warunki. Wtedy znaczenie może mieć m.in. wycofanie z umowy lub z obietnicy zatrudnienia, ale skutki prawne będą zależały od treści dokumentów i korespondencji między stronami.

Okres wypowiedzenia przy umowie podpisanej z wyprzedzeniem

Jeżeli pracownik wypowiada umowę zawartą na czas określony albo nieokreślony, stosuje się okresy wypowiedzenia z art. 36 Kodeksu pracy. Przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie, chyba że pracownik wcześniej pozostawał już u tego samego pracodawcy w stosunku pracy albo strony skutecznie przewidziały dłuższy okres wypowiedzenia.

Jeżeli podpisano umowę na okres próbny, okres wypowiedzenia ustala się według art. 34 Kodeksu pracy. Wynosi on 3 dni robocze, 1 tydzień albo 2 tygodnie – zależnie od długości okresu próbnego.

Wypowiedzenie trzeba doręczyć pracodawcy tak, aby mógł zapoznać się z jego treścią. Pracodawca nie musi „przyjmować” wypowiedzenia ani wyrażać na nie zgody. Dla celów dowodowych najlepiej złożyć pismo osobiście za potwierdzeniem odbioru, wysłać je listem poleconym albo użyć formy elektronicznej zapewniającej pewny dowód doręczenia i podpisu.

Nauczyciel akademicki i zasada końca semestru

W opisanej sprawie szczególne znaczenie ma fakt, że chodzi o pracę w szkolnictwie wyższym. Dawna ustawa z 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym nie jest już właściwą podstawą prawną. Obecnie należy stosować ustawę z 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.

Zgodnie z art. 123 ust. 3 tej ustawy rozwiązanie stosunku pracy nauczyciela akademickiego za wypowiedzeniem następuje z końcem semestru, z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Oznacza to, że przy zatrudnieniu nauczyciela akademickiego samo złożenie wypowiedzenia w lipcu nie musi prowadzić do zakończenia umowy w lipcu lub sierpniu. Trzeba ustalić koniec semestru według organizacji roku akademickiego obowiązującej w danej uczelni.

Jeżeli umowa została już podpisana, a pracownik chce z niej zrezygnować przed 1 października, najbezpieczniej jest najpierw zaproponować uczelni rozwiązanie umowy za porozumieniem stron. Porozumienie stron pozwala wskazać konkretną datę zakończenia umowy i nie wymaga czekania do końca semestru, o ile obie strony się na to zgodzą.

Jeżeli uczelnia nie zgadza się na porozumienie, pozostaje wypowiedzenie. Wtedy trzeba liczyć się z tym, że termin rozwiązania może być oceniany z uwzględnieniem szczególnej regulacji dotyczącej nauczycieli akademickich. W sprawach granicznych, zwłaszcza gdy wypowiedzenie składane jest jeszcze przed dniem rozpoczęcia pracy, istotne są dokładne postanowienia umowy, stanowisko wskazane w umowie, status uczelni oraz wewnętrzna organizacja roku akademickiego.

Co powinno zawierać pismo do pracodawcy?

Pismo nie musi być długie. Powinno jednak jednoznacznie wskazywać, że pracownik wypowiada zawartą umowę o pracę albo proponuje rozwiązanie jej za porozumieniem stron. Warto podać datę zawarcia umowy, stanowisko, planowany dzień rozpoczęcia pracy oraz proponowaną datę zakończenia umowy.

Jeżeli pracownik składa wypowiedzenie, nie musi uzasadniać swojej decyzji. Inaczej wygląda sytuacja pracodawcy – przy wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas określony albo nieokreślony pracodawca powinien wskazać przyczynę wypowiedzenia.

Praktycznie dobrze jest najpierw wysłać do pracodawcy krótką propozycję porozumienia, np. z prośbą o rozwiązanie umowy z dniem doręczenia porozumienia albo z inną ustaloną datą. Jeżeli pracodawca nie odpowie albo odmówi, można złożyć wypowiedzenie, zachowując dowód doręczenia.

Podsumowanie

Podpisanie umowy o pracę kilka miesięcy przed rozpoczęciem pracy jest dopuszczalne i skuteczne. Pracownik nie powinien traktować takiej umowy jak niewiążącej deklaracji, bo po podpisaniu dokumentu powstają realne skutki prawne. Jeżeli chce zrezygnować, powinien uzyskać porozumienie stron albo złożyć wypowiedzenie.

Przy zwykłej umowie o pracę wypowiedzenie przed pierwszym dniem pracy jest co do zasady dopuszczalne. Przy nauczycielu akademickim trzeba jednak uwzględnić art. 123 ust. 3 Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce, czyli zasadę rozwiązania stosunku pracy za wypowiedzeniem z końcem semestru. Jeżeli zamiast umowy o pracę podpisano tylko list intencyjny, ocena prawna może być inna i zależy od jego treści.

FAQ

Czy umowa o pracę podpisana kilka miesięcy wcześniej jest ważna?

Tak. Jeżeli strony podpisały umowę i określiły w niej warunki zatrudnienia, umowa jest ważna. Sam fakt, że praca ma rozpocząć się dopiero za kilka miesięcy, nie powoduje nieważności umowy.

Czy stosunek pracy powstaje w dniu podpisania umowy?

Nie zawsze. Jeżeli umowa wskazuje konkretny dzień rozpoczęcia pracy, stosunek pracy nawiązuje się w tym dniu. Jeżeli umowa nie wskazuje dnia rozpoczęcia pracy, stosunek pracy powstaje w dniu zawarcia umowy.

Czy pracodawca musi zgodzić się na wypowiedzenie?

Nie. Wypowiedzenie jest jednostronnym oświadczeniem. Pracodawca musi jedynie mieć możliwość zapoznania się z jego treścią. Zgoda pracodawcy jest potrzebna przy porozumieniu stron.

Czy nauczyciel akademicki zawsze odchodzi dopiero z końcem semestru?

Przy rozwiązaniu stosunku pracy za wypowiedzeniem obowiązuje zasada końca semestru, z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Inny termin jest możliwy przede wszystkim wtedy, gdy strony zawrą porozumienie.

Czy można po prostu nie przyjść do pracy w pierwszym dniu?

Nie jest to bezpieczne. Jeżeli umowa została podpisana, należy ją formalnie zakończyć. Brak stawienia się do pracy może wywołać spór i niepotrzebne ryzyko prawne.

Źródła

• art. 26, art. 29, art. 30, art. 34 i art. 36 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, tekst jednolity: Dz.U. 2025 poz. 277, z późn. zm.
• art. 123 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, tekst jednolity: Dz.U. 2024 poz. 1571, z późn. zm.
• wyrok Sądu Najwyższego z 29 października 2007 r., sygn. II PK 56/07.