Odpowiedź na pismo z kancelarii adwokackiej – doręczenie i terminy

Doręczenie pisma bezpośrednio stronie przez pełnomocnika przeciwnika

Zasady doręczenia zależą przede wszystkim od tego, czy strona, która otrzymała pismo, sama jest reprezentowana przez adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego albo Prokuratorię Generalną Rzeczypospolitej Polskiej. Art. 132 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego przewiduje, że w toku sprawy profesjonalni pełnomocnicy doręczają sobie nawzajem bezpośrednio odpisy pism procesowych z załącznikami.

Jeżeli więc w sprawie działa za Ciebie profesjonalny pełnomocnik, pismo objęte zasadą z art. 132 K.p.c. powinno zostać doręczone właśnie jemu, a nie wyłącznie Tobie jako stronie. Sam fakt, że przesyłka faktycznie dotarła do strony, nie powinien być podstawą do założenia, że dokonano prawidłowego doręczenia procesowego pełnomocnikowi. Najbezpieczniej od razu przekazać pismo pełnomocnikowi wraz z kopertą lub informacją o sposobie i dacie jego otrzymania.

Trzeba przy tym pamiętać, że nie wszystkie pisma są objęte bezpośrednim doręczaniem między pełnomocnikami. Art. 132 § 1¹ K.p.c. wymienia pisma, które należy złożyć w sądzie z odpisami dla strony przeciwnej, m.in. apelację, skargę kasacyjną, zażalenie, sprzeciw od wyroku zaocznego, sprzeciw lub zarzuty od nakazu zapłaty, pozew wzajemny, wniosek o zabezpieczenie powództwa czy skargę o wznowienie postępowania.

Jeżeli natomiast działasz w sprawie samodzielnie i nie masz profesjonalnego pełnomocnika, mechanizm wzajemnych doręczeń z art. 132 § 1 K.p.c. nie znajduje zastosowania w taki sam sposób. Profesjonalny pełnomocnik przeciwnika nie staje się przez to organem doręczającym pisma procesowe stronie działającej bez pełnomocnika. Co do zasady pismo przeznaczone do procesowego doręczenia takiej stronie składane jest do sądu wraz z wymaganym odpisem, a doręczenia dokonuje sąd według przepisów o doręczeniach.

Doręczenia między pełnomocnikami przez portal informacyjny od 1 marca 2026 r.

Od 1 marca 2026 r. art. 132 K.p.c. przewiduje również wykorzystanie portalu informacyjnego do bezpośrednich doręczeń między profesjonalnymi pełnomocnikami. Jeżeli pismo jest wnoszone do sądu za pośrednictwem portalu informacyjnego, a wnoszący uzyska dokument potwierdzający przekazanie pisma drugiej stronie, jest to równoznaczne z wykonaniem obowiązku wzajemnego doręczenia. W przewidzianych ustawą przypadkach portal może być wykorzystany także do przekazania odpisu pisma, które do sądu wniesiono w inny sposób.

Szczegółowe zasady techniczne takiego przekazywania pism określa rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 23 lutego 2026 r. w sprawie bezpośredniego wzajemnego doręczania odpisów pism procesowych z załącznikami za pośrednictwem portalu informacyjnego.

Zmieniła się również treść art. 132 § 1 K.p.c. Od 1 marca 2026 r. przepis nie przewiduje już obowiązku zamieszczania w piśmie procesowym oświadczenia o doręczeniu odpisu drugiej stronie albo o jego nadaniu. Jeżeli sąd ma wątpliwości, czy obowiązek bezpośredniego doręczenia został wykonany, może zażądać dowodu nadania albo doręczenia. Nieprzedstawienie żądanego dowodu w wyznaczonym terminie może skutkować zwrotem pisma.

Czy trzeba odpowiedzieć na pismo z kancelarii i w jakim terminie?

Nie można obecnie przyjąć ogólnej zasady, że na każde pismo otrzymane od pełnomocnika przeciwnika trzeba odpowiedzieć w ciągu dwóch tygodni. Termin zależy od rodzaju pisma oraz od tego, czy jego złożenie zostało zarządzone przez sąd lub przewodniczącego.

Dwutygodniowy termin ma szczególne znaczenie przy odpowiedzi na pozew, ale dotyczy pozwanego. Zgodnie z art. 205¹ § 1 K.p.c. przewodniczący zarządza doręczenie pozwu pozwanemu i wzywa go do złożenia odpowiedzi w wyznaczonym terminie, który nie może być krótszy niż dwa tygodnie. Nie jest więc prawidłowe twierdzenie, że ustawa zawsze przewiduje dokładnie dwa tygodnie od otrzymania pozwu. Konkretny termin wskazuje przewodniczący.

Jeżeli natomiast powód otrzyma odpis odpowiedzi na pozew albo inne pismo przeciwnika, z samego jego otrzymania nie wynika automatycznie kolejny dwutygodniowy termin na replikę. Trzeba sprawdzić, czy przewodniczący zarządził wymianę dalszych pism przygotowawczych, jaki termin wyznaczył oraz jakie kwestie mają zostać w takim piśmie wyjaśnione.

Art. 205³ K.p.c. pozwala przewodniczącemu zarządzić wymianę pism przygotowawczych i określić ich kolejność, terminy oraz zakres. Pismo przygotowawcze złożone po terminie albo bez odpowiedniego zarządzenia może podlegać zwrotowi. Dlatego nie zawsze właściwą reakcją na korespondencję przeciwnika jest natychmiastowe samodzielne złożenie do sądu kolejnego obszernego pisma.

Co zmienia postępowanie gospodarcze?

Dawne przepisy art. 479⁹, 479¹² i 479¹⁴ K.p.c., na których opierały się wcześniejsze zasady postępowania gospodarczego, nie obowiązują. Obecne postępowanie w sprawach gospodarczych reguluje art. 458¹ i następne K.p.c.

Szczególne znaczenie ma art. 458⁵ K.p.c. Powód powinien powołać wszystkie twierdzenia i dowody już w pozwie, a pozwany – w odpowiedzi na pozew. W przypadku strony niezastępowanej przez profesjonalnego pełnomocnika przewodniczący, doręczając wymagane pouczenia, wyznacza termin na powołanie wszystkich twierdzeń i dowodów, co do zasady nie krótszy niż tydzień, przy czym stosownie do okoliczności sprawy może określić inny termin.

Twierdzenia i dowody zgłoszone z naruszeniem tych reguł podlegają pominięciu, chyba że strona uprawdopodobni, iż nie mogła powołać ich wcześniej albo potrzeba ich powołania wynikła później. W takiej sytuacji dalsze twierdzenia i dowody trzeba powołać w terminie dwóch tygodni od dnia, w którym stało się to możliwe albo powstała taka potrzeba.

To właśnie w sprawie gospodarczej treść pisma otrzymanego od przeciwnika może mieć szczególne znaczenie: nowe twierdzenie, zarzut lub dokument może powodować potrzebę szybkiego zgłoszenia odpowiednich twierdzeń i dowodów. Nie oznacza to jednak, że każde doręczenie z kancelarii automatycznie uruchamia dwutygodniowy termin. Trzeba ustalić, z jakiego przepisu lub zarządzenia sądu konkretny termin wynika.

Co zrobić po otrzymaniu pisma z kancelarii strony przeciwnej?

• Sprawdź, kto jest adresatem pisma i czy w sprawie został ustanowiony Twój profesjonalny pełnomocnik.
• Jeżeli masz pełnomocnika, niezwłocznie przekaż mu całe pismo wraz z załącznikami oraz informacją o dacie i sposobie jego otrzymania.
• Ustal rodzaj pisma – odpowiedź na pozew, pismo przygotowawcze, środek zaskarżenia czy inne pismo procesowe mogą podlegać różnym zasadom.
• Sprawdź korespondencję z sądu i portal informacyjny, jeżeli masz do niego dostęp. Najważniejsze jest ustalenie, czy sąd lub przewodniczący wyznaczył termin na określoną czynność.
• Nie wyliczaj terminu wyłącznie od daty listu z kancelarii, dopóki nie zostanie ustalone, czy było to prawidłowe doręczenie procesowe i z jakiego przepisu miałby wynikać termin.
• W sprawie gospodarczej sprawdź od razu, czy pismo przeciwnika powoduje potrzebę zgłoszenia nowych twierdzeń lub dowodów, ponieważ obowiązują w niej szczególne reguły koncentracji materiału procesowego.

Źródła

• Kodeks postępowania cywilnego – tekst jednolity, Dz.U. z 2026 r. poz. 468, w szczególności art. 132, art. 133, art. 205¹, art. 205³ oraz art. 458¹–458¹³.
• Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, ustawy – Kodeks cywilny oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. z 2025 r. poz. 1172.
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2026 r. w sprawie bezpośredniego wzajemnego doręczania odpisów pism procesowych z załącznikami za pośrednictwem portalu informacyjnego, Dz.U. z 2026 r. poz. 233.