Śmierć pracodawcy a świadectwo pracy

Na kogo przechodzi obowiązek wydania świadectwa pracy po śmierci pracodawcy?

Świadectwo pracy jest podstawowym dokumentem potwierdzającym przebieg zatrudnienia. Obowiązek jego wydania wynika z art. 97 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Przepis ten nakazuje wydać świadectwo pracy w związku z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, jeżeli pracodawca nie zamierza nawiązać z pracownikiem kolejnego stosunku pracy w terminie 7 dni od dnia ustania poprzedniego zatrudnienia.

W przypadku śmierci pracodawcy trzeba najpierw ustalić, czy zmarły był pracodawcą jako osoba fizyczna i czy prowadził przedsiębiorstwo. Zgodnie z art. 63² § 1 Kodeksu pracy umowy o pracę z pracownikami wygasają z dniem śmierci pracodawcy, z wyjątkami przewidzianymi w tym przepisie. Najważniejszy wyjątek dotyczy przejęcia pracownika przez nowego pracodawcę na podstawie art. 23¹ § 1 Kodeksu pracy. Jeżeli zakład pracy albo jego część przechodzi na innego pracodawcę, nowy pracodawca staje się z mocy prawa stroną dotychczasowych stosunków pracy.

Jeżeli po śmierci przedsiębiorcy działa zarząd sukcesyjny, obowiązki związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa w spadku wykonuje zarządca sukcesyjny na podstawie ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw. W praktyce to zarządca sukcesyjny powinien zająć się dokumentacją pracowniczą, w tym świadectwami pracy, jeżeli stosunek pracy wygasł albo został zakończony.

Jeżeli przedsiębiorstwo zostało przejęte przez inną osobę albo spółkę, obowiązki pracodawcy mogą przejść na następcę prawnego. Podobny problem występuje, gdy potrzebne jest świadectwo z nieistniejącej firmy i trzeba ustalić, kto przejął dokumentację oraz obowiązki dawnego pracodawcy.

Kto wydaje świadectwo pracy, gdy są spadkobiercy?

Jeżeli zmarły pracodawca prowadził przedsiębiorstwo w rozumieniu art. 55¹ ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, przedsiębiorstwo to co do zasady wchodzi do spadku. Zgodnie z art. 922 § 1 Kodeksu cywilnego prawa i obowiązki majątkowe zmarłego przechodzą z chwilą śmierci na spadkobierców. W sprawach nieuregulowanych w prawie pracy stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego, jeżeli nie są sprzeczne z zasadami prawa pracy, co wynika z art. 300 Kodeksu pracy.

W uchwale z dnia 22 lutego 1994 r., sygn. I PZP 1/94, Sąd Najwyższy przyjął, że w razie śmierci pracodawcy prowadzącego działalność gospodarczą na podstawie wpisu do ewidencji jego spadkobiercy wstępują w prawa i obowiązki pracodawcy w ramach stosunków pracy z pracownikami zatrudnionymi przez zmarłego. Uchwała zapadła przed wejściem w życie przepisów o zarządzie sukcesyjnym, ale nadal ma znaczenie przy ocenie sytuacji, w których nie działa zarząd sukcesyjny, a obowiązki pracodawcy wynikają z dziedziczenia.

W praktyce pracownik powinien najpierw ustalić, czy istnieje zarządca sukcesyjny, następca prawny albo spadkobiercy, którzy przyjęli spadek. Można to sprawdzić w CEIDG, KRS, aktach postępowania spadkowego, u notariusza prowadzącego akt poświadczenia dziedziczenia albo w sądzie spadku.

Co zrobić, gdy spadkobiercy odrzucili spadek?

Odrzucenie spadku przez najbliższą rodzinę nie oznacza, że spadek pozostaje bez właściciela. Zgodnie z art. 931-935 Kodeksu cywilnego dziedziczenie przechodzi na kolejne grupy spadkobierców. Jeżeli nie ma małżonka, krewnych ani innych osób powołanych do dziedziczenia, spadek przypada gminie ostatniego miejsca zamieszkania spadkodawcy, a gdy tego miejsca w Polsce nie da się ustalić albo znajdowało się za granicą, spadek przypada Skarbowi Państwa na podstawie art. 935 Kodeksu cywilnego.

Ważne jest to, że gmina ani Skarb Państwa nie mogą odrzucić spadku. Wynika to wprost z art. 1023 § 1 Kodeksu cywilnego. Podmioty te przyjmują spadek z dobrodziejstwem inwentarza, czyli z ograniczeniem odpowiedzialności za długi spadkowe do wartości stanu czynnego spadku.

Jeżeli nikt nie zajął się sprawami po zmarłym pracodawcy, pracownik może złożyć do sądu spadku wniosek o stwierdzenie nabycia spadku. Podstawą jest art. 1025 § 1 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym sąd stwierdza nabycie spadku na wniosek osoby mającej w tym interes. Postępowanie prowadzi sąd rejonowy właściwy według ostatniego miejsca zwykłego pobytu spadkodawcy, co wynika z art. 628 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego. Pracownik może wykazywać interes prawny tym, że musi ustalić podmiot zobowiązany do wykonania obowiązków pracodawcy, w tym do wydania świadectwa pracy.

Jeżeli spadek nie został objęty albo nie wiadomo, kto jest spadkobiercą, sąd spadku może ustanowić kuratora spadku. Podstawą jest art. 666 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego. Kurator spadku sprawuje zarząd majątkiem spadkowym pod nadzorem sądu i podejmuje czynności potrzebne do zachowania praw spadku oraz ustalenia spadkobierców. W konkretnym stanie faktycznym warto wnioskować, aby kurator zajął się także dokumentacją pracowniczą zmarłego pracodawcy.

Przy sprawach po zmarłym pracodawcy warto odróżnić obowiązki wobec pracowników od rozliczeń ze spadkobiercami po pracowniku. Inne zasady stosuje się, gdy problemem jest śmierć w stosunku pracy i wypłata należności po zmarłym pracowniku.

Droga do uzyskania świadectwa pracy albo orzeczenia sądu

Jeżeli wiadomo, kto przejął obowiązki pracodawcy, należy skierować do tej osoby pisemne wezwanie o wydanie świadectwa pracy. W wezwaniu warto wskazać okres zatrudnienia, stanowisko, wymiar etatu, datę ustania stosunku pracy oraz podstawę prawną żądania: art. 97 § 1 Kodeksu pracy. Dobrze dołączyć kopię umowy o pracę, aneksów, pasków wynagrodzeń, zaświadczeń z ZUS albo innych dowodów.

Jeżeli świadectwo pracy zostanie wydane, ale zawiera błędy, pracownik może w terminie 14 dni od otrzymania świadectwa wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie. Wynika to z art. 97 § 2¹ Kodeksu pracy. W razie odmowy sprostowania pracownik może wnieść żądanie do sądu pracy w terminie 14 dni od zawiadomienia o odmowie. Jeżeli pracodawca nie zawiadomi o odmowie, termin liczy się od bezskutecznego upływu terminu na rozpatrzenie wniosku.

Gdy świadectwa pracy nie da się uzyskać, art. 97¹ Kodeksu pracy daje pracownikowi drogę sądową. Pracownik może żądać zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy. Jeżeli zobowiązanie pracodawcy jest niemożliwe, na przykład dlatego, że pracodawca zmarł, nie działa następca prawny i nie ma podmiotu, który faktycznie może wystawić dokument, pracownik może żądać ustalenia prawa do otrzymania świadectwa pracy.

Brak świadectwa pracy a emerytura lub staż pracy

Brak świadectwa pracy nie zawsze przekreśla możliwość udowodnienia zatrudnienia. W sprawach emerytalno-rentowych § 22 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe pozwala wykazywać okresy zatrudnienia m.in. świadectwem pracy, zaświadczeniem płatnika składek, legitymacją ubezpieczeniową albo innymi dokumentami, na podstawie których można ustalić okres zatrudnienia.

Jeżeli więc pracownik potrzebuje dokumentu głównie do ZUS, warto zebrać umowy o pracę, angaże, paski wynagrodzeń, legitymację ubezpieczeniową, zaświadczenia o zatrudnieniu, dokumenty z akt osobowych, deklaracje ZUS, korespondencję z pracodawcą oraz dokumenty z archiwum. W podobnych sprawach znaczenie mogą mieć dokumenty zastępcze, które pozwalają potwierdzić okres zatrudnienia mimo braku świadectwa pracy.

Kto powinien wydać świadectwo pracy? Tabela praktyczna

Podsumowanie

Po śmierci pracodawcy świadectwo pracy powinien wydać podmiot, który przejął obowiązki pracodawcy albo zarząd nad przedsiębiorstwem: nowy pracodawca, zarządca sukcesyjny, spadkobiercy, a w określonych sytuacjach także osoba działająca w ramach postępowania spadkowego. Jeżeli nie da się ustalić takiego podmiotu albo nikt nie wykonuje obowiązków pracodawcy, pracownik może skorzystać z drogi sądowej przewidzianej w art. 97¹ Kodeksu pracy.

W praktyce należy równolegle zabezpieczać dowody zatrudnienia: umowy, aneksy, paski płacowe, potwierdzenia przelewów, dokumenty z ZUS i korespondencję. Ustalenie, czy istnieje następca prawny pracodawcy, zarządca sukcesyjny albo spadkobierca, zwykle przesądza o tym, do kogo skierować żądanie wydania świadectwa pracy.

FAQ

Czy śmierć pracodawcy zawsze kończy umowę o pracę?

Nie zawsze. Art. 63² § 1 Kodeksu pracy przewiduje wygaśnięcie umowy z dniem śmierci pracodawcy, ale wyjątki dotyczą m.in. przejęcia pracownika przez nowego pracodawcę na podstawie art. 23¹ Kodeksu pracy oraz sytuacji związanych z kontynuacją działalności przedsiębiorstwa po śmierci przedsiębiorcy.

Czy gmina może odmówić przyjęcia spadku po zmarłym pracodawcy?

Nie. Zgodnie z art. 1023 § 1 Kodeksu cywilnego gmina oraz Skarb Państwa nie mogą odrzucić spadku, który przypada im z ustawy. Przyjmują go z dobrodziejstwem inwentarza.

Co zrobić, jeśli nie wiadomo, kto jest spadkobiercą pracodawcy?

Można złożyć do sądu spadku wniosek o stwierdzenie nabycia spadku na podstawie art. 1025 § 1 Kodeksu cywilnego. Jeżeli spadek nie został objęty, można rozważyć wniosek o ustanowienie kuratora spadku na podstawie art. 666 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego.

Czy bez świadectwa pracy da się udowodnić zatrudnienie w ZUS?

Tak, w wielu przypadkach jest to możliwe. § 22 ust. 1 rozporządzenia z dnia 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe pozwala wykazywać okresy zatrudnienia także innymi dokumentami, np. legitymacją ubezpieczeniową, zaświadczeniem płatnika składek albo dokumentami z akt osobowych.

Czy można pozwać zmarłego pracodawcę o wydanie świadectwa pracy?

Nie pozywa się osoby zmarłej. Należy ustalić podmiot, który przejął obowiązki pracodawcy, np. następcę prawnego, zarządcę sukcesyjnego albo spadkobierców. Jeżeli wydanie świadectwa jest niemożliwe, art. 97¹ Kodeksu pracy pozwala żądać przed sądem pracy ustalenia prawa do otrzymania świadectwa pracy.

Źródła

• art. 23¹, art. 63², art. 97, art. 97¹ i art. 300 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy,
• art. 55¹, art. 922 § 1, art. 931-935, art. 1023 § 1 i art. 1025 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny,
• art. 628 i art. 666 § 1 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego,
• ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw,
• § 22 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe,
• uchwała Sądu Najwyższego z dnia 22 lutego 1994 r., sygn. I PZP 1/94.