Wynagrodzenie za prowadzenie kasy zapomogowo-pożyczkowej

Aktualna podstawa prawna działania KZP

Artykuł wymaga istotnej aktualizacji, ponieważ dawniej pracownicze kasy zapomogowo-pożyczkowe opisywano na podstawie art. 39 ustawy o związkach zawodowych i rozporządzenia Rady Ministrów z 19 grudnia 1992 r. Obecnie podstawowym aktem jest ustawa z dnia 11 sierpnia 2021 r. o kasach zapomogowo-pożyczkowych. Ustawa posługuje się skrótem KZP, choć w praktyce nadal często spotyka się dawny skrót PKZP.

Celem KZP jest udzielanie członkom pomocy materialnej w formie nieoprocentowanych pożyczek, a w miarę posiadanych środków także zapomóg. KZP nie może prowadzić działalności gospodarczej. Jednocześnie ustawa przyznaje KZP zdolność do nabywania praw i zaciągania zobowiązań oraz do pozywania i bycia pozywaną. Nie oznacza to jednak, że środki kasy można dowolnie przeznaczać na stałe wynagrodzenia za czynności, które ustawa wiąże z obowiązkiem pomocy ze strony pracodawcy.

Kto powinien zapewnić obsługę księgową, kasową i prawną KZP?

Zgodnie z art. 6 ustawy o kasach zapomogowo-pożyczkowych pracodawca świadczy KZP pomoc m.in. w zakresie udostępnienia pomieszczeń, zabezpieczonego miejsca na gotówkę, prowadzenia rachunkowości, obsługi kasowej i prawnej, dokonywania potrąceń oraz odprowadzania wpłat na rachunek płatniczy KZP.

Szczegółowe warunki tej pomocy powinna określać umowa zawarta między pracodawcą a KZP. To w tej umowie warto opisać, kto wykonuje obsługę, w jakim zakresie, w jakim czasie, na jakich zasadach przekazywane są dane i dokumenty oraz kto ponosi koszty organizacyjne. Jeżeli KZP działa u jednego pracodawcy, naturalnym i najbezpieczniejszym modelem jest zapewnienie obsługi przez pracodawcę, a nie finansowanie stałej pensji ze środków członków kasy.

Jeżeli dana osoba ma już w zakresie obowiązków prowadzenie spraw KZP, pracodawca powinien przede wszystkim tak zorganizować jej pracę, aby mogła wykonywać te czynności w czasie pracy. Gdy rzeczywiście wykonuje dodatkową pracę po godzinach, trzeba ocenić, czy powstały godziny nadliczbowe, czy należy zmienić zakres obowiązków, przyznać dodatek albo zawrzeć odrębną umowę na czynności wyraźnie inne od etatowych.

Czy KZP może podpisać z pracownikiem umowę o miesięczne wynagrodzenie?

Nie należy tego ujmować jako „stałej pensji” za prowadzenie kasy. Pensja jest typowa dla stosunku pracy, a KZP nie jest zwykłym pracodawcą organizującym etat dla osoby obsługującej kasę. Jeżeli chodzi o bieżącą rachunkowość, obsługę kasową lub prawną, ustawa wskazuje, że pomoc w tym zakresie świadczy pracodawca, a szczegóły powinny wynikać z umowy pracodawcy z KZP.

Teoretycznie KZP może zaciągać zobowiązania cywilnoprawne, ale przy zawieraniu umowy z pracownikiem zakładu trzeba zachować dużą ostrożność. Należy sprawdzić statut KZP, umowę między pracodawcą a KZP, źródło finansowania wynagrodzenia oraz to, czy dana czynność nie należy już do obowiązków pracowniczych tej osoby. Wypłacanie miesięcznego wynagrodzenia z funduszy członkowskich za czynności, które ustawowo powinny być zapewnione przez pracodawcę, może być kwestionowane jako sprzeczne z celem KZP.

Jeżeli dodatkowa praca wynika z potrzeb pracodawcy i jest wykonywana przez jego pracownika, praktycznie najbezpieczniejsze są trzy rozwiązania: zmiana organizacji pracy, aneks do zakresu obowiązków z odpowiednim dodatkiem albo rozliczenie godzin nadliczbowych, jeżeli są spełnione przesłanki z Kodeksu pracy. Umowa cywilnoprawna powinna być stosowana tylko wtedy, gdy jej przedmiot jest rzeczywiście odrębny od pracy etatowej i nie jest wykonywany w warunkach podporządkowania pracowniczego.

Stosunek pracy a umowa-zlecenie przy obsłudze KZP

Zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy zatrudnienie wykonywane pod kierownictwem pracodawcy, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym oraz za wynagrodzeniem jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy bez względu na nazwę umowy. Nie wystarczy więc nazwać dokumentu zleceniem, jeżeli w praktyce osoba wykonuje te same obowiązki, w ten sam sposób i pod takim samym nadzorem jak pracownik.

W przypadku zawierania umów z własnym pracownikiem szczególne znaczenie ma także odpowiedzialność pracodawcy za prawidłowe zakwalifikowanie podstawy zatrudnienia i rozliczenie świadczeń. Jeżeli dodatkowe czynności dotyczą obsługi KZP, która ustawowo ma być zapewniona przez pracodawcę, trzeba liczyć się z tym, że organ kontrolny może badać, czy zlecenie nie służy obejściu przepisów o czasie pracy, wynagrodzeniu i składkach.

Umowa-zlecenie może być dopuszczalna, gdy dotyczy realnie odrębnych czynności, wykonywanych samodzielnie, bez narzuconych godzin pracy i bez bieżącego podporządkowania. Nie powinna jednak powielać zwykłego zakresu obowiązków pracownika ani zastępować wynagrodzenia za nadgodziny.

Jak powinna wyglądać umowa dotycząca dodatkowej obsługi KZP?

Nie ma jednego uniwersalnego wzoru, ponieważ prawidłowa konstrukcja zależy od tego, kto ma być stroną umowy, co dokładnie ma być wykonywane i czy czynności pokrywają się z obowiązkami etatowymi. W pierwszej kolejności warto ustalić, czy stroną umowy powinien być pracodawca, czy KZP, oraz czy statut i umowa pracodawcy z KZP dopuszczają dany model finansowania.

Jeżeli po analizie okaże się, że dopuszczalne jest zawarcie umowy cywilnoprawnej, dokument powinien precyzyjnie określać:

• strony umowy i podstawę jej zawarcia, w tym odniesienie do statutu KZP oraz umowy między pracodawcą a KZP, jeżeli ma to znaczenie;
• zakres czynności, np. przygotowanie zestawień, obsługę dokumentów, uzgadnianie sald, prowadzenie określonych ewidencji albo techniczną obsługę potrąceń;
• zasady przekazywania dokumentów oraz ochrony danych osobowych członków KZP, poręczycieli i osób uprawnionych;
• terminy wykonania czynności, bez tworzenia typowego harmonogramu czasu pracy, jeżeli ma to być zlecenie;
• wynagrodzenie jako zapłatę za konkretne usługi, a nie „pensję” za pozostawanie do dyspozycji;
• zasady rozliczania podatku, składek i dokumentowania wykonanych czynności;
• zobowiązanie do zachowania poufności oraz odpowiedzialność za dokumentację i środki pieniężne.

Trzeba także przestrzegać rozdziału funkcji w KZP. Zgodnie z ustawą rachunkowości KZP nie może prowadzić członek zarządu, członek komisji rewizyjnej, członek komisji likwidacyjnej ani osoba prowadząca obrót gotówkowy w KZP. Z kolei obrotu gotówkowego nie może prowadzić członek zarządu, członek komisji rewizyjnej ani osoba prowadząca rachunkowość KZP.

Podatek dochodowy i składki ZUS od wynagrodzenia za obsługę KZP

Wynagrodzenie wypłacane osobie fizycznej za dodatkową obsługę KZP co do zasady stanowi przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Nie ma ogólnego zwolnienia z PIT tylko dlatego, że czynności dotyczą kasy zapomogowo-pożyczkowej.

W przypadku składek ZUS szczególnie ważne jest to, kto zawiera umowę i na czyją rzecz praca jest faktycznie wykonywana. Jeżeli pracownik zawiera umowę-zlecenie z własnym pracodawcą albo w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz własnego pracodawcy, to na gruncie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych jest traktowany jak pracownik. W praktyce oznacza to konieczność uwzględnienia przychodu ze zlecenia w podstawie wymiaru składek jak przy przychodzie pracowniczym.

Jeżeli umowę miałaby zawierać bezpośrednio KZP, trzeba dodatkowo zbadać, czy praca nie jest faktycznie wykonywana na rzecz pracodawcy, który ma ustawowy obowiązek świadczenia KZP pomocy. W razie wątpliwości bezpieczniej jest przyjąć konserwatywne rozliczenie albo uzyskać indywidualną ocenę przed wypłatą wynagrodzenia.

Czy można wypłacić nagrody członkom zarządu KZP po sporządzeniu bilansu?

Obecnie odpowiedź jest bardziej jednoznaczna niż na gruncie dawnych przepisów. Art. 19 ustawy o kasach zapomogowo-pożyczkowych stanowi, że członkowie organów KZP nie otrzymują wynagrodzenia z tytułu wykonywanych czynności. Organami KZP są walne zebranie członków, zarząd i komisja rewizyjna.

Wypłata nagrody członkom zarządu za prowadzenie spraw KZP, za udział w pracach organu albo „po bilansie” jako forma uznania za wykonywane czynności byłaby w istocie gratyfikacją za pełnienie funkcji. Taka wypłata jest sprzeczna z aktualnym kierunkiem ustawy i bardzo ryzykowna, nawet jeżeli dawny statut przewidywał podobne rozwiązania.

Jeżeli w statucie nadal znajdują się postanowienia o nagrodach dla zarządu lub komisji rewizyjnej za czynności organu, warto je zaktualizować. Po wejściu w życie ustawy z 2021 r. statut powinien być dostosowany do obecnych przepisów, a nie utrzymywać mechanizmy wynagradzania organów za czynności, za które ustawa wynagrodzenia nie przewiduje.

Inaczej należy ocenić sytuację, w której członek zarządu KZP wykonuje na rzecz pracodawcy albo innego podmiotu zupełnie odrębną usługę niezwiązaną z pełnieniem funkcji w organie KZP. Wtedy konieczna jest jednak odrębna podstawa prawna, realna odrębność czynności, brak naruszenia zakazów łączenia funkcji oraz prawidłowe rozliczenie podatkowo-składkowe.

Przykłady

Poniższe przykłady pokazują, jak w praktyce oceniać dodatkowe wynagrodzenie za czynności związane z KZP.