Sprzedaż w UE przez firmę z USA – kiedy trzeba rejestrować działalność i VAT w Polsce?

Czy firma z USA może sprzedawać towary w Unii Europejskiej bez rejestrowania działalności w Polsce?

Tak, co do zasady jest to możliwe. Przedsiębiorca amerykański może prowadzić sprzedaż na rynku unijnym bez zakładania w Polsce odrębnej spółki albo jednoosobowej działalności. Nie oznacza to jednak, że zawsze uniknie obowiązków w Polsce.

Trzeba rozróżnić trzy różne kwestie:

• formalną obecność gospodarczą w Polsce, np. oddział przedsiębiorcy zagranicznego,
• obowiązki w podatku dochodowym, w tym ustalenie, czy w Polsce powstaje zagraniczny zakład,
• obowiązki w VAT, które mogą powstać niezależnie od istnienia zakładu.

W opisanym stanie faktycznym najważniejsze jest to, że towary mają pozostawać na terytorium UE, np. zakup w Polsce i sprzedaż do Francji. To oznacza, że sama amerykańska siedziba nie przesądza jeszcze o miejscu opodatkowania wszystkich czynności.

Kiedy sprzedaż z Polski przez firmę z USA może powodować obowiązki w Polsce?

Jeżeli towar znajduje się w Polsce, a przedsiębiorca z USA kupuje go tutaj i następnie sprzedaje dalej, trzeba ocenić:

• czy dochodzi do czynności opodatkowanych VAT w Polsce, zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług,
• czy w Polsce powstaje dochód osiągany na terytorium RP albo zagraniczny zakład w rozumieniu art. 4a pkt 11 i art. 3 ust. 2 oraz ust. 3 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych,
• czy działalność jest prowadzona przez stałe miejsce, personel, magazyn, przedstawiciela albo inną strukturę faktycznie obecną w Polsce.

Nie wystarczy więc odpowiedź: „firma działa z USA”. W podatkach liczy się przede wszystkim rzeczywisty model działania.

Podatek dochodowy – kiedy w Polsce może powstać zagraniczny zakład?

Zgodnie z art. 3 ust. 2 ustawy o CIT podatnicy, którzy nie mają na terytorium Polski siedziby ani zarządu, podlegają obowiązkowi podatkowemu tylko od dochodów osiąganych na terytorium RP. Z kolei art. 3 ust. 3 tej ustawy wskazuje przykładowo, jakie dochody uważa się za osiągane na terytorium Polski.

Kluczowe znaczenie ma definicja zagranicznego zakładu z art. 4a pkt 11 ustawy o CIT. Obejmuje ona w szczególności:

• stałą placówkę, przez którą podmiot zagraniczny całkowicie albo częściowo wykonuje działalność w innym państwie,
• plac budowy, budowę, montaż lub instalację,
• osobę działającą w imieniu przedsiębiorcy zagranicznego, która ma i zwyczajowo wykonuje pełnomocnictwo do zawierania umów.

Przy firmie z USA trzeba uwzględnić także umowę między Rządem Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej a Rządem Stanów Zjednoczonych Ameryki o uniknięciu podwójnego opodatkowania i zapobieżeniu uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu, podpisaną w Waszyngtonie 8 października 1974 r. W praktyce nadal jest ona stosowana w relacjach Polska–USA.

Zgodnie z art. 6 tej umowy zakład oznacza stałe miejsce, w którym całkowicie albo częściowo wykonuje się działalność gospodarczą przedsiębiorstwa. Jednocześnie niektóre czynności pomocnicze lub przygotowawcze, np. samo składowanie czy sam zakup towarów, nie tworzą zakładu.

To oznacza, że:

• samo kupowanie towarów w Polsce nie musi jeszcze powodować powstania zakładu,
• regularna sprzedaż z wykorzystaniem stałej struktury w Polsce może już taki zakład tworzyć,
• duże znaczenie ma też to, czy w Polsce działa osoba uprawniona do zawierania umów w imieniu firmy z USA.

Ocena zawsze zależy od konkretnego modelu biznesowego: magazynu, personelu, pełnomocników, umów logistycznych i faktycznego miejsca zarządzania operacją sprzedażową.

Zobacz również:

• firma USA w PL
• obywatel PL/USA

Czy oddział w Polsce jest obowiązkowy?

Nie zawsze. Ustawa z 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej pozwala przedsiębiorcom zagranicznym tworzyć w Polsce oddziały, ale nie stanowi, że każdy model sprzedaży wymaga oddziału.

Zgodnie z art. 14 ust. 1 i 2 tej ustawy przedsiębiorcy zagraniczni mogą tworzyć oddziały z siedzibą na terytorium RP, o ile spełnione są warunki ustawowe albo wynikające z umów międzynarodowych. Rozpoczęcie działalności w ramach oddziału następuje po wpisie oddziału do rejestru przedsiębiorców KRS.

Oddział może być potrzebny wtedy, gdy przedsiębiorca chce prowadzić w Polsce zorganizowaną, stałą działalność operacyjną. Natomiast sam obowiązek podatkowy może powstać wcześniej i niezależnie od wpisu oddziału do KRS.

Inaczej mówiąc: brak oddziału nie blokuje automatycznie sprzedaży, ale też nie chroni przed obowiązkami podatkowymi.

VAT – kiedy firma z USA musi rejestrować się w Polsce?

Podstawą jest art. 15 ust. 1 i 2 ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnikami są podmioty wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, w tym handlową, bez względu na cel lub rezultat tej działalności.

Jeżeli przedsiębiorca z USA wykonuje w Polsce czynności wymienione w art. 5 ust. 1 ustawy o VAT, może powstać obowiązek rejestracji. Chodzi w szczególności o:

• odpłatną dostawę towarów na terytorium kraju,
• import towarów na terytorium kraju,
• wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów na terytorium kraju,
• wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Zgodnie z art. 96 ust. 1 ustawy o VAT podmioty, o których mowa w art. 15, są obowiązane przed dniem wykonania pierwszej czynności opodatkowanej złożyć zgłoszenie rejestracyjne VAT-R.

Jeżeli więc firma z USA:

• kupuje towar w Polsce i sprzedaje go z Polski do innego państwa UE,
• sprzedaje towar znajdujący się w Polsce polskiemu nabywcy,
• importuje towar do Polski, a następnie nim obraca,

to bardzo często będzie musiała rozliczać polski VAT albo co najmniej przeanalizować taki obowiązek przed pierwszą transakcją.

Sprzedaż z Polski do innego państwa UE – czy zawsze polski VAT?

Nie zawsze według tej samej reguły. To zależy od rodzaju transakcji, statusu nabywcy i przebiegu transportu. W praktyce trzeba rozróżnić m.in.:

• sprzedaż B2B do podatnika z innego państwa UE,
• sprzedaż B2C do konsumenta w innym państwie UE,
• sprzedaż krajową w Polsce,
• transakcje łańcuchowe,
• przemieszczenie własnych towarów między państwami UE.

Jeżeli towar fizycznie startuje z Polski, często pojawia się polski aspekt VAT, nawet gdy nabywcą jest podmiot z Francji, Niemiec czy innego kraju UE. W przypadku sprzedaży konsumenckiej mogą dojść do tego reguły unijnego VAT e-commerce i procedury OSS, ale ich zastosowanie zależy od dokładnego modelu sprzedaży.

Przedstawiciel podatkowy – kiedy jest obowiązkowy?

To ważny element, bo wcześniejsze uproszczenia w tym zakresie bywają mylące. Zgodnie z art. 18a ust. 1 ustawy o VAT podatnik, o którym mowa w art. 15 ust. 1, nieposiadający siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego, podlegający obowiązkowi zarejestrowania się jako podatnik VAT czynny, jest obowiązany ustanowić przedstawiciela podatkowego.

Dla firmy z USA oznacza to co do zasady obowiązek ustanowienia przedstawiciela podatkowego w Polsce, jeżeli rejestruje się w Polsce jako podatnik VAT czynny i nie ma siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w państwie członkowskim UE.

Warunki dla przedstawiciela podatkowego określa art. 18b ustawy o VAT. Przedstawiciel musi m.in. mieć siedzibę w Polsce, być czynnym podatnikiem VAT i spełniać wymogi dotyczące rzetelności podatkowej.

Zakres jego działania wskazuje art. 18c ustawy o VAT. Przedstawiciel wykonuje w imieniu i na rzecz podatnika obowiązki w zakresie rozliczania podatku, deklaracji, informacji podsumowujących oraz prowadzenia dokumentacji. Odpowiada też solidarnie z podatnikiem za zobowiązania podatkowe rozliczane w tym zakresie.

Czy trzeba składać NIP-2 i jakie są obecnie formalności?

W starszych opracowaniach często pojawia się formularz NIP-2 jako podstawowy formularz dla podmiotów zagranicznych. Dziś trzeba do tego podchodzić ostrożnie, bo konkretne obowiązki ewidencyjne zależą od rodzaju rejestracji, formy obecności w Polsce i tego, czy podmiot jest wpisywany do KRS, czy tylko rejestrowany dla celów podatkowych.

W praktyce należy oddzielić:

• rejestrację oddziału w KRS, jeśli przedsiębiorca decyduje się na oddział,
• uzyskanie identyfikatora podatkowego lub aktualizację danych dla celów podatkowych,
• rejestrację VAT na formularzu VAT-R, jeżeli wymagają tego przepisy.

Dlatego nie można dziś bezwarunkowo przyjąć, że w każdej sytuacji właściwy będzie ten sam formularz i ta sama ścieżka. To zależy od przyjętego modelu działania.

Zobacz również:

• firma zagraniczna na portalu

Co z rachunkowością i dokumentacją?

Jeżeli przedsiębiorca zagraniczny utworzy oddział w Polsce, musi prowadzić dla niego oddzielną rachunkowość w języku polskim zgodnie z art. 19 pkt 2 ustawy z 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Nawet bez oddziału przedsiębiorca, który rozlicza polski VAT lub CIT, ma obowiązki dokumentacyjne wynikające z odpowiednich ustaw podatkowych, w tym prowadzenie ewidencji i przechowywanie dokumentów potwierdzających charakter transakcji, miejsce dostawy, transport i status kontrahenta.

Wnioski praktyczne

Najbezpieczniejsze stanowisko jest następujące:

• firma z USA może sprzedawać w UE bez zakładania polskiej spółki,
• jeżeli jednak towary znajdują się w Polsce albo sprzedaż jest organizowana przez stałą strukturę w Polsce, trzeba sprawdzić obowiązki w Polsce jeszcze przed pierwszą transakcją,
• brak rejestracji działalności w Polsce nie oznacza automatycznie braku polskiego VAT ani braku podatku dochodowego,
• w przypadku podmiotu spoza UE rejestracja do polskiego VAT często wiąże się z obowiązkiem ustanowienia przedstawiciela podatkowego.

W opisanej przez Pana konfiguracji nie da się więc odpowiedzieć bezwarunkowo, że działalność może być prowadzona „wyłącznie z USA i bez żadnej rejestracji w Polsce”. Jeżeli towary są kupowane w Polsce i sprzedawane dalej z wykorzystaniem polskiego ogniwa obrotu, polskie obowiązki podatkowe są bardzo prawdopodobne. To, czy powstanie także zakład dla celów CIT, wymaga już analizy konkretnego modelu operacyjnego.

FAQ

Czy firma z USA musi założyć polską spółkę, aby sprzedawać w UE?

Nie. Może sprzedawać bez polskiej spółki, ale to nie wyłącza obowiązków podatkowych w Polsce albo w innym państwie UE.

Czy sam zakup towarów w Polsce tworzy zakład podatkowy?

Nie zawsze. Sam zakup może mieć charakter pomocniczy. Ryzyko rośnie, gdy w Polsce działa stała placówka, magazyn albo osoba zawierająca umowy w imieniu firmy z USA.

Czy sprzedaż z Polski do Francji może wymagać rejestracji VAT w Polsce?

Tak, bardzo często tak właśnie jest. Trzeba ocenić przebieg transportu, status nabywcy i rodzaj transakcji.

Czy przedstawiciel podatkowy jest obowiązkowy dla firmy z USA?

Co do zasady tak, jeżeli firma z USA ma obowiązek rejestracji w Polsce jako podatnik VAT czynny i nie ma siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium państwa członkowskiego UE. Wynika to z art. 18a ust. 1 ustawy o VAT.

Czy brak oddziału w Polsce oznacza brak podatku dochodowego w Polsce?

Nie. Dla CIT ważne jest przede wszystkim to, czy w Polsce powstaje zagraniczny zakład albo dochód osiągany na terytorium RP, a nie sama rejestracja oddziału.

Źródła

• art. 3 ust. 2 i 3, art. 4a pkt 11 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
• art. 5 ust. 1, art. 15 ust. 1 i 2, art. 18a–18c, art. 96 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
• art. 14 oraz art. 19 ustawy z 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• art. 6 i art. 8 Umowy między Rządem Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej a Rządem Stanów Zjednoczonych Ameryki o uniknięciu podwójnego opodatkowania i zapobieżeniu uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu, podpisanej w Waszyngtonie dnia 8 października 1974 r.
• https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/cudzoziemcy/chce-prowadzic-biznes-w-polsce/zasady-prowadzenia-dzialalnosci-gospodarczej-w-polsce-przez-cudzoziemcow/oddzial-i-przedstawicielstwo-firmy-w-polsce