Różnice w nazwach towarów na fakturach zakupu i sprzedaży

Jak dokładnie trzeba określić nazwę towaru na fakturze?

Podstawowy obowiązek wynika z art. 106e ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Zgodnie z tym przepisem faktura powinna zawierać nazwę, czyli rodzaj towaru lub usługi. Przepis nie wymaga użycia konkretnej nazwy handlowej producenta ani identycznego opisu jak na fakturze zakupu.

W praktyce nazwa towaru powinna być jednak na tyle konkretna, aby można było ustalić, co faktycznie sprzedano, jaką stawkę VAT zastosowano i czy sprzedaż odpowiada zamówieniu, dokumentom magazynowym oraz fakturom zakupowym. Szczególna ostrożność jest potrzebna przy towarach podobnych, o różnych stawkach VAT, różnych parametrach technicznych, seriach, numerach partii albo certyfikatach.

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 18 grudnia 2008 r., sygn. akt I FSK 754/07, wskazywał, że nazwy towarów powinny być zindywidualizowane w takim stopniu, aby nie było problemu z ich rozróżnieniem i przyporządkowaniem właściwej stawki VAT. Z kolei w orzecznictwie akcentowano również, że przepisy nie wymagają posługiwania się pojęciem nazwy jednostkowej towaru, jeżeli sama nazwa pozwala na identyfikację przedmiotu transakcji, por. wyrok WSA w Warszawie z 13 marca 2007 r., sygn. akt III SA/Wa 2772/06.

Czy nazwa towaru na fakturze sprzedaży musi być taka sama jak na fakturze zakupu?

Nie zawsze. Przedsiębiorca, który kupuje towar u różnych dostawców i następnie go odsprzedaje, może używać własnych nazw handlowych, skrótów, indeksów magazynowych lub opisów stosowanych w sklepie. Warunkiem jest to, aby z dokumentacji dało się wykazać, że chodzi o ten sam towar albo o towar zgodny z zamówieniem klienta.

Bezpieczniej jest stosować opis, który łączy nazwę handlową z cechami identyfikującymi towar, np. modelem, numerem katalogowym, EAN, serią, rozmiarem, kolorem, pojemnością albo indeksem magazynowym. Jeżeli nazwa towaru jest zbyt ogólna, np. „akcesoria”, „części”, „towar”, „urządzenie”, organ podatkowy może mieć problem z weryfikacją stawki VAT oraz rzeczywistego przebiegu transakcji.

Jeżeli różnica obejmuje wyłącznie skrót, literówkę, kolejność słów, dodatkowy symbol handlowy albo oznaczenie wewnętrzne, a towar można jednoznacznie powiązać z zamówieniem i wydaniem magazynowym, zwykle jest to błąd formalny. Jeżeli natomiast nazwa wskazuje na inny towar, inną serię, inną jakość, inną stawkę VAT albo inne przeznaczenie, sprawa wymaga korekty i wyjaśnienia w dokumentacji.

Kiedy trzeba wystawić fakturę korygującą, a kiedy wystarczy nota korygująca?

Jeżeli po wystawieniu faktury stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury, sprzedawca może wystawić fakturę korygującą na podstawie art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Dotyczy to również błędnej nazwy towaru, zwłaszcza gdy błąd może wpływać na identyfikację przedmiotu sprzedaży.

Nabywca może natomiast wystawić notę korygującą na podstawie art. 106k ust. 1 ustawy o VAT, jeżeli faktura zawiera pomyłki, z wyjątkiem danych wskazanych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy o VAT, czyli m.in. ilości, ceny, wartości netto, stawki VAT, kwoty podatku i należności ogółem. Ponieważ nazwa lub rodzaj towaru znajduje się w art. 106e ust. 1 pkt 7 ustawy o VAT, w typowych sytuacjach może być poprawiona notą korygującą, o ile nota zostanie zaakceptowana przez wystawcę faktury zgodnie z art. 106k ust. 2 ustawy o VAT.

W praktyce przy masowych błędach warto ustalić z kontrahentem jednolity sposób korekty. Jeżeli błędne oznaczenie dotyczy wielu faktur, a faktury nadal pozwalają ustalić, jaki towar sprzedano, często wystarcza nota korygująca albo zbiorcze uporządkowanie dokumentacji. Jeżeli jednak nazwa towaru jest tak błędna, że faktura opisuje inną transakcję, bezpieczniej jest wystawić faktury korygujące.

Co może grozić za różnice w nazwach towarów?

Same różnice w nazwach nie przesądzają jeszcze o naruszeniu prawa. Kluczowe jest to, czy transakcja była rzeczywista, czy wydano właściwy towar, czy zastosowano prawidłową stawkę VAT i czy z dokumentów można odtworzyć przebieg obrotu. Jeżeli tak, ryzyko zwykle ogranicza się do konieczności uporządkowania faktur i ewidencji.

Ryzyko podatkowe rośnie, jeżeli organ podatkowy nie może ustalić, jaki towar był przedmiotem dostawy. Z art. 109 ust. 3 ustawy o VAT wynika obowiązek prowadzenia ewidencji zawierającej dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji i informacji podsumowujących oraz kontroli prawidłowości rozliczenia podatku. Nieprecyzyjne lub sprzeczne nazwy mogą więc utrudniać wykazanie prawidłowego rozliczenia.

Jeżeli faktura wykazuje kwotę podatku, a w rzeczywistości nie doszło do transakcji opisanej na fakturze, może pojawić się ryzyko z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. Przepis ten przewiduje obowiązek zapłaty podatku wykazanego na fakturze. Nie należy jednak automatycznie stosować go do każdej pomyłki w nazwie towaru. Znaczenie ma rzeczywisty charakter transakcji i możliwość jej udokumentowania.

W skrajnych przypadkach może powstać odpowiedzialność karnoskarbowa. Art. 62 § 1 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy dotyczy m.in. wadliwego wystawienia faktury i przewiduje karę grzywny do 180 stawek dziennych. Jeżeli faktura jest nierzetelna, czyli nie odzwierciedla rzeczywistego przebiegu zdarzenia gospodarczego, kwalifikacja może być surowsza na podstawie art. 62 § 2 Kodeksu karnego skarbowego. Ocena zależy od konkretnego stanu faktycznego, liczby faktur, wartości obrotu, zamiaru podatnika i zgromadzonych dowodów.

Jak praktycznie uporządkować stare faktury?

Najpierw należy ustalić skalę problemu. Warto przygotować tabelę obejmującą numer faktury sprzedaży, datę, nazwę używaną na fakturze sprzedaży, nazwę z faktury zakupu, indeks magazynowy, numer zamówienia, numer dokumentu WZ oraz informację, czy błąd wpływał na stawkę VAT, ilość, cenę lub wartość podatku.

Jeżeli różnice dotyczą tylko nazewnictwa, można zaproponować kontrahentowi noty korygujące. Jeżeli kontrahent nie chce wystawiać not albo błąd jest poważniejszy, sprzedawca może wystawić faktury korygujące. Przy błędach wpływających na rozliczenie podatku trzeba dodatkowo sprawdzić, czy konieczna jest korekta ewidencji VAT i pliku JPK_V7. Podatnik może skorygować deklarację na zasadach art. 81 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej.

W korespondencji z klientem warto wyjaśnić, że towar był zgodny z zamówieniem i dostawą, a korekta dotyczy nazwy albo opisu. Jeżeli klient twierdzi, że otrzymał inny towar, sprawa przestaje być wyłącznie podatkowa i może obejmować również kwestie umowne, reklamacyjne oraz dowodowe.

Czy nabywca może żądać korekty po dłuższym czasie?

Nabywca może zwrócić uwagę na błędną nazwę towaru także po dłuższym czasie, zwłaszcza jeżeli potrzebuje prawidłowych dokumentów do własnej ewidencji, reklamacji, audytu albo kontroli podatkowej. Nie oznacza to automatycznie, że sprzedawca musi przyjąć każdą wersję korekty zaproponowaną przez klienta.

Sprzedawca powinien porównać żądanie klienta z dokumentami źródłowymi. Jeżeli klient żąda zmiany nazwy na nazwę zgodną z rzeczywiście sprzedanym towarem, korekta jest zasadna. Jeżeli natomiast klient chce zmienić nazwę na towar, którego nie sprzedano, albo próbuje dopasować dokumenty do innej transakcji, sprzedawca nie powinien wystawiać takiej korekty bez wyjaśnienia sprawy.

Zgodnie z art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa zobowiązanie podatkowe przedawnia się zasadniczo z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W tym okresie dokumenty mogą mieć znaczenie dowodowe w razie kontroli lub sporu z kontrahentem.

FAQ

Źródła

• art. 106e ust. 1 pkt 7, art. 106j ust. 1 pkt 5, art. 106k ust. 1-2, art. 108 ust. 1 oraz art. 109 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
• art. 70 § 1 oraz art. 81 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa
• art. 62 § 1-2 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy
• wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 18 grudnia 2008 r., sygn. akt I FSK 754/07
• wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 13 marca 2007 r., sygn. akt III SA/Wa 2772/06