Praca za granicą i firma w Polsce a składki ZUS

Praca na Węgrzech i firma w Polsce – od czego zależą składki?

W opisanej sytuacji kluczowe nie jest to, gdzie przedsiębiorca rozlicza podatek dochodowy, lecz jakie ustawodawstwo w zakresie ubezpieczeń społecznych ma do niego zastosowanie. Zgodnie z art. 11 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. osoby, do których stosuje się to rozporządzenie, podlegają ustawodawstwu tylko jednego państwa członkowskiego. Oznacza to zasadę jednego systemu ubezpieczeń społecznych.

Jeżeli dana osoba normalnie wykonuje pracę najemną w jednym państwie członkowskim, a pracę na własny rachunek w innym państwie członkowskim, zastosowanie ma art. 13 ust. 3 rozporządzenia nr 883/2004. Przepis ten stanowi, że taka osoba podlega ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym wykonuje pracę najemną. Przy pracy etatowej na Węgrzech i działalności gospodarczej w Polsce może to więc oznaczać podleganie węgierskim przepisom ubezpieczeniowym także w odniesieniu do polskiej działalności.

Nie można jednak rozstrzygnąć sprawy wyłącznie na podstawie samej informacji o pracy za granicą. Znaczenie ma m.in. to, czy praca na Węgrzech rzeczywiście była pracą najemną, czy była wykonywana realnie, w jakich okresach, czy polska działalność była faktycznie prowadzona, gdzie znajdowało się miejsce zamieszkania w rozumieniu przepisów unijnych oraz czy wcześniej wydano zaświadczenie A1.

Dlaczego ZUS żąda składek, skoro składki były płacone za granicą?

Przy równoległych aktywnościach w dwóch państwach osobnego ustalenia wymaga kwestia: praca za granicą i firma w Polsce a składki ZUS. ZUS może wysłać upomnienie lub wszcząć postępowanie, jeżeli w jego systemie przedsiębiorca widnieje jako osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą w Polsce, a nie ma dokumentu potwierdzającego, że za dany okres właściwe było ustawodawstwo innego państwa. Dla polskiej działalności podstawą objęcia ubezpieczeniami społecznymi jest art. 6 ust. 1 pkt 5 oraz art. 13 pkt 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Obowiązki płatnika składek wynikają natomiast m.in. z art. 46 ust. 1 tej ustawy. Podobne zasady koordynacji trzeba zbadać, gdy aktywność za granicą jest prowadzona przez spółkę; osobno opisujemy spółkę w Niemczech i działalność w Polsce a składki.

Jeżeli jednak na podstawie art. 13 ust. 3 rozporządzenia nr 883/2004 właściwe było ustawodawstwo węgierskie, polskie przepisy o obowiązkowym podleganiu ubezpieczeniom społecznym z działalności nie powinny być stosowane za ten sam okres. Trzeba to jednak wykazać przed ZUS. Sam fakt, że pracodawca za granicą potrącał składki, może nie wystarczyć, jeżeli nie ma formalnego potwierdzenia właściwego ustawodawstwa albo jeżeli ZUS nie otrzymał informacji od instytucji zagranicznej.

W praktyce ZUS pyta o dokumenty nie po to, aby ustalać pobyt turystyczny, lecz aby sprawdzić, czy praca za granicą była rzeczywista i w jakich okresach była wykonywana. Przy sprawach z Węgrami właściwa jest współpraca instytucji ubezpieczeniowych państw członkowskich, przewidziana m.in. w art. 76 rozporządzenia nr 883/2004.

Jak ustala się właściwe ustawodawstwo?

Procedurę ustalenia ustawodawstwa dla osoby wykonującej pracę w dwóch lub kilku państwach członkowskich reguluje art. 16 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. Zgodnie z art. 16 ust. 1 tego rozporządzenia osoba, która wykonuje pracę w dwóch lub więcej państwach członkowskich, informuje o tym instytucję wyznaczoną przez właściwą władzę państwa członkowskiego miejsca zamieszkania.

Jeżeli miejscem zamieszkania w rozumieniu przepisów unijnych jest Polska, taką instytucją jest ZUS. ZUS dokonuje tymczasowego ustalenia ustawodawstwa, a następnie informuje o tym instytucje zainteresowanych państw. Zgodnie z art. 16 ust. 3 rozporządzenia nr 987/2009 tymczasowe ustalenie staje się ostateczne, jeżeli w terminie 2 miesięcy od poinformowania zainteresowanych instytucji żadna z nich nie zgłosi zastrzeżeń.

Jeżeli ustalone zostanie ustawodawstwo węgierskie, właściwa instytucja węgierska może potwierdzić to zaświadczeniem A1. Zgodnie z art. 19 ust. 2 rozporządzenia nr 987/2009 instytucja właściwa państwa członkowskiego, którego ustawodawstwo ma zastosowanie, poświadcza na wniosek zainteresowanego lub pracodawcy, że dane ustawodawstwo ma zastosowanie, oraz wskazuje okres i warunki jego stosowania.

Jakie dokumenty warto złożyć do ZUS?

Jeżeli ZUS żąda udokumentowania pracy i pobytu za granicą, należy odpowiedzieć w wyznaczonym terminie i złożyć wszystkie posiadane dokumenty. W typowej sprawie mogą to być:

• umowy o pracę zawarte z węgierskim pracodawcą, aneksy oraz świadectwa lub zaświadczenia o zatrudnieniu,
• odcinki płacowe, zestawienia wynagrodzeń, potwierdzenia potrącenia składek, informacje od zagranicznego pracodawcy,
• zagraniczne rozliczenia podatkowe lub dokumenty podobne do polskich informacji PIT, jeżeli potwierdzają okres zatrudnienia,
• grafiki, ewidencje czasu pracy, zestawienia godzin, korespondencja z pracodawcą,
• potwierdzenia zamieszkania lub pobytu za granicą, np. umowa najmu, rachunki, potwierdzenia meldunkowe, bilety, karty pobytu, jeżeli istnieją,
• korespondencja z węgierską instytucją ubezpieczeniową albo dokument A1, jeżeli został wydany.

Jeżeli nie mają Państwo wszystkich dokumentów wymienionych w piśmie ZUS, nie należy pozostawiać sprawy bez odpowiedzi. Warto złożyć pismo wyjaśniające, wskazać, których dokumentów nie da się uzyskać i dlaczego, a także załączyć to, co faktycznie potwierdza zatrudnienie i opłacanie składek. Można również wnioskować, aby ZUS wystąpił do właściwej instytucji węgierskiej w ramach współpracy instytucji zabezpieczenia społecznego.

Zaświadczenie A1 – po co jest potrzebne?

Zaświadczenie A1 potwierdza, któremu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego podlega dana osoba w określonym czasie. Jego znaczenie wynika z art. 19 ust. 2 rozporządzenia nr 987/2009. Dokument A1 jest szczególnie ważny, gdy osoba pracuje lub prowadzi działalność w więcej niż jednym państwie UE, EOG lub w Szwajcarii.

Jeżeli właściwe jest ustawodawstwo polskie, zaświadczenie wydaje ZUS. Jeżeli właściwe jest ustawodawstwo węgierskie, dokument powinien pochodzić od właściwej instytucji węgierskiej. W praktyce polski ZUS może uczestniczyć w procedurze ustalenia ustawodawstwa, ale nie zawsze będzie organem, który ostatecznie wyda A1.

Brak A1 nie zawsze oznacza, że składki w Polsce są należne, ale utrudnia wykazanie prawidłowego ustawodawstwa. Dlatego po otrzymaniu upomnienia z ZUS warto niezwłocznie ustalić, czy dla spornego okresu można uzyskać A1 albo inne urzędowe potwierdzenie z instytucji zagranicznej.

Podatki w Polsce a składki ZUS – to dwie różne sprawy

Rezydencja podatkowa jest oceniana na podstawie art. 3 ust. 1 i ust. 1a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z art. 3 ust. 1 tej ustawy osoby fizyczne mające miejsce zamieszkania na terytorium Polski podlegają w Polsce obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów. Zgodnie z art. 3 ust. 1a tej ustawy za osobę mającą miejsce zamieszkania w Polsce uważa się osobę, która posiada w Polsce centrum interesów osobistych lub gospodarczych albo przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Te przepisy dotyczą jednak podatku dochodowego, a nie podlegania ubezpieczeniom społecznym. Możliwa jest więc sytuacja, w której osoba jest polskim rezydentem podatkowym i rozlicza dochody w Polsce, ale w zakresie ubezpieczeń społecznych za dany okres podlega ustawodawstwu innego państwa członkowskiego na podstawie rozporządzenia nr 883/2004.

W przypadku dochodów z pracy na Węgrzech znaczenie może mieć również umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a Węgrami oraz metoda rozliczenia dochodów zagranicznych, ale nie zastępuje to procedury ustalenia właściwego ustawodawstwa ubezpieczeniowego.

Co zrobić po otrzymaniu upomnienia albo decyzji ZUS?

Najpierw trzeba ustalić, czy pismo z ZUS jest jedynie upomnieniem dotyczącym zaległości, czy formalną decyzją. Upomnienie zwykle poprzedza działania egzekucyjne i warto odpowiedzieć na nie pismem wyjaśniającym, dołączając dokumenty potwierdzające pracę za granicą oraz wnosząc o weryfikację okresu podlegania ubezpieczeniom.

Jeżeli ZUS wydał decyzję ustalającą obowiązek podlegania ubezpieczeniom lub wysokość zadłużenia, zastosowanie ma art. 83 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Przepis ten przewiduje odwołanie do właściwego sądu w terminie i na zasadach określonych w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego. Zgodnie z art. 477⁹ § 1 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego odwołanie wnosi się na piśmie do organu rentowego, który wydał decyzję, albo do protokołu sporządzonego przez ten organ, w terminie miesiąca od doręczenia odpisu decyzji.

W odwołaniu należy wskazać, z czym się Państwo nie zgadzają, za jaki okres ZUS błędnie przyjął obowiązek składkowy oraz jakie dowody potwierdzają pracę najemną na Węgrzech i opłacanie tam składek. Jeżeli sprawa wymaga ustalenia ustawodawstwa między instytucjami dwóch państw, warto wyraźnie powołać art. 13 ust. 3 rozporządzenia nr 883/2004 oraz art. 16 rozporządzenia nr 987/2009.

Czy ZUS może żądać dokumentów, których nie macie?

ZUS może wzywać do złożenia dokumentów potrzebnych do wyjaśnienia sprawy, ale nie oznacza to, że brak jednego konkretnego dokumentu automatycznie przesądza o przegranej. Jeżeli określony dokument nie istnieje albo nie można go uzyskać, należy to wyjaśnić i zaproponować inne dowody. W postępowaniach ubezpieczeniowych znaczenie mogą mieć różne dokumenty potwierdzające rzeczywiste zatrudnienie, okres pracy i podleganie ubezpieczeniom za granicą.

W piśmie do ZUS warto uporządkować dowody chronologicznie: miesiąc po miesiącu wskazać, gdzie mąż pracował, na jakiej podstawie, jakie wynagrodzenie otrzymywał, jakie składki były potrącane oraz czy w tym samym czasie polska działalność była faktycznie aktywna. Taka tabela często ułatwia ZUS ocenę sprawy.

FAQ

Czy praca na etacie na Węgrzech zwalnia z ZUS od firmy w Polsce?

Może zwalniać, jeżeli rzeczywiście była to praca najemna w innym państwie UE i na podstawie art. 13 ust. 3 rozporządzenia nr 883/2004 właściwe jest ustawodawstwo państwa pracy najemnej. Trzeba to jednak potwierdzić w procedurze przed ZUS i właściwą instytucją zagraniczną.

Czy polska rezydencja podatkowa oznacza obowiązek płacenia ZUS w Polsce?

Nie. Rezydencja podatkowa jest ustalana na podstawie art. 3 ust. 1 i ust. 1a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Podleganie ubezpieczeniom społecznym przy pracy w kilku państwach UE ustala się odrębnie, przede wszystkim według rozporządzeń nr 883/2004 i nr 987/2009.

Co zrobić, jeśli nie mamy wszystkich dokumentów wymaganych przez ZUS?

Należy złożyć posiadane dokumenty i pisemnie wyjaśnić, których dokumentów brakuje oraz dlaczego nie można ich uzyskać. Warto załączyć dowody zastępcze, np. umowy, paski wypłat, potwierdzenia przelewów, zestawienia godzin pracy i korespondencję z pracodawcą.

Kto wydaje A1, gdy właściwe jest ustawodawstwo węgierskie?

Co do zasady zaświadczenie A1 wydaje instytucja państwa, którego ustawodawstwo ma zastosowanie. Wynika to z art. 19 ust. 2 rozporządzenia nr 987/2009. Jeżeli właściwe są Węgry, należy dążyć do uzyskania potwierdzenia z właściwej instytucji węgierskiej, przy udziale procedury koordynacyjnej z ZUS.

Czy od upomnienia z ZUS trzeba składać odwołanie do sądu?

Odwołanie do sądu składa się od decyzji ZUS, a nie od każdego pisma informacyjnego lub upomnienia. Jeżeli jednak upomnienie dotyczy kwoty, którą uważają Państwo za nienależną, warto szybko złożyć do ZUS wyjaśnienia i wniosek o weryfikację zadłużenia, aby nie dopuścić do egzekucji.

Źródła

• art. 11 ust. 1, art. 13 ust. 3 oraz art. 76 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego,
• art. 16 oraz art. 19 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczącego wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004,
• art. 6 ust. 1 pkt 5, art. 13 pkt 4, art. 46 ust. 1 oraz art. 83 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych,
• art. 477⁹ § 1 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego,
• art. 3 ust. 1 i ust. 1a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.