Zwrot książeczki sanepidowskiej od pracodawcy

Czy pracodawca może zatrzymać książeczkę sanepidowską?

Na początek trzeba odróżnić trzy dokumenty, które w praktyce bywają wrzucane do jednego worka: dawną książeczkę sanepidowską, orzeczenie lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych oraz wyniki badań laboratoryjnych lub inną dokumentację medyczną. Obecnie potoczna „książeczka sanepidowska” nie jest już dokumentem, którego wzór i znaczenie wynikają wprost z aktualnych przepisów. Zastąpiło ją orzeczenie lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych.

Nie oznacza to jednak, że każdy dokument okazany pracodawcy musi natychmiast wrócić do pracownika. Jeżeli pracodawca ma ustawowy obowiązek przechowywania określonego orzeczenia lub dokumentacji w aktach osobowych, może przechowywać dokumenty w zakresie potrzebnym do wykazania, że pracownik był dopuszczony do pracy zgodnie z prawem. Nie daje mu to jednak prawa do zatrzymywania całej prywatnej książeczki, wyników badań albo innych dokumentów medycznych, jeżeli nie są mu potrzebne i nie ma do tego podstawy prawnej.

W praktyce najbezpieczniej przyjąć zasadę: pracodawca może mieć dokument potrzebny do zatrudnienia i kontroli, ale nie powinien zatrzymywać więcej danych i dokumentów, niż jest to konieczne. Jeżeli oddała Pani pracodawcy oryginał książeczki tylko po to, aby mógł ją okazać albo skopiować, powinna Pani wystąpić o jej zwrot na piśmie.

Jakie znaczenie ma obecnie orzeczenie do celów sanitarno-epidemiologicznych?

Aktualne przepisy posługują się przede wszystkim pojęciem badania sanitarno-epidemiologicznego oraz orzeczenia lekarskiego. Badania są wymagane u osób podejmujących albo wykonujących prace, przy których istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby. Dotyczy to między innymi prac przy żywności, ale także innych prac wskazanych przez charakter wykonywanych obowiązków.

Lekarz wydaje orzeczenie, z którego wynika, czy dana osoba może wykonywać określone prace, czy istnieją czasowe albo trwałe przeciwwskazania. To właśnie takie orzeczenie ma znaczenie dla dopuszczenia do pracy, a nie sama nazwa „książeczka”.

Jeżeli pracodawca twierdzi, że musi zatrzymać dokument, warto poprosić go o wskazanie, czy chodzi o orzeczenie wymagane do akt osobowych, czy o starą książeczkę jako fizyczny dokument pracownika. Od tej odpowiedzi zależy dalsze działanie.

Dokumenty w aktach osobowych a prywatna książeczka pracownika

W przypadku podmiotów działających na rynku spożywczym ustawa o bezpieczeństwie żywności i żywienia nakłada obowiązek przechowywania w aktach osobowych orzeczeń lekarskich oraz dokumentacji dotyczącej spełnienia wymagań higienicznych, a także udostępniania ich na żądanie organów urzędowej kontroli żywności. Kopie tych dokumentów powinny znajdować się w miejscu wykonywania pracy przez osobę, której dotyczą.

To oznacza, że pracodawca może mieć obowiązek posiadania dokumentów kadrowych i kontrolnych, ale nie powinien utożsamiać tego z prawem do zatrzymania każdego oryginału przyniesionego przez pracownika. Wątpliwości podobnego rodzaju pojawiają się także przy innych dokumentach dotyczących badań w pracy, dlatego warto zawsze ustalić, czy chodzi o dokument do akt, kopię, czy prywatny dokument pracownika.

Jeżeli dokument znajduje się już w dokumentacji pracowniczej, pracownik albo były pracownik może złożyć wniosek o wydanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej. Podstawą jest art. 94¹² Kodeksu pracy. W praktyce w takim wniosku można wskazać konkretnie: kopię orzeczenia lekarskiego do celów sanitarno-epidemiologicznych, kopię dokumentów związanych z badaniami lub zwrot oryginału dawnej książeczki, jeżeli nie ma podstaw do jej dalszego przechowywania.

Kto powinien zapłacić za badania sanitarno-epidemiologiczne?

Jeżeli badania sanitarno-epidemiologiczne są wymagane dlatego, że pracownik ma wykonywać pracę, przy której istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby, koszty takich badań ponosi pracodawca albo zlecający wykonanie prac. Jeżeli pracownik zapłacił sam, bo pracodawca skierował go na badania albo uzależnił od nich dopuszczenie do pracy, może domagać się zwrotu poniesionych kosztów.

Inaczej może być, gdy osoba wykonała badania z własnej inicjatywy, jeszcze przed konkretną rekrutacją albo bez skierowania i bez uzgodnienia z pracodawcą. Wtedy zasadność zwrotu kosztów zależy od okoliczności, w tym od tego, czy badanie było rzeczywiście wymagane przez pracodawcę dla danego stanowiska. Podobnie jak przy innych świadczeniach związanych z pracą, spór może dotyczyć tego, czy były to konieczne koszty badań pracownika, czy wydatek poniesiony dobrowolnie.

Samo opłacenie książeczki albo badań przez pracownika nie oznacza jeszcze, że pracodawca może zatrzymać dokument. Kwestia własności dokumentu i kwestia rozliczenia kosztów to dwa różne zagadnienia.

Jak odzyskać książeczkę albo kopię orzeczenia?

Najpierw warto wysłać do pracodawcy krótkie, pisemne wezwanie. Może to być e-mail, pismo złożone osobiście za potwierdzeniem albo list polecony. W treści należy wskazać, czego Pani żąda: zwrotu oryginału książeczki sanepidowskiej, wydania kopii orzeczenia lekarskiego, zwrotu wyników badań albo zwrotu kosztów badań.

Wniosek powinien zawierać:

• imię, nazwisko i okres zatrudnienia,
• dokładne oznaczenie dokumentu, którego Pani żąda,
• informację, czy chodzi o zwrot oryginału, czy o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej,
• termin na odpowiedź, na przykład 7 lub 14 dni przy żądaniu zwrotu prywatnego dokumentu,
• numer rachunku bankowego, jeżeli jednocześnie żąda Pani zwrotu kosztów badań.

Jeżeli chodzi o kopię dokumentacji pracowniczej, pracodawca powinien ją wydać na zasadach przewidzianych w przepisach o dokumentacji pracowniczej. Jeżeli natomiast chodzi o zwrot oryginału dokumentu, którego pracodawca nie ma obowiązku przechowywać, odmowa może być bezpodstawna.

Co zrobić, gdy pracodawca odmawia zwrotu?

Jeżeli pracodawca nie odpowiada albo odmawia bez podania podstawy prawnej, można złożyć skargę do właściwego okręgowego inspektoratu Państwowej Inspekcji Pracy. PIP może skontrolować przestrzeganie obowiązków pracodawcy dotyczących dokumentacji pracowniczej, wydawania kopii dokumentów i rozliczeń związanych z zatrudnieniem.

Jeżeli sprawa dotyczy pracy przy żywności i pracodawca powołuje się na obowiązki sanitarne, znaczenie może mieć również kontakt z właściwą powiatową stacją sanitarno-epidemiologiczną. Sanepid ocenia przede wszystkim, czy podmiot działający na rynku spożywczym ma wymagane orzeczenia i dokumentację, natomiast spór o zwrot prywatnego dokumentu pracownika najczęściej zaczyna się od wezwania do pracodawcy i ewentualnej skargi do PIP.

W trudniejszych sytuacjach, zwłaszcza gdy dokument zawiera dane medyczne, warto rozważyć także żądanie ograniczenia przetwarzania danych, wydania kopii danych lub usunięcia dokumentów, których pracodawca nie ma prawa dłużej przechowywać. Trzeba jednak pamiętać, że pracodawca nie może usunąć dokumentacji, którą musi przechowywać na podstawie przepisów prawa pracy albo prawa żywnościowego.

Przykłady

Poniższe przykłady pokazują, że odpowiedź zależy od tego, jaki dokument zatrzymał pracodawca i w jakim celu.

Podsumowanie

Pracodawca nie powinien bezpodstawnie przetrzymywać prywatnej książeczki sanepidowskiej byłego pracownika. Może natomiast przechowywać dokumenty, których wymagają przepisy, zwłaszcza orzeczenia lekarskie oraz dokumentację potrzebną do potwierdzenia, że pracownik spełniał warunki dopuszczenia do określonych prac.

Jeżeli chce Pani odzyskać dokument, najlepiej wysłać pisemne wezwanie do pracodawcy. W piśmie należy precyzyjnie wskazać, czy żąda Pani zwrotu oryginału książeczki, kopii orzeczenia z akt osobowych, zwrotu kosztów badań, czy wszystkich tych czynności. Przy braku reakcji można skierować skargę do PIP, a w sprawach związanych z pracą przy żywności także zweryfikować obowiązki sanitarne pracodawcy.

FAQ

Czy książeczka sanepidowska nadal obowiązuje?

W aktualnych przepisach kluczowe znaczenie ma orzeczenie lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych. Dawna książeczka sanepidowska nadal funkcjonuje potocznie, ale nie jest dziś podstawowym dokumentem ocenianym przez inspekcję sanitarną.

Czy pracodawca może trzymać orzeczenie w aktach osobowych?

Tak, jeżeli przepisy wymagają przechowywania orzeczenia lub dokumentacji związanej z dopuszczeniem do pracy. Dotyczy to szczególnie pracy przy żywności. Pracodawca nie powinien jednak przechowywać nadmiarowych dokumentów medycznych bez podstawy prawnej.

Czy były pracownik może dostać kopię dokumentów z akt osobowych?

Tak. Były pracownik może złożyć wniosek o wydanie kopii całości albo części dokumentacji pracowniczej, w tym kopii orzeczenia lekarskiego, jeżeli znajduje się ono w tej dokumentacji.

Kto płaci za badania sanitarno-epidemiologiczne?

Jeżeli badania są wymagane w związku z wykonywaniem pracy, koszty powinien ponieść pracodawca albo zlecający wykonanie prac. Jeżeli pracownik zapłacił sam, może dochodzić zwrotu, ale powinien mieć dowód poniesienia kosztu i wykazać związek badania z pracą.

Gdzie zgłosić odmowę wydania dokumentu?

Najpierw warto złożyć pisemne wezwanie do pracodawcy. Jeżeli nie ma reakcji, można zwrócić się do Państwowej Inspekcji Pracy. W sprawach związanych z wymogami sanitarnymi przy żywności pomocna może być także właściwa powiatowa stacja sanitarno-epidemiologiczna.

Źródła

• Ustawa z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi, w szczególności przepisy o badaniach sanitarno-epidemiologicznych: tekst aktu w systemie ELI.
• Ustawa z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia, w szczególności art. 59 dotyczący orzeczeń lekarskich i dokumentacji w podmiotach rynku spożywczego: tekst aktu w systemie ELI.
• Kodeks pracy, w szczególności art. 94¹² dotyczący wydawania kopii dokumentacji pracowniczej: tekst aktu w systemie ELI.
• Informacja Państwowej Inspekcji Pracy o prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej: PIP.
• Informacja Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Warszawie o orzeczeniu lekarskim do celów sanitarno-epidemiologicznych: gov.pl.