Usunięcie dokumentacji szkolnej przez nauczyciela, jak odzyskać dane i jakie grożą konsekwencje?

Podstawa prawna prowadzenia dokumentacji

W związku z organizacją pomocy psychologiczno-pedagogicznej działania dyrektora, nauczycieli i specjalistów muszą być dokumentowane zgodnie z przepisami prawa oświatowego oraz wewnętrznymi procedurami szkoły.

Art. 47 ustawy Prawo oświatowe wskazuje m.in.:

• zasady organizacji i udzielania pomocy psychologiczno-pedagogicznej,

• sposób prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej.

Dodatkowo zastosowanie mają:

• rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 9 sierpnia 2017 r. w sprawie zasad organizacji i udzielania pomocy psychologiczno-pedagogicznej,

• rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania.

Za prawidłowe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji odpowiada dyrektor szkoły (§ 26 rozporządzenia o dokumentacji).

Dokumenty prowadzone przez specjalistów

Pedagog, psycholog i inni specjaliści mają obowiązek prowadzenia dziennika swojej pracy zgodnie z § 18 rozporządzenia:

• wpisują w nim tygodniowy rozkład zajęć,

• opisują czynności i zajęcia,

• odnotowują kontakty z osobami i instytucjami,

• wpisują dane dzieci i uczniów objętych pomocą.

W indywidualnych teczkach uczniów szkoła gromadzi dokumentację badań, czynności uzupełniających oraz programy edukacyjno-terapeutyczne (§ 19).

Prawo dopuszcza prowadzenie dzienników w formie elektronicznej, o ile spełniają określone wymogi bezpieczeństwa.

Zasady obiegu i archiwizacji dokumentacji

W szkole powinna obowiązywać instrukcja kancelaryjna oraz rzeczowy wykaz akt, które regulują:

• sposób prowadzenia dokumentów,

• ich przechowywanie,

• zasady udostępniania i archiwizacji,

• ochronę danych osobowych.

Pracownikowi muszą być przedstawione jasne zasady dotyczące dokumentacji i jej archiwizacji. Ich naruszenie może stanowić przewinienie pracownicze.

Czy doszło do naruszenia zasad?

W przedstawionej sytuacji pedagog usunął dokumenty z komputera szkolnego. Nie oznacza to automatycznie zniszczenia dokumentacji – możliwe są dwa scenariusze:

1. Pliki usunięto także z chmury – dokumenty mogły zostać trwale utracone.

2. Pliki usunięto tylko z dysku, ale pozostały w chmurze – możliwe jest ich odzyskanie poprzez synchronizację.

Kluczowe jest, na czyim koncie w chmurze znajdowały się dokumenty i kto ma do niego dostęp. Jeśli były przechowywane na prywatnym koncie pedagoga, niezbędna jest jego współpraca.

Możliwość odzyskania danych

Dostawcy usług chmurowych (np. Google, Apple, Microsoft) zazwyczaj przechowują usunięte pliki przez około 30 dni. Często istnieje możliwość przywrócenia danych, nawet jeśli użytkownik je usunął.

Najważniejsze:

• liczy się czas,

• konieczna jest współpraca pedagoga – przynajmniej w zakresie dostępu do konta lub kosza na pliki.

Jeżeli nie istnieją kopie zapasowe, możliwe jest odzyskiwanie danych przez specjalistów IT.

Konsekwencje dla pedagoga

Odpowiedzialność porządkowa

Jeżeli nauczyciel naruszył ustalone zasady prowadzenia dokumentacji, może to zostać uznane za uchybienie w porządku i organizacji pracy. Zgodnie z art. 111 Kodeksu pracy kara powinna uwzględniać rodzaj naruszenia, winę pracownika i jego dotychczasowy stosunek do pracy.

W praktyce, jeśli pracownik odchodzi, dyrektor może nie zdążyć nałożyć kary.

Odpowiedzialność dyscyplinarna

W przypadku odejścia z pracy zwykle nie jest ona już wszczynana.

Odpowiedzialność odszkodowawcza

Teoretycznie możliwa, lecz muszą być spełnione łączne przesłanki:

• zawinione działanie lub zaniechanie pedagoga,

• powstanie szkody,

• związek przyczynowy między zachowaniem nauczyciela a szkodą.

W praktyce odpowiedzialność odszkodowawcza za zniszczenie dokumentacji szkolnej jest trudna do wykazania.

FAQ – najczęściej zadane pytania

1. czy szkoła może odzyskać usunięte dokumenty?
Tak – jeśli pliki były w chmurze lub istnieją kopie zapasowe. Często można je przywrócić do ok. 30 dni od usunięcia.

2. co zrobić w pierwszej kolejności?
Należy jak najszybciej sprawdzić dostęp do chmury, skontaktować się z pedagogiem oraz działem IT.

3. czy dokumenty mogły zostać utracone bezpowrotnie?
Tak – jeśli zostały usunięte zarówno z komputera, jak i z chmury i brak jest kopii zapasowych.

4. kto odpowiada za dokumentację w szkole?
Za jej prowadzenie i przechowywanie odpowiada dyrektor szkoły.

5. czy pedagog mógł przechowywać dokumenty na prywatnym koncie?
Nie powinien – dokumentacja szkolna powinna być przechowywana zgodnie z zasadami obowiązującymi w placówce.

6. jakie konsekwencje grożą pedagogowi?
Możliwa jest odpowiedzialność porządkowa, a w wyjątkowych przypadkach także odszkodowawcza.

7. czy szkoła może dochodzić odszkodowania?
Tak, ale jest to trudne – trzeba wykazać winę, szkodę i związek między nimi.

8. jak zapobiegać takim sytuacjom w przyszłości?
Poprzez jasne procedury, korzystanie ze służbowych kont i regularne tworzenie kopii zapasowych.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
2. Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe, Dz.U. 2017 poz. 59