Usunięcie dokumentacji szkolnej przez nauczyciela – co może zrobić szkoła

Charakter prawny dokumentacji szkolnej

Dokumentacja prowadzona przez pedagoga, psychologa, wychowawcę lub innego nauczyciela w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych nie jest jego prywatnym zbiorem materiałów. Jeżeli powstała w ramach realizacji zadań szkoły, stanowi dokumentację placówki i podlega zasadom prowadzenia, przechowywania oraz udostępniania wynikającym z przepisów oświatowych, organizacyjnych i dotyczących ochrony danych.

Podstawę prawną stanowi przede wszystkim art. 47 ust. 1 pkt 5 i 7 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe, który upoważnia ministra właściwego do spraw oświaty do określenia m.in. sposobu prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz organizacji pomocy psychologiczno-pedagogicznej.

Znaczenie mają również przepisy wykonawcze, w szczególności rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji oraz rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 9 sierpnia 2017 r. w sprawie zasad organizacji i udzielania pomocy psychologiczno-pedagogicznej w publicznych przedszkolach, szkołach i placówkach.

Jaką dokumentację powinien prowadzić nauczyciel lub specjalista

W zależności od funkcji pełnionej w szkole mogą to być w szczególności dzienniki zajęć, dokumentacja pomocy psychologiczno-pedagogicznej, IPET, WOPFU, notatki z działań specjalistycznych, ewidencje kontaktów z rodzicami i instytucjami oraz inna dokumentacja przewidziana w przepisach i procedurach szkoły.

Jeżeli szkoła prowadzi dokumentację w postaci elektronicznej, musi zapewnić warunki jej integralności, dostępności i zabezpieczenia. Obowiązek odpowiedniej organizacji pracy szkoły i nadzoru nad jej działalnością wynika z art. 68 ust. 1 pkt 1, 6 i 7 ustawy – Prawo oświatowe, zgodnie z którym dyrektor kieruje działalnością szkoły, sprawuje nadzór pedagogiczny oraz wykonuje zadania związane z zapewnieniem bezpieczeństwa uczniom i nauczycielom.

Jeżeli w placówce obowiązują zarządzenia dyrektora, polityka bezpieczeństwa informacji, instrukcja kancelaryjna, zasady korzystania z kont służbowych, regulamin pracy lub procedury IT, to nauczyciel ma obowiązek ich przestrzegać na podstawie art. 100 § 1 oraz art. 100 § 2 pkt 2, 3 i 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Pracownik ma bowiem obowiązek wykonywać pracę sumiennie i starannie, stosować się do poleceń przełożonych dotyczących pracy, przestrzegać regulaminu pracy i ustalonego porządku oraz dbać o dobro zakładu pracy i chronić jego mienie.

Co zrobić od razu po stwierdzeniu usunięcia plików

Najważniejsze jest szybkie działanie. W praktyce szkoła powinna:

Jeżeli w szkole jest administrator systemów IT lub podmiot zewnętrzny obsługujący informatykę, należy zlecić mu natychmiastowe sprawdzenie możliwości odzyskania danych. Samodzielne uruchamianie programów naprawczych przez osoby przypadkowe może pogorszyć sytuację.

Jeśli dokumenty były przechowywane na prywatnym koncie nauczyciela, to samo w sobie może świadczyć o naruszeniu obowiązków organizacyjnych i zasad bezpieczeństwa, zwłaszcza gdy dokumentacja zawiera dane osobowe uczniów. W takim kontekście warto przeanalizować także problem dokumentacja a RODO.

Czy szkoła może żądać wydania dostępu do danych

Jeżeli dane były zapisane na służbowym koncie, służbowej poczcie, szkolnym dysku lub w narzędziu wdrożonym przez szkołę, pracodawca ma podstawy do odzyskania dostępu do tych zasobów jako do narzędzi pracy wykorzystywanych do wykonywania obowiązków służbowych. Wynika to z organizacyjnego podporządkowania pracownika oraz z art. 22 § 1 Kodeksu pracy, który określa istotę stosunku pracy.

Jeżeli natomiast nauczyciel bez zgody szkoły korzystał z prywatnej chmury lub prywatnej skrzynki do przechowywania dokumentacji uczniów, sytuacja jest bardziej złożona technicznie, ale nie oznacza to, że szkoła pozostaje bez reakcji. Należy pisemnie wezwać byłego lub odchodzącego pracownika do niezwłocznego przekazania dokumentacji, haseł odzyskowych, eksportu danych albo dostępu administracyjnego do folderów związanych z wykonywaną pracą.

To, jakie działania będą możliwe, zależy od konkretnego stanu faktycznego: od zapisów w regulaminach, rodzaju nośnika, tego, czy konto miało charakter prywatny czy służbowy, oraz od tego, czy nauczyciel nadal pozostaje pracownikiem szkoły.

Konsekwencje pracownicze dla nauczyciela

Usunięcie dokumentacji szkolnej może stanowić naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. W zależności od okoliczności pracodawca może rozważyć:

• odpowiedzialność porządkową z art. 108 § 1 Kodeksu pracy, czyli karę upomnienia lub nagany za nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, regulaminu pracy albo przepisów dotyczących potwierdzania obecności i usprawiedliwiania nieobecności,
• w przypadkach cięższych – rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, jeżeli zachowanie stanowiło ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych,
• odpowiedzialność materialną za szkodę wyrządzoną pracodawcy na zasadach art. 114–122 Kodeksu pracy.

W praktyce zastosowanie konkretnej sankcji zależy od tego, czy nauczyciel działał umyślnie, czy tylko niedbale, czy doszło do realnej utraty dokumentów, jakie były skutki dla szkoły i uczniów oraz czy obowiązywały jasne procedury przechowywania danych.

Jeżeli pracownik już odchodzi ze szkoły, nadal można sporządzić dokumentację naruszenia, żądać zwrotu danych i ocenić, czy istnieją podstawy do roszczeń odszkodowawczych. W odniesieniu do nauczycieli warto też pamiętać, że odrębny reżim odpowiedzialności może wynikać z ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela, w tym z art. 75 ust. 1, zgodnie z którym nauczyciele podlegają odpowiedzialności dyscyplinarnej za uchybienia godności zawodu nauczyciela lub obowiązkom, o których mowa w art. 6 tej ustawy.

Przy ocenie, czy zachowanie może skutkować postępowaniem dyscyplinarnym, pomocny może być materiał o dyscyplina nauczyciela.

Odpowiedzialność materialna wobec szkoły

Zgodnie z art. 114 Kodeksu pracy pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swojej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną. Na podstawie art. 115 Kodeksu pracy pracodawca musi wykazać okoliczności uzasadniające odpowiedzialność pracownika oraz wysokość powstałej szkody.

Jeżeli szkoda została wyrządzona nieumyślnie, odszkodowanie co do zasady nie może przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia pracownika z dnia wyrządzenia szkody – art. 119 Kodeksu pracy. Jeżeli jednak szkoda została wyrządzona umyślnie, pracownik jest obowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości zgodnie z art. 122 Kodeksu pracy.

W sprawach tego typu trudność zwykle polega na wykazaniu wysokości szkody. Sama dezorganizacja pracy szkoły to za mało, jeśli nie da się wykazać konkretnych kosztów, np. kosztów odtworzenia dokumentacji, usług informatycznych, konieczności ponownej diagnozy lub przygotowania dokumentów od nowa.

Czy możliwa jest odpowiedzialność karna

Tak, ale nie w każdej sprawie. Ocena zależy od tego, co dokładnie zostało usunięte, z jakim zamiarem działał nauczyciel i jakie dobro prawne zostało naruszone.

W grę mogą wchodzić w szczególności:

• art. 268a § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny, który penalizuje m.in. niszczenie, usuwanie, zmianę lub utrudnianie dostępu do informacji informatycznej bez uprawnienia,
• art. 276 Kodeksu karnego, jeżeli zachowanie polegało na ukryciu, usunięciu lub zniszczeniu dokumentu, którym sprawca nie miał prawa wyłącznie rozporządzać,
• w niektórych przypadkach art. 231 lub art. 266 Kodeksu karnego nie będą typowe dla nauczyciela, ale mogą być analizowane zależnie od funkcji i charakteru informacji.

Zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa ma sens przede wszystkim wtedy, gdy istnieją przesłanki celowego działania, trwałej utraty ważnej dokumentacji albo zablokowania dostępu do danych wbrew żądaniu szkoły. Nie każda nieprawidłowość organizacyjna uzasadnia jednak od razu drogę karną.

Naruszenie ochrony danych osobowych

Jeżeli usunięte pliki zawierały dane osobowe uczniów, rodziców, orzeczenia, opinie, dokumentację pomocy psychologiczno-pedagogicznej lub dane o zdrowiu, szkoła powinna ocenić sprawę także na gruncie RODO. Zgodnie z art. 4 pkt 12 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) naruszeniem ochrony danych osobowych jest m.in. przypadkowe lub niezgodne z prawem zniszczenie, utracenie, zmodyfikowanie lub nieuprawnione ujawnienie danych osobowych.

Jeżeli naruszenie może powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, administrator zgłasza je Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia – art. 33 ust. 1 RODO. Jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko dla praw lub wolności osób fizycznych, administrator powinien zawiadomić także osoby, których dane dotyczą – art. 34 ust. 1 RODO.

Nie każde usunięcie plików automatycznie wymaga zgłoszenia do PUODO. Konieczna jest ocena ryzyka: czy dane da się odtworzyć, czy doszło tylko do chwilowej niedostępności, czy naruszona została poufność, integralność lub dostępność danych. W praktyce szkoła powinna sporządzić wewnętrzną analizę incydentu.

Jak zabezpieczyć szkołę na przyszłość

Aby ograniczyć ryzyko podobnych zdarzeń, szkoła powinna wdrożyć i egzekwować kilka podstawowych zasad:

• wyłącznie służbowe konta do prowadzenia dokumentacji,
• zakaz przechowywania dokumentacji uczniów na prywatnych dyskach i prywatnych chmurach,
• regularne kopie zapasowe i testy odtworzeniowe,
• odbiór dostępu i sprzętu w dniu ustania zatrudnienia,
• protokół zdawczo-odbiorczy dokumentacji i plików,
• jasne procedury obiegu, retencji i archiwizacji danych.

Przy zakończeniu zatrudnienia warto sprawdzić nie tylko sprzęt służbowy, ale również to, czy pracownik nie zachował kopii dokumentacji lub danych uczniów poza szkołą. Taki problem może pojawić się także jako kwestia dane po ustaniu pracy.

FAQ

Czy nauczyciel może usuwać dokumenty, które sam przygotował?

Nie, jeżeli są to dokumenty wytworzone w ramach obowiązków służbowych i dotyczą działalności szkoły. Taka dokumentacja nie jest prywatną własnością nauczyciela.

Czy szkoła może odzyskać pliki z chmury?

Tak, bardzo często jest to możliwe, zwłaszcza gdy pliki były na koncie służbowym i istnieje kosz, historia wersji lub kopia zapasowa. Trzeba działać szybko.

Czy przechowywanie dokumentacji uczniów na prywatnym koncie jest dopuszczalne?

Co do zasady nie powinno mieć miejsca, jeżeli szkoła nie przewidziała takiego rozwiązania i nie zapewniła zgodności z zasadami bezpieczeństwa oraz RODO.

Jakie konsekwencje mogą grozić nauczycielowi?

W zależności od okoliczności: kara porządkowa, rozwiązanie umowy, odpowiedzialność materialna, dyscyplinarna na gruncie Karty Nauczyciela, a wyjątkowo także odpowiedzialność karna.

Czy zawsze trzeba zgłaszać sprawę do PUODO?

Nie zawsze. Najpierw trzeba ocenić, czy doszło do naruszenia ochrony danych osobowych i czy powoduje ono ryzyko dla praw lub wolności osób, których dane dotyczą.

Czy po odejściu pracownika szkoła nadal może domagać się przekazania dokumentacji?

Tak. Ustanie zatrudnienia nie daje byłemu pracownikowi prawa do zatrzymania dokumentacji szkoły ani danych uczniów.

Podsumowanie

Usunięcie dokumentacji szkolnej przez nauczyciela to nie tylko problem techniczny, ale także organizacyjny i prawny. Szkoła powinna równolegle zadbać o odzyskanie danych, zabezpieczenie dowodów, ocenę odpowiedzialności pracownika oraz analizę obowiązków wynikających z RODO. Kluczowe znaczenie ma ustalenie, gdzie dokładnie znajdowały się pliki, czy można je odtworzyć i czy nauczyciel działał umyślnie.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19740240141
2. Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe – https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20170000059
3. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela – https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19820030019
4. Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny – https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19970880553
5. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) – https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679
6. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji – ISAP
7. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 9 sierpnia 2017 r. w sprawie zasad organizacji i udzielania pomocy psychologiczno-pedagogicznej w publicznych przedszkolach, szkołach i placówkach – ISAP