Odpowiedzialność za przeterminowany towar a potrącenie z pensji

Kiedy pracownik odpowiada za przeterminowany towar?

Przy żądaniu zapłaty przez pracodawcę trzeba osobno zbadać odpowiedzialność pracownika za przeterminowany towar, istnienie szkody, winę pracownika oraz dopuszczalność potrącenia z wynagrodzenia. Odpowiedzialność materialna pracownika nie powstaje automatycznie tylko dlatego, że w sklepie znalazł się przeterminowany towar. Zgodnie z art. 114 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy pracownik ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną pracodawcy wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych z jego winy.

To oznacza, że pracodawca musi udowodnić łącznie:

• powstanie szkody,
• naruszenie obowiązków pracowniczych przez konkretnego pracownika,
• winę tego pracownika,
• normalny związek przyczynowy między zachowaniem pracownika a szkodą.

Podstawę tę doprecyzowują art. 115 i art. 116 Kodeksu pracy. Z art. 116 wynika wprost, że to pracodawca ma obowiązek wykazać okoliczności uzasadniające odpowiedzialność pracownika oraz wysokość szkody.

Jeżeli więc towar przeterminował się dlatego, że nikt go nie kupił, choć był prawidłowo wystawiony, oznaczony i objęty zwykłą rotacją, to co do zasady jest to ryzyko prowadzenia działalności gospodarczej, które obciąża pracodawcę, a nie pracownika.

Granice odpowiedzialności pracownika w Kodeksie pracy

Zgodnie z art. 115 Kodeksu pracy pracownik odpowiada tylko za rzeczywistą stratę pracodawcy i tylko za normalne następstwa swojego działania lub zaniechania. Dodatkowo art. 117 § 1 Kodeksu pracy stanowi, że pracownik nie ponosi odpowiedzialności w takim zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczyniły się do powstania albo zwiększenia szkody.

Art. 117 § 2 Kodeksu pracy wyraźnie przewiduje też, że pracownik nie ponosi ryzyka związanego z działalnością pracodawcy. W handlu detalicznym ma to bardzo duże znaczenie. Sam fakt, że część towaru się nie sprzedała przed upływem terminu, nie oznacza jeszcze zawinienia sprzedawcy.

W praktyce znaczenie mają więc takie pytania:

• czy pracownik miał realny obowiązek kontrolować daty ważności,
• czy obowiązki były jasno rozdzielone,
• czy pracodawca zapewnił właściwą organizację pracy, obsadę i procedury,
• czy szkoda nie wynikała z błędów systemowych, złego zatowarowania albo braku przecen.

W kontekście granic odpowiedzialności warto zobaczyć też, jak wygląda odpowiedzialność sprzedawcy w innych sytuacjach związanych z niedoborami i rozliczeniami w pracy.

Czy pracodawca może potrącić kwotę z pensji bez zgody pracownika?

Co do zasady – nie. Katalog potrąceń, których pracodawca może dokonać bez zgody pracownika, wynika z art. 87 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Są to m.in. zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi oraz należności egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych. Odszkodowanie za przeterminowany towar nie mieści się automatycznie w tym katalogu.

Jeżeli pracodawca chce potrącić inną należność, potrzebna jest zgoda pracownika na piśmie. Wynika to z art. 91 § 1 Kodeksu pracy. Zgoda powinna dotyczyć konkretnej należności i konkretnej kwoty lub co najmniej sposobu jej ustalenia. Ogólne zapisy typu „pracownik wyraża zgodę na wszelkie potrącenia za szkody” mogą być kwestionowane jako zbyt blankietowe.

Jeżeli pracownik nie wyrazi zgody, pracodawca nie może samodzielnie „zabrać” tej kwoty z wynagrodzenia. W takim przypadku może dochodzić roszczenia na drodze sądowej.

Kiedy pracownik faktycznie ponosi odpowiedzialność?

Pracownik może odpowiadać materialnie wtedy, gdy rzeczywiście zaniedbał obowiązki. Przykładowo:

• miał wyraźny obowiązek codziennie sprawdzać terminy ważności i go nie wykonywał,
• nie stosował zasady FIFO mimo obowiązujących procedur,
• nie wyłożył towaru do sprzedaży, choć należało to do jego obowiązków,
• zignorował polecenie wycofania towaru z kończącym się terminem.

Nawet wtedy odpowiedzialność nie może być „zbiorowa z automatu”. Jeżeli pracodawca nie potrafi wykazać, który pracownik i w jakim zakresie zawinił, obciążanie wszystkich po równo pełną wartością szkody jest co najmniej bardzo wątpliwe prawnie. Wyjątkiem może być prawidłowo ustanowiona wspólna odpowiedzialność, ale wymaga ona spełnienia szczególnych warunków, w tym zawarcia odpowiedniej umowy dotyczącej mienia powierzonego.

W opisanej sytuacji obciążenie trzech osób po 60 zł za jedną stratę 60 zł albo po 6 zł za jedną puszkę wartą 6 zł oznaczałoby wielokrotne przerzucenie tej samej szkody na pracowników. Taka praktyka nie znajduje podstawy w przepisach o odpowiedzialności materialnej pracowników.

Wysokość odszkodowania – tylko rzeczywista strata

Przy winie nieumyślnej pracownika zastosowanie mają art. 115, art. 119 i art. 122 Kodeksu pracy. Zasadą jest, że pracownik naprawia tylko rzeczywistą stratę pracodawcy. Art. 119 Kodeksu pracy dodatkowo ogranicza wysokość odszkodowania do kwoty nieprzekraczającej trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody.

W praktyce oznacza to, że przy zwykłym niedbalstwie pracodawca nie może dowolnie doliczać marży, utraconego zysku czy „kary porządkowej” ukrytej pod nazwą potrącenia. Jeżeli szkoda dotyczy przeterminowanego produktu, punktem wyjścia jest realny uszczerbek majątkowy pracodawcy, a nie kwota zawyżona według wewnętrznego cennika.

Podobny problem pojawia się przy rozliczaniu strata pracodawcy podczas inwentaryzacji – także tam znaczenie ma wyłącznie rzeczywista szkoda i możliwość jej udowodnienia.

Pełna odpowiedzialność przy działaniu umyślnym

Jeżeli pracownik wyrządził szkodę umyślnie, stosuje się art. 122 Kodeksu pracy. Wtedy jest obowiązany naprawić ją w pełnej wysokości. W praktyce oznacza to dalej idącą odpowiedzialność niż przy zwykłym niedbalstwie.

Trzeba jednak odróżnić umyślność od pomyłki, pośpiechu czy słabej organizacji pracy. Sam fakt, że produkt został przeoczony, nie oznacza jeszcze działania umyślnego. To pracodawca musi wykazać, że pracownik chciał wyrządzić szkodę albo co najmniej godził się na jej powstanie.

Umowa o pracę to staranne działanie, a nie gwarancja wyniku

Stosunek pracy opiera się na obowiązku starannego wykonywania pracy, a nie na gwarancji określonego rezultatu handlowego. Sprzedawca nie odpowiada za to, że dany produkt się nie sprzedał, jeżeli prawidłowo wykonywał obowiązki. Inaczej mówiąc, pracownik nie gwarantuje pracodawcy braku strat magazynowych czy handlowych.

Znaczenie może mieć też organizacja pracy po stronie pracodawcy: liczba osób na zmianie, system sprawdzania terminów, dokumentacja przecen, zakres odpowiedzialności kierownika zmiany czy sposób przyjmowania dostaw. Jeżeli te elementy były wadliwe, odpowiedzialność pracownika może być ograniczona albo wyłączona na podstawie art. 117 § 1 i 2 Kodeksu pracy.

Co może zrobić pracownik, gdy pracodawca już potrącił pieniądze?

Jeżeli potrącenie zostało dokonane bez podstawy prawnej, pracownik może:

• zażądać na piśmie zwrotu bezpodstawnie potrąconej kwoty,
• poprosić o wskazanie podstawy prawnej potrącenia i dokumentów potwierdzających szkodę,
• złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy,
• dochodzić zapłaty przed sądem pracy.

Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne – art. 291 § 1 Kodeksu pracy. W sprawach o bezprawne potrącenia istotne są dowody: paski wynagrodzeń, przelewy, korespondencja z pracodawcą, regulaminy, zakres obowiązków oraz notatki dotyczące organizacji pracy.

Podsumowanie

Pracodawca nie może zarabiać na szkodzie ani wielokrotnie obciążać kilku pracowników tą samą kwotą. W przypadku przeterminowanego towaru musi udowodnić winę konkretnego pracownika, rzeczywistą wysokość szkody i związek przyczynowy. Co równie ważne, samo potrącenie z wynagrodzenia jest dopuszczalne tylko w granicach art. 87 Kodeksu pracy albo na podstawie pisemnej zgody pracownika zgodnie z art. 91 § 1 Kodeksu pracy.

Jeżeli towar przeterminował się mimo prawidłowego wykonywania obowiązków, ryzyko gospodarcze ponosi pracodawca. Każda sprawa wymaga jednak oceny konkretnych obowiązków pracownika, sposobu organizacji pracy i dokumentów obowiązujących w danym sklepie.

FAQ

Czy pracodawca może potrącić z pensji kwotę za przeterminowany towar bez mojej zgody?

Co do zasady nie. Jeżeli należność nie mieści się w katalogu z art. 87 § 1 Kodeksu pracy, potrzebna jest pisemna zgoda pracownika zgodnie z art. 91 § 1 Kodeksu pracy.

Czy pracodawca może obciążyć wszystkich pracowników po równo?

Nie automatycznie. Musi wykazać, kto spowodował szkodę i w jakim zakresie. Samo „zbiorowe” rozłożenie straty na wszystkich pracowników bez podstawy faktycznej jest co najmniej wątpliwe prawnie.

Czy pracownik odpowiada za towar, który się nie sprzedał?

Nie, jeżeli prawidłowo wykonywał obowiązki. Ryzyko handlowe i brak popytu co do zasady obciążają pracodawcę, co wynika z art. 117 § 2 Kodeksu pracy.

Czy pracodawca może doliczyć marżę do wartości przeterminowanego produktu?

Przy winie nieumyślnej zasadą jest odpowiedzialność tylko za rzeczywistą stratę, a nie za utracony zysk. Inaczej może być przy szkodzie wyrządzonej umyślnie – art. 122 Kodeksu pracy.

Gdzie zgłosić bezprawne potrącenia z wynagrodzenia?

Można wystąpić do pracodawcy o zwrot kwoty, złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy albo dochodzić należności przed sądem pracy.

Źródła:

1) Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 87, art. 91, art. 114–122 oraz art. 291 § 1 – ISAP

2) Wyrok Sądu Najwyższego z 5 września 1972 r., O PR 360/71.