Czy można odpowiadać za straty magazynowe bez udziału w inwentaryzacji, zakres odpowiedzialności materialnej pracownika

Na czym polega odpowiedzialność materialna pracownika?

Odpowiedzialność materialna pracowników za powierzone im mienie jest regulowana przede wszystkim w Kodeksie pracy (K.p.). Najczęstszym przypadkiem jest powierzanie pracownikowi odpowiedzialności indywidualnej za mienie. Pracownik ponosi odpowiedzialność za powierzone mu mienie, jeśli nie wykonał lub wykonał nienależycie swoje obowiązki, narażając tym samym pracodawcę na szkodę. Osoba materialnie odpowiedzialna odpowiada też za wyjaśnienie niedoborów w trakcie prowadzenia inwentaryzacji. Takie wyjaśnienia składa komisji inwentaryzacyjnej.

Kiedy pracownik rzeczywiście ponosi odpowiedzialność?

Odpowiedzialność materialną można podzielić na trzy rodzaje:

• za szkodę wyrządzoną z winy nieumyślnej,
• za szkodę wyrządzoną z winy umyślnej,
• za szkodę powstałą na skutek nierozliczenia przez pracownika z mienia powierzonego mu z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się.

Co ważne, aby można było mówić o odpowiedzialności materialnej pracownika, muszą zostać spełnione określone warunki, takie jak powstanie szkody, wina pracownika (umyślna bądź nie), niewykonanie obowiązków pracowniczych i ich związek przyczynowy z powstałą szkodą. Ponadto należy wziąć pod uwagę to, czy pracownik dopełnił wszelkich starań, by zadbać o bezpieczeństwo mienia – odpowiednio zabezpieczając sprzęt, czy jak na przykład w przypadku kradzieży samochodu – nie pozostawiając w nim dokumentów pojazdu. Jeśli pracownik swoim zachowaniem naraził dany składnik majątku na kradzież lub zniszczenie, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności materialnej, pomimo tego, że kradzież była czynnikiem zewnętrznym.

Niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków przez pracownika, jako przesłanka odpowiedzialności majątkowej, może być następstwem zarówno działania, jak i zaniechania pracownika. W każdym przypadku wiąże się z naruszeniem obowiązków pracowniczych, zarówno tych wynikających z przepisów prawa, jak i z zawartej umowy o pracę lub umów dodatkowych do umowy o pracę (np. obowiązek zakazu konkurencji) oraz poleceń przełożonych. Na ogół odpowiedzialność jest konsekwencją uchybienia ustawowym obowiązkom podstawowym, w szczególności obowiązkowi sumiennego i starannego wykonywania pracy, dbałości o dobro pracodawcy, jego mienie, zachowania w tajemnicy informacji i przestrzegania tajemnic ustawowo chronionych, stosowania się do poleceń przełożonych, przestrzegania regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku, przepisów i zasad BHP oraz przepisów przeciwpożarowych. Obowiązek sumiennego i starannego wykonywania pracy odnosi się do sposobu jej świadczenia przez pracownika. Sumienność, jako kategoria subiektywna, mierzona jest jakością i ilością świadczonej pracy. Staranność pracowniczą da się natomiast zobiektywizować, ponieważ dla każdego stosunku zobowiązaniowego, a więc również stosunku pracy, tworzony jest obiektywny wzorzec, któremu ma odpowiadać postępowanie strony zobowiązanej do świadczenia. Przepisy Kodeksu pracy zobowiązują pracownika do zachowania staranności w ogóle. Za wzorzec w stosunkach pracy uznaje się należytą staranność, tzn. ogólnie wymaganą w stosunkach danego rodzaju.

Rola inwentaryzacji w procesie dochodzenia roszczeń

Inwentaryzacja jest jednym z ważniejszych procesów pozwalających na ustalenie, co dzieje się z mieniem powierzonym pracownikowi. Dotyczy to w szczególności niedoborów, których zaistnienia nie można było wcześniej stwierdzić. Jest to też moment rozliczenia pracownika z zaistniałych niedoborów.

Odnośnie przesłanek odpowiedzialności odszkodowawczej za mienie powierzone – w judykaturze przyjmuje się, mimo braku stosownego odesłania w art. 127 Kodeksu pracy, że podobnie jak w przypadku szkód wyrządzonych w mieniu innym niż powierzone, warunkiem tej odpowiedzialności jest także zawinione przez pracownika niedopełnienie obowiązków w zakresie pieczy nad powierzonym mieniem i szkoda pozostająca w związku z tymi zaniedbaniami. W przypadku odpowiedzialności za szkodę w mieniu powierzonym listę przesłanek odpowiedzialności – obejmującą szkodę (nazywaną niedoborem lub mankiem), niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków, winę pracownika i związek przyczynowy (adekwatny) – uzupełnia przesłanka szczególna, należytego (prawidłowego) powierzenia mienia.

Czym jest prawidłowe powierzenie mienia?

Warunkiem koniecznym stwierdzenia istnienia odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone jest prawidłowe jego powierzenie pracownikowi, a nie złożenie przez niego pisemnego oświadczenia o przyjęciu tej odpowiedzialności. W ocenie Sądu Najwyższego: Pracownik, któremu powierzono mienie w prawidłowy sposób, ponosi odpowiedzialność na podstawie art. 124 Kodeksu pracy, choćby nawet nie podpisał deklaracji o przyjęciu tej odpowiedzialności. Istotna jest bowiem rzeczywista zgoda pracownika na przyjęcie owej odpowiedzialności, wynikająca wprost lub pośrednio z uzgodnienia rodzaju pracy w umowie o pracę, a wyrażona na tyle wyraźnie, by nie budziła wątpliwości, oraz to, by powierzenie mienia nastąpiło w taki sposób, aby pracownik wszedł w jego rzeczywiste posiadanie i mógł nim dysponować w warunkach zapewniających możliwość zabezpieczenia mienia przed dostępem osób nieupoważnionych i utrzymania mienia w stanie zgodnym z jego przeznaczeniem, a następnie dokonać jego zwrotu lub wyliczyć się z niego. Konstatacja Sądu Najwyższego, będąca zsumowaniem wcześniejszych trzech innych orzeczeń, odnosi się także do innych sposobów dokumentowania przejęcia odpowiedzialności (np. pisemnych oświadczeń lub umów). Przy okazji należy przypomnieć stanowisko Sądu Najwyższego, że potwierdzenie przez pracownika jego podpisem na jakimkolwiek dokumencie otrzymania towaru (np. tzw. magazynówki – „magazyn wyda”) stanowi dowód, że towar w ilości wskazanej w tym dokumencie został temu pracownikowi powierzony. Potwierdzenie takie może nastąpić na dokumencie, jakim przedsiębiorstwo z reguły posługuje się w praktyce przy dostawach towarów, jak również w każdy inny sposób świadczący o tym, że pracownik potwierdza odbiór towaru. Powierzeniem mienia będzie nawet pobranie przez pracownika należności za dostarczony odbiorcy towar.

Na szczególne podkreślenie, w związku z powyższymi uwagami, zasługuje stanowisko Sądu Najwyższego, zgodnie z którym: Dla stwierdzenia, że pracownik przyjął na siebie odpowiedzialność za mienie powierzone nie ma [...] znaczenia złożenie oświadczenia woli o przyjęciu takiej odpowiedzialności na piśmie, jeżeli zgoda pracownika wynika jednoznacznie z rodzaju pracy i obowiązków, jakie wynikają z zawartej umowy o pracę. Istotne jest natomiast i niezbędne dla stwierdzenia, że pracownik ponosi odpowiedzialność materialną za mienie powierzone, prawidłowe powierzenie mu tego mienia. Zaznaczyć przy tym należy, że przekazanie pracownikowi tego mienia może mieć różną formę, może, lecz nie musi, być to remanent czy przeprowadzona inwentaryzacja, ważne jest natomiast, aby pracownik był obecny przy powierzaniu mu mienia i mógł kontrolować stan, ilość i wartość faktycznie powierzonego mu mienia.

Prawidłowe powierzenie mienia jako przesłanka odpowiedzialności, to takie, które dla przejmującego ustala stan zerowy, czyli punkt wyjścia w kierunku późniejszych rozliczeń. Wyliczenie ewentualnego braku (niedoboru w mieniu) lub manka jest możliwe na podstawie inwentaryzacji początkowej i końcowej, które powinny być sporządzone z natury (tj. na podstawie stanu faktycznego), a nie na podstawie stanu ewidencyjnego (kartotekowego).

Powierzenie pracownikowi mienia bez sporządzenia spisu z natury tego mienia uniemożliwia pracodawcy wykazanie wysokości poniesionej szkody w tym mieniu, jako że nie zostały udokumentowane ani jego składniki, ani też ich wartość; nie sposób zatem obliczyć szkody w mieniu jako różnicy między jego stanem końcowym a początkowym. Powierzenie mienia bez spisu w naturze czyni również niemożliwym wyliczenie się przez pracownika z otrzymanego mienia, co uniemożliwia przypisanie mu odpowiedzialności na podstawie art. 124 § 2 K.p. Przeprowadzenie spisu towarów z karty osobistej pracownika czy dokumentacji magazynowej, a nie spisu z natury, w sensie fizycznym, nie może spowodować odpowiedzialności pracownika na podstawie art. 124 § 1 K.p. Dotyczy to również przeprowadzenia inwentaryzacji pod nieobecność pracownika, któremu powierzono mienie z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się, którego nie zawiadomiono o terminie inwentaryzacji.

Inwentaryzacja może wykazać także nadwyżkę (superatę), a niekiedy równocześnie niedobór i superatę. Przy okazji wspomnianego zbiegu stawiany jest często problem możliwości zaliczenia na poczet niedoboru straty. Jak podnosi się w literaturze, wchodzi to w rachubę, jeżeli stwierdzono nadwyżki w towarach i materiałach o zbliżonych oznaczeniach lub podobnym wyglądzie, a w przedsiębiorstwie nie stosowano jednolitej nomenklatury magazynowej i księgowej, i ustalono, że jedno i to samo zdarzenie (np. pomyłkowe wydanie innego towaru) spowodowało nadwyżkę i niedobór, czemu pracownik nie mógł zapobiec. Warto na zakończenie tej części uwag przywołać stanowisko Sądu Najwyższego, w myśl którego „zgodnie z 124 k.p. udział pracownika przy ustalaniu ilości przekazywanego mu mienia nie może być zrealizowany post factum, już po stwierdzeniu szkody w mieniu, za które miałby ponosić odpowiedzialność pracownik, dla przyjęcia, że mienie zostało mu powierzone w sposób prawidłowy z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia.

Czy była pracownica ponosi odpowiedzialność za straty?

W mojej ocenie może Pani łatwo uwolnić się od odpowiedzialności poprzez:

1. kwestionowanie prawidłowego powierzenia Pani mienia,
2. wykazanie braku zawiadomienia Pani o inwentaryzacji i w niej nieuczestniczenia (powinna Pani w tych czynnościach wziąć udział).

Pracodawca ma obowiązek udowodnić powstanie szkody. Natomiast z uwagi na te dwie okoliczności w mojej ocenie będzie Pani miała argumenty, aby skutecznie zakwestionować swoją rzekomą odpowiedzialność.

Źródła:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141