Niepoinformowanie pracodawcy o L4 a dyscyplinarka

Stan prawny: aktualny na 23 maja 2026 r.

Czy L4 usprawiedliwia nieobecność w pracy?

Jeżeli pracownik był rzeczywiście niezdolny do pracy, a lekarz wystawił mu prawidłowe zwolnienie lekarskie, nieobecność w pracy co do zasady jest usprawiedliwiona. Nie oznacza to jednak, że pracownik może całkowicie zignorować kontakt z pracodawcą. Trzeba odróżnić dwie kwestie: usprawiedliwienie samej nieobecności oraz terminowe zawiadomienie pracodawcy, że pracownik nie stawi się do pracy.

W praktyce spór często zaczyna się wtedy, gdy pracodawca rozwiązuje umowę w trybie art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, wskazując jako przyczynę „nieusprawiedliwioną nieobecność”. Jeżeli w tym okresie pracownik miał ważne zwolnienie lekarskie, taka przyczyna może okazać się nieprawdziwa albo nieprecyzyjna. To ma duże znaczenie, bo w oświadczeniu o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia pracodawca musi wskazać konkretną i rzeczywistą przyczynę.

Ujawnienie przed pracodawcą nieobecności w pracy

Obecnie podstawową formą zwolnienia lekarskiego jest e-ZLA. Lekarz przekazuje je elektronicznie do ZUS, a ZUS udostępnia je płatnikowi składek, czyli najczęściej pracodawcy, na profilu PUE ZUS nie później niż następnego dnia po otrzymaniu zwolnienia. To ułatwia obieg dokumentów, ale nie zastępuje w pełni obowiązku informacyjnego pracownika.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności, jeżeli nieobecność jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia. Jeżeli przyczyna pojawiła się nagle, pracownik ma obowiązek zawiadomić pracodawcę niezwłocznie, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy.

Jeżeli regulamin pracy lub inne przepisy wewnętrzne nie określają sposobu zawiadomienia, pracownik może zrobić to osobiście, przez inną osobę, telefonicznie, mailowo, za pomocą innego środka łączności albo pocztą. W realiach firmowych najbezpieczniej jest zostawić ślad: SMS, e-mail, wiadomość w firmowym komunikatorze albo potwierdzenie rozmowy krótką wiadomością.

W sprawach dotyczących choroby ważne są także obowiązki na L4, zwłaszcza gdy pracownik przebywa poza miejscem zamieszkania albo pracodawca ma wątpliwości, czy zwolnienie jest wykorzystywane zgodnie z celem.

Brak informacji o zwolnieniu lekarskim

Brak informacji o L4 nie oznacza automatycznie, że pracownik dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. Ocenie podlega całokształt okoliczności: czy pracownik mógł zawiadomić pracodawcę, jak długo milczał, czy pracodawca widział e-ZLA w systemie, czy nieobecność dezorganizowała pracę i czy pracownik działał umyślnie albo w rażącym niedbalstwie.

Niedotrzymanie terminu zawiadomienia może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami, np. obłożną chorobą, hospitalizacją, brakiem kontaktu z domownikami albo innym zdarzeniem losowym. Po ustaniu takich przeszkód pracownik powinien zawiadomić pracodawcę możliwie szybko.

Jeżeli pracownik po prostu nie poinformował pracodawcy, choć mógł to zrobić, pracodawca może rozważyć karę porządkową, zwłaszcza upomnienie albo naganę. Kodeks pracy pozwala stosować kary porządkowe m.in. za nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku pracy oraz przyjętego sposobu usprawiedliwiania nieobecności. Kara porządkowa także ma terminy: co do zasady nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu i po upływie 3 miesięcy od jego dopuszczenia się.

Więcej praktycznych problemów związanych z tym, jak zachowywać się podczas chorobowego, omawia także artykuł L4 a obowiązki.

Kiedy brak zawiadomienia może uzasadniać dyscyplinarkę?

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika, potocznie nazywane dyscyplinarką, jest środkiem wyjątkowym. Pracodawca musi wykazać ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Nie wystarcza samo uchybienie formalne. Potrzebna jest także wina pracownika w postaci umyślności albo rażącego niedbalstwa oraz istotne zagrożenie lub naruszenie interesów pracodawcy.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego podkreśla się, że nieusprawiedliwienie nieobecności w terminie i opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia to różne naruszenia. W wyroku z 20 października 2015 r., sygn. III PK 8/15, SN wskazał, że pracownikowi, który usprawiedliwił nieobecność z opóźnieniem, nie można automatycznie zarzucać opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia. Jednocześnie SN zaznaczył, że niewykonanie obowiązku zawiadomienia może w szczególnych okolicznościach uzasadniać nawet rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia.

Z kolei w wyroku z 20 grudnia 2013 r., sygn. II PK 81/13, SN uznał, że kilkudniowe spóźnienie w usprawiedliwianiu nieobecności przez członka zarządu zatrudnionego jako pracownik może istotnie zagrażać interesom pracodawcy, bo tworzy niepewność co do powrotu do pracy i narusza organizację pracy. Nie jest to jednak reguła dla każdej sprawy. Inaczej ocenia się pracownika, który był w ciężkim stanie zdrowia, a inaczej osobę, która celowo przez kilka dni nie odpowiadała na telefony, mimo że mogła powiadomić firmę.

Jeżeli pracodawca wskazał w piśmie wyłącznie nieusprawiedliwioną nieobecność, a pracownik miał L4, obrona takiej dyscyplinarki przed sądem może być trudna. Pracodawca nie powinien później zastępować tej przyczyny inną, np. dopiero w procesie twierdzić, że chodziło o samo opóźnienie w zawiadomieniu. Przyczyna rozwiązania umowy powinna wynikać z pisma doręczonego pracownikowi.

Przy ocenie ryzyka warto odróżnić zwykłe naruszenie obowiązków od sytuacji, w której pracodawca może twierdzić, że doszło do ciężkiego naruszenia. Szerzej o skutkach trybu natychmiastowego piszemy w materiale o tym, czym w praktyce jest dyscyplinarka.

Co może zrobić pracownik po otrzymaniu dyscyplinarki?

Pracownik, który nie zgadza się z rozwiązaniem umowy bez wypowiedzenia, powinien działać szybko. Termin na wniesienie odwołania do sądu pracy wynosi 21 dni od doręczenia oświadczenia pracodawcy. W pozwie można żądać przywrócenia do pracy albo odszkodowania, zależnie od rodzaju umowy i sytuacji procesowej.

Warto zgromadzić dowody: e-ZLA, potwierdzenie hospitalizacji, korespondencję z przełożonym, historię połączeń, wiadomości SMS, e-maile, zrzuty z komunikatora oraz dokumenty pokazujące, kiedy pracodawca mógł dowiedzieć się o zwolnieniu. Znaczenie może mieć także regulamin pracy, instrukcja zgłaszania absencji i praktyka obowiązująca w firmie.

Jeżeli pracodawca uzna, że przyczyna dyscyplinarki była wadliwa, może próbować rozwiązać sytuację polubownie, np. przez porozumienie z pracownikiem. Samo „odwołanie” złożonego już oświadczenia o rozwiązaniu umowy nie jest jednak prostą jednostronną czynnością techniczną. W praktyce wymaga uzgodnienia z pracownikiem albo rozstrzygnięcia sądu.

Podsumowanie

Ważne L4 usprawiedliwia nieobecność w pracy, ale nie zwalnia pracownika z obowiązku poinformowania pracodawcy o przyczynie i przewidywanym czasie nieobecności. Jeżeli pracownik milczy przez kilka dni, choć mógł się skontaktować, naraża się co najmniej na zarzut naruszenia obowiązków pracowniczych.

Nie każda zwłoka uzasadnia jednak rozwiązanie umowy w trybie art. 52 Kodeksu pracy. Dyscyplinarka wymaga ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków, a przyczyna podana przez pracodawcę musi być prawdziwa, konkretna i możliwa do obrony. Jeżeli w piśmie wskazano nieusprawiedliwioną nieobecność, a pracownik miał zwolnienie lekarskie, pracownik ma realne podstawy do odwołania się do sądu pracy.

Podobne zagadnienia dotyczące samowolnego oddalenia się z pracy i tego, kiedy zachowanie pracownika może być ocenione jako naruszenie dyscypliny, warto analizować zawsze przez pryzmat konkretnego stanu faktycznego.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 30 § 4, art. 52, art. 56, art. 108, art. 109 i art. 264.
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, w szczególności § 1 i § 2.
• Informacje ZUS o e-ZLA.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 20 października 2015 r., III PK 8/15.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 20 grudnia 2013 r., II PK 81/13.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 22 września 1999 r., I PKN 270/99.