Niepoinformowanie pracodawcy o L4 – kiedy grozi dyscyplinarka?

Stan prawny: aktualny na 10 września 2026 r.

Czy pracownik musi informować pracodawcę o L4?

Trzeba rozdzielić dwie czynności: przekazanie samego zwolnienia lekarskiego oraz zawiadomienie pracodawcy o nieobecności. W przypadku e-ZLA lekarz przekazuje zaświadczenie elektronicznie do ZUS, a ZUS udostępnia je płatnikowi składek na jego profilu PUE/eZUS. Jeżeli pracodawca ma taki profil, pracownik co do zasady nie musi dostarczać wydruku zwolnienia. Gdy płatnik nie ma profilu, zasady obiegu dokumentu są inne i pracownik może otrzymać wydruk e-ZLA do przekazania pracodawcy.

Samo elektroniczne przekazanie e-ZLA nie zastępuje jednak obowiązku zawiadomienia o przyczynie nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania. Prawidłowo wystawione e-ZLA obejmujące okres niezdolności do pracy co do zasady usprawiedliwia nieobecność, ale brak lub opóźnienie zawiadomienia pracodawcy jest odrębnym zagadnieniem z zakresu obowiązków pracowniczych.

Także podczas choroby znaczenie ma prawidłowe korzystanie ze zwolnienia. Odrębne zasady dotyczą m.in. wyjazdu podczas zwolnienia lekarskiego.

Jak i kiedy poinformować pracodawcę o nieobecności?

Zgodnie z § 2 rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia, pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności. Jeżeli przyczyna pojawia się nagle, pracownik powinien zawiadomić pracodawcę niezwłocznie, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności.

W pierwszej kolejności trzeba sprawdzić regulamin pracy lub inne obowiązujące u pracodawcy zasady zgłaszania absencji. Jeżeli nie określają sposobu zawiadomienia, informację można przekazać osobiście, przez inną osobę, telefonicznie, za pomocą innego środka łączności albo pocztą. Dla celów dowodowych bezpiecznie jest pozostawić ślad, np. e-mail, SMS, wiadomość w firmowym komunikatorze albo potwierdzenie rozmowy.

Termin nie ma charakteru bezwzględnego, gdy zawiadomienie było obiektywnie niemożliwe. Rozporządzenie przewiduje, że spóźnienie mogą usprawiedliwiać szczególne okoliczności, zwłaszcza obłożna choroba połączona z brakiem lub nieobecnością domowników albo inne zdarzenie losowe. Po ustaniu przeszkody pracownik powinien przekazać informację niezwłocznie.

Co grozi za niepoinformowanie pracodawcy o L4?

Brak zawiadomienia nie oznacza automatycznie ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. Trzeba ocenić m.in. czy pracownik mógł nawiązać kontakt, jak długo trwało opóźnienie, czy pracodawca znał przyczynę absencji z innych źródeł, jakie skutki brak informacji wywołał dla organizacji pracy oraz jaki był stopień winy pracownika.

Jeżeli pracownik mógł poinformować pracodawcę, lecz bez uzasadnienia tego nie zrobił, pracodawca może rozważyć karę porządkową. Art. 108 Kodeksu pracy pozwala stosować upomnienie lub naganę m.in. za nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku pracy oraz przyjętego sposobu usprawiedliwiania nieobecności. Zgodnie z art. 109 kara nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego ani po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się naruszenia.

Ocena zachowania podczas zwolnienia może też zależeć od innych aktywności pracownika. Przykładowo odrębne ryzyka omawia materiał o poszukiwaniu pracy podczas L4.

Czy można dostać dyscyplinarkę podczas L4?

Tak. Zwolnienie lekarskie nie daje bezwzględnego immunitetu przed rozwiązaniem umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika. Art. 41 Kodeksu pracy chroni pracownika przed wypowiedzeniem umowy w czasie usprawiedliwionej nieobecności, dopóki nie upłynął okres uprawniający do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Jest to jednak inny tryb niż rozwiązanie umowy na podstawie art. 52 Kodeksu pracy.

Jeżeli podczas L4 pracownik dopuści się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych albo pracodawca uzyska informację o takim naruszeniu popełnionym wcześniej, samo przebywanie na zwolnieniu nie wyłącza możliwości zastosowania art. 52. Pracodawca nadal musi jednak wykazać wszystkie przesłanki tego trybu oraz dochować wymagań formalnych.

Kiedy brak zawiadomienia może uzasadniać dyscyplinarkę?

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika jest środkiem wyjątkowym. Przy zarzucie braku informacji o nieobecności trzeba oddzielnie ocenić: znaczenie naruszonego obowiązku, stopień winy pracownika oraz to, czy jego zachowanie naruszyło albo poważnie zagroziło interesom pracodawcy. Sama formalna zwłoka nie wystarcza do automatycznego zastosowania art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy.

Sąd Najwyższy w wyroku z 20 października 2015 r., III PK 8/15, rozróżnił spóźnione usprawiedliwienie nieobecności od opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia. Opóźnienie nie pozwala więc automatycznie traktować całej absencji jako nieusprawiedliwionej, choć w szczególnych okolicznościach naruszenie obowiązku zawiadomienia może mieć ciężki charakter. Podobnie w wyroku z 22 września 1999 r., I PKN 270/99, SN wskazał, że opóźnienie usprawiedliwienia nieobecności co do zasady nie powinno być utożsamiane z ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracownika.

Z kolei w wyroku z 20 grudnia 2013 r., II PK 81/13, SN zaakcentował znaczenie konkretnych okoliczności i interesu pracodawcy. Kilkudniowe opóźnienie pracownika zajmującego stanowisko istotne dla funkcjonowania zakładu może być ocenione surowiej, jeżeli powoduje realną niepewność organizacyjną lub zagrożenie dla interesów firmy. Nie oznacza to jednak, że podobna ocena będzie właściwa w każdej sprawie.

Odrębnie trzeba sprawdzić treść oświadczenia pracodawcy. Art. 30 § 4 Kodeksu pracy wymaga wskazania przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia. Jeżeli pracodawca podał wyłącznie „nieusprawiedliwioną nieobecność”, a pracownik miał prawidłowe e-ZLA obejmujące ten okres, zasadność takiego oświadczenia może być podważana. Pracodawca nie powinien dopiero w procesie opierać rozwiązania na nowej, odmiennej przyczynie, której wcześniej pracownikowi nie zakomunikował. Może natomiast przedstawiać dowody i doprecyzowywać okoliczności składające się na przyczynę już wskazaną w oświadczeniu.

Szerzej o konsekwencjach rozwiązania umowy w tym trybie piszemy w materiale o skutkach zwolnienia dyscyplinarnego.

Ile czasu ma pracodawca na zastosowanie dyscyplinarki?

Zgodnie z art. 52 § 2 Kodeksu pracy rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika nie może nastąpić po upływie 1 miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie. Nie zawsze będzie to pierwszy dzień nieobecności. Liczy się moment, w którym osoba uprawniona po stronie pracodawcy uzyskała dostatecznie skonkretyzowaną wiedzę o zachowaniu, które ma stanowić podstawę dyscyplinarki.

Jeżeli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa, przed rozwiązaniem umowy pracodawca powinien zasięgnąć jej opinii. Zawiadamia organizację o przyczynie uzasadniającej rozwiązanie, a w razie zastrzeżeń związek wyraża opinię niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni.

Co zrobić po otrzymaniu dyscyplinarki na L4?

Po doręczeniu oświadczenia nie warto ograniczać się do oceny, czy pracodawca wiedział o e-ZLA. Trzeba sprawdzić równocześnie przyczynę wskazaną w piśmie, terminy oraz dowody dotyczące kontaktu z pracodawcą.

1. Ustal datę doręczenia pisma. Od tej daty co do zasady biegnie 21-dniowy termin na odwołanie do sądu pracy.
2. Przeczytaj dokładnie wskazaną przyczynę. Sprawdź, czy pracodawca zarzuca nieusprawiedliwioną nieobecność, brak zawiadomienia, niestosowanie procedury firmowej czy inne zachowanie.
3. Zabezpiecz dowody. Przydatne mogą być e-ZLA, dokumentacja hospitalizacji, e-maile, SMS-y, historia połączeń, wiadomości z komunikatora i dowody pokazujące, kiedy pracodawca uzyskał informację o absencji.
4. Sprawdź regulamin pracy i praktykę zakładową. Istotne jest, jaki sposób zgłaszania nieobecności obowiązywał oraz czy pracownik miał realną możliwość go zastosować.
5. Zweryfikuj termin pracodawcy. Przy art. 52 trzeba ustalić, kiedy pracodawca uzyskał wiadomość o zdarzeniu i czy zachował miesięczny termin; jeżeli działa związek zawodowy reprezentujący pracownika, trzeba też ocenić konsultację.
6. Złóż odwołanie w terminie. Zgodnie z art. 264 § 2 Kodeksu pracy żądanie przywrócenia do pracy lub odszkodowania wnosi się do sądu pracy w ciągu 21 dni od doręczenia zawiadomienia o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia. Roszczenia z art. 56 zależą od rodzaju umowy i okoliczności sprawy.

Jeżeli 21-dniowy termin został przekroczony bez winy pracownika, art. 265 Kodeksu pracy pozwala wnosić o jego przywrócenie. Wniosek składa się do sądu pracy w ciągu 7 dni od ustania przyczyny uchybienia i trzeba uprawdopodobnić okoliczności uzasadniające przywrócenie terminu.

Warto też odróżnić brak zgłoszenia chorobowej nieobecności od innych naruszeń organizacji pracy, takich jak samowolne opuszczenie stanowiska pracy. Każdy z tych przypadków wymaga osobnej oceny podstawy faktycznej i prawnej.

Niepoinformowanie pracodawcy o L4 – najważniejsze wnioski

W sprawach dotyczących L4 najczęściej trzeba oddzielić trzy kwestie: czy nieobecność była usprawiedliwiona, czy pracownik prawidłowo i terminowo zawiadomił pracodawcę oraz czy ewentualne naruszenie było na tyle ciężkie, aby uzasadniać art. 52 Kodeksu pracy. Elektroniczne e-ZLA rozwiązuje przede wszystkim problem obiegu dokumentu, a nie wszystkie obowiązki komunikacyjne pracownika.

Jeżeli doszło do dyscyplinarki, liczy się nie tylko zachowanie pracownika, ale również treść i data oświadczenia pracodawcy. Pracownik powinien szybko zabezpieczyć dowody i pilnować 21-dniowego terminu sądowego; pracodawca z kolei musi wykazać przesłanki ciężkiego naruszenia i zachować miesięczny termin na zastosowanie art. 52.

FAQ

Czy wystarczy, że pracodawca widzi e-ZLA w eZUS?

Nie zawsze. Udostępnienie e-ZLA pracodawcy przez ZUS co do zasady zwalnia z dostarczenia wydruku, jeżeli płatnik ma profil PUE/eZUS, ale nie zastępuje zawiadomienia o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności wymaganego przez przepisy o usprawiedliwianiu absencji.

Czy można zgłosić nieobecność SMS-em lub e-mailem?

Najpierw trzeba stosować sposób przewidziany w regulaminie pracy lub innych zasadach obowiązujących u pracodawcy. Jeżeli takiego sposobu nie określono, rozporządzenie dopuszcza m.in. zawiadomienie telefoniczne lub za pomocą innego środka łączności. SMS albo e-mail może dodatkowo ułatwić wykazanie, kiedy informacja została przekazana.

Czy spóźnione zgłoszenie L4 zawsze uzasadnia naganę lub dyscyplinarkę?

Nie. Znaczenie mają przyczyna opóźnienia, możliwość kontaktu, stopień winy, skutki dla organizacji pracy oraz ewentualne szczególne okoliczności uniemożliwiające terminowe zawiadomienie. Dyscyplinarka wymaga ciężkiego naruszenia podstawowego obowiązku, a nie samego formalnego uchybienia.

Czy pracodawca może w sądzie podać inną przyczynę dyscyplinarki?

Pracodawca powinien wskazać przyczynę rozwiązania umowy już w oświadczeniu doręczonym pracownikowi. Nie powinien dopiero w procesie zastępować jej nową, odmienną przyczyną. Może natomiast przedstawiać dowody i wyjaśniać okoliczności mieszczące się w przyczynie wcześniej zakomunikowanej.

Co zrobić, jeśli minął 21-dniowy termin na odwołanie?

Jeżeli uchybienie terminowi nastąpiło bez winy pracownika, można złożyć do sądu pracy wniosek o przywrócenie terminu. Trzeba to zrobić w ciągu 7 dni od ustania przyczyny opóźnienia i uprawdopodobnić okoliczności, które usprawiedliwiają uchybienie.

Czy pracodawca może zastosować dyscyplinarkę po upływie miesiąca?

Nie w oparciu o tę samą okoliczność, jeżeli upłynął miesięczny termin z art. 52 § 2 Kodeksu pracy liczony od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy. W sporze często kluczowe jest więc ustalenie, kiedy pracodawca uzyskał dostatecznie konkretną wiedzę o zdarzeniu.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 30 § 4, art. 41, art. 52, art. 56, art. 108, art. 109, art. 264 i art. 265.
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, w szczególności § 1 i § 2.
• Informacje ZUS o e-ZLA.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 20 października 2015 r., III PK 8/15.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 20 grudnia 2013 r., II PK 81/13.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 22 września 1999 r., I PKN 270/99.