Czas na wręczenie pisma o karze nagany

Czy nagana wręczona po 3 tygodniach jest spóźniona?

W opisanej sytuacji przewinienie miało miejsce 3 tygodnie przed wręczeniem pisma o naganie. Po 3 dniach od zdarzenia przełożony przeprowadził z pracownikiem rozmowę i sporządził notatkę. Kluczowe jest ustalenie, czy ten przełożony był osobą uprawnioną do działania za pracodawcę albo czy przekazał informację osobie uprawnionej do nałożenia kary.

Podstawą jest art. 109 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy. Przepis stanowi, że kara nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Oznacza to dwa niezależne ograniczenia czasowe: krótszy termin 2-tygodniowy liczony od uzyskania wiadomości oraz maksymalny termin 3-miesięczny liczony od samego zdarzenia.

Jeżeli więc pracodawca albo osoba uprawniona do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy wiedziała o zdarzeniu już w dniu rozmowy, a pismo o naganie doręczono dopiero ponad 2 tygodnie później, kara została najprawdopodobniej zastosowana z naruszeniem art. 109 § 1 Kodeksu pracy. Sama zgoda pracownika z oceną zdarzenia nie pozbawia go prawa do zakwestionowania kary, jeżeli pracodawca naruszył procedurę lub terminy.

Kto jest pracodawcą i od czyjej wiedzy liczy się termin?

Zgodnie z art. 3 Kodeksu pracy pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników. Jeżeli pracodawcą jest jednostka organizacyjna, czynności w sprawach z zakresu prawa pracy wykonuje za nią osoba lub organ zarządzający albo inna wyznaczona do tego osoba. Wynika to z art. 3¹ § 1 Kodeksu pracy.

W praktyce oznacza to, że nie zawsze wiedza każdego bezpośredniego przełożonego automatycznie rozpoczyna bieg 2-tygodniowego terminu z art. 109 § 1 Kodeksu pracy. Jeżeli jednak przełożony był upoważniony do prowadzenia spraw pracowniczych, zgłaszania naruszeń albo działał w imieniu osoby uprawnionej do nałożenia kary, jego wiedza może mieć znaczenie dla oceny, czy termin został przekroczony.

Jeżeli natomiast bezpośredni przełożony jedynie zebrał wstępne informacje i nie był osobą uprawnioną do działania za pracodawcę, trzeba ustalić, kiedy wiadomość o naruszeniu dotarła do właściwej osoby. To element zależny od konkretnego stanu faktycznego, regulaminów wewnętrznych, zakresów obowiązków i struktury organizacyjnej zakładu pracy.

Jakie kary porządkowe może zastosować pracodawca?

Art. 108 § 1 Kodeksu pracy pozwala pracodawcy stosować karę upomnienia albo karę nagany za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności.

Art. 108 § 2 Kodeksu pracy przewiduje także karę pieniężną za nieprzestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości albo w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu oraz spożywanie alkoholu albo zażywanie środka działającego podobnie do alkoholu w czasie pracy. Limity kary pieniężnej określa art. 108 § 3 Kodeksu pracy.

Nagana jest więc karą porządkową, a nie karą finansową. Może jednak mieć znaczenie dla oceny pracownika, przyznawania nagród lub premii uznaniowych, jeżeli wynika to z regulaminu wynagradzania, regulaminu premiowania albo zasad obowiązujących u pracodawcy. Więcej o tym problemie omawia artykuł nagana a wynagrodzenie.

Warunek wysłuchania pracownika przed naganą

Art. 109 § 2 Kodeksu pracy stanowi, że kara może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika. Wysłuchanie powinno nastąpić przed podjęciem decyzji o ukaraniu, a nie dopiero po doręczeniu pisma. Pracownik powinien mieć realną możliwość przedstawienia swojej wersji zdarzeń, okoliczności łagodzących oraz dowodów.

Jeżeli pracownik jest nieobecny w zakładzie pracy i z tego powodu nie może być wysłuchany, zastosowanie ma art. 109 § 3 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem bieg 2-tygodniowego terminu nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy. Ten wyjątek ma znaczenie np. przy dłuższej chorobie, urlopie albo innej usprawiedliwionej nieobecności.

W opisanej sprawie pracownik został wysłuchany 3 dni po zdarzeniu. Jeżeli po tej rozmowie pracodawca lub osoba uprawniona miała wystarczającą wiedzę o naruszeniu, późniejsze doręczenie nagany po ponad 2 tygodniach może oznaczać przekroczenie terminu z art. 109 § 1 Kodeksu pracy.

Co musi zawierać pismo o ukaraniu naganą?

Wymogi pisemnego zawiadomienia określa art. 110 Kodeksu pracy. Pracodawca musi zawiadomić pracownika na piśmie o zastosowanej karze, wskazując rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych oraz datę dopuszczenia się tego naruszenia. Pracodawca ma także obowiązek poinformować pracownika o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia.

Odpis zawiadomienia składa się do akt osobowych pracownika. Jeżeli pismo nie wskazuje daty naruszenia, nie opisuje konkretnego obowiązku albo nie poucza o prawie wniesienia sprzeciwu, może to być dodatkowy argument, że kara została zastosowana wadliwie.

Terminy przy karze nagany

Poniższa tabela pokazuje najważniejsze terminy wynikające z art. 109 i art. 112 Kodeksu pracy.

Zastosowanie kary porządkowej z naruszeniem prawa

Jeżeli kara nagany została zastosowana po terminie, bez wysłuchania pracownika albo z naruszeniem wymogów pisemnego zawiadomienia, pracownik może wnieść sprzeciw. Uprawnienie to wynika z art. 112 § 1 Kodeksu pracy. Termin wynosi 7 dni od dnia zawiadomienia o ukaraniu.

Sprzeciw powinien być złożony w sposób pozwalający udowodnić datę jego doręczenia pracodawcy, np. osobiście za potwierdzeniem odbioru, pocztą poleconą albo inną formą przyjętą u pracodawcy, jeżeli daje dowód doręczenia. W treści sprzeciwu warto wskazać, że kara została zastosowana po upływie terminu z art. 109 § 1 Kodeksu pracy, a także opisać datę zdarzenia, datę rozmowy wyjaśniającej i datę doręczenia pisma o naganie.

Pracodawca rozstrzyga o uwzględnieniu albo odrzuceniu sprzeciwu po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, jeżeli taka organizacja działa i reprezentuje pracownika. Jeżeli pracodawca nie odrzuci sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia, sprzeciw uważa się za uwzględniony. Tak stanowi art. 112 § 1 Kodeksu pracy.

Pracownik, który wniósł sprzeciw i został poinformowany o jego odrzuceniu, może w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odrzuceniu wystąpić do sądu pracy o uchylenie kary. Wynika to z art. 112 § 2 Kodeksu pracy. Praktyczne omówienie tego etapu znajdziesz w materiale sprzeciw od kary.

Czy trzeba wnosić sprzeciw, jeżeli pracownik zgadza się z przewinieniem?

Tak, jeżeli pracownik chce zakwestionować karę z powodu naruszenia terminu lub procedury. Zgoda co do tego, że zdarzenie miało miejsce, nie oznacza automatycznie zgody na wadliwe zastosowanie kary porządkowej. Pracownik może napisać w sprzeciwie, że nie kwestionuje samego zdarzenia, ale kwestionuje karę ze względu na przekroczenie terminu z art. 109 § 1 Kodeksu pracy albo naruszenie art. 110 Kodeksu pracy.

W praktyce brak sprzeciwu może utrudnić późniejsze dochodzenie uchylenia kary przed sądem pracy, ponieważ art. 112 § 2 Kodeksu pracy przewiduje drogę sądową dla pracownika, który wcześniej wniósł sprzeciw, a pracodawca go odrzucił.

Kiedy nagana znika z akt osobowych?

Zgodnie z art. 113 § 1 Kodeksu pracy karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Pracodawca może z własnej inicjatywy albo na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej uznać karę za niebyłą przed upływem roku. Taką możliwość przewiduje art. 113 § 1 zdanie drugie Kodeksu pracy.

Jeżeli sprzeciw zostanie uwzględniony albo sąd pracy uchyli karę, pracodawca powinien usunąć odpis zawiadomienia z akt osobowych. W przypadku kary pieniężnej art. 112 § 3 Kodeksu pracy nakazuje zwrot równowartości kwoty tej kary, ale przy naganie skutkiem jest przede wszystkim usunięcie kary z dokumentacji i traktowanie jej jako niebyłej.

Podsumowanie

Jeżeli pismo o naganie wręczono 3 tygodnie po zdarzeniu, a pracodawca albo osoba uprawniona wiedziała o naruszeniu już w dniu zdarzenia albo w dniu rozmowy wyjaśniającej, kara mogła zostać zastosowana po terminie. W takiej sytuacji pracownik powinien w ciągu 7 dni od otrzymania pisma złożyć sprzeciw, powołując się na art. 109 § 1 oraz art. 112 § 1 Kodeksu pracy.

Warto pamiętać, że konsekwencje nagany zależą od okoliczności konkretnej sprawy, zasad obowiązujących u pracodawcy oraz późniejszego zachowania pracownika. Sama nagana nie rozwiązuje umowy o pracę, ale może mieć znaczenie przy ocenie pracownika, awansach, premiach uznaniowych albo przy analizie kolejnych naruszeń obowiązków.

FAQ

Czy pracodawca może wręczyć naganę po 3 tygodniach?

Może to być niezgodne z art. 109 § 1 Kodeksu pracy, jeżeli pracodawca lub osoba uprawniona do działania za pracodawcę wiedziała o naruszeniu ponad 2 tygodnie przed doręczeniem kary. Trzeba jednak ustalić, kiedy właściwa osoba faktycznie uzyskała wiadomość o naruszeniu.

Czy rozmowa z przełożonym oznacza wysłuchanie pracownika?

Może oznaczać wysłuchanie wymagane przez art. 109 § 2 Kodeksu pracy, jeżeli pracownik miał możliwość przedstawienia swojej wersji zdarzeń przed zastosowaniem kary. Znaczenie ma także to, czy rozmowa była częścią procedury ukarania, a nie tylko nieformalną wymianą informacji.

Ile dni ma pracownik na sprzeciw od nagany?

Art. 112 § 1 Kodeksu pracy daje pracownikowi 7 dni od dnia zawiadomienia o ukaraniu. Dla bezpieczeństwa sprzeciw warto złożyć jak najszybciej i zachować dowód doręczenia pracodawcy.

Co się stanie, jeśli pracodawca nie odpowie na sprzeciw?

Zgodnie z art. 112 § 1 Kodeksu pracy nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od jego wniesienia jest równoznaczne z jego uwzględnieniem. W takim przypadku kara powinna zostać usunięta z akt osobowych.

Czy po odrzuceniu sprzeciwu można iść do sądu?

Tak. Art. 112 § 2 Kodeksu pracy pozwala pracownikowi, który wniósł sprzeciw, wystąpić do sądu pracy o uchylenie kary w terminie 14 dni od dnia zawiadomienia o odrzuceniu sprzeciwu.

Czy nagana zostaje w aktach na zawsze?

Nie. Art. 113 § 1 Kodeksu pracy stanowi, że po roku nienagannej pracy karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia usuwa z akt osobowych. Pracodawca może uznać karę za niebyłą także wcześniej.

Źródła

• Art. 3, art. 3¹ § 1, art. 108, art. 109, art. 110, art. 111, art. 112 i art. 113 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy.
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - w zakresie prowadzenia akt osobowych pracownika.