Kara nagany w świadectwie pracy czy pracodawca może ją wpisać

Czy kara nagany może być wpisana do świadectwa pracy?

Co do zasady nie. Świadectwo pracy nie jest miejscem na ocenę pracownika, opis jego zachowania ani wskazywanie, że została nałożona kara nagany. Pracodawca powinien podać w nim wyłącznie informacje wymagane przez Kodeks pracy i rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy. Informacja o karze porządkowej nie należy do obowiązkowych elementów świadectwa.

Dotyczy to również rubryki „informacje uzupełniające”. Nie jest to pole przeznaczone do wpisywania zarzutów wobec pracownika, opisów naruszeń obowiązków pracowniczych ani informacji o karach porządkowych. Umieszczenie tam adnotacji o naganie z powodu przywłaszczenia dokumentów firmowych może być uznane za nieprawidłowe świadectwo pracy i podstawę do jego sprostowania.

Kara nagany nie ma charakteru trwałej informacji o przebiegu zatrudnienia. Kodeks pracy przewiduje mechanizm, jakim jest zatarcie kary nagany. Po zatarciu karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych pracownika. Wpisanie takiej informacji do świadectwa pracy byłoby sprzeczne z funkcją tego dokumentu.

Jakie informacje wolno zamieścić w świadectwie pracy?

Zakres świadectwa pracy wynika przede wszystkim z art. 97 Kodeksu pracy oraz z aktualnego rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. W świadectwie podaje się m.in. okres i rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska, tryb i podstawę prawną rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy, informacje potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych i z ubezpieczenia społecznego oraz inne dane przewidziane we wzorze świadectwa.

Pracodawca może więc wskazać np. tryb rozwiązania umowy, wykorzystany urlop wypoczynkowy, okresy nieskładkowe, zajęcie wynagrodzenia czy inne wymagane elementy. Nie może jednak rozszerzać dokumentu o własne komentarze, oceny lub ostrzeżenia dla przyszłego pracodawcy. Więcej o praktycznym znaczeniu tego dokumentu omawia artykuł dotyczący tego, jak powinna wyglądać treść świadectwa pracy.

Jeżeli przyczyną zakończenia współpracy było ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych, pracodawca powinien ograniczyć się do prawidłowego wskazania trybu rozwiązania stosunku pracy, jeżeli taki tryb rzeczywiście zastosowano. Nie powinien natomiast opisywać w świadectwie pracy szczegółów zarzucanego czynu, np. przywłaszczenia dokumentów, konfliktu, utraty zaufania albo nałożonej nagany.

Co może zrobić pracownik po otrzymaniu błędnego świadectwa pracy?

Jeżeli świadectwo pracy zawiera informację o karze nagany, pracownik może złożyć do pracodawcy wniosek o sprostowanie świadectwa pracy. Termin wynosi 14 dni od otrzymania świadectwa. We wniosku warto wskazać konkretny fragment do usunięcia oraz krótko wyjaśnić, że informacja o karze porządkowej nie mieści się w ustawowym zakresie świadectwa pracy.

Jeżeli pracodawca nie uwzględni wniosku, pracownik może skierować sprawę do sądu pracy. Zasadniczo ma na to 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania. Jeżeli pracodawca nie zawiadomi pracownika o odmowie, pracownik również może wnieść żądanie sprostowania do sądu pracy.

W praktyce pracodawca, który zauważy błąd, powinien sprostować świadectwo dobrowolnie, bez czekania na proces. Spór sądowy w takiej sprawie zwykle skupia się na tym, czy dana informacja powinna znaleźć się w świadectwie. Przy okazji warto odróżnić terminy dotyczące świadectwa od tych, które obowiązują przy samym ukaraniu pracownika — szerzej opisują je terminy nakładania kary.

Kara nagany a dokumentacja pracownicza

Kara nagany jest jedną z kar porządkowych przewidzianych w art. 108 Kodeksu pracy. Pracodawca może stosować karę upomnienia albo nagany za naruszenia organizacji i porządku pracy, przepisów BHP, przepisów przeciwpożarowych oraz zasad potwierdzania obecności i usprawiedliwiania nieobecności. W niektórych przypadkach możliwa jest także kara pieniężna.

Nałożenie kary porządkowej wymaga zachowania ustawowej procedury. Pracownika trzeba wysłuchać, a kara nie może zostać zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego ani po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się naruszenia. Pracownik może też wnieść sprzeciw od kary w terminie 7 dni od zawiadomienia go o ukaraniu.

Odpis zawiadomienia o ukaraniu może znajdować się w aktach osobowych pracownika, ale nie oznacza to prawa do przeniesienia tej informacji do świadectwa pracy. Po roku nienagannej pracy karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych. Taki sam skutek następuje odpowiednio w razie uwzględnienia sprzeciwu przez pracodawcę albo uchylenia kary przez sąd pracy.

Czy sąd pracy może nakazać sprostowanie świadectwa?

Tak. Jeżeli pracodawca wpisał w świadectwie pracy informację o karze nagany, sąd pracy może nakazać sprostowanie świadectwa przez usunięcie tej adnotacji. W opisanym stanie faktycznym żądanie pracownicy jest więc co do zasady uzasadnione, ponieważ informacja o naganie nie powinna znaleźć się w świadectwie pracy.

Pracodawca może oczywiście bronić się w procesie, jeżeli uważa, że świadectwo jest prawidłowe. W sprawie dotyczącej nagany argumentacja pracodawcy jest jednak słaba, ponieważ przepisy nie przewidują wpisywania kar porządkowych do świadectwa. Powoływanie się na to, że pracownik dopuścił się nagannego zachowania, nie zastępuje ustawowej podstawy do zamieszczenia takiej informacji w dokumencie.

Warto też pamiętać o art. 99 Kodeksu pracy. Jeżeli wydanie niewłaściwego świadectwa pracy wyrządziło pracownikowi szkodę, pracownik może dochodzić odszkodowania. Odszkodowanie jest limitowane do wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni.

Podsumowanie

Pracodawca nie powinien wpisywać do świadectwa pracy informacji o karze nagany. Nawet jeżeli kara została prawidłowo nałożona i znajduje się w dokumentacji pracowniczej, nie oznacza to, że wolno zamieścić ją w świadectwie pracy. Świadectwo ma treść określoną przepisami, a nie swobodnie kształtowaną przez pracodawcę.

Pracownik, który otrzymał świadectwo z adnotacją o naganie, powinien pilnować terminów: 14 dni na wniosek o sprostowanie do pracodawcy oraz 14 dni na skierowanie sprawy do sądu po odmowie. Jeżeli problem dotyczy samej kary, a nie świadectwa pracy, znaczenie ma odrębny sprzeciw od kary, który wnosi się w terminie 7 dni od zawiadomienia o ukaraniu.

FAQ

Źródła

• Art. 97, art. 99 oraz art. 108–113 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, tekst jednolity: Dz.U. 2025 poz. 277, ELI – Kodeks pracy.
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy, tekst jednolity: Dz.U. 2024 poz. 1016, ELI – rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy.