Odbiór dokumentów z uczelni po latach

Pani Paulina zapytała, w jaki sposób może odzyskać z uczelni dokumenty: świadectwo maturalne, indeks oraz kartę przebiegu studiów. Studia przerwała 9 lat temu, będąc na drugim roku. Nie złożyła pisemnej rezygnacji, wyjechała za granicę i obecnie posiada jedynie legitymację studencką z numerem albumu. Uczelnia odmawia wydania dokumentów, twierdząc, że nie posiada archiwum z tego okresu, ponieważ zmieniły się władze i siedziba.

W takiej sytuacji trzeba odróżnić trzy sprawy: zwrot oryginałów dokumentów, wydanie dokumentów dotyczących przebiegu studiów oraz uzyskanie duplikatu dokumentu, którego uczelnia nie wydała. Każda z tych czynności może wymagać innego wniosku i innych dowodów.

Dokumentacja przebiegu studiów a teczka akt osobowych studenta

Zgodnie z aktualnym Prawem o szkolnictwie wyższym i nauce uczelnia dokumentuje przebieg studiów. Dokumentację przebiegu studiów stanowią w szczególności album studentów, teczki akt osobowych studentów i księga dyplomów. Dokumentacja może być prowadzona także w postaci elektronicznej.

Szczegółowe zasady prowadzenia teczki akt osobowych studenta wynikają z rozporządzenia w sprawie studiów. W teczce przechowuje się m.in. dokumenty wymagane od kandydata na studia, dokumenty postępowania kwalifikacyjnego, dokumenty związane z przyjęciem na studia, akty ślubowania, umowy ze studentem, karty okresowych osiągnięć, decyzje dotyczące przebiegu studiów oraz potwierdzenia odbioru dokumentów.

W praktyce oznacza to, że uczelnia powinna być w stanie ustalić, czy dana osoba była studentem, jaki miała numer albumu, na jakim kierunku studiowała, czy została skreślona z listy studentów, jakie przedmioty zaliczyła oraz jakie dokumenty zostały jej wydane albo zwrócone. Sama zmiana rektora, właściciela, nazwy, siedziby lub systemu informatycznego nie znosi obowiązku prawidłowego prowadzenia i zabezpieczenia dokumentacji.

Przez jaki okres uczelnia przechowuje akta studenta?

Obecnie teczkę akt osobowych studenta, z wyłączeniem niektórych dokumentów wskazanych w rozporządzeniu, przechowuje się w archiwum uczelni przez okres 50 lat. Ważna jest jednak aktualizacja: po nowelizacji rozporządzenia w sprawie studiów z 2025 r. 50-letni okres przechowywania nie obejmuje wprost wszystkich dokumentów z teczki, w tym określonych dokumentów rekrutacyjnych.

Dlatego nie należy automatycznie zakładać, że uczelnia musi po latach posiadać oryginał świadectwa dojrzałości. Aktualne przepisy mówią przede wszystkim o poświadczonej przez uczelnię kopii dokumentu stanowiącego podstawę ubiegania się o przyjęcie na studia. Jeżeli uczelnia rzeczywiście przyjęła od studenta oryginał dokumentu i nigdy go nie zwróciła, powinna wyjaśnić, gdzie dokument się znajduje albo kiedy i komu został wydany.

W przypadku teczek założonych przed wejściem w życie obecnego rozporządzenia trzeba sprawdzić także przepisy obowiązujące w czasie przyjęcia na studia i wewnętrzne regulacje uczelni. Nie zmienia to jednak podstawowej zasady: uczelnia nie powinna odpowiadać ogólnikowo, że nie ma archiwum. Powinna ustalić stan dokumentacji i udzielić konkretnej odpowiedzi.

Świadectwo maturalne, indeks i karta przebiegu studiów

Najpierw trzeba ustalić, o jaki dokument chodzi. Jeżeli student domaga się zwrotu oryginału świadectwa maturalnego, powinien wskazać, że dokument został złożony przy rekrutacji i nie został odebrany. Warto powołać się na numer albumu, kierunek, lata studiów, dawne nazwisko, numer PESEL oraz ostatni znany adres korespondencyjny. Szerzej problem, jakim jest nieodebrane świadectwo, opisaliśmy w innym poradniku.

Jeżeli świadectwo dojrzałości zostało utracone albo uczelnia posiadała tylko kopię, właściwą drogą jest najczęściej wniosek o duplikat do szkoły, okręgowej komisji egzaminacyjnej albo innego właściwego organu, zależnie od rodzaju i roku wydania dokumentu. Uczelnia nie zastępuje organu, który wydał świadectwo maturalne.

Indeks można odzyskać wtedy, gdy był faktycznie wydany i znajduje się w dokumentacji uczelni albo gdy uczelnia przewiduje wydanie duplikatu. W nowszych sprawach indeks nie zawsze pełni taką samą funkcję jak dawniej, bo przebieg studiów może być dokumentowany elektronicznie. Karta przebiegu studiów, wykaz zaliczeń, zaświadczenie o przebiegu studiów albo kopia decyzji o skreśleniu z listy studentów powinny być jednak możliwe do ustalenia z dokumentacji uczelni, jeśli akta zachowały się zgodnie z przepisami.

Jeżeli sprawa dotyczy nie tylko dokumentów, ale też tego, jak posługiwać się dyplomem lub skrótem po ukończeniu studiów, osobno opisaliśmy tytuły zawodowe absolwentów.

Jak napisać wniosek do uczelni?

Wniosek najlepiej złożyć pisemnie, aby został ślad korespondencji. Można go wysłać listem poleconym, przez ePUAP lub e-Doręczenia, jeżeli uczelnia korzysta z takiej formy kontaktu. Osoba mieszkająca za granicą może wskazać adres do doręczeń w Polsce, adres zagraniczny albo ustanowić pełnomocnika do odbioru dokumentów.

We wniosku warto zażądać konkretnie:

• zwrotu oryginałów dokumentów złożonych przy rekrutacji, jeżeli nie zostały odebrane,
• wydania zaświadczenia o przebiegu studiów, zaliczonych semestrach i skreśleniu z listy studentów,
• wydania kopii albo odpisów dokumentów z teczki akt osobowych, jeżeli przepisy i regulamin uczelni na to pozwalają,
• wskazania miejsca przechowywania archiwum, jeżeli dokumentacja została przeniesiona,
• pisemnego podania podstawy prawnej odmowy, jeżeli uczelnia odmawia wydania dokumentów.

Do wniosku dobrze dołączyć kopię dokumentu tożsamości w zakresie wymaganym do identyfikacji, kopię legitymacji studenckiej, numer albumu i wszelką dawną korespondencję z uczelnią. Jeżeli dokumenty ma odebrać inna osoba, uczelnia może żądać pełnomocnictwa; forma pełnomocnictwa zależy od rodzaju czynności i wewnętrznych procedur uczelni, ale nie w każdej sprawie wymagane jest pełnomocnictwo notarialne.

Co zrobić, gdy uczelnia odmawia albo twierdzi, że archiwum nie istnieje?

Odmowa oparta wyłącznie na twierdzeniu, że zmieniła się siedziba lub władze uczelni, jest niewystarczająca. Uczelnia powinna ustalić los dokumentacji. Jeżeli dokumentacja została przekazana do archiwum zewnętrznego, do innej jednostki albo do podmiotu przechowującego dokumentację po likwidacji uczelni, student powinien otrzymać konkretną informację, gdzie może złożyć dalszy wniosek.

Jeżeli uczelnia została zlikwidowana, procedura jest inna. Dokumentacja przebiegu studiów nie powinna po prostu zniknąć; w razie likwidacji przekazuje się ją na przechowanie zgodnie z przepisami dotyczącymi szkolnictwa wyższego i narodowego zasobu archiwalnego. Specyficznie likwidacja uczelni zmienia procedurę, bo trzeba ustalić podmiot, który przejął dokumentację.

Jeżeli uczelnia nie odpowiada, warto ponowić wezwanie, wyznaczyć rozsądny termin i zażądać pisemnej odpowiedzi. W zależności od rodzaju uczelni i charakteru odmowy można rozważyć skargę do organu nadzorującego, wniosek o interwencję do ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego, żądanie realizacji praw z zakresu ochrony danych osobowych albo pomoc prawnika w przygotowaniu wezwania.

Odpowiedzialność karna z art. 276 Kodeksu karnego może wchodzić w grę wtedy, gdy istnieją konkretne podstawy do przyjęcia, że dokument został zniszczony, usunięty, ukryty lub uczyniony bezużytecznym przez osobę, która nie miała prawa wyłącznie nim rozporządzać. Nie każda niemożność odnalezienia dokumentacji oznacza przestępstwo, dlatego zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa powinno być oparte na faktach, a nie na samym przypuszczeniu.

Podsumowanie

Odzyskanie dokumentów z uczelni po latach jest możliwe, ale wymaga precyzyjnego określenia żądania. Inaczej wygląda zwrot oryginału dokumentu, inaczej wydanie zaświadczenia o przebiegu studiów, a jeszcze inaczej uzyskanie duplikatu świadectwa dojrzałości albo dyplomu. Uczelnia nie powinna ograniczać się do ogólnej informacji, że nie posiada archiwum, lecz powinna ustalić, gdzie znajduje się dokumentacja i co wynika z akt konkretnego studenta.

W sprawie podobnej do sprawy pani Pauliny najlepszym pierwszym krokiem jest pisemny wniosek do uczelni z dokładnym opisem dokumentów, numerem albumu i żądaniem pisemnej odpowiedzi. Dopiero po uzyskaniu odmowy albo braku odpowiedzi można dobrać dalsze działania: ponaglenie, skargę, ustalenie archiwum, wniosek do OKE lub szkoły, a w szczególnych przypadkach także zawiadomienie organów ścigania.

FAQ

Źródła:

1. Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce - Dz.U. 2018 poz. 1668, tekst jednolity i późniejsze zmiany.
2. Obwieszczenie Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 11 września 2024 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce - Dz.U. 2024 poz. 1571.
3. Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów - tekst jednolity: Dz.U. 2023 poz. 2787.
4. Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 sierpnia 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie studiów - Dz.U. 2025 poz. 1220.
5. Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny - Dz.U. 1997 nr 88 poz. 553, art. 276.
6. Rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki z dnia 7 czerwca 2023 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków - Dz.U. 2023 poz. 1120.