Zwrot zasiłku chorobowego – kiedy trzeba oddać świadczenie

Kiedy w ogóle może powstać obowiązek zwrotu zasiłku chorobowego?

W praktyce trzeba odróżnić trzy sytuacje: błędnie wypłacone wynagrodzenie chorobowe finansowane przez pracodawcę, zasiłek chorobowy wypłacony przez płatnika składek w imieniu ZUS oraz zasiłek wypłacony bezpośrednio przez ZUS. To rozróżnienie ma znaczenie, bo inna jest podstawa prawna dochodzenia zwrotu.

Zasiłek chorobowy jest świadczeniem z ubezpieczenia społecznego i zasady jego przyznawania określa ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Natomiast zasady zwrotu świadczeń nienależnie pobranych wynikają przede wszystkim z art. 84 ust. 1-8 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

Nie każda omyłka księgowa oznacza automatycznie, że pracownik lub były pracownik musi oddać pieniądze. Dla obowiązku zwrotu istotne jest to, czy świadczenie było nienależnie pobrane w rozumieniu art. 84 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, a nie tylko błędnie obliczone przez płatnika.

Co to jest nienależnie pobrane świadczenie?

Zgodnie z art. 84 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, za kwoty nienależnie pobranych świadczeń uważa się:

• świadczenia wypłacone mimo zaistnienia okoliczności powodujących ustanie prawa do świadczeń albo wstrzymanie ich wypłaty, jeżeli osoba pobierająca świadczenie była pouczona o braku prawa do ich pobierania,
• świadczenia przyznane lub wypłacone na podstawie nieprawdziwych zeznań, fałszywych dokumentów albo w innych przypadkach świadomego wprowadzenia w błąd organu wypłacającego świadczenie przez osobę pobierającą świadczenie.

To oznacza, że samo stwierdzenie: „dział kadr źle policzył zasiłek” nie wystarcza jeszcze do uznania, że pracownik ma obowiązek zwrotu. Konieczne jest zbadanie, czy pracownik wiedział albo przynajmniej powinien był wiedzieć, że świadczenie mu się nie należy, oraz czy został właściwie pouczony o przesłankach utraty prawa do zasiłku.

W sporach o zwrot zasiłku często kluczowe jest więc ustalenie stanu faktycznego: czy błąd wynikał wyłącznie z pomyłki płatnika, czy też ubezpieczony podał nieprawdziwe dane, zataił istotne informacje albo wykonywał pracę w okresie zwolnienia lekarskiego.

Czy pracodawca może sam żądać zwrotu zasiłku chorobowego?

Co do zasady pracodawca nie powinien samodzielnie „rozstrzygać”, że zasiłek chorobowy jest nienależny i domagać się jego zwrotu wyłącznie na podstawie własnego pisma. Jeżeli chodzi o świadczenie z ubezpieczenia społecznego, decydujące znaczenie ma decyzja organu rentowego, czyli ZUS.

Podstawą jest art. 66 ust. 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, zgodnie z którym Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest uprawniony do kontroli prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy oraz prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich, a także ustalania prawa do zasiłków i ich wysokości. Z kolei w sprawach indywidualnych dotyczących w szczególności ustalania uprawnień do świadczeń i ich wypłaty ZUS wydaje decyzje na podstawie art. 83 ust. 1 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Jeżeli więc pracodawca twierdzi, że zasiłek był wypłacony za wysoko, zwykle powinien skorygować dokumenty rozliczeniowe i zawiadomić ZUS, a organ rentowy powinien ocenić, czy doszło do nienależnie pobranego świadczenia oraz wydać decyzję o zwrocie.

Inaczej wygląda sytuacja przy wynagrodzeniu chorobowym za pierwsze dni niezdolności do pracy, o którym mowa w art. 92 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. To nie jest zasiłek z ZUS, lecz świadczenie pracodawcy. Wtedy roszczenie może być dochodzone według zasad prawa pracy i prawa cywilnego.

Czy można potrącić nadpłatę z wynagrodzenia bez zgody pracownika?

Zakres potrąceń z wynagrodzenia za pracę bez zgody pracownika jest ograniczony. Wynika to z art. 87 § 1-7 oraz art. 91 § 1 ustawy – Kodeks pracy. Bez zgody pracownika pracodawca może dokonywać tylko potrąceń wskazanych w ustawie, z zachowaniem granic potrąceń i kwot wolnych.

Jeżeli chodzi o nadpłacone wynagrodzenie za pracę, w orzecznictwie dopuszcza się w niektórych sytuacjach odliczenie kwoty wypłaconej w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia – na podstawie art. 87 § 7 Kodeksu pracy. Przepis ten nie daje jednak pracodawcy pełnej swobody w potrącaniu każdej kwoty i po dłuższym czasie.

W przypadku zasiłku chorobowego sytuacja jest jeszcze bardziej formalna. Jeżeli pracownik nie wyraża zgody na potrącenie, pracodawca nie powinien samodzielnie egzekwować zwrotu „na podstawie własnej decyzji”. Bezpieczną drogą jest rozstrzygnięcie sprawy przez ZUS, a następnie ewentualne potrącenia prowadzone już na podstawie tytułu prawnego wynikającego z decyzji lub dochodzenie należności w odpowiednim trybie.

Jak wygląda procedura, gdy ZUS żąda zwrotu świadczenia?

Jeżeli ZUS uzna, że zasiłek był nienależnie pobrany, wydaje decyzję. Podstawą jest art. 83 ust. 1 pkt 4 i art. 84 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. W decyzji powinny znaleźć się m.in. podstawa prawna, kwota należności głównej, ewentualne odsetki oraz uzasadnienie faktyczne.

Odsetki od nienależnie pobranych świadczeń są uregulowane w art. 84 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Co do zasady osoba, która pobrała nienależne świadczenie, jest obowiązana do jego zwrotu wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie, w wysokości i na zasadach określonych przepisami prawa cywilnego. Jednocześnie praktyczne znaczenie ma data doręczenia decyzji i wymagalność należności.

Od decyzji ZUS przysługuje odwołanie do sądu na podstawie art. 83 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych w związku z art. 477⁹ § 1 ustawy z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego. Odwołanie wnosi się na piśmie do organu, który wydał decyzję, w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji.

Czy wydanie pieniędzy zwalnia ze zwrotu?

W starszych poradach często wskazywano, że skoro pracownik wydał już pieniądze, to nie musi ich oddawać. Dziś trzeba to doprecyzować. Taki argument może mieć znaczenie przede wszystkim wtedy, gdy pracodawca dochodzi roszczenia cywilnego na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu, czyli art. 405-414 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, stosowanych odpowiednio przez art. 300 Kodeksu pracy.

W takim wypadku istotny jest art. 409 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym obowiązek wydania korzyści lub zwrotu jej wartości wygasa, jeżeli ten, kto korzyść uzyskał, zużył ją lub utracił w taki sposób, że nie jest już wzbogacony, chyba że wyzbywając się korzyści albo zużywając ją, powinien był liczyć się z obowiązkiem zwrotu.

Nie można jednak automatycznie przenosić tej reguły na każdą sprawę z zakresu ubezpieczeń społecznych. Jeżeli ZUS wyda decyzję na podstawie art. 84 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, to spór dotyczy przede wszystkim tego, czy świadczenie było nienależnie pobrane w rozumieniu tej ustawy. Sam fakt wydania pieniędzy nie zamyka sprawy.

Dlatego odpowiedź zależy od konkretnego stanu faktycznego i od tego, kto oraz na jakiej podstawie prawnej żąda zwrotu.

Co musi udowodnić pracodawca albo ZUS?

Jeżeli sprawa dotyczy decyzji ZUS, organ powinien wykazać przesłanki z art. 84 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, czyli np. prawidłowe pouczenie albo świadome wprowadzenie w błąd. Jeżeli zaś pracodawca występuje z roszczeniem cywilnym, musi wykazać przesłanki bezpodstawnego wzbogacenia z art. 405 Kodeksu cywilnego.

W praktyce dla ubezpieczonego ważne mogą być następujące argumenty:

• błąd wynikał wyłącznie z nieprawidłowego naliczenia przez profesjonalny dział kadr lub płac,
• pracownik nie miał wiedzy, że świadczenie zostało zawyżone,
• nie został prawidłowo pouczony o okolicznościach powodujących utratę prawa do zasiłku,
• nie składał fałszywych oświadczeń ani nie przedkładał nierzetelnych dokumentów,
• roszczenie jest dochodzone w niewłaściwym trybie.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego podkreślano, że przy ocenie obowiązku zwrotu nie można pomijać tego, iż pracownik ma prawo ufać profesjonalnym służbom płacowym pracodawcy. Taki kierunek wynika m.in. z wyroku SN z 7 sierpnia 2001 r., sygn. I PKN 408/00, oraz z wyroku SN z 9 stycznia 2007 r., sygn. II PK 138/06. Orzeczenia te nie zwalniają automatycznie z obowiązku zwrotu w każdej sprawie, ale mogą być istotnym argumentem, gdy nadpłata wynika wyłącznie z błędu pracodawcy.

Czy trzeba iść do sądu z adwokatem?

Nie ma przepisu, który nakazywałby udział adwokata lub radcy prawnego w sprawie o zwrot zasiłku chorobowego przed sądem pracy i ubezpieczeń społecznych albo w sporze z pracodawcą. Strona może działać samodzielnie.

Jeżeli jednak sprawa jest bardziej złożona – na przykład dotyczy kilku okresów niezdolności do pracy, korekt dokumentów ZUS, zarzutu świadomego wprowadzenia w błąd albo znacznej kwoty – pomoc profesjonalnego pełnomocnika może realnie zwiększyć bezpieczeństwo procesowe. Jest to kwestia praktyczna, a nie obowiązek ustawowy.

Samodzielnie warto przygotować przede wszystkim:

• pisma od pracodawcy lub ZUS,
• paski płacowe, listy płac, przelewy,
• zaświadczenia ZLA/e-ZLA i dokumenty medyczne,
• korespondencję z działem kadr lub księgowością,
• decyzję ZUS i dowód daty jej odbioru, jeśli została wydana.

Jak zachować się w opisanej sytuacji?

Jeżeli otrzymał Pan jedynie pismo od pracodawcy, że zasiłek chorobowy był błędnie naliczony i należy go zwrócić, to najpierw należy ustalić:

1. czy chodziło o wynagrodzenie chorobowe z art. 92 Kodeksu pracy, czy o zasiłek chorobowy z ustawy zasiłkowej,
2. kto faktycznie wypłacił świadczenie – pracodawca jako płatnik czy ZUS,
3. czy została wydana decyzja ZUS,
4. z czego dokładnie wynika rzekoma nadpłata i za jaki okres,
5. czy pracodawca twierdzi, że wprowadził Pan kogokolwiek w błąd, czy tylko wskazuje na pomyłkę kadrowo-płacową.

Jeżeli nie ma decyzji ZUS, a pracodawca dochodzi kwoty jak zwykłego długu, warto podnieść, że w sprawie świadczenia z ubezpieczenia społecznego powinien zostać zastosowany właściwy tryb ustawowy. Jeżeli decyzja ZUS już została wydana, trzeba pilnować miesięcznego terminu na odwołanie do sądu.

W opisanym przez Pana stanie faktycznym argumentem obronnym może być to, że nie miał Pan wiedzy o błędnym naliczeniu świadczenia i zaufał profesjonalnemu działowi księgowości. Ostateczna ocena zależy jednak od dokumentów i tego, czy żądanie dotyczy stricte zasiłku, czy także innych składników wypłaty.

FAQ

Czy każde błędnie wypłacone świadczenie trzeba zwrócić?

Nie. Sam błąd w naliczeniu nie wystarcza. Trzeba ustalić, czy doszło do nienależnie pobranego świadczenia w rozumieniu art. 84 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Czy pracodawca może sam potrącić zasiłek z pensji?

Nie zawsze. Potrącenia z wynagrodzenia bez zgody pracownika są ściśle ograniczone przez art. 87 Kodeksu pracy. Przy sporze o zasiłek chorobowy znaczenie ma także to, czy istnieje decyzja ZUS.

Ile czasu jest na odwołanie od decyzji ZUS?

Miesiąc od dnia doręczenia decyzji – zgodnie z art. 83 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz art. 477⁹ § 1 Kodeksu postępowania cywilnego.

Czy brak adwokata przekreśla szanse w sądzie?

Nie. Można działać samodzielnie. Pełnomocnik bywa jednak pomocny, gdy dokumentacja jest rozbudowana albo spór dotyczy tego, czy ubezpieczony świadomie pobrał nienależne świadczenie.

Czy jeśli pieniądze zostały już wydane, to sprawa jest wygrana?

Nie automatycznie. Taki argument może mieć znaczenie przy roszczeniach cywilnych z art. 409 Kodeksu cywilnego, ale przy decyzji ZUS trzeba przede wszystkim badać przesłanki z art. 84 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Źródła

• art. 92 § 1, art. 87 § 1-7, art. 91 § 1, art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy,
• art. 405-414, w tym art. 409 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny,
• art. 6-17, art. 66 ust. 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa,
• art. 83 ust. 1 pkt 4, art. 83 ust. 2, art. 84 ust. 1-8 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych,
• art. 477⁹ § 1 ustawy z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego,
• wyrok Sądu Najwyższego z 7 sierpnia 2001 r., I PKN 408/00,
• wyrok Sądu Najwyższego z 20 czerwca 2001 r., I PKN 511/00,
• wyrok Sądu Najwyższego z 9 stycznia 2007 r., II PK 138/06.