Poświadczenie nieprawdy w dokumentach pracowniczych – odpowiedzialność

Poświadczenie nieprawdy w dokumentach pracowniczych

Jeżeli ktoś wpisuje do dokumentacji pracowniczej informacje niezgodne z rzeczywistością, np. fikcyjne nieobecności, wykorzystany urlop albo urlop bezpłatny bez wniosku pracownika, sprawa może wykraczać poza zwykły konflikt rodzinny lub organizacyjny w firmie.

Ocena, czy zachodzi odpowiedzialność karna za poświadczenie nieprawdy w dokumentach, zależy między innymi od charakteru dokumentu oraz od tego, czy osoba dokonująca wpisu była uprawniona do jego wystawienia. Na gruncie prawa karnego trzeba rozróżnić kilka możliwych kwalifikacji. Po pierwsze, art. 271 § 1 ustawy z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny dotyczy poświadczenia nieprawdy w dokumencie przez funkcjonariusza publicznego albo inną osobę uprawnioną do wystawienia dokumentu. Przepis ten nie obejmuje automatycznie każdej osoby pracującej przy kadrach. Kluczowe jest to, czy dana osoba była rzeczywiście uprawniona do wystawienia dokumentu i czy dokument miał znaczenie prawne.

Jeżeli natomiast osoba nie była uprawniona do sporządzania lub podpisywania dokumentów, częściej wchodzi w grę analiza pod kątem art. 270 § 1 Kodeksu karnego, czyli podrobienia albo przerobienia dokumentu w celu użycia za autentyczny, ewentualnie użycia takiego dokumentu.

W praktyce przy dokumentach pracowniczych może też dojść do naruszeń polegających na nierzetelnym prowadzeniu dokumentacji pracowniczej. Pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą oraz akta osobowe zgodnie z art. 94 pkt 9a i 9b ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy oraz rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Jeżeli nieprawdziwe wpisy wpływają na wynagrodzenie, urlop, absencję albo podstawę rozwiązania umowy, mogą prowadzić także do roszczeń pracowniczych wobec pracodawcy.

Kto może składać oświadczenia za pracodawcę

W sprawach z zakresu prawa pracy czynności za pracodawcę wykonuje osoba lub organ zarządzający jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba – tak stanowi art. 3(1) § 1 Kodeksu pracy. Oznacza to, że nie każda osoba pomagająca w firmie może skutecznie zwalniać pracowników, udzielać urlopów czy korygować ich ewidencję czasu pracy.

Jeżeli firma należy wyłącznie do ojca, to trzeba ustalić, czy matka miała formalne umocowanie: pełnomocnictwo, stałe upoważnienie, powierzenie czynności kadrowych albo faktyczne wyznaczenie do działania za pracodawcę. Sama pomoc rodzinna nie zawsze wystarcza do uznania, że mogła skutecznie składać oświadczenia wobec pracowników.

W przypadku rozwiązania umowy o pracę znaczenie ma nie tylko treść dokumentu, ale też osoba podpisująca. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy złożone przez osobę nieuprawnioną może być wadliwe, a pracownik może dochodzić roszczeń przed sądem pracy na podstawie art. 45 § 1 Kodeksu pracy albo – przy rozwiązaniu bez wypowiedzenia – art. 56 § 1 Kodeksu pracy. Termin na odwołanie do sądu pracy wynosi 21 dni od doręczenia pisma wypowiadającego umowę albo rozwiązującego ją bez wypowiedzenia zgodnie z art. 264 § 1 i § 2 Kodeksu pracy.

Zobacz również:

fałszowanie dokumentów pracowniczych

Czy jednostronne czynności bez umocowania są ważne

Przy ocenie działania osoby, która występuje za pracodawcę bez pełnomocnictwa, pomocny jest także art. 104 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny. Przepis stanowi, że jednostronna czynność prawna dokonana w cudzym imieniu bez umocowania albo z przekroczeniem jego zakresu jest nieważna, z zastrzeżeniem wskazanym w tym przepisie.

W sprawach pracowniczych nie zawsze wystarczy jednak mechaniczne przeniesienie przepisów Kodeksu cywilnego. Najpierw trzeba ustalić, czy dana czynność była oświadczeniem pracodawcy z zakresu prawa pracy w rozumieniu art. 3(1) § 1 Kodeksu pracy, czy tylko technicznym wpisem do dokumentacji. Dopiero potem ocenia się skutki wadliwego działania.

Jeżeli więc osoba bez umocowania wpisała pracownikowi nieobecności albo urlop bezpłatny, nie oznacza to automatycznie, że stan prawny pracownika skutecznie się zmienił. Urlop bezpłatny wymaga co do zasady pisemnego wniosku pracownika – wynika to z art. 174 § 1 Kodeksu pracy. Bez takiego wniosku nie powinno dojść do prawidłowego udzielenia urlopu bezpłatnego.

Podobnie urlop wypoczynkowy jest udzielany przez pracodawcę, a jego rozliczanie musi odpowiadać rzeczywistemu korzystaniu z wolnego zgodnie z art. 152 § 1, art. 161 i art. 163 Kodeksu pracy. Sam jednostronny, nieprawdziwy wpis do grafiku nie powinien legalnie „zużyć” urlopu, jeżeli pracownik normalnie świadczył pracę.

Jakie naruszenia prawa pracy mogą wystąpić

W opisanym stanie faktycznym możliwe są równolegle naruszenia z kilku obszarów:

Jeżeli w tle pojawia się przywłaszczenie, zabór mienia albo inne czyny zabronione, może dojść również do odpowiedzialności za przestępstwo w pracy, ale to już zależy od odrębnych faktów i nie należy tego utożsamiać automatycznie z samym fałszowaniem dokumentacji.

Co może zrobić pracownik

Jeżeli pracownik widzi, że w ewidencji wpisywane są nieprawdziwe nieobecności, powinien działać od razu i na piśmie.

1. Złożyć pisemne zastrzeżenia do pracodawcy – najlepiej do właściciela firmy, z opisem konkretnych dat i żądaniem sprostowania dokumentacji.
2. Zabezpieczyć dowody świadczenia pracy – wiadomości służbowe, logowania do systemu, monitoring, potwierdzenia zleceń, zeznania współpracowników, wydruki lokalizacji lub wpisów w systemach firmowych.
3. Wnieść skargę do Państwowej Inspekcji Pracy – PIP może skontrolować prawidłowość prowadzenia dokumentacji i przestrzeganie praw pracownika.
4. Zawiadomić prokuraturę lub policję, jeżeli są podstawy do podejrzenia popełnienia przestępstwa z art. 270 Kodeksu karnego lub art. 271 Kodeksu karnego.
5. Dochodzić roszczeń przed sądem pracy, jeżeli błędna dokumentacja przełożyła się na wynagrodzenie, urlop albo rozwiązanie umowy.

W piśmie do pracodawcy warto zażądać: korekty ewidencji czasu pracy, korekty urlopu, wyjaśnienia podstawy działania osoby ingerującej w akta oraz zabezpieczenia dokumentacji przed dalszą zmianą.

Zobacz również:

umowa o zachowaniu poufności a kodeks pracy – co wolno pracodawcy

Co powinien zrobić właściciel firmy

Jeżeli przedsiębiorca dowiaduje się, że ktoś bez zgody ingeruje w dokumentację pracowniczą, powinien zareagować szybko, bo za prawidłowość dokumentacji odpowiada pracodawca.

• odebrać tej osobie dostęp do dokumentów, systemów kadrowych i pieczątek,
• sporządzić wewnętrzne ustalenia, które dokumenty zostały zmienione,
• skorygować ewidencję czasu pracy i urlopy zgodnie z rzeczywistością,
• pisemnie poinformować pracowników, kto jest uprawniony do działania za pracodawcę,
• rozważyć złożenie zawiadomienia do organów ścigania,
• przygotować się na kontrolę PIP i ewentualny spór sądowy.

Warto też uporządkować zasady reprezentacji firmy. W praktyce wiele problemów bierze się z tego, że ktoś „od lat pomaga” przy kadrach, ale bez formalnego umocowania. To rodzi ryzyka nie tylko pracownicze, lecz także dowodowe i karne.

Czy da się to zrobić bez konsekwencji dla właściciela firmy

Nie zawsze. Trzeba uczciwie wskazać, że nawet jeśli bezpośrednio działała osoba trzecia, to pracodawca może ponosić odpowiedzialność za naruszenie przepisów prawa pracy, bo to on ma obowiązek prawidłowo organizować kadry i prowadzić dokumentację. Wynika to m.in. z art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy.

Jeżeli jednak właściciel firmy nie akceptował takich działań, nie potwierdzał ich, a po ujawnieniu sprawy podjął szybkie działania naprawcze, może to mieć znaczenie dowodowe zarówno przed PIP, jak i w ewentualnym postępowaniu karnym.

Dla odpowiedzialności karnej konkretnej osoby kluczowe będzie ustalenie, kto dokładnie dokonywał wpisów, podpisów i decyzji oraz czy robił to świadomie. Dla odpowiedzialności pracodawcy istotne będzie natomiast to, czy naruszenia rzeczywiście miały miejsce i czy zostały usunięte.

Przykłady

Poniższe przykłady pokazują, jak podobne sytuacje są zwykle oceniane w praktyce.