Umowa przez telefon między przedsiębiorcami – czy jest ważna?

Czy przedsiębiorca może zawrzeć umowę przez telefon?

Tak. W obrocie między przedsiębiorcami umowa może zostać zawarta ustnie, w tym przez telefon, jeżeli przepisy nie wymagają dla danej umowy szczególnej formy. Wynika to z art. 60 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, zgodnie z którym wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie ujawniające tę wolę w sposób dostateczny. Z kolei art. 73 § 1 Kodeksu cywilnego przewiduje nieważność czynności prawnej tylko wtedy, gdy ustawa zastrzega określoną formę pod rygorem nieważności.

Oznacza to, że dla typowej umowy o świadczenie usług marketingowych, abonamentowych, informacyjnych czy doradczych forma pisemna najczęściej nie jest warunkiem ważności. Inaczej jest przy czynnościach, dla których ustawa wymaga formy szczególnej, np. umowa zobowiązująca do przeniesienia własności nieruchomości wymaga aktu notarialnego zgodnie z art. 158 Kodeksu cywilnego, a zbycie albo wydzierżawienie przedsiębiorstwa wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi zgodnie z art. 75¹ § 1 Kodeksu cywilnego.

Jeżeli więc w rozmowie telefonicznej przedstawiciel firmy podał wszystkie istotne warunki umowy, a przedsiębiorca je zaakceptował, druga strona może twierdzić, że doszło do zawarcia umowy. Podstawą będzie wtedy art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego, według którego oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy. Zgodnie z art. 66 § 2 Kodeksu cywilnego oferta złożona za pomocą środka bezpośredniego porozumiewania się na odległość, a więc także przez telefon, przestaje wiązać, gdy nie zostanie przyjęta niezwłocznie.

Czy przesłanie umowy do podpisu oznacza, że wcześniejsza rozmowa nie wiąże?

Nie zawsze. Znaczenie ma to, jak brzmiała rozmowa oraz treść wiadomości e-mail po rozmowie. Możliwe są dwa zasadnicze warianty.

Jeżeli przedsiębiorca po rozmowie otrzymał dokument zatytułowany jako umowa do podpisania i jednoznacznie odmówił podpisu, ma argument, że traktował przesłany dokument jako projekt, a nie jako potwierdzenie już zawartej umowy. Nie jest to jednak rozstrzygające samo w sobie. W ewentualnym sporze sąd będzie oceniał całość okoliczności, w szczególności nagranie rozmowy, treść wiadomości e-mail i późniejsze zachowanie stron.

W praktyce warto odróżnić ofertę od zaproszenia do negocjacji. Jeżeli komunikat firmy nie zawierał wszystkich istotnych warunków albo miał charakter ogólnej prezentacji usługi, może być traktowany raczej jako zaproszenie do rozmów. Szerzej ten problem omawia materiał: oferta vs zaproszenie do negocjacji.

Jakie znaczenie ma nagranie rozmowy?

Jeżeli druga strona nagrywała rozmowę, nagranie może mieć kluczowe znaczenie dowodowe. W postępowaniu cywilnym sąd dopuszcza dowody na fakty istotne dla rozstrzygnięcia sprawy na podstawie art. 227 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego. Nagranie rozmowy może być zgłoszone jako dowód z dokumentu lub innego środka dowodowego, w szczególności na podstawie art. 243¹ i art. 308 Kodeksu postępowania cywilnego.

Nie wystarczy jednak samo twierdzenie firmy, że rozmowa była nagrana. Przedsiębiorca może żądać przedstawienia nagrania albo co najmniej pełnej transkrypcji, wskazania daty i godziny rozmowy, danych osoby prowadzącej rozmowę oraz dokładnego zakresu rzekomo zaakceptowanych warunków. Ciężar udowodnienia faktu, z którego strona wywodzi skutki prawne, wynika z art. 6 Kodeksu cywilnego, a w procesie cywilnym z art. 232 Kodeksu postępowania cywilnego.

Przedsiębiorca a konsument – czy działa 14-dniowe odstąpienie?

W klasycznej relacji B2B, czyli gdy obie strony działają zawodowo w ramach prowadzonej działalności, nie stosuje się automatycznie ochrony konsumenckiej. Konsumentem jest osoba fizyczna dokonująca z przedsiębiorcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową, co wynika z art. 22¹ Kodeksu cywilnego. Jeżeli więc spółka albo przedsiębiorca kupuje usługę typowo związaną ze swoją działalnością, zasadniczo nie korzysta z konsumenckiego prawa odstąpienia.

Od 1 stycznia 2021 r. istnieje jednak ważny wyjątek dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Zgodnie z art. 38a ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta przepisy dotyczące prawa odstąpienia od umowy zawartej na odległość stosuje się także do osoby fizycznej zawierającej umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, jeżeli z treści umowy wynika, że nie ma ona dla tej osoby charakteru zawodowego, ocenianego zwłaszcza według przedmiotu działalności ujawnionego w CEIDG.

W takim przypadku można powołać się na art. 27 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta, który przewiduje co do zasady 14 dni na odstąpienie od umowy zawartej na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa, oraz na art. 28 tej ustawy, który określa początek biegu terminu. Trzeba jednak sprawdzić wyjątki z art. 38 ustawy o prawach konsumenta, np. dotyczące usług w pełni wykonanych za wyraźną i uprzednią zgodą uprawnionego.

Przykład: jednoosobowy przedsiębiorca prowadzący zakład fryzjerski zamawia przez telefon specjalistyczną usługę pozycjonowania strony internetowej. Taka umowa może nie mieć dla niego charakteru zawodowego, jeżeli działalność ujawniona w CEIDG nie obejmuje usług marketingu internetowego. Ocena zawsze zależy od konkretnego wpisu CEIDG, treści umowy i charakteru zamawianej usługi.

Co z potwierdzeniem umowy zawieranej przez telefon?

W relacji z konsumentem ustawa o prawach konsumenta przewiduje szczególne zasady potwierdzania umów zawieranych przez telefon. Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o prawach konsumenta, jeżeli przedsiębiorca kontaktuje się z konsumentem przez telefon w celu zawarcia umowy na odległość, ma obowiązek potwierdzić treść proponowanej umowy utrwaloną na papierze lub innym trwałym nośniku. Oświadczenie konsumenta o zawarciu umowy jest skuteczne, jeżeli zostało utrwalone na papierze lub innym trwałym nośniku po otrzymaniu potwierdzenia od przedsiębiorcy.

Ten mechanizm nie działa jednak automatycznie w typowej relacji między dwoma przedsiębiorcami. Dlatego w sporze B2B kluczowe jest ustalenie, czy z rozmowy wynikała jednoznaczna akceptacja warunków, czy tylko zainteresowanie ofertą i oczekiwanie na dokument do podpisu.

Jeżeli telefon miał charakter marketingowy, można odrębnie oceniać, czy firma miała zgodę na taki kontakt. Kwestie używania telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących do celów marketingu bezpośredniego reguluje art. 398 ust. 1 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej. Ewentualne naruszenie zasad kontaktu marketingowego nie przesądza jednak samo przez się o braku umowy na gruncie art. 60 i art. 66 Kodeksu cywilnego, choć może mieć znaczenie praktyczne i dowodowe.

Kiedy można powołać się na błąd, podstęp albo groźbę?

Jeżeli przedsiębiorca rzeczywiście wypowiedział w rozmowie zgodę, ale zrobił to dlatego, że został wprowadzony w błąd, można rozważyć uchylenie się od skutków prawnych oświadczenia woli. Podstawą jest art. 84 § 1 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym w razie błędu co do treści czynności prawnej można uchylić się od skutków prawnych swojego oświadczenia woli. Jeżeli oświadczenie było złożone innej osobie, uchylenie jest dopuszczalne wtedy, gdy błąd został przez tę osobę wywołany, choćby bez jej winy, albo gdy wiedziała ona o błędzie lub mogła z łatwością błąd zauważyć.

Na podstawie art. 84 § 2 Kodeksu cywilnego można powoływać się tylko na błąd istotny, czyli taki, który uzasadnia przypuszczenie, że gdyby składający oświadczenie nie działał pod wpływem błędu i oceniał sprawę rozsądnie, nie złożyłby oświadczenia tej treści. W praktyce może chodzić np. o wprowadzenie w błąd co do ceny, czasu trwania umowy, automatycznego przedłużenia, zakresu usług lub obowiązku zapłaty za cały okres wypowiedzenia.

Jeżeli błąd został wywołany podstępnie, zastosowanie ma art. 86 § 1 Kodeksu cywilnego. Wtedy uchylenie się od skutków oświadczenia jest możliwe także wtedy, gdy błąd nie był istotny albo nie dotyczył treści czynności prawnej. Jeżeli natomiast zgoda została wymuszona bezprawną groźbą, zastosowanie może mieć art. 87 Kodeksu cywilnego.

Uchylenie się od skutków oświadczenia woli składa się na piśmie drugiej stronie, co wynika z art. 88 § 1 Kodeksu cywilnego. Termin wynosi rok: przy błędzie od jego wykrycia, a przy groźbie od ustania stanu obawy, zgodnie z art. 88 § 2 Kodeksu cywilnego. Więcej o praktycznym znaczeniu tej instytucji znajdziesz w materiale: wada oświadczenia woli.

Co zrobić po otrzymaniu żądania zapłaty?

Jeżeli firma twierdzi, że umowa została zawarta telefonicznie i żąda zapłaty za trzy miesiące, warto działać szybko i pisemnie. Samo zdanie nie podpiszę umowy może być niewystarczające, jeżeli druga strona opiera się na nagraniu rozmowy. Pismo powinno być rzeczowe i zawierać konkretne żądania.

• Zażądaj przesłania pełnego nagrania rozmowy albo pełnej transkrypcji wraz z datą, godziną i numerem telefonu.
• Poproś o wskazanie, które wypowiedzi miały stanowić ofertę i jej przyjęcie w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego.
• Wskaż, że przesłany dokument traktowałeś jako projekt wymagający podpisu, jeżeli tak wynikało z rozmowy lub wiadomości e-mail.
• Zakwestionuj obowiązek zapłaty, jeżeli nie zaakceptowałeś ceny, okresu trwania, wypowiedzenia lub zakresu usługi.
• Jeżeli zachodzą podstawy, złóż oświadczenie o uchyleniu się od skutków oświadczenia woli na podstawie art. 84, art. 86 albo art. 87 Kodeksu cywilnego.
• Jeżeli jesteś osobą fizyczną prowadzącą działalność i umowa nie ma charakteru zawodowego, rozważ odstąpienie na podstawie art. 27 ust. 1 w związku z art. 38a ustawy o prawach konsumenta.

Nie należy też automatycznie płacić faktury tylko dlatego, że została wystawiona. Faktura jest dokumentem księgowym, ale sama w sobie nie przesądza o istnieniu umowy. W razie sporu firma będzie musiała wykazać podstawę roszczenia, czyli fakt zawarcia umowy, jej treść, wykonanie usługi oraz zasadność naliczonej kwoty.

FAQ

Czy brak podpisu zawsze oznacza, że nie zawarłem umowy?

Nie. Jeżeli umowa nie wymaga formy szczególnej, może zostać zawarta ustnie, także przez telefon. Brak podpisu pomaga w obronie tylko wtedy, gdy z rozmowy lub maila wynikało, że podpisanie dokumentu miało być warunkiem zawarcia albo wejścia w życie umowy.

Czy firma może żądać zapłaty za 3 miesiące, jeżeli nie korzystałem z usługi?

Może tego żądać tylko wtedy, gdy wykaże, że umowa została skutecznie zawarta, obejmowała taki okres rozliczeniowy lub wypowiedzenia oraz że usługa była gotowa do świadczenia albo została wykonana zgodnie z umową. Samo wystawienie faktury nie przesądza o zasadności roszczenia.

Czy mogę żądać nagrania rozmowy?

Tak, warto zażądać nagrania lub transkrypcji, ponieważ to druga strona zwykle powołuje się na rozmowę jako podstawę roszczenia. Jeżeli sprawa trafi do sądu, nagranie może być dowodem, a firma powinna wykazać, jakie konkretnie oświadczenia zostały złożone.

Czy jednoosobowy przedsiębiorca ma prawo odstąpić od umowy zawartej przez telefon?

Może mieć takie prawo, ale tylko w określonych przypadkach. Art. 38a ustawy o prawach konsumenta obejmuje osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, gdy umowa jest bezpośrednio związana z działalnością, ale nie ma dla niej charakteru zawodowego. Trzeba sprawdzić wpis CEIDG, treść umowy i wyjątki z art. 38 tej ustawy.

Czy samo rozmyślenie się po rozmowie wystarczy, aby uniknąć umowy?

Nie. Samo rozmyślenie się nie jest wadą oświadczenia woli. Aby skutecznie uchylić się od skutków oświadczenia, trzeba wykazać przesłanki z art. 84, art. 86 albo art. 87 Kodeksu cywilnego, np. istotny błąd, podstęp albo bezprawną groźbę.

Źródła

• Art. 22¹, art. 60, art. 66 § 1, art. 66 § 2, art. 68, art. 68¹, art. 73 § 1, art. 75¹ § 1, art. 76, art. 84, art. 86, art. 87, art. 88, art. 89, art. 158 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.
• Art. 20 ust. 2, art. 27 ust. 1, art. 28, art. 38 i art. 38a ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta.
• Art. 227, art. 232, art. 243¹ i art. 308 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego.
• Art. 398 ust. 1 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej.